FedEx Ship Manager Software. Guía del usuario

Transcripción

1 Guía del usuario 1

2 Bienvenido! Qué es FedEx Ship Manager Software? FedEx Ship Manager (FSM) es una herramienta que le ayuda a gestionar sus envíos de una manera más rápida y sencilla. FSM le simplifica el proceso de preparación de los envíos, rastreo y la preparación de reportes, liberándolo de estas tareas para poder ocuparse de otros asuntos importantes. El software FedEx Ship Manager (FSM) es fácil de usar e instalar, lo que le permite ahorrar tiempo, hacer envíos fácilmente y regresar a su trabajo. Instale el software FedEx Ship Manager hoy mismo! 2

3 Descripción Tabla de contenido Página 4-5 Registro 6 Actualizar Su Software 7 Configurar su servidor proxy 7 Enviar 8 Enviar Crear la Libreta de Direcciones de Remitentes y Destinatarios 9 Enviar Crear la Etiqueta de Envío 10 Enviar Crear la Etiqueta de Envío Manejo Especial 11 Enviar Crear la Etiqueta de Envío ShipAlert 12 Enviar Crear la Etiqueta de Envío Contenidos del Envío 13 Enviar Crear la Etiqueta de Envío Base de Datos de Mercancías Enviar Crear la Etiqueta de Envío Factura Comercial 16 Enviar Crear la Etiqueta de Envío Información de Facturación 17 Mis envíos 18 Mis envíos Internacionales y Nacionales 19 Mis envíos Reimprimir las etiquetas de envío 19 Mis envíos Borrar Paquetes y Envíos 20 Mis envíos Buscar Envíos 20 Recolección 21 Recolección Solicitar una Recolección Recolección Cancelar una Recolección 23 Seguimiento 24 Seguimiento Búsqueda y Prueba Firmada de la Entrega 25 Preferencias 26 Preferencias Selección de Preferencias Predeterminadas 27 Preferencias General Agregar Logotipos a la Factura Comercial 28 Bases de Datos Exportar o Respaldar Bases de Datos Reportes Facturación en línea de FedEx Comuníquese con nosotros 35 3

4 Haga clic en el enlace "Descargar el software FedEx Ship Manager " en el correo electrónico "Solicita el software FedEx Ship Manager " que le enviamos. El instalador del software FedEx Ship Manager debería iniciar automáticamente pero si no lo hiciera, haga clic en el botón "Ejecutar". Seleccione su idioma de preferencia de la lista desplegable de idiomas. Haga clic en el botón "Aceptar". Haga clic en el botón "Siguiente" y siga los mensajes que lo guiarán en la instalación. 4

5 - Continuación Lea el acuerdo de licencia de software FSM Haga clic en el botón de opción "Acepto los términos del acuerdo de licencia". Haga clic en los botones "Siguiente", "Instalar" y "Finalizar". Consejo: El software puede demorar un minuto o dos antes de mostrar el botón "Finalizar". Consejo: El software iniciará de forma automática después de 2 minutos. Seleccione su país en la lista desplegable "País de Instalación". Haga clic en el botón "Continuar".

6 Registro Usted debe registrar su software antes de utilizarlo. Cuando se le solicite, haga clic en el botón "Comenzar solicitud". Ingrese su Número de Cuenta FedEx y una "ID de Remitente" única. La "ID de Remitente" es un código corto utilizado para identificar a cada remitente único en su compañía. Una "ID de Remitente" es necesaria y puede ser cualquier combinación de letras, números o caracteres especiales de hasta un total de 20. Complete el resto de los campos en la sección Remitente e Información de Facturación y luego haga clic en el botón "Solicitar". Consejo: Cuando se complete el registro, se cerrará la ventana de registro y aparecerá la pantalla de envío del software FSM. 6

7 Actualizar Su Software Vaya al final de la pantalla. Si ve un mensaje que dice «Nueva actualización critica lista para instalar", haga clic en el mensaje y siga los mensajes en pantalla para realizar la actualización. Si ve un mensaje que dice que su software está actualizado, continúe con la próxima sección. Consejo: Si no aparece ningún mensaje, es posible que la red de su equipo use un servidor proxy para conectarse a Internet. Para configurar su servidor proxy siga los pasos "Configurar su servidor proxy" a continuación. Configurar su servidor proxy Observe la parte superior y la parte derecha de la pantalla de envío. Haga clic en el icono "Preferencias". Haga clic en la pestaña "Red". Haga clic en el botón de opción "Establecer la configuración del servidor de forma manual". Ingrese el "Nombre de Servidor" de su red. Ingrese el "Puerto del Servidor" de su red y haga clic en el botón "Guardar". Consejo: Su Departamento de IT tendrá la información del Nombre y Puerto del Servidor disponible de forma inmediata. 7

8 Enviar 8

9 Enviar Mis envíos Recolección Seguimiento Preferencias Bases de datos Enviar - Crear la Libreta de Direcciones de Remitentes y Destinatarios Ya no necesita escribir y volver a escribir la información de las direcciones! Las libretas de direcciones del software FSM están diseñadas para almacenar la información de las direcciones de sus remitentes y destinatarios. Acceda a las libretas de direcciones desde la página de envío haciendo clic en el icono de libreta de direcciones ubicado a la derecha del campo ID del Remitente y del Destinatario. Para almacenar direcciones en su Libreta de Direcciones de Remitentes y Destinatarios: Haga clic en el icono de la Libreta de Direcciones. Haga clic en el botón "Nuevo". Ingrese la información de la dirección. Haga clic en el botón "Continuar". Consejo: En la libreta de direcciones del remitente, asegúrese de seleccionar un número de cuenta FedEx de la lista desplegable "Credencial de Envío". Consejo: Establezca una dirección predeterminada seleccionando la casilla de verificación "Predeterminada" para una de las direcciones almacenadas. 9

10 Enviar Mis envíos Recolección Seguimiento Preferencias Bases de datos Enviar - Crear la Etiqueta de Envío * Fecha de envío Ingrese la fecha del día o hasta 10 días en el futuro. * Servicio Elija el servicio de envío de FedEx que desea. * Embalaje De la lista desplegable de Embalaje, seleccione el embalaje FedEx que se adecue a su envío. * Paquetes Elija la cantidad de paquetes incluidos en su envío. Dimensiones Cuando seleccione "Su Embalaje", ingrese la longitud, anchura y altura del paquete(s). * Campo requerido * Peso total Ingrese el "Peso Total" combinado de todos los paquetes en su envío. Valor de transporte El Valor para Transporte de un envío representa la responsabilidad máxima de FedEx en relación con un envío. Consulte la Guía de Servicios FedEx para obtener más información. Valor de aduana Ingrese el Valor total de aduana del envío. El Valor para la aduana representa el precio de venta o el valor justo de mercado de los contenidos del envío, incluso si no se están vendiendo. El Valor para la Aduana debe ser consistente con el valor que se muestra en la Factura Comercial. Costo Estimado y Fecha de Entrega Las tarifas de envío estimadas lo ayudan a evitar sorpresas en los costos de envío y determinar la fecha en que se entregará su envío. Para obtener una tarifa de envío estimada o un día de entrega estimado, haga clic en el botón "Tarifa estimada". Luego de que se muestre la tarifa, haga clic en la flecha abajo para ver los detalles de la tarifa estimada y la fecha de entrega. Referencia y Más Referencias Usted tiene la opción de ingresar información de referencia para cada envío. La información de referencia que ingrese puede verse en sus reportes de envíos del software FSM y en su factura de FedEx. 10

11 Enviar - Crear la Etiqueta de Envío - Manejo Especial FedEx ofrece una amplia variedad de opciones de Manejo Especial. Use estas opciones para especificar manejo especial o facturación para sus envíos. Haga clic en el botón "Manejo Especial" para ver las opciones bajo esta categoria. Haga clic en el botón de opción para seleccionar su opción de "Manejo Especial". Haga clic en el botón "Aceptar". 11

12 Enviar Mis envíos Recolección Seguimiento Preferencias Bases de datos Enviar - Crear la Etiqueta de Envío - ShipAlert Con FedEx ShipAlert, puede enviar notificaciones de envío a usted mismo y a otras personas. Haga clic en el botón ShipAlert. Ingrese hasta 6 direcciones de correo electrónico para las notificaciones y luego haga clic en el/los tipo(s) de notificación: Notificación de envío Notificación de entrega y/o Notificación de excepción Agregue su propio mensaje personal (opcional) Haga clic en el botón "Aceptar". 12

13 Enviar Mis envíos Recolección Seguimiento Preferencias Bases de datos Enviar - Crear la Etiqueta de Envío - Contenido del Envío Seleccione el botón de opción Documentos o Mercancías. Ingrese la "Descripción" y el "País de Fabricación" del Documento o Mercancía. Haga clic en el icono "Agregar" o "Quitar" Mercancías para agregar o quitar mercancías a su envío. 13

14 Enviar Mis envíos Recolección Seguimiento Preferencias Bases de datos Enviar - Crear la Etiqueta de Envío - Base de Datos de Mercancía La base de datos de mercancías del software FSM le permite almacenar la información al igual que las bases de datos de Remitente y Destinatario. Esta característica importante le puede ahorrar mucho tiempo y reducir retrasos en la aduana al asegurar que la información de su envío sea exacta, completa y legible para los oficiales de aduana. Haga clic en el icono de la Base de datos de Mercancías para abrir su base de datos de mercancías del software FSM. Haga clic en el botón "Nuevo". Ingrese tanta información de Mercancías como sea posible. Haga clic en el botón "Aceptar". Consejo: Puede usar la herramienta de búsqueda del Código Armonizado de FedEx haciendo clic en el enlace "Encontrar su código armonizado en fedex.com". (Inicio de sesión en fedex.com requerido) 14

15 Enviar Mis envíos Recolección Seguimiento Preferencias Bases de datos Enviar - Crear la Etiqueta de Envío - Base de Datos de Mercancías Continuación Seleccione la(s) mercancía(s) de la lista de mercancías disponibles. Haga clic en el botón "Agregar las filas seleccionadas". Haga clic en el botón "Cerrar". 15

16 Enviar Mis envíos Recolección Seguimiento Preferencias Bases de datos Enviar - Crear la Etiqueta de Envío - Factura Comercial Si desea que el software FSM cree una Factura Comercial de forma automática por usted, entonces marque la casilla de verificación "Imprimir Factura Comercial". Ingrese los detalles por campo o seleccionando las mercancías almacenadas desde la base de datos de códigos de mercancías. Seleccione el botón "Continuar" para cerrar la ventana "Factura Comercial". 16

17 Enviar Mis envíos Recolección Seguimiento Preferencias Bases de datos Enviar - Crear la Etiqueta de Envío - Información de Facturación Seleccione pagador tanto para el transporte como para Impuestos y Aranceles. Nota: Número de Cuenta FedEx requerido. Haga clic en el botón "Enviar" para crear sus etiquetas de envío y Factura Comercial. 17

18 Mis envíos 18

19 Mis envíos - Internacionales y Nacionales Haga clic en el icono "Mis Envíos" para ingresar a la página "Mis Envíos". Aquí, encontrará una lista de sus envíos más recientes. Nota: Los envíos internacionales y nacionales se muestran por separado. Mis envíos Reimprimir etiquetas de envío Seleccione la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda del número de rastreo y entonces: Haga clic en la lista desplegable "Reimprimir" para reimprimir las etiquetas de envío del envío o la Factura Comercial. Reimprima las etiquetas individuales para envíos de múltiples piezas seleccionando el número de rastreo y luego haciendo clic en el botón "Reimprimir". 19

20 Mis envíos - Borrar Paquetes y Envíos Seleccione la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda del número de rastreo. Haga clic en el botón "Borrar" para cancelar su envío. Mis envíos -Buscar Envíos Busque envíos específicos por el número de rastreo, nombre de contacto, ciudad, código postal, país o referencia del envío. Seleccione el tipo de búsqueda de la lista desplegable. Escriba la palabra de forma total o parcial. Seleccione el botón "Continuar". 20

21 Recolección 21

22 Recolección - Solicitar una Recolección Para solicitar una recolección de FedEx haga clic en el icono "Recolección". Haga clic en la lista desplegable "Seleccionar Fecha de Envío". Haga clic en la fecha de envío para el(los) paquete(s) para los que desea programar una recolección. Haga clic en la casilla de verificación de cada uno de los paquetes que desea que se recolecten. Haga clic en el botón "Programar una recolección". 22

23 Recolección - Solicitar una Recolección - Continuación Ingrese una "Hora en que su paquete estará listo" Actualice la "Última Hora para Recolección" y la información de contacto, de ser necesario. Agregue "Comentarios" para el mensajero de FedEx como la ubicación especifica del paquete o la solicitud de suministros. Haga clic en el botón Confirmar Recolección. Se mostrará su "Número de Confirmación de la Recolección" en el margen izquierdo de la pantalla. Nota: También se muestra en esta página el enlace "Cancelación de la Recolección". Haga clic en el enlace para Cancelar su Recolección. 23

24 Seguimiento

25 Seguimiento - Búsqueda y Prueba Firmada de la Entrega Seleccione el icono "Rastrear" en la parte superior de su pantalla. Clasifique sus envíos por: Fecha de envío Estado de la entrega País del destinatario Ciudad del destinatario Nombre del destinatario Use el campo "Buscar" para buscar los envíos por: Número de rastreo Ciudad del destinatario Nombre del destinatario Si se ha entregado su envío, entonces haga clic en "Firmado por:" Enlace en PDF para ver e imprimir una copia de la información de entrega que incluye la firma de entrega. 25

26 Preferencias 26

27 Preferencias - Selección de Preferencias Predeterminadas Haga clic en el icono "Preferencias" para abrir la ventana Preferencias. Si configura sus Preferencias de forma correcta, esto le puede ahorrar mucho tiempo al preparar sus envíos. Nota: Las preferencias internacionales y nacionales se muestran por separado. Establezca los valores predeterminados para cada campo seleccionándolos de las listas desplegables o escribiendo los propios. Nota: No se olvide de establecer los valores predeterminados tanto para Internacionales como para Nacionales. 27

28 Preferencias - General - Agregar Logotipos a la Factura Comercial Haga clic en la pestaña "General" para abrir la ventana Preferencias Generales. Si planea que el software FSM cree sus Facturas Comerciales entonces es una buena idea agregarle el logotipo de su compañía al formulario. Vaya a la sección 3. "Mi logotipo para Facturas Comerciales". Haga clic en "Buscar una imagen". Seleccione la imagen de su logotipo. Haga clic en el botón "Guardar ". Consejo: La imagen de su logotipo debe estar en formato GIF o PNG y no debe ser mayor a 700 pixeles de ancho por 50 pixeles de alto. 28

29 Bases de Datos - Exportar o Respaldar Bases de Datos Realizar una copia de seguridad periódica de su "Base de Datos" es una acción rápida y sencilla, y una buena idea. Haga clic en el icono "Bases de Datos" en la parte superior de su pantalla. Haga clic en el enlace "Exportar Datos" en la esquina inferior izquierda 29

30 Bases de Datos - Exportar o Realizar copia de seguridad de Bases de Datos Continuación Haga clic en el botón "Buscar". Seleccione la ubicación y el nombre de la carpeta a la que desea exportar sus bases de datos. Nota: La primera vez que exporte sus bases de datos necesitará crear una carpeta en su equipo para guardarlas. Seleccione el botón "Abrir". Seleccione el botón "Siguiente". Seleccione las casillas de verificación de las bases de datos que desea exportar. Haga clic en el botón "Siguiente". Observe la ventana "Guardado Exitosamente". Haga clic en el botón "Continuar". 30

31 Reportes Cree reportes de administración personalizados directamente desde su software FSM. En la parte superior de la pantalla, haga clic en el enlace "Reportes". Haga clic en "Reporte de Envíos". Haga clic en la casilla de verificación al lado de cada uno de los elementos que desea ver en su reporte. Haga clic en la casilla de verificación "Filtro de rango de fechas" Haga clic en los iconos de calendario "Desde" y "Hasta" y seleccione el rango de fechas para su reporte. Haga clic en el botón "Iniciar". 31

32 Reportes Haga clic en el botón "Guardar como un archivo Excel". Elija la ubicación de la carpeta para guardar su reporte. De a su reporte un nombre único. Haga clic en el botón "Abrir". Observe su reporte abierto y la ventana de reporte "Generado Exitosamente". Haga clic en el botón "Continuar". 32

33 Facturación en línea de FedEx Vea, pague y administre de forma instantánea sus facturas FedEx con Facturación en línea de FedEx. Usted puede descargar y analizar sus datos de factura con la Herramienta de Informes de FedEx o con su aplicación preferida. En la parte superior de la pantalla, haga clic en el enlace "Facturación en línea de FedEx". Haga clic en "ir a fedex.com". Nota: Facturación en línea de FedEx no está disponible en Colombia. 33

34 Facturación en línea de FedEx - Continuación La página Facturación en línea de FedEx es su fuente completa para todo lo relacionado con la Facturación en línea de FedEx. Vaya a la página de Facturación en línea de FedEx para: Registrarse en Facturación en línea de FedEx Ingresar Ver las Preguntas más frecuentes Descargar el Manual de Usuario de Facturación en línea de FedEx Consejo: El primer usuario en registrar una cuenta para Facturación en línea de FedEx es, por defecto, el administrador de la facturación en línea. Proporcione toda la información de la compañía y de contacto solicitada y, de ser necesario, dos números de facturas de FedEx emitidas dentro de los últimos 60 días. (Si no tiene dos números de facturas recientes, envíenos un correo electrónico a TSC@corp.ds.fedex.com. Incluya su nombre y número telefónico para que podamos llamarlo y verificar su cuenta por teléfono.) 34

35 Comuníquese con nosotros Necesita ayuda? Envíenos un correo electrónico a TSC@corp.ds.fedex.com. Incluya su nombre y número de telefónico y lo llamaremos dentro del próximo día hábil. 35