SIIGO Pyme Plus. Envió de Notificaciones. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO Pyme Plus Envió de Notificaciones Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es Envió de Notificaciones? 3. Cuál es la Ruta para Definir él Envió de Notificaciones? 4. Cuáles son las Opciones que el Sistema Presenta en la Opción de Notificaciones y Cuál es su Funcionalidad? 5. Qué Datos Solicita Cada una de las Opciones Presentadas en el Menú de Notificaciones? 6. Qué se Debe Tener en Cuenta para Realizar él Envió de Notificaciones por Correo Electrónico? 7. Recomendaciones Generales

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad del envió de notificaciones contables y financieras vía

4 ENVIO DE NOTIFICACIONES Qué es Envió de Notificaciones? Él envió de notificaciones, es el envió de información vía correo electrónico que resume el movimiento más importante de la empresa, la cual permite conocer en cualquier momento y desde cualquier lugar la información actualizada y de primera mano Importante: Esta funcionalidad aplica para el usuario administrador y el será quien active esta opción para otros usuario, en caso de ser requerido por la empresa. Cuál es la Ruta para Definir el Envió de Notificaciones? Para definir el uso de las notificaciones se debe ingresar por la ruta: Parametrización - Notificaciones Cuáles son las Opciones que el Sistema Presenta en la Opción de Notificaciones y Cuál es su Funcionalidad? Al momento de ingresar a notificaciones se habilitan las siguientes opciones:

5 Programación de Notificaciones: En esta opción se relacionan cada uno de los recursos a los cuales se desean enviar las notificaciones Configuración de Notificaciones: Esta opción permite configurar las características de cada uno de los reportes a enviar por correo Qué Datos Solicita Cada una de las Opciones Presentadas en el Menú de Notificaciones? Los datos que solicitan cada una de las opciones de Notificaciones se describen a continuación: 1. Programación de Notificaciones Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana: En ella se debe digitar la siguiente información:

6 Nombres y Apellidos: Estos datos corresponden al recurso al cual se le enviara la notificación Dirección de correo electrónico a la cual se enviaran las notificaciones para ser consultada la información por el recurso correspondiente Activo: Sirve para confirmar si el recurso se encuentra activo o no, pues en caso de ya haber enviado notificaciones no será posible su eliminación Tipo de Envió: En esta opción se seleccionaran el tipo de reportes y con que frecuencia se pueden enviar a cada uno de los recursos, allí se habilitan las siguientes opciones: Cierre Mensual y Acumulado Anual: Hace referencia del acumulado del año, toma en cuenta el movimiento registrados desde el 1 de enero hasta el día 30 de mes en el que se haya ingresado a SIIGO, luego solicita confirmación de a los cuantos días después del mes en que se encuentre el sistema se debe realizar el envió de la notificación, por último se habilita el icono de reportes, con el cual se podrán seleccionar los reportes que se asignaran al recurso especifico

7 Acumulado Mes: Hace referencia solo al valor del mes en el que se encuentra ubicado o vigente, solicita el día de envió de ese mes, por ultimo solicita que tipo de reportes se enviaran mensualmente. Reporte Semanal: El sistema solicita el día de envió y el tipo de reportes que se enviaran semanalmente.

8 Una vez gravada la información el sistema en la parte inferior presenta un resumen de los datos digitados, al dar doble clic sobre la secuencia el sistema permite modificar o incluso eliminar el registro 2. Configuración de Notificaciones Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana: En ella se debe definir la siguiente información:

9 Reporte: Se debe seleccionar el tipo de reporte a configurar Nivel: Corresponde al nivel de las cuentas contables en que se requiere visualizar la información; este puede ser Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliar Subauxiliar Rango: Se refiere al rango de cuentas contables a tener en cuenta en la generación del reporte Tipo de Valor: Corresponde a cada una de las columnas del balance de comprobación, para que este valor sea el relacionado en la generación del reporte.

10 Una vez gravada la información el sistema en la parte inferior presenta un resumen de los datos digitados (Rango de Cuentas y el Tipo de Valor a presentar), al dar doble clic sobre la secuencia el sistema permite modificar o incluso eliminar el registro Importante: Cada reporte trae un rango de cuentas preestablecido el cual puede ser modificado o eliminado. Qué se Debe Tener en Cuenta para Realizar el Envió de Notificaciones por Correo Electrónico? Para el correcto funcionamiento del envió de notificaciones se debe realizar la configuración del servidor de correo, para ello se debe ingresar por la ruta: Parametrización Funciones del Administrador Configuración del servidor de correo

11 Esta información la debe confirmar el administrador de redes de la empresa Recomendaciones Generales Al definir todos los datos anteriormente descritos, el sistema enviara de forma automática los correos a los recursos que se incluyeron en la programación de notificaciones. Si un solo recurso tiene programados varios reportes el sistema solo realizara un envió con el consolidado de todos El sistema realizara el envió de los correos de manera automática, siempre y cuando mínimo un usuario (clave) se encuentre dentro de SIIGO