UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS

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1 UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS CICLO: 01/ 2015 Nombre de la Practica: Lugar de Ejecución: Tiempo Estimado: Materia: GUIA DE LABORATORIO #06 Introducción a Excel. Tablas y datos, cálculos y formato a celdas. Centro de Computo 3 horas clase Herramientas Informáticas. I. OBJETIVOS Que el estudiante: Conozca e interactúe con el entorno de Microsoft Office Excel Aplique formatos a celdas y a tablas para mostrar datos en Excel. Utilice fórmulas y funciones para realizar cálculos con datos. II. INTRODUCCION TEORICA EXCEL Microsoft Excel 2013 está diseñada para ayudarle a almacenar, resumir y presentar datos relevantes para su vida de negocios o el hogar. Puede crear hojas de cálculo para realizar un seguimiento de productos y ventas o hacer un seguimiento de sus inversiones personales. Independientemente del uso específico que usted tiene en mente, Excel es un programa muy versátil que se puede utilizar para almacenar y recuperar datos de forma rápida. Trabajar con Excel es bastante sencillo. El programa cuenta con un número libros de preconstruidos pero también tiene la libertad de crear libros partir de cero. TABLAS EN EXCEL. Una forma muy utilizada para mantener los datos en Excel es mediante la creación de una lista de datos. Una lista describe un tipo de objeto, como pedidos, ventas, o la información de contacto. Estructuralmente, la lista se compone de una fila de encabezado, que contiene las etiquetas que describen los datos de cada columna y filas de datos, que contienen datos sobre un caso particular de objeto de la lista. Por ejemplo, si utiliza una lista para almacenar la información de contacto de su cliente, podría tener una columna separada para el nombre del cliente, apellido, dirección, ciudad, estado, código postal y número de teléfono. Cada fila de una lista contendría la información de un cliente en particular. En Excel 2013, puede guardar sus listas de datos en una tabla de Excel. Una tabla de Excel es un objeto que se puede hacer referencia en sus fórmulas y utilizar para resumir sus datos. FORMATO A CELDAS. Microsoft Excel 2013 le ayuda a gestionar grandes cantidades de datos con facilidad. Una de las maneras con la que puede lograr esto es cambiando la forma en que el programa muestra los datos en la hoja de cálculo. Por ejemplo, usted puede fácilmente cambiar el tamaño de los caracteres de una celda, añadir color para enfatizar celdas importantes, o cambiar la orientación del texto dentro de una. Excel 2013 también le permite cambiar el formato de una celda basada en el contenido de la misma mediante la creación de formatos condicionales, incluidas las escalas de color, barras de datos, y conjuntos de iconos. FÓRMULAS Y FUNCIONES. Microsoft Excel 2013 proporciona libros de trabajo que le permiten hacer mucho más que simplemente almacenar y organizar los datos. Una tarea importante que puede realizar en Excel es un resumen de los valores de las celdas relacionadas. Ya sea que éstas representen las ventas de un día en su tienda, los ingresos de su inversiones personales, o los tiempos en carreras de bicicletas, se puede encontrar el total o el promedio de los valores, identificar el valor mínimo o máximo en un grupo, o llevar a cabo docenas de otros cálculos con los datos. 1

2 III. MATERIALES Y EQUIPO Para la realización de la guía de práctica se requerirá lo siguiente: No. Requerimiento Cantidad 1 Guía de Laboratorio # Microsoft Office Excel Memoria USB 1 IV. PROCEDIMIENTO INICIAR MICROSOFT EXCEL Comenzaremos por lo básico. Iniciamos Microsoft Office Excel 2013 y veremos la siguiente pantalla: Como podemos ver, la conforman exactamente las mismas partes que como ya vimos en Word El panel lateral izquierdo donde se muestran documentos recientes y la opción abrir; la barra de búsqueda de plantillas en Office.com; la sección para iniciar sesión y las plantillas que nos ofrece para trabajar bajo alguna de ellas directamente. Elegimos Libro en Blanco. Ahora ya estamos en una hoja de cálculo, las partes de esta pantalla son similares a Word 2013, así que solo detallaremos las secciones nuevas o importantes: Cuadro de nombres y Barra de Fórmulas. El cuadro de Nombres permite verificar la celda activa, pero además es una manera rápida de dirigirse hacia una celda o rango de celdas. En la Barra de fórmulas podrá ingresar datos directamente a las celdas, y también puede modificar fórmulas o funciones. Herramientas Informáticas 2

3 Encabezados de Fila y Columna. Los encabezados de fila están representados por números. Puede encontrar la fila 1 hasta la fila Los encabezados de Columna están representados por letras, que van desde A hasta XFD. Esto equivale a columnas. Hojas de cálculo y Etiquetas. Una Hoja de trabajo (o simplemente Hoja) es una cuadrícula de columnas y filas. Las etiquetas de hojas de cálculo muestran por defecto una o más hojas, los nombres para ellas van desde Hoja1 hasta Hoja3. Vistas de libro. Para trabajar con las hojas de Excel y pueda ver mejor sus datos, es posible que necesite de diversas vistas. Las Vistas de libro (Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página). INSERCIÓN DE DATOS. En Excel se puede insertar cualquier tipo de datos: fechas, números, texto, etc. Está especialmente diseñado para trabajar con números, por ello ofrece una gran flexibilidad con los números. Para insertar un texto no debemos hacer nada más que situarnos en una celda específica y comenzar a digitar. Vamos a trabajar con un ejercicio sencillo. Haciendo una tabla con tres notas de cuatro materias diferentes: Para digitar el contenido de la tabla, nos situamos en la celda específica, por ejemplo, para insertar la palabra Materia : 1. Nos colocamos en la celda específica, en este caso celda A1: 2. Digitamos la palabra, frase o número y damos Enter. Herramientas Informáticas 3

4 3. Como forma opcional, podemos seleccionar la celda y dirigirnos a la barra de fórmulas y digitar ahí el contenido. Esto es útil cuando necesitamos modificar un texto existente. Los pasos anteriores son la forma básica de insertar texto dentro de las hojas de cálculo. Realizamos lo mismo con los demás datos de la imagen hasta completar la tabla. FORMATO COMO TABLA. Ahora que ya hemos finalizado de digitar nuestra tabla, nos hace falta colocar un formato que refleje nuestra tabla como tal. Para aplicar un estilo, primero seleccionemos las celdas que forman la tabla. Los estilos se encuentran en la ficha Inicio, en el grupo Estilos, ahí veremos la opción Dar formato como tabla. Desplegamos la opción y podemos seleccionar un formato de ellos. Al seleccionar un formato, nos preguntará qué celdas forman la tabla: Si ya hemos seleccionado la tabla, automáticamente aparecerán los rangos de celdas que la conforman, además de la opción de permitir que la tabla tenga encabezados que es para fines de diseño. Damos clic en Aceptar. El resultado sería una tabla similar a la siguiente: Herramientas Informáticas 4

5 Ahora ya tenemos formada nuestra tabla, pero tenemos una última columna llamada PROMEDIO que no posee datos. Para llenarla utilizaremos fórmulas. Nota: las flechas que aparecen en cada cabecera de columna indican que se pueden realizar filtros con los datos que contiene la tabla, esos botones no se imprimen si se envía el documento a impresión. Para desactivar los botones haga clic en la ficha Diseño de las Herramientas de tabla, luego en el grupo Opciones de estilo de tabla desactive la casilla Botón de filtro. FÓRMULAS. Las fórmulas pueden ser simples expresiones matemáticas, o pueden ser fórmulas muy potentes llegando a utilizar las diversas funciones que posee Excel Una fórmula debe comenzar por el símbolo igual = seguidamente de la expresión por ejemplo: =20+50 que es una expresión que permite sumar el número 20 con el número 50, por ejemplo esta otra: =20-(5*2) que resta el número 20 a la multiplicación de 5 por 2. Las fórmulas pueden utilizar valores o números fijos como los ejemplos anteriores, pero incluso pueden utilizar los valores de las celdas, de esta manera las operaciones serán más flexibles. Cuando utiliza fórmulas, solo lo podrá ver en la barra de fórmulas, porque en la celda aparece el resultado. Ejemplos de fórmulas. Ejemplo Descripción =150*0.19 Esta multiplicación que pretende obtener un valor es buena pero no cumple las expectativas, pues siempre devolverá el mismo valor, no es flexible. =A1+A2 =Ingresos-Egresos Este modo de suma es muy recomendable, porque si se cambia el valor de las celdas a sumar, entonces el resultado también cambiará. Resta la celda Ingresos con Egresos. =SUMA(A1:A10) Suma los valores del rango A1 hasta A10. =A1=A2 Compara el valor de A1 y A2, si son iguales devuelve Verdadero caso contrario devuelve Falso. Coloquémonos en la celda E2: En ella digitaremos la fórmula que calcule el promedio de las 3 notas de la izquierda. Debemos fijarnos en las celdas donde están los datos que necesitamos. En este caso las celdas a utilizar son: B2, C2 y D2. Otro factor importante a utilizar en las fórmulas es la implementación de los paréntesis para agrupar los datos. Debemos tener mucho cuidado a la hora de agrupar datos de abrir y cerrar paréntesis en los lugares correctos para obtener el resultado esperado. Herramientas Informáticas 5

6 Entonces digitamos lo siguiente: Guía #06: Introducción a Excel. Tablas y datos, cálculos y formato a celdas. Si nos fijamos, las celdas que colocamos dentro de la fórmula se van marcando con colores diferentes, también observamos que el cuadro de nombres ha cambiado a PROMEDIO que indica que estamos realizando una operación de promedio, Excel reconoce nuestra instrucción como un promedio. Para finalizar damos un Enter para que se realice el cálculo. Por defecto, Excel colocará a toda la columna la misma instrucción de promedio con las celdas correspondientes a la fila seleccionada. Podemos verificar la fórmula colocándonos en cada celda y viendo en la barra de fórmulas la instrucción que conforma el promedio en cada caso. También hay otra forma de calcular el promedio, agreguemos una nueva columna a nuestra tabla (escribiendo en la celda siguiente a la última) que tenga como cabecera de columna PROMEDIO 2: Esta vez, utilizaremos las funciones integradas que nos brinda Excel para calcular el promedio. Nos situamos en la celda F2 y en la barra de fórmulas hacemos clic en el ícono: hacer clic veremos un cuadro de diálogo como el siguiente: para insertar una función. Al Herramientas Informáticas 6

7 El cuadro de diálogo que se ha desplegado nos permite buscar y seleccionar una función específica para utilizarla dentro de nuestra hoja de cálculo. Buscamos la función PROMEDIO, y damos clic en aceptar. Nos abrirá otra ventana para elegir las celdas que queremos promediar: Para elegir las celdas correctas procedemos a seleccionarlas de nuestra hoja de Excel. Luego damos clic en Aceptar. Herramientas Informáticas 7

8 Podemos observar que los resultados son los mismos: Sin embargo, la metodología para realizar la operación es diferente. En una utilizamos operaciones entre celdas (operación básica) y en otra, utilizamos una función de Excel para realizar la misma tarea. Si vemos el cuadro de fórmula de las celdas veremos la diferencia: FORMATO A CELDAS. Dentro de Excel también podemos aplicar formato a una celda en específico, o bien a un grupo de celdas. El formato va desde la fuente, tamaño de letra, el tipo de contenido de la celda (número, moneda, etc.) hasta colores diferentes dados a un formato condicional. El contenido principal de formato a celdas se encuentra en la pestaña Inicio en los grupos: Fuente, Alineación, Número y Estilos. El grupo Fuente y Alineación se comparten con Word 2013, por tanto se hará énfasis solo en los grupos nuevos. Herramientas Informáticas 8

9 Número. En la ficha Inicio, dentro del grupo Número contamos con varias opciones de formato a las celdas. Tenemos una lista desplegable donde podemos elegir el tipo de datos que contiene o contendrá nuestra(s) celda(s). Luego tenemos la opción de moneda para aplicar un formato de moneda (colocándole el signo de dólar al inicio o el que fuera configurado). Seguida de ella, la opción de porcentajes y la de estilo millares. Luego se encuentran dos botones similares: el primero es para Aumentar decimales y el otro es para Disminuir decimales. Para ver más opciones podemos abrir el cuadro de diálogo formato de número haciendo clic en el ícono inferior izquierdo que aparece en el grupo Número. Para nuestro ejemplo, hemos insertado datos numéricos en cada nota, pero no todos tienen la misma cantidad de decimales. Seleccionamos las celdas que abarcan las notas: Y nos dirigimos al grupo Números y desplegamos la lista para elegir la opción Número: Herramientas Informáticas 9

10 Al seleccionarla veremos cómo nuestras notas pasarán a tener la misma cantidad de decimales: Ahora, a la columna PROMEDIO le aplicaremos Estilo millares: Finalmente a la columna PROMEDIO 2 le reduciremos la cantidad de decimales hasta dejarlo en unidades: Formato condicional. En Excel también es posible aplicar formatos a celdas a partir de condiciones. Para visualizar esto, aplicaremos formato condicional a la columna PROMEDIO 2. Resaltaremos con VERDE las notas mayores a 7. Seleccionaremos nuestros datos, y luego nos vamos al grupo Estilos siempre dentro de la ficha inicio: Herramientas Informáticas 10

11 Nota: cabe mencionar que se puede aplicar una N cantidad de formatos condicionales al mismo grupo de datos, pero será la última condición la que tendrá mayor prioridad y cubrirá (en caso que aplique) a la(s) regla(s) anterior(es). Ahora, para resaltar el número 7, lo haremos utilizando los estilos de celda. Herramientas Informáticas 11

12 Para aplicar el estilo, seleccionamos la(s) celda(s) y luego nos dirigimos a Estilos de celda, elegimos el estilo que deseemos y listo. V. INVESTIGACION COMPLEMENTARIA 1. Realice una hoja de cálculo que sea capaz de mostrar el índice de masa corporal (IMC) e indicar el rango en el que se encuentra una cantidad x de personas. La tabla deberá tener los siguientes datos: Nombres, Apellidos, Sexo, Fecha de Nacimiento, Fecha Actual(*), Edad(*), Peso (kg), Estatura (m), IMC(*). Los campos de fechas deberán tener tipo de dato Fecha. Los campos Edad, Fecha Actual e IMC NO serán ingresados por el usuario sino calculados por usted a base de fórmulas y operaciones. En la columna Fecha Actual deberá utilizar la función HOY(). Para calcular la Edad deberá investigar sobre la función SIFECHA. Herramientas Informáticas 12

13 El cálculo de IMC se realiza bajo la siguiente fórmula: (unidades: kg/m 2 ) Recuerde aplicar estilos a la tabla y utilizar los formatos condicionales para mostrar los rangos de IMC. En la siguiente imagen se muestra la tabla con los rangos que debe seguir y un ejemplo de cómo deberá verse el ejercicio: VI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ELECTRÓNICAS Curtis D. Frye. Plain & Simple Microsoft Excel O Reilly Media, Inc. Chapter 4 Building a workbook. Chapter 6 Using formulas and functions. Chapter 7 Formatting the cell. Mark Dodge Microsoft Office + Excel expert, Craig Stinson Microsoft Excel + Windows expert. Inside Out Microsoft Excel Published by Microsoft Press A Division of Microsoft Corporation. One Microsoft Way. Part 5: Creating formulas and performing data analysis. Fundamentos de Excel Herramientas Informáticas 13