MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - SEDE CENTRAL TOMO I

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - SEDE CENTRAL TOMO I NOTA.- Sólo lo referente a funcionarios y profesionales de la entidad

2 PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento de Gestión Institucional del Instituto Peruano del Deporte IPD, que ha sido elaborado a partir de la estructura orgánica y funciones, establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones; así como en base a los cargos consignados en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP). El MOF determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de la Institución. Asimismo, proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general del IPD, así como establece las interrelaciones formales que corresponda. El ámbito de acción del presente documento de gestión alcanza a todo el personal que labora en el IPD. 2

3 CONTENIDO 1. GENERALIDADES 6 Finalidad Alcance Base Legal 2. DEL INSTITUTO PERUANO DEL DEPORTE 7-8 Naturaleza Funciones Generales 3. DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA 9 Estructura Orgánica Funcional Pag. 4. DE LA PRESIDENCIA DE LA SECRETARIA GENERAL Oficina de Trámite Documentario y Archivo 6. DE LA OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL DE LA OFICINA DE PRESUPUESTO Y PLANIFICACIÓN Unidad de Presupuesto Unidad de Planeamiento Unidad de Estadística y Preinversión 8. DE LA OFICINA DE ASESORIA JURÍDICA DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Unidad de Personal Unidad de Finanzas Unidad de Logística Unidad de Informática Unidad de Comercialización 10. DE LA OFICINA DE INFRAESTRUCTURA Unidad de Estudios y Proyectos Unidad de Obras y Equipamiento Unidad de Mantenimiento 3

4 Pag. 11. DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES 12. DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN REGIONAL, COOPERACIÓN, RELACIONES NACIONALES E INTERNACIONALES Unidad de Coordinación Regional Unidad de Cooperación, Relaciones Nacionales e Internacionales. 13. DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECREACIÓN Y PROMOCIÓN DEL DEPORTE Subdirección de Deporte para Todos Subdirección de Deporte Estudiantil 14. DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DEPORTE DE AFILIADOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE SERVICIOS BIOMÉDICOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y TÉCNICA DEPORTIVA Subdirección de Métodos Técnicos y Capacitación Subdirección de Registro Nacional del Deporte 17. CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE AMAZONAS CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE ANCASH CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE APURIMAC CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE AREQUIPA CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE AYACUCHO CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE CAJAMARCA CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE CALLAO CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE CUSCO CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE HUANCAVELICA

5 Pag. 26. CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE HUANUCO CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE ICA CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE JUNÍN CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE LA LIBERTAD CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE LAMBAYEQUE CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE LIMA PROVINCIAS CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE LORETO CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE MADRE DE DIOS CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE MOQUEGUA CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE PASCO CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE PIURA CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE PUNO CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE SAN MARTÍN CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE TACNA CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE TUMBES CONSEJO REGIONAL DEL DEPORTE DE UCAYALI

6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL INSTITUTO PERUANO DEL DEPORTE 1. GENERALIDADES 1.1 FINALIDAD El Manual de Organización y Funciones del Instituto Peruano de Deporte tiene por finalidad establecer y regular su organización interna, determinando las funciones generales de su estructura y describiendo las funciones especificas de cada cargo y las líneas de autoridad y responsabilidad. 1.2 ALCANCE El presente Manual establece las normas que rigen al personal Directivo, Ejecutivo, Especialista Profesional y de Apoyo que labora en las distintas dependencias del Instituto Peruano de Deporte. 1.3 BASE LEGAL Ley Nº Ley de Promoción y Desarrollo del Deporte, D.S. Nº PCM Reglamento de la Ley Nº D.S. Nº PCM Reglamento de Organización y Funciones Instituto Peruano de Deporte. D.S. Nº PCM Modificación de ROF. Resolución Jefatural N INAP/DNR, por la que se aprobó la Directiva N INAP/DNR, Normas para la formulación del Manual de Organización y Funciones. Ley Nº Ley Marco del Empleado Público. Resolución Suprema N PCM Aprueba Cuadro Para Asignación de Personal. 6

7 2. DEL INSTITUTO PERUANO DEL DEPORTE 2.1 NATURALEZA El Instituto Peruano del Deporte es el ente rector del Sistema Deportivo Nacional, constituye un Organismo Público Descentralizado con rango Ministerial adscrito al Ministerio de Educación, con autonomía técnica, económica, funcional y administrativa para el cumplimiento de sus funciones. Constituye Pliego Presupuestal. 2.2 FUNCIONES Las funciones del Instituto Peruano del Deporte son los siguientes: 1. Formular, planificar y dirigir la política deportiva, recreativa y de educación física. 2. Formular y aprobar el presupuesto y plan de inversiones. 3. Formular, aprobar y supervisar el Plan Nacional del Deporte. Así como supervisar su cumplimiento. 4. Coordinar con el Consejo del Deporte Escolar los planes de acción para el desarrollo y promoción de la actividad física y el deporte escolar. 5. Promover la formación y capacitación de deportistas, técnicos, dirigentes, profesionales del deporte y agentes deportivos. 6. Promover la participación activa de la empresa privada en la promoción y desarrollo de la recreación y del deporte en sus diferentes disciplinas y modalidades. 7. Promover y coordinar con los Gobiernos Locales, Gobiernos Regionales, Universidades, Institutos Superiores, Escuelas de las Fuerzas Armadas, la Policía Nacional del Perú, Centros Educativos y Centros Laborales, Comunidades Campesinas y Nativas la realización de actividades deportivas, recreativas y de educación física en su respectivo ámbito. 8. Reconocer a las Federaciones Deportivas Nacionales que cumplan los requisitos de ley. 9. Suscribir convenios de cooperación técnico-deportivos y económicos a nivel nacional e internacional para el desarrollo del deporte la recreación y la educación física en sus diferentes disciplinas y modalidades de acuerdo a ley. 10. Promover la implementación de la infraestructura, accesos y equipos adecuados para la participación deportiva, recreativa y de educación física de personas con discapacidad física y mental. 7

8 11. Promover e impulsar medidas de prevención y control del uso de sustancias prohibidas y métodos no reglamentarios destinados a aumentar artificialmente la capacidad física del deportista, de acuerdo a la normatividad nacional e internacional del deporte. 12. Implementar, desarrollar y mantener actualizado el Registro Nacional del Deporte. 13. Aceptar donaciones y legados de personas e instituciones nacionales y extranjeras. 14. Adquirir bienes muebles e inmuebles para el cumplimiento de sus fines. 15. Formular y proponer estímulos e incentivos a la inversión de los sectores privados y públicos por el auspicio y promoción a las actividades físicas, recreativas y deportivas a nivel local, regional y nacional. 16. Regular el uso de los símbolos deportivos nacionales. 17. Crear el Centro de Alto Rendimiento. 18. Autorizar y regular la cesión en uso de los bienes y la concesión de la infraestructura deportiva con fines de rehabilitación, mantenimiento y construcción de infraestructura de conformidad con lo dispuesto en la presente ley. 19. Elaborar y proponer iniciativas legislativas, reglamentarias y administrativas para la promoción y desarrollo de la actividad física, recreación y el deporte a nivel local, regional y nacional. 8

9 3. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9

10 4. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA PRESIDENCIA 10

11 INDICE Organigrama Cuadro Orgánico de Cargos Descripción de Funciones y Perfil del Cargo de: Presidente Asesor II Secretaria IV Secretaria III Auxiliar II 11

12 ORGANIGRAMA DE LA PRESIDENCIA O.C.I PRESIDENTE DEL IPD COMITÉ CONSULTIVO C.J.D.H.D C.D.E CNA Secretar. IV (1) Secretar. III (1) Asesor II (2) Auxiliar II (1) SECRETARIO GENERAL Jefe OIC Jefe OI Jefe OGA Jefe OAJ Jefe OPP Jefe Of. CRCRNI Director Nacional DNRPD Director Nacional DINADAF Director Nacional DINADAF Director Nacional DINASEB Órganos Desconcentrados 12

13 CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS DE LA PRESIDENCIA I DENOMINACION DEL ORGANO: PRESIDENCIA I.1 DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGANICA: N CARGO SITUACION CARG O DE ORDEN ESTRUCTURAL CODIGO C L A S IF IC A C IO N TOTAL DEL CARGO CONFIANZA O P 0001 P resid en te 342-AD 101 FP 1 1 X A sesor II 342-AD 102 EC 2 2 X 0004 S ecretaria IV 342-AD 106 SP-AP S ecretaria III 342-AD 106 SP-AP A u x ilia r II 342-AD 106 SP-AP 1 1 TOTAL UNIDAD ORGANICA

14 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO ENTIDAD INSTITUTO PERUANO DEL DEPORTE SECTOR MINISTERIO DE EDUCACIÓN DENOMINACIÓN DEL ORGANO PRESIDENCIA Nº CAP 0001 CODIGO 342-AD101 CARGO CLASIFICADO FP CARGO ESTRUCTURADO Presidente FUNCION BASICA El Presidente del Instituto Peruano del Deporte, con rango de Ministro, es el funcionario de mayor jerarquía en la institución; tiene funciones ejecutivas; es designado mediante Resolución Suprema, refrendada por el Presidente del Consejo de Ministros. Ejerce la representación institucional y legal con las atribuciones que establece la Ley N Ley de Promoción y Desarrollo del Deporte y su Reglamento. Podrá asistir a las reuniones del Consejo de Ministros con derecho a voz pero sin voto. FUNCIONES ESPECIFICAS Son funciones y atribuciones del Presidente: a) Presidir el Instituto Peruano del Deporte (IPD). b) Ejercer la representación Legal de la Institución. c) Ejecutar el presupuesto anual aprobado por el Consejo Directivo. d) Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y disposiciones del IPD. e) Administrar los recursos del IPD. f) Adquirir y enajenar bienes de la institución, previa autorización del Consejo Directivo y de acuerdo a Ley. g) Proponer al Consejo Directivo las políticas de desarrollo deportivo, recreativo y de educación física, los planes institucionales y el Plan Nacional del Deporte. h) Someter ante el Consejo Directivo, la aprobación de la Memoria y el Balance del ejercicio anterior. i) Aceptar las herencias, donaciones y legados de personas naturales, instituciones nacionales o extranjeras. j) Suscribir convenios de cooperación técnica internacional con instituciones públicas y personas jurídicas nacionales o extranjeras en materia deportiva y recreativa, de acuerdo a Ley. k) Regular y proponer la cesión en uso de los bienes y de la infraestructura 14

15 deportiva del IPD, con arreglo a Ley Suscribir contratos de arrendamiento de infraestructura, bajo la administración del IPD, con arreglo a Ley. l) Autorizar la participación de las representaciones deportivas nacionales en cualquier evento, dentro o fuera del país. m) Convocar al Consejo del Deporte Escolar y Comisión Nacional Antidopaje, a reuniones de coordinación. n) Autorizar resoluciones de su competencia. o) Nombrar y contratar personal, poner término a sus servicios y aplicar las medidas disciplinarias que correspondan de acuerdo con la normatividad vigente. p) Delegar el ejercicio de parte de sus atribuciones en funcionarios de la institución, con excepción de aquellas que le son exclusivas. q) Las demás que la ley le faculte. LINEAS DE AUTORIDAD Depende de: Ejerce Mando Supervisión sobre: Secretario General Directores Nacionales Asesores Secretarias Auxiliares PERFIL DEL CARGO Designado por: Presidente de la República con Resolución Suprema. 15

16 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO PRESIDENCIA Nº CAP CODIGO 342-AD102 CARGO CLASIFICADO EC CARGO ESTRUCTURADO Asesor II II. FUNCIONES ESPECIFICAS a) Asesorar al Presidente en asuntos legales y administrativos relacionados con la gestión Gubernamental en: programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación y control del Presupuesto del IPD. b) Otorgar asesoría legal al Presidente en asuntos relacionados con la administración de los recursos del IPD. c) Asesorar al Presidente en asuntos relacionados con la adquisición y enajenación de bienes de la institución. d) Asesorar al Presidente en los asuntos legales, relacionados con la implementación de las políticas de desarrollo deportivo, recreativo y de educación física, los planes institucionales y el Plan Nacional del Deporte. e) Asesorar al Presidente en los trámites y acciones de aceptación de herencias, donaciones y legados de personas naturales, instituciones nacionales o extranjeras. f) Asesorar al presidente en la suscripción de convenios de cooperación técnica internacional en materia deportiva y recreativa, con instituciones públicas y personas jurídicas nacionales o extranjeras. g) Asesorar al Presidente en asuntos relacionados con la cesión en uso de los bienes y de la infraestructura deportiva del IPD. h) Asesorar al presidente en la suscripción de contratos de arrendamiento de infraestructura, bajo la administración del IPD. i) Asesorar al presidente en asuntos legales referidos a la participación de las representaciones deportivas nacionales en eventos, dentro o fuera del país. j) Asesorar al Presidente en los asuntos que se pongan a consideración del Consejo Directivo. k) Asesorar al Presidente en el nombramiento y contratación de personal, así como en las acciones relacionadas con el término de los servicios y aplicación de medidas disciplinarias que correspondan a los mismos, de acuerdo con la normatividad vigente. l) Las demás que la ley le faculte. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando sobre: Presidente IPD No ejerce mando directo 16

17 IV. PERFIL DEL CARGO a) Título Profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad requerida. b) Experiencia profesional 10 años c) Capacitación especializada en el área requerida. d) Experiencia laboral mínima de 7 años en funciones ejecutivas en organismos de la administración pública. 17

18 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO PRESIDENCIA Nº CAP 0004 CODIGO 342-AD106 CARGO CLASIFICADO SP-AP CARGO ESTRUCTURADO Secretaria IV II. FUNCIONES ESPECIFICAS a) Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa y emite el despacho de la Presidencia, velando por su conservación. b) Numerar, registrar, transcribir y archivar las Resoluciones y Directivas emitidas por la Presidencia. c) Redactar de acuerdo a instrucciones, los proyectos de Informes, memorandums, oficios o cualquier comunicación que deba realizar el Presidente. d) Realizar llamadas telefónicas y coordinar asuntos referidos a las labores de la Presidencia. e) Administrar documentación clasificada de acuerdo a instrucciones del Presidente. f) Llevar el control del stock de útiles de oficina de la Presidencia y requerir su renovación cuando sea necesario. g) Coordinar con el personal de los diferentes órganos institucionales los asuntos que requieran atención del Presidente. h) Las demás que le asigne el Presidente del Consejo. III. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Presidente IPD No ejerce mando directo. IV. PERFIL DEL CARGO. a) Bachillerato en Administración Secretarial, otorgado por el Ministerio de Educación o entidad autorizada. b) Capacitación certificada en idioma(s) extranjero, otorgado por una entidad autorizada. c) Experiencia mínima de 3 años, en labores administrativas. d) Haber desempeñado el cargo de Secretaria III por un período mínimo de 03 años. e) Conocimiento avanzado de programas y sistemas informáticos. f) Conocimiento a nivel intermedio del Idioma Inglés. ALTERNATIVA De no tener bachillerato en Administración Secretarial, acreditar 08 años de experiencia en labores de secretariado en apoyo a órganos del segundo o tercer nivel organizacional y Título de Secretaria Ejecutiva. 18

19 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO PRESIDENCIA Nº CAP 0005 CODIGO 342-AD106 CARGO CLASIFICADO SP-AP CARGO ESTRUCTURADO Secretaria III II. FUNCIONES ESPECIFICAS a) Organizar y coordinar las audiencias, atenciones, reuniones y certámenes en el nivel que apoya; preparar la agenda con la documentación respectiva. b) Intervenir con criterio propio en la redacción de documentos administrativos de acuerdo a indicaciones generales. c) Proponer, orientar o ejecutar la aplicación de normas técnicas sobre documentos, trámite, archivo, mecanografía y taquigrafía. d) Organizar el control y seguimiento de los expedientes al órgano que apoya, preparando periódicamente los informes de situación. e) Administrar documentación clasificada y prestar apoyo secretarial especializado. f) Tomar dictado taquigráfico y redactar documentos confidenciales. g) Coordinar reuniones y preparar la agenda respectiva. h) Mantener la existencia de útiles de oficina y efectuar la distribución de los mismos. i) Las demás que le asigne la Presidencia del IPD. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Presidencia No ejerce mando directo IV. PERFIL DEL CARGO a) Instrucción secundaria completa y título de Secretaria Ejecutiva. b) Experiencia en la interpretación de idioma (s) requeridos. c) Experiencia mínima de 3 años, en labores administrativas. d) Haber desempeñado el cargo de Secretaria II por un período mínimo de 03 años. e) Conocimiento de Ofimática. ALTERNATIVA: o De no haber título de Secretaria Ejecutiva, poseer certificado de secretariado concluido con estudios no menores de un año. 19

20 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO PRESIDENCIA Nº CAP 0006 CODIGO 342-AD106 CARGO CLASIFICADO SP-AP CARGO ESTRUCTURADO Auxiliar II II. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Apoyar a las secretarias de la Presidencia en la recepción, registro, clasificación, distribución, de la correspondencia que ingresa y emite la Presidencia. b) Realizar labores que requieran las secretarias de la Presidencia. c) Apoyar a las secretarias en las labores de archivo de documentación de la Presidencia. d) Las demás que le asignen las secretarias. III. IV. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: PERFIL DEL CARGO. Presidencia No ejerce mando directo. a) Instrucción secundaria completa. b) Experiencia laboral mínima de 3 años en labores variadas de oficina ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia. 20

21 5. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA SECRETARIA GENERAL 21

22 INDICE Organigrama Cuadro Orgánico de Cargos Descripción de Funciones y Perfil del Cargo de: Secretario General Asesor II Secretaria IV Auxiliar II 22

23 SECRETARIA GENERAL PRESIDENCIA SECRETARIO GENERAL Secretaria IV ( 1 ) Asesor II ( 1 ) Auxiliar II ( 1 ) Oficina Trámite Doc. y Archivo OIC OI OGA OAJ OPP OCR CR N.I DNRPD DINADAF DNCTD DINASEB Órganos Desconcentrados 23

24 CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS DE LA SECRETARIA GENERAL I DENOMINACION DEL ORGANO: SECRETARIA GENERAL I.1 DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGANICA: SITUACION CARGO DE N CARGO TOTAL DEL CARGO CONFIANZA Orden ESTRUCTURAL CODIGO CLASIFICACION O P 0007 Secretario General 342-AD202 EC 1 1 X 0008 Asesor II 342-AD205 SP-ES Secretaria IV 342-AD206 SP-AP Auxiliar II 342-AD206 SP-AP 1 1 TOTAL UNIDAD ORGANICA

25 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO SECRETARIA GENERAL Nº CAP 0007 CODIGO 342-AD202 CARGO CLASIFICADO EC CARGO ESTRUCTURADO Secretario General II. FUNCIONES BASICAS El Secretario General es el funcionario de máximo nivel de decisión después del Presidente. Está encargado de brindar apoyo y asesoría a la Presidencia, dirigir, planificar, ejecutar, supervisar y evaluar las actividades de la gestión administrativa; asimismo le corresponde administrar las actividades relacionadas con el trámite documentario y el archivo general. Actúa como nexo de coordinación entre los órganos de la Alta Dirección, de asesoramiento, de apoyo, de línea y los desconcentrados. El Secretario General ejerce la máxima autoridad administrativa en el IPD. Depende del Presidente del IPD. III. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Dirigir, supervisar y evaluar los procesos de gestión administrativa b) Ejecutar las políticas, planes y estrategias aprobadas por el Consejo Directivo c) Dirigir y controlar las actividades de la institución para el logro de los objetivos y metas. d) Ejecutar las disposiciones impartidas por el Presidente. e) Presentar a la Presidencia, para su aprobación por el Consejo Directivo, el Presupuesto Anual, el Plan Operativo Institucional, los Estados financieros, la Memoria Anual, así como los documentos normativos de gestión. f) Establecer el marco técnico normativo al cual debe sujetarse la gestión, encaminado a dinamizar sus actividades, a fin de asegurar el funcionamiento administrativo y operativo institucional. g) Analizar y opinar sobre los informes de gestión de los órganos de la institución. h) Dirigir las funciones de trámite documentario y archivo general. i) Supervisar la utilización de los recursos de la institución. j) Informar a la Presidencia el cumplimiento de la ejecución presupuestal y planes operativos de cada una de las dependencias de la institución. k) Expedir resoluciones en los asuntos administrativos de su competencia. l) Cumplir los lineamientos de política general orientados a optimizar el manejo de los recursos humanos, materiales, económicos y financieros de la institución. m) Proponer al Presidente o aprobar la formación de comisiones o comités 25

26 IV. para el mejor desarrollo de las actividades propias de la institución. n) Las demás que le asigne el Presidente. LINEAS DE AUTORIDAD Depende Directamente de: Tiene mando directo sobre: Presidente IPD Jefes de Oficina Asesor de la Secretaria General Secretaria Auxiliar V. PERFIL DEL CARGO Designado por: Presidente del IPD 26

27 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO SECRETARIA GENERAL Nº CAP 0008 CODIGO 342-AD205 CARGO CLASIFICADO SP-ES CARGO ESTRUCTURADO Asesor II II. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Asesorar al Secretario General en la dirección, supervisión y evaluación de la gestión administrativa b) Asesorar al Secretario General en la ejecución de las políticas, planes y estrategias aprobadas por el Consejo Directivo c) Asesorar al Secretario General en la dirección y control de las actividades de la institución para el logro de los objetivos y metas. d) Asesorar al Secretario General en la ejecución de las disposiciones impartidas por el Presidente. e) Asesorar al Secretario General en el establecimiento del marco técnico normativo, al cual debe sujetarse la gestión, a fin de asegurar el funcionamiento administrativo y operativo institucional. f) Analizar y opinar sobre los informes de gestión de los órganos de la institución. g) Asesorar al Secretario General en la dirección de las funciones de trámite documentario y archivo central h) Apoyar al Secretario General en la supervisión de la utilización de los recursos de la institución. i) Asesorar y Apoyar al Secretario General en la revisión de resoluciones relacionadas con los asuntos administrativos. j) Las demás que le asigne el Secretario General. III. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Secretario General No ejerce mando directo IV. PERFIL DEL CARGO a) Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad requerida. b) Experiencia profesional 10 años. c) Capacitación especializada en el área requerida. d) Experiencia laboral mínima de 7 años en funciones ejecutivas en organismos de la administración pública. 27

28 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO SECRETARIA GENERAL Nº CAP 0009 CODIGO 342-AD206 CARGO CLASIFICADO SP-AP CARGO ESTRUCTURADO Secretaria IV II. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa y emite el Despacho de la Secretaría General, velando por su conservación. b) Mantener actualizada la agenda de las audiencias y reuniones del Secretario General. Elaborar la Agenda en coordinación con él mismo, cuando fuera necesario. c) Brindar atención a las visitas que requieran entrevistarse con el Secretario General. d) Redactar, de acuerdo a instrucciones, los proyectos de Informes, memorandums, oficios o cualquier comunicación que deba realizar el Secretario General. e) Realizar llamadas telefónicas y coordinar asuntos referidos a las labores de la Secretaria General. f) Administrar documentación clasificada de acuerdo a instrucciones del Secretario General. g) Llevar el control del stock de útiles de oficina del Despacho y requerir su reposición cuando sea necesario. h) Realizar el control y seguimiento de los documentos que requieran atención o respuesta de los Órganos del IPD o de entidades externas públicas o privadas. i) Coordinar, con el personal de los diferentes órganos institucionales, los asuntos remitidos para atención del Secretario General. j) Las demás que le asigne el Secretario General. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Secretario General No ejerce mando directo 28

29 IV. PERFIL DEL CARGO. a) Bachillerato en Administración Secretarial, otorgado por el Ministerio de Educación o entidad autorizada. b) Capacitación certificada en idioma(s) extranjero, otorgado por una entidad autorizada. c) Experiencia mínima de 3 años, en labores administrativas. d) Haber desempeñado el cargo de Secretaria III por un período mínimo de 03 años. e) Conocimiento avanzado de programas y sistemas informáticos. f) Conocimiento a nivel intermedio del Idioma Inglés. ALTERNATIVA: o De no tener Bachillerato en Administración Secretarial, 08 años de experiencia en labores de secretariado en apoyo a órganos del segundo o tercer nivel organizacional y título de Secretaria Ejecutiva. 29

30 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO SECRETARIA GENERAL Nº CAP 0010 CODIGO 342-AD206 CARGO CLASIFICADO SP-AP CARGO ESTRUCTURADO Auxiliar II II. FUNCIONES ESPECIFICAS a) Apoyar en sus labores a la secretaria de la Secretaría General. b) Apoyar a la secretaria en la recepción, registro, control, distribución y archivo de la correspondencia que ingresa y emite el Despacho de la Secretaría General. c) Realizar labores de apoyo que requiera la secretaria del Despacho de la Secretaría General. d) Apoyar a la secretaria en las labores de archivo de la documentación de la Secretaría General. e) Las demás que le asigne la Secretaría General. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de : Tiene mando directo sobre: Secretaría General No ejerce mando directo IV. PERFIL DEL CARGO. a) Instrucción secundaria completa. b) Experiencia laboral mínima de 03 años en labores variadas de oficina ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia. 30

31 5.1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO 31

32 INDICE Organigrama Cuadro Orgánico de Cargos Descripción de Funciones y Perfil del Cargo de: Jefe de Oficina Especialista Administrativo II Técnico II Secretaria III Auxiliar II Auxiliar I 32

33 OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO SECRETARIA GENERAL Jefe de la Oficina de Trámite Documentario y Archivo Espec. Adminstr. II (2) Técnico II (1) Secretaria III (1) Auxiliar II (2) Auxiliar I (1) 33

34 CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS DE LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO ARCHIVO I DENOMINACION DEL ORGANO: SECRETARIA GENERAL DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE I.1 TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO SITUACION CARGO DE N CARGO TOTAL DEL CARGO CONFIANZA Orden ESTRUCTURAL CODIGO CLASIFICACION O P 0011 Jefe Oficina 342-OTD04 SP-DS Especialista Administrativo II 342-OTD05 SP-ES Técnico II 342-OTD06 SP-AP Secretaria III 342-OTD06 SP-AP Auxiliar II 342-OTD06 SP-AP Auxiliar I 342-OTD06 SP-AP 1 1 TOTAL UNIDAD ORGANICA

35 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO SECRETARIA GENERAL DENOMINACIÓN DE LA UNID.ORG. Oficina de Trámite Documentario y Archivo Nº CAP 0011 CODIGO 342-OTD04 CARGO CLASIFICADO SP-DS CARGO ESTRUCTURADO Jefe de Oficina II. FUNCIONES BASICAS Las funciones de la Oficina de Trámite Documentario y Archivo son: a) Brindar apoyo técnico funcional a la Secretaría General b) Planear, programar, coordinar y ejecutar las acciones de Trámite Documentario y Archivo a nivel institucional. c) Sistematizar la recepción, clasificación, registro y distribución de la documentación que ingresa a la institución, así como la distribución de documentos que genera la entidad. d) Administrar el Archivo Central del IPD preservando el acervo documentario institucional. e) Realizar coordinaciones con el Archivo General de la Nación sobre asuntos inherentes al Sistema del Archivo Nacional. f) Numerar, registrar, transcribir y conservar las Resoluciones y Directivas emitidas por la Presidencia del IPD. g) Realizar otras funciones que le asigne la Secretaria General. III. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Planear, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades de Trámite Documentario y Archivo a nivel institucional b) Brindar apoyo técnico funcional a la Secretaría General c) Proyectar y proponer sistemas y procedimientos para la recepción, clasificación, registro y distribución de la correspondencia que ingresa y emite la institución, ejecutarlos una vez aprobados. d) Supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos emanados del Sistema de Archivo de la Nación e) Aprobar y proponer a la Secretaría General la eliminación de documentos considerados innecesarios por el Comité Evaluador de Documentos. f) Realizar coordinaciones con el Archivo General de la Nación sobre asuntos inherentes al Sistema Nacional de Archivo. g) Proponer la designación de los integrantes de los Comités o Comisiones que se conformen en la institución relacionados con los asuntos de la oficina a su cargo. 35

36 IV. h) Elaborar el Plan Operativo de su Oficina. i) Las demás que le asigne el Secretario General. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Secretaria General Especialista Administrativo Técnicos Secretaria Auxiliar V. PERFIL DEL CARGO. a) Título Profesional universitario. b) Capacitación especializada en materias relacionadas con el cargo a desempeñar. c) Experiencia profesional mínima de cinco (5) años, que incluya haber realizado labores asociadas al cargo. d) Experiencia laboral mínima de cinco (5) años, en la Administración Pública y/o Privada. e) Dominio a nivel de usuario de Ofimática. 36

37 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO SECRETARIA GENERAL DENOMINACIÓN DE UNID.ORGAN. Oficina de Tramite Documentario y Archivo Nº CAP CODIGO 342-OTD05 CARGO CLASIFICADO SP-ES CARGO ESTRUCTURADO Especialista Administrativo II en Tramite Documentario. II. FUNCIONES ESPECIFICAS a) Planear, organizar, coordinar, ejecutar y controlar las acciones de trámite documentario, en coordinación con su jefe inmediato. b) Brindar apoyo técnico en su especialidad al jefe de la oficina. c) Elaborar el Proyecto de Plan Operativo Anual de su área. d) Verificar, ejecutar y dar cumplimiento a las normas directivas y recomendaciones referidas al trámite documentario. e) Proponer a su jefe inmediato, mejoras en los sistemas y procedimientos de recepción, clasificación, registro y distribución de la documentación que ingresa y sale de la institución, ejecutarlas una vez aprobadas. f) Atender y absolver consultas del público sobre expedientes ingresados al IPD a requerimiento de su jefe inmediato g) Las demás que le asigne el jefe de la oficina. III. IV. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: PERFIL DEL CARGO. Jefe de Oficina de Tramite Docum. y Archivo Técnicos Auxiliares a) Título profesional universitario que incluya estudios con la especialidad requerida. b) Experiencia profesional de 3 años. c) Experiencia mínima de 2 años en labores de la especialidad. d) Capacitación especializada en el área. e) Conocimiento de Ofimática. 37

38 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO SECRETARIA GENERAL DENOMINACIÓN DE UNID.ORGAN. Oficina de Tramite Documentario y Archivo Nº CAP 0014 CODIGO 342-OTD06 CARGO CLASIFICADO SP-AP CARGO ESTRUCTURADO Técnico II II. FUNCIONES ESPECIFICAS a) Coordina, ejecuta y controla las actividades de recepción, registro, clasificación y distribución de la documentación que ingresa a la institución. b) Efectuar el ingreso y salida de la documentación, utilizando la base de datos de Trámite Documentario, reportando diariamente los trámites realizados en el día a la jefatura de la Oficina; así mismo preparar informe diario de ocurrencias. c) Operar Internet e Intranet, fax, u otro necesario, a efecto de hacer más eficiente la labor que desarrolla. d) Mantener permanentemente actualizado el archivo de hojas de envío, reportes e informes que se procesa en el área en donde labora. e) Apoyar al jefe de la oficina en las labores de supervisión del cumplimiento de las normas y procedimientos emanados del Sistema de Archivo de la Nación. f) Realizar coordinaciones con el Archivo General de la Nación sobre asuntos inherentes al Sistema de Archivo Nacional. g) Apoyar al jefe de oficina en la elaboración del Plan Operativo de su Oficina. h) Coordinar con la secretaria, la atención oportuna de los documentos que ingresan a la oficina. i) Las demás que le asigne el Jefe de la Oficina. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Jefe de oficina No ejerce mando directo IV. PERFIL DEL CARGO. a) Título no universitario (Bachiller-Profesional) de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad. b) Experiencia mínima de 3 años en labores técnicas de la especialidad. c) Conocimiento de Ofimática. ALTERNATIVA: o o o Estudios universitarios que incluya materias relacionadas con el área. Experiencia en labores técnicas de la especialidad. Alguna capacitación en el área. 38

39 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO SECRETARIA GENERAL DENOMINACIÓN DE UNID.ORGAN. Oficina de Tramite Documentario y Archivo Nº CAP 0015 CODIGO 342-OTD06 CARGO CLASIFICADO SP-AP CARGO ESTRUCTURADO Secretaria III II. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa y emite la Oficina de Trámite Documentario y Archivo, velando por su conservación. b) Mantener actualizada la agenda de las reuniones del jefe de la oficina. Elaborar, cuando fuera necesario, la Agenda en coordinación con él mismo. c) Brindar atención a las visitas que requieran entrevista con el jefe de la oficina. d) Redactar de acuerdo a instrucciones, los proyectos de Informes, memorandums, oficios o cualquier otra comunicación que deba realizar el jefe de oficina. e) Realizar llamadas telefónicas y coordinar asuntos referidos a las labores del jefe de oficina. f) Llevar el control del stock de útiles de la oficina y requerir su renovación cuando sea necesario. g) Realizar el control y seguimiento de los documentos que requieran respuesta o atención de los Órganos del IPD. h) Coordinar con el personal de los diferentes órganos institucionales los asuntos que requieran atención del jefe de oficina. i) Las demás que le asigne el jefe de oficina. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Jefe de oficina No ejerce mando directo IV. PERFIL DEL CARGO. a) Instrucción secundaria completa y título de Secretaria Ejecutiva. b) Experiencia en la interpretación de idioma (s) requeridos. c) Experiencia mínima de 3 años, en labores administrativas. d) Haber desempeñado el cargo de Secretaria II por un período mínimo de 03 años. e) Conocimiento de Ofimática. ALTERNATIVA: o De no haber título de Secretaria Ejecutiva, poseer certificado de secretariado concluido con estudios no menores de un año. 39

40 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO SECRETARIA GENERAL DENOMINACIÓN DE UNID.ORGAN. Oficina de Tramite Documentario y Archivo Nº CAP CODIGO 342-OTD06 CARGO CLASIFICADO SP-AP CARGO ESTRUCTURADO Auxiliar II en Archivo II. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Apoyar a la jefatura en la realización de las actividades de Archivo Central. b) Brindar apoyo técnico en su especialidad a los usuarios de los diferentes archivos institucionales. c) Elaborar cuadros estadísticos de transferencia de documentos, clasificación, inventario de documentos archivados y utilización de los servicios del Archivo Central. d) Mantener actualizado el inventario general del Archivo Central. e) Cumplir con las normas, directivas y recomendaciones referidas al acervo documental de la institución f) Informar a su jefe inmediato, sobre requerimientos de mejoras en los sistemas y procedimientos de recepción, clasificación, registro y archivo de la documentación que ingresa y emite el Archivo Central. g) Realizar el inventario de documentos pasibles de ser eliminados para ser puestos a consideración del Comité Evaluador de Documentos. Apoyar al Comité, a solicitud de su jefe inmediato. h) Atender a los usuarios los requerimientos de préstamo, consulta y copia de documentos ingresados al Archivo Central. i) Apoyar al jefe del área en las coordinaciones con los diferentes órganos institucionales, para el traslado de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Periférico y de éste al Archivo Central. j) Informar periódicamente sus actividades a su jefe inmediato k) Las demás que le asigne el jefe de área. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Jefe de oficina No ejerce mando directo IV. PERFIL DEL CARGO a) Instrucción secundaria. b) Experiencia laboral mínima de 3 años en labores variadas de oficina ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia. 40

41 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO SECRETARIA GENERAL DENOMINACIÓN DE UNID.ORGAN. Oficina de Tramite Documentario y Archivo Nº CAP 0018 CODIGO 342-OTD06 CARGO CLASIFICADO SP-AP CARGO ESTRUCTURADO Auxiliar I II. FUNCIONES ESPECIFICAS a) Apoyar a la secretaria de la oficina. b) Apoyar a la secretaria en la recepción, registro, clasificación, distribución y archivo de la correspondencia que ingresa y sale de la oficina. c) Apoyar a la secretaria en las labores de archivo de la documentación de la oficina. d) Las demás que le asigne la secretaria. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Jefe de Oficina No ejerce mando directo IV. PERFIL DEL CARGO. a) Instrucción secundaria. b) Experiencia en labores variadas de oficina ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia 41

42 6. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL 42

43 INDICE Organigrama Cuadro Orgánico de Cargos Descripción de Funciones y Perfil del Cargo de: Auditor General Secretaria III Auditor IV Auditor III Auditor II Auditor I Abogado III Técnico III 43

44 OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESIDENCIA AUDITOR GENERAL DE LA OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL Secretaria III (1) Auditor IV (1) Auditor III (2) Auditor II (2) Auditor I (1) Abogado III (1) Técnico III (2) 44

45 CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS DE LA OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL I DENOMINACION DEL ORGANO: OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL I.1 DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGANICA: SITUACION CARGO DE N CARGO TOTAL DEL CARGO CONFIANZA Orden ESTRUCTURAL CODIGO CLASIFICACION O P 0019 Auditor General 342-OCI03 SP-DS Secretaria III 342-OCI06 SP-AP Auditor IV 342-OCI05 SP-ES Auditor III 342-OCI05 SP-ES Auditor II 342-OCI05 SP-ES Auditor I 342-OCI05 SP-ES Abogado III 342-OCI05 SP-ES Técnico III 342-OCI106 SP-AP TOTAL UNIDAD ORGANICA

46 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DENOMINACIÓN DE UNID.ORGAN. Nº CAP 0019 CODIGO 342-OCI03 CARGO CLASIFICADO SP-DS CARGO ESTRUCTURADO Auditor General II. FUNCIONES BASICAS El Órgano de Control Institucional, tiene las siguientes funciones: a) Ejercer las funciones y atribuciones que le son inherentes en su condición de Órgano de Control Institucional del IPD conformante del Sistema Nacional de Control. b) Realizar el control posterior interno a las operaciones de la entidad, sobre la base de los lineamientos y en cumplimiento del Plan Anual de Control de conformidad con las pautas que señale la Contraloría General. c) Efectuar el seguimiento de la implantación de las medidas correctivas derivadas de las acciones de control, a efectos de que dentro de los plazos previstos, apliquen las recomendaciones emitidas en los informes de control y se superen los hechos observados; informando al Presidente del IPD y a la Contraloría General, sobre el estado en que se encuentran. d) Efectuar el control preventivo sin carácter vinculante, al más alto nivel de la entidad con el propósito de optimizar la supervisión, propender a la mejora de los procesos, practicas e instrumentos del control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función, vía el control posterior. e) Participar como veedores sin carácter vinculante, en Licitaciones, Concursos Públicos de precios y méritos, adjudicaciones directas, toma de inventarios, así como en los demás eventos de similar naturaleza que se realicen en el IPD. Absolver sin carácter vinculante las consultas que formule en forma escrita el Titular de la entidad, siempre que sea de carácter general y no implique interpretación de la norma. f) Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la entidad se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento informando al titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes. g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios, servidores públicos y ciudadanos sobre actos y operaciones de la entidad, otorgándole el trámite que le corresponda, de acuerdo a lo normado para tal fin por la Contraloría General de la República. h) Formular el proyecto de presupuesto anual de la Oficina del Órgano de Control Institucional para elevarlo a las instancias correspondientes, a fin de su consolidación en el presupuesto institucional; así como solicitar la oportuna atención de los recursos asignados y necesarios. i) Promover y desarrollar la capacitación profesional, la especialización y el 46

47 perfeccionamiento del personal de la Oficina del Órgano de Control Institucional, así como difundir la doctrina, principios, normas, técnicas y procedimientos de control y materias afines, en el ámbito de su competencia funcional. j) Mantener permanente coordinación con la Contraloría General y con los Órganos Internos de Control afines, en asuntos relacionados de su competencia funcional. k) Comunicar al Titula de la entidad, cualquier perturbación a la autonomía, falta de colaboración o incumplimiento en contra del Órgano de Control Institucional y en caso necesario a la Contraloría. l) Realizar otras funciones que disponga la Contraloría General, así como las que sean requeridas por el Titular de la Entidad. m) Adicionalmente al cumplimiento de las funciones asignadas, el Órgano de Control Institucional ejercerá las atribuciones que le confiere el artículo 15º de la Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. III. FUNCIONES ESPECIFICAS a) Ejercer la Jefatura y representación de la Oficina del Órgano de Control Institucional, como entidad sujeta al Sistema Nacional de Control. b) Formular el Plan Anual de Control a ejecutarse en el ámbito de su competencia. c) Planear, dirigir, supervisar y evaluar las acciones y actividades de control programadas y no programadas en el Plan Anual de Control de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas en vigencia. d) Conducir el proceso de formulación de los proyectos de presupuesto anual de la Oficina del Órgano de Control Institucional. e) Revisar los cuadros de necesidades y solicitar la atención oportuna por el IPD, de los recursos humanos, materiales, financieros y técnicos que requiere la Oficina del Órgano de Control Institucional para el adecuado cumplimiento de sus funciones. f) Mantener permanente coordinación con la Contraloría General, con los órganos internos de control afines, así como con otras entidades públicas, en asuntos relacionados con su competencia funcional. g) Promover y desarrollar la capacitación profesional, la especialización y el perfeccionamiento en auditoria gubernamental de control financiero, administrativo y de gestión. h) Realizar otras funciones afines que le asigne la Contraloría General, la Presidencia del IPD y las que correspondiera por disposiciones legales y administrativas en vigencia. IV. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Del Contralor General de la República. Auditores 47

48 Abogados Técnico Secretaria V. PERFIL DEL CARGO a) Título Profesional universitario. b) Capacitación especializada en materias relacionadas con el cargo a desempeñar. c) Experiencia profesional mínima de cinco (5) años, que incluya haber realizado labores asociadas al cargo. d) Experiencia laboral mínima de cinco (5) años, en la Administración Pública y/o Privada. e) Dominio a nivel de usuario de Ofimática. 48

49 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DENOMINACIÓN DE UNID.ORGAN. Nº CAP 0020 CODIGO 342-OCI06 CARGO CLASIFICADO SP-AP CARGO ESTRUCTURADO Secretaria III II. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar la correspondencia que ingresa y emite la Oficina de Control Institucional, velando por su conservación. b) Mantener actualizada la agenda de las reuniones del jefe de la oficina c) Brindar atención a las visitas que requieran entrevistas con el jefe de la oficina d) Redactar y/o procesar de acuerdo a instrucciones, los proyectos de informes, memorandums, oficios o cualquier comunicación que deba realizar el jefe de oficina. e) Realizar llamadas telefónicas y coordinar asuntos referidos a las labores del jefe de la oficina. f) Llevar el control del stock de útiles de la oficina y requerir su renovación cuando sea necesario. g) Coordinar con los Auditores, cuando sea necesario, el control y seguimiento de los documentos que requieran respuesta o atención de los Órganos del IPD, sobre asuntos de control y de la oficina. h) Mantener ordenado y actualizado los archivos de correspondencia interna y externa y velar por su seguridad. i) Las demás que le asigne el jefe de la oficina dentro del ámbito de su competencia. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Jefe de oficina No ejerce mando directo IV. PERFIL DEL CARGO o o o o o Instrucción secundaria completa y título de Secretaria Ejecutiva. Experiencia en la interpretación de idioma (s) requeridos. Experiencia mínima de 3 años, en labores administrativas. Haber desempeñado el cargo de Secretaria II por un período mínimo de 03 años. Conocimiento de Ofimática. ALTERNATIVA: o De no haber título de Secretaria Ejecutiva, poseer certificado de secretariado concluido con estudios no menores de un año. 49

50 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DENOMINACIÓN DE UNID.ORGAN. Nº CAP 0021 CODIGO 342-OCI05 CARGO CLASIFICADO SP-ES CARGO ESTRUCTURADO Auditor IV II. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Dirigir y ejecutar e informar las actividades de Control de carácter preventivo b) Participar en el Planeamiento Específico del Plan Anual de Control y Formular el Informe Trimestral de Cumplimiento del Plan Anual de Control, en los temas de su injerencia. c) Participar como veedor, cuando así lo disponga la jefatura en los procesos o actos que realice la entidad, efectuar visitas inopinadas y evaluar el control interno en las diferentes áreas y dependencias del IPD y otras de carácter preventivo, de acuerdo a la normatividad vigente y a los lineamientos de la política anticorrupción. d) Elevar a la jefatura los informes correspondientes, de las actividades de control realizados teniendo en cuenta los plazos y la forma prevista. e) Orientar la oportuna ejecución de las actividades de control, así como supervisar el avance y cumplimiento de los trabajos asignados al personal de la Unidad teniendo en cuenta los plazos previstos. f) Realizar las demás funciones que le asigne el Jefe del Órgano de Control Institucional. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Jefe de oficina Auditores Técnicos IV. PERFIL DEL CARGO a) Título de Contador Público, Economista, Lic. Administración, Abogado. b) Experiencia profesional mínima de 10 años. c) Capacitación especializada en el área. d) Experiencia laboral de 7 años en auditoria. e) Conocimiento de Ofimática. 50

51 I. DENOMINACIÓN DEL CARGO DENOMINACIÓN DEL ORGANO ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DENOMINACIÓN DE UNID.ORGAN. Nº CAP CODIGO 342-OCI05 CARGO CLASIFICADO SP-ES CARGO ESTRUCTURADO Auditor III II. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Intervenir como Auditor encargado en las actividades y acciones de Control, que le son encomendadas actuando dentro del marco de la normatividad vigente. b) Mantener informado al Jefe de Comisión y/o supervisor, respecto de los resultados de las actividades y acciones de control encargadas. c) Emitir y proyectar los informes correspondientes, para la supervisión de la calidad por parte del Jefe de comisión y/o supervisión, actuando dentro del marco de la normatividad vigente. d) Verificar que los papeles de trabajo que sustentan los informes de actividades y acciones de control se encuentren debidamente referenciados, ordenados y sustenten el trabajo de auditor y los informes de control, dentro del marco de la normatividad vigente. e) Participar en la formulación del informe de cumplimiento trimestral del Plan Anual de Control. f) Efectuar las demás labores que tengan que ver con el desarrollo de las actividades y acciones de control programadas y no programadas, según corresponda a la unidad asignada. g) Realizar las demás funciones que le asigne el Jefe de Oficina, dentro del ámbito de su competencia y actuando dentro del marco de la normatividad vigente. III. LINEAS DE AUTORIDAD Depende directamente de: Tiene mando directo sobre: Jefe de oficina Auditor I y II Técnicos IV. PEFIL DEL CARGO a) Título de Contador Público, Economista, Lic. Administración, Abogado. b) Experiencia profesional mínima de 7 años. c) Capacitación especializada en el área. d) Experiencia laboral de 5 años en auditoria. e) Conocimiento de Ofimática. 51