PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO POSTULACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE SUBSIDIOS DE VIVIENDA- FOVIS

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1 g PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO POSTULACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE SUBSIDIOS DE - FOVIS Depenncia Generadora: Área Página OBJETIVO Establecer las actividas para la postulación y adjudicación l subsidio vivienda FOVIS. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplicará al Área. 3. FUNCIONES Comité : Evaluar y aprobar los Subsidios. Jefe Área : Elaborar el cronograma anual postulación Fovis. Establecer fechas convocatorias. Convocar y participar en el Comité para evaluar y aprobar los subsidios. Firmar el Acta. Auditor Interno y/o Auditor Soporte (Auditoria Interna): Auditar la lista postulantes preseleccionados y los documentos soporte. Revisoría Fiscal: Realizar revisión selectiva las carpetas postulaciones al subsidio vivienda. Oficina (Área ): Suministrar información al afiliado. Entregar al afiliado el formulario inscripción para postulantes al Subsidio Familiar. (Área ): Tramitar la convocatoria l Subsidio Familiar. Recibir el formulario inscripción para postulantes al Subsidio Familiar. Revisar las carpetas con el formulario y los documentos soporte. Organizar las carpetas alfabéticamente. Digitar en el sistema la información l postulante y su núcleo familiar. Revisar y verificar la información recibida en el listado cruce cédulas. Establecer en el sistema la calificación individual. Generar la lista postulantes preseleccionados. Entregar a Contabilidad General el acta asignación y renuncias al Subsidio vivienda. Generar e imprimir el listado general postulantes preseleccionados al Subsidio. Generar el listado subsidios asignados y rechazados. Generar e imprimir las cartas asignación dirigidas a las personas favorecidas l subsidio 4. DEFINICIONES Subsidio Familiar : El Subsidio Familiar que trata el Decreto , el Decreto y Decretos modificatorios, es un aporte estatal en dinero que se otorga por una sola vez al beneficiario, sin cargo restitución por parte éste, que constituye un complemento su ahorro, para facilitarle la adquisición, construcción o mejoramiento una solución vivienda interés social. ELABORÓ Vo. Bo. Jefe Área Calidad REVISÓ Comité s AUTORIZÓ Director Administrativo APROBÓ Consejo Directivo Cargo: Jefe Área Nombre: Carlos Mesa Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Orlando Nombre: Gregory. Barbosa Corporativa Solano Novoa Enrique Martínez Solis Nombre: Oscar Alejandro Nombre: Jaime Alejandro Osorio Cruz Delgado Cifuentes DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 Depenncia Generadora: Área Página DESARROLLO 1. Elaborar el cronograma postulaciones FOVIS y efectuar apertura convocatoria. 2. Suministrar información, presentar certificado ahorro previo. Elaborar el cronograma anual postulación FOVIS, establecer las fechas las convocatorias. A través un folleto informativo editado por el Área Publicidad, se hace conocer la convocatoria. Suministra la información al afiliado en relación con los requisitos para la entrega l formulario con miras a la postulación al subsidio Familiar. El afiliado presenta al Oficina la certificación l ahorro previo en las siguientes modalidas: a) Cuentas ahorro programado para la vivienda. b) Cuentas ahorro programado contractual para la vivienda con evaluación favorable previa. c) Aportes periódicos ahorro. d) Cuota inicial. e) Cesantías. f) Lote terreno. Si estos documentos cumplen con lo requerido, se proce a entregar al afiliado el formulario inscripción para postulantes al subsidio familiar vivienda, y se le asignara cita para realizar la postulación. Jefe Oficina 1. Cronograma postulaciones. 2. Folleto informativo. 3. Certificado ahorro programado para la vivienda. 4. Certificado cuentas ahorro programado contractual para la vivienda con evaluación favorable previa. 5. Certificado aportes periódicos ahorro. 6. Certificado cuota inicial. 7. Certificado Cesantías. 8. Certificado lote terreno. 9. Formulario Inscripción para Postulantes al Subsidio Familiar.

3 Depenncia Generadora: Área Página Recibir, revisar, organizar carpetas y generar listado 4. Generar listado postulantes, revisar, validar información l listado cruce cedulas y calificar postulantes en aplicativo FOVIS. Recibe el formulario inscripción para postulantes al Subsidio Familiar : Revisa el formulario con todos los documentos soporte que cumplan los requisitos, diligencia el sprendible y lo entrega al afiliado, si presenta algún faltante o inconsistencia en los documentos son vueltos al afiliado postulante para que realice los ajustes solicitados y los presente nuevamente. Archiva el formulario y los documentos en una carpeta individual. Le coloca a la carpeta los apellidos y nombres l afiliado postulante. Una vez terminado el plazo la entrega documentos organiza las carpetas alfabéticamente y digita en Fovis la información los postulantes, genera un listado con los números las cédulas las personas mayores edad l grupo familiar, para realizar el cruce Carga y procesa el archivo número cédulas l postulante y mayores l grupo familiar en la página Web l Ministerio Ambiente, y Desarrollo Territorial y scarga el archivo respuesta. Revisa y verifica la información recibida en el listado cruce Validar información los postulantes en el aplicativo Fovis. Ingresa al aplicativo FOVIS, localiza por el número proceso y se califican los postulantes. El sistema termina la calificación. Genera en el sistema el reporte calificación general postulantes preseleccionados. Lo imprime. Envía a Auditoria Interna el listado con las carpetas que contienen el formulario y los documentos soporte. 10. Listado cruce cédulas por el Ministerio. 11. Reporte calificación individual. 12. Listado general postulantes preseleccionados.

4 Depenncia Generadora: Área Página Auditar carpetas con documentos y el listado general postulantes pre seleccionados. 6. Convocar al Comité. 7. Evaluar, aprobar y remitir acta asignación l Subsidio a Contabilidad General. 8. Generar listados Subsidios asignados y postulantes que no cumplen requisitos. 9. Generar cartas asignación. Revisa el listado postulantes preseleccionados frente a los formularios y documentos soporte tal forma que permita establecer que se están cumpliendo las normas externas e internas vigentes. Si se encuentra alguna no conformidad, le comunica al funcionario l Área, para que se efectúen las correcciones respectivas y le entrega las carpetas y los documentos correspondientes. Nota: Una vez Auditoria Interna realiza la revisión las carpetas los postulantes al subsidio vivienda, se envían al Área para ser remitidas a Revisoría Fiscal para hacer una revisión selectiva. Convoca al Comité, a la reunión para evaluar y aprobar los subsidios vivienda: Director Administrativo, Jefe la Subdirección Programas Sociales, Jefe, Auditor Interno, Asesor Jurídico y Revisoría Fiscal. Evaluar y aprobar los postulantes al Subsidio, Entregar a Contabilidad General el acta asignación. Genera e imprime un listado subsidios asignados y otro los postulantes que no cumplieron con los requisitos, se ubica los listados en cartelera. Genera e imprime las cartas asignación dirigidas a las personas favorecidas en el otorgamiento l Subsidio y las invita a reunión para la entrega las mismas. S INTERRESADA Auditor Interno Auditor Soporte Comité Jefe 13. Oficio convocatoria. 14. Acta l Comité. 15. Listado subsidios asignados. 16. Listado postulantes que cumplen con los requisitos. 17. Carta asignación.

5 Depenncia Generadora: Área Página RELACIONADOS No. INFORMACION GENERAL Código l Registro 1. Formato Libre Presentación ( Marque con una x) Título l Registro Físico Electrónico Cronograma postulaciones Depenncia Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación X Área Archivo 2. Formato Libre Folleto informativo X Área Archivo 3. Formato Externo 4. Formato Externo 5. Formato Externo Certificado Ahorro Programado para la vivienda Certificado cuentas ahorro programado contractual para la vivienda con evaluación favorable previa Certificado aportes periódicos ahorro X X Área Área Carpeta Carpeta X Área 6. Formato Externo Certificado cuota inicial X Área 7. Formato Externo Certificado Cesantías X Área Carpeta 8. Formato Externo Certificado lote terreno X Área 9. PD F01 Formulario inscripción para postulantes l Subsidio Familiar X Área Archivo 10. Formato Libre Listado cruce cédulas X Área Servidor 11. Formato Libre 12. Formato Libre Reporte calificación individual Listado General Postulantes preseleccionados X X Área Carpeta /Servidor X Área Servidor 13. Formato libre Oficio convocatoria X Área 14. Formato Libre Acta l Comité X Área Archivo 15. Formato Libre 16. Formato Libre Listado subsidios asignados Listado postulantes que no cumplen con los requisitos X X Área X X Área Archivo/ Servidor Archivo/ Servidor 17. Formato libre Oficio convocatoria X Área Responsable (Cargo) Indización Alfabético Numero Calificación Calificación Tiempo