Responsables Firma Fecha Juan González, Paola Salas, Isabel Villagrán, Leonel Villagrán.

Transcripción

1 INDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4. DEFINICIONES 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 7. INDICADORES DE DESEMPEÑO 8. REGISTROS 9. ANEXOS MUNICIPALIDAD Copia Controlada Nº Asignada a: Fecha entrega: Elaborado por do por Aprobado por Responsables Firma Fecha Juan González, Paola Salas, Isabel Villagrán, Leonel Villagrán. Comité de mejora Alcalde (delegación) Curanilahue Municipalidad de

2 CONTROL DE CAMBIOS Rev. Párrafo Modificación Realizada Curanilahue Municipalidad de

3 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento de la calidad es definir el proceso utilizado por la para el pago de facturas. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica cada vez que Bodega recepciona una factura conforme 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Descripción global del proceso de Pagos (Ver anexo 1) Manual de Procedimientos Internos Municipales. 4. DEFINICIONES No aplica. Curanilahue Municipalidad de

4 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO Dueño del proceso: Directora de Finanzas Bodega Adquisiciones Contabilidad Tesorería Finanzas Administrador Control Alcalde Secretario Municipal Registro Inicio Recepción conforme de la factura NOTA 1 Adjuntar documentos a la factura NOTA 2 Realizar devengamiento y confección del decreto NOTA 3 Decreto Revisión de documentació n adjunta al decreto NOTA 4 Proceso de rectificación NOTA 5 Aprue A - 1 -

5 Bodega Adquisiciones Contabilidad Tesorería Finanzas Administrador Control Alcalde A Secretario Municipal Registro Girar Cheque NOTA 6 Revisión NOTA 7 Aprueba? NO SI NOTA 8 NO Aprueba? SI SI Monto hasta $ ? NO NOTA 9 NO Aprueba? SI NOTA 10 NO Aprueba? SI NOTA 11 Entregar Cheque NOTA 12 Oficio Fin - 2 -

6 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO NOTA 1 Recepción conforme de la factura El Encargado de Bodega recibe la factura y coteja que el contenido se haya recepcionado conforme, procede a certificarla y la deriva a la Encargada de Adquisiciones. NOTA 2 Adjuntar documentos a la factura Adquisiciones recepciona la factura conforme enviada desde Bodega Municipal y procede a adjuntar la documentación soportante: Orden de Pedido, Orden de Compra y los antecedentes de la licitación enviándolos a la Administrativa de Contabilidad NOTA 3 Realizar devengamiento y confección del decreto de pago El Administrativo de Contabilidad recepciona la factura conforme desde Adquisiciones y procede a realizar el devangamiento de la factura y confecciona el decreto de pago (Anexo N 2) remitiéndolo a Tesorería. NOTA 4 Revisión de Documentación adjunta al decreto El Tesorero Municipal revisa la documentación adjunta al decreto de pago y resuelve. NOTA 5 Proceso de Rectificación En caso de observaciones en el decreto de pago o los antecedentes adjuntos, el Tesorero Municipal devuelve al decreto de pago al Administrativo de Contabilidad para subsanar lo observado. NOTA 6 Giro de Cheque En caso de no existir observaciones en le decreto de pago, el Tesorero Municipal procede a girar el cheque enviando el documento bancario y el decreto de pago a la Directora de Finanzas. NOTA 7 Revisión y Firma Una vez recepciona el decreto de pago y el cheque desde Tesorería, la Directora de Finanzas procede a revisar la documentación y si no hay observaciones firma el decreto de pago, en caso contrario, lo devuelve a Tesorería para subsanar lo observado. NOTA 8 Si el decreto de pago está correcto y el valor es igual o inferior a $ , lo envía al Administrador Municipal, quien tiene la facultad delegada de firmar por orden del señor Alcalde. Si el decreto de pago está correcto y el valor es igual o superior a $ , lo envía a la Dirección de Control Interna para su revisión y firma. NOTA 9 La Dirección de Finanzas envía a la Dirección de Control Interno el decreto de pago, quien revisa todos los antecedentes del decreto de pago incluido el cheque. Si tiene observaciones devuelve el decreto de pago con la observación pertinente a la Dirección de Finanzas. Si, no tiene observaciones procede a firmar y enviar el decreto de pago al señor Alcalde

7 NOTA 10 El señor Alcalde recepciona de la Dirección de Control Interno el decreto de pago con el cheque respectivo, si está sin observaciones lo firma y envía al Secretario Municipal, en caso contrario lo deriva al Administrador Municipal con la observación pertinente. NOTA 11 Revisión y firma El Secretario Municipal procede a firmar el decreto de pago en calidad de ministro de fe y lo envía a la Tesorería para que proceda a la entrega del cheque. NOTA 12 Entregar Cheque Tesorería Municipal recepciona el decreto de pago con el cheque (Anexo N 3) y procede a enviar el documento. Si el proveedor es de la comuna lo envía directamente al domicilio con una persona de apoyo (Estafeta). Si el proveedor es de fuera de la comuna, el Tesorero procede a confeccionar un sobre para el envío del cheque haciendo entrega a la Secretaría de Finanzas, quien a su vez lo entrega a la Secretaría de la Oficina de Partes para su despacho a través de Correos de Chile u Oficina de Chilexpress

8 7. INDICADORES DE DESEMPEÑO EFICACIA Nombre del Indicador: Cumplimiento de los plazos legales de pago Descripción: Medición de tiempo en realizar el pago desde la recepción en bodega o en contabilidad hasta envío de cheque en un plazo de 30 días. Formula: Número de facturas con cumplimiento en los plazos comprometidos Número de facturas recibidas en el periodo Periodo de medición: 60 días Responsable de la medición: Directora de finanzas Fuente de información: Adquisiciones y libro de despacho EFICIENCIA Nombre del Indicador: Número de Errores de proceso Descripción: Mide la cantidad de errores Formula: Número de cheques devueltos Cantidad de cheques emitidos en el periodo Periodo de medición: 60 días Responsable de la medición: Directora de finanzas Fuente de información: Sistema de tesorería y libro de correspondencias.. 8. REGISTROS Nombre del Registro Responsable del Registro Lugar de Archivo Decreto de Pago Tesorero Municipal Tesorería Municipal Oficio Tesorero Municipal Tesorería Municipal 8. ANEXOS Anexo Nº1: Descripción global del proceso de Pagos Anexo Nº2: Decreto de Pago Anexo N 3: Oficio Tipo

9 ANEXO Nº1 Descripción global del proceso de Pagos Nombre del Proceso: Pagos Tipo de Proceso: Apoyo. Objetivo del proceso: Cancelación de compromisos financieros Dueño del proceso: Dirección de finanzas Límite inicial: Recepción de factura y/o documento que amerite pago Límite final: Recepción conforme del pago. PROVEEDORES Proveedores externos Direcciones municipales Organizaciones comunitarias (FONDEVE) CLIENTES Proveedores externos Direcciones municipales Organizaciones comunitarias (FONDEVE) ENTRADAS Certificados de recepción conforme del bien y/o servicio Factura PROCESO RECURSOS Capital Humano Equipamiento (Soporte informático) Legislación Infraestructura PRODUCTOS Cheque y/o transferencia - 6 -

10 Anexo Nº2: Decreto de Pago - 7 -

11 Anexo N 3: Oficio Tipo