MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDOS DE CAJA CHICA

Transcripción

1 Página de 4

2 Página 2 de 4 INDICE Contenido Página Introducción 3 I. Objetivo 3 II. Alcance del Manual 4 III. Unidad Responsable 4 IV. Abreviaturas y Definiciones 4 V. Responsable de la revisión de las normas y de los procedimientos 5 VI. Revisión de las Normas y de los Procedimientos 6 VII. Base Legal y Administrativa 6 VIII. Documentos Aplicables 7 IX. Normas Generales 8 X. Normas Específicas 0 a) De la Constitución de los Fondos de Caja Chica 0 b) Del Manejo de los Fondos c) De la Reposición de los Fondos 7 d) Del Finiquito del Fondo de Caja Chica 8 XI. Lista de Distribución 20 XII. Descripción de los Procedimientos 2 XIII. Anexos 27

3 Página 3 de 4 INTRODUCCIÓN La Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información a través de su Dirección de Organización y Sistemas conjuntamente con la Oficina de Administración y Finanzas, Dirección de Finanzas, han elaborado el presente Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica, el cual regulará y controlará el proceso de constitución, manejo, reposición y finiquito de los Fondos de Caja Chica que se autoricen a los Funcionarios (as) del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, bajo los parámetros establecidos en las presentes normas y procedimientos. El presente Manual es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por las unidades administrativas creadas para tales fines. Tomando en consideración lo señalado, el Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso ejecutado en el Ministerio del Poder Popular para el Deporte. I. OBJETIVO Establecer las normas y estandarizar las actividades del proceso de constitución, manejo, reposición y finiquito de los Fondos de Caja Chica que se autoricen a los Funcionarios (as) del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, bajo los parámetros establecidos en las presentes normas. Sirviendo a los interesados como guía en la realización de los trámites administrativos al hacer explícito el procedimiento para su gestión estableciendo los procedimientos internos para la ejecución del gasto, bajo criterios de racionalidad, austeridad y transparencia en el uso de los recursos.

4 Página 4 de 4 II. ALCANCE DEL MANUAL El Manual de Fondos de Caja Chica, es de observancia general para todas las unidades administrativas del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la materia; y en los términos de las normas contenidas en el presente documento. III. UNIDAD RESPONSABLE La unidad administrativa responsable del presente procedimiento es la Oficina de Administración y Finanzas a través de la Dirección de Finanzas. IV. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES A) Abreviaturas: LOAFSP: Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. MINDEPORTE: Ministerio del Poder Popular para el Deporte. OAF: Oficina de Administración y Finanzas. OSTI: Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información. SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria. U.T.: Unidad Tributaria.

5 Página 5 de 4 B) Definiciones: Caja Chica: Constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines Institucionales; que por su naturaleza no ameritan la elaboración de una Orden de Compra u Orden de Servicio. Responsable y/o Custodio del Fondo de Caja Chica: El (la) Director (a) General de la unidad administrativa con Fondo de Caja Chica, cuyas competencias le asignan responsabilidades para el manejo, tramitación, control y aprobación de erogaciones en efectivo. Unidades Administrativas: En las presentes normas y procedimientos, se refiere a la Dirección del Despacho, Despachos de los Viceministros, Direcciones Generales y Oficinas que conforman al Ministerio del Poder Popular para el Deporte. Unidad Tributaria: Es el valor del bolívar a los efectos tributarios, presupuestarios y administrativos, vigente al º de enero del respectivo ejercicio económico financiero. V. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información del presente procedimiento y sus respectivas normas es el (la) Director (a) General de la Oficina de Administración y Finanzas conjuntamente con el responsable del proceso.

6 Página 6 de 4 VI. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS El procedimiento deberá revisarse cuando menos una vez al año o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el sistema administrativo y operativo del Ministerio del Poder Popular para el Deporte. VII. BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha 26 de marzo de Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha 7 de diciembre de 200. Decreto con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificación de Trámites Administrativos publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.89(Extraordinario) de fecha 3 de julio de Ley de Presupuesto del ejercicio económico vigente. Reglamento Nro. de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.78 (Extraordinario) de fecha 2 de agosto de Decreto Nº Instructivo Presidencial para la eliminación del gasto suntuario o superfluo en el Sector Público Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha 25 de marzo de 2009.

7 Página 7 de 4 Providencia Administrativa Nº 0257 de fecha 9 de agosto de 2008, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT). Providencia Administrativa del SENIAT, mediante la cual se designan a los Entes Públicos como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial de fecha 28 de febrero de Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. Ministerio de Economía y Finanzas, Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Vigente en el ejercicio económico financiero. VIII. DOCUMENTOS APLICABLES Formulario Constitución del Fondo de Caja Chica FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/0/08-09 Formulario 2 Adelanto de Efectivo FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/02/08-09 Formulario 3 Ejecución del Fondo de Caja Chica FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/03/08-09 Formulario 4 Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/04/08-09 Formulario 5 Reintegro a Funcionarios con Cargo al Fondo de Caja Chica FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/05/08-09

8 Página 8 de 4 IX. NORMAS GENERALES 9.. El (la) funcionario (a) responsable de cada unidad administradora que tenga a su cargo el manejo de un fondo en anticipo podrá autorizar el funcionamiento de uno o más Fondos de Caja Chica El Fondo de Caja Chica tendrá una asignación máxima de hasta DOSCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.) y su reposición deberá ser tramitada por el funcionario responsable de su manejo, una vez se haya utilizado, al menos, el 75% del monto total autorizado El Fondo de Caja Chica, sólo podrá utilizarse para la adquisición y cancelación en efectivo de bienes y servicios indispensables para garantizar el funcionamiento de las unidades administrativas del Ministerio, que en razón a su inmediatez deban realizarse y no justifiquen la elaboración de una Orden de Compra o de Servicio Cuando las necesidades de manejo de Caja Chica así lo requieran, los funcionarios responsables de Fondos de Cajas Chicas depositarán los fondos en una cuenta bancaria a nombre de la respectiva Unidad, la cual se abrirá previa autorización de la Oficina Nacional del Tesoro Los gastos a realizarse con cargo al Fondo de Caja Chica, deben corresponderse estrictamente con las partidas presupuestarias incluidas en el Presupuesto de Gastos del Ministerio, correspondientes a la Materiales, Suministros y Mercancías; y a la Servicios no Personales No podrán ser adquiridos con cargo a los Fondos de Caja Chica, ningún tipo de artículo y/o equipo, tipificado o que califique como Bien Nacional, cuya imputación presupuestaria se corresponda con la partida 4.04 Activos Reales, en dichos casos, la adquisición debe ser canalizada a través de la Dirección de Administración mediante una Orden de Compra.

9 Página 9 de No podrá cancelarse con cargo a los Fondos de Caja Chica, ninguno de los conceptos de viático, por cuanto los mismos deben regirse por lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes aprobado por el Ministerio del Poder Popular para el Deporte El Fondo de Caja Chica no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras y/o servicios mayores, que excedan los límites establecidos en las presentes normas Podrán constituirse de manera excepcional, Fondos de Caja Chica para atender conceptos de gastos específicos, como: viáticos, mantenimiento de vehículos, etc.; en cuyo caso la autorización de la constitución del Fondo será otorgada en Punto de Cuenta, por la (el) Ciudadana (o) Ministra (o); después de lo cual se seguirá el trámite administrativo establecido en las presentes normas La operatividad de estos fondos debe estar en consonancia y contemplar las normas y procedimientos vigentes en el Ministerio que regulan el desarrollo y niveles de autorización de los gastos asociados a dichos conceptos específicos. 9.. Los conceptos de gasto relacionados en la Constitución como en la reposición del Fondo de Caja Chica, deben estar ajustados a los códigos y conceptos que contempla el Clasificador Presupuestario emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) y vigente en cada ejercicio económico financiero En ningún momento, las unidades administrativas a las cuales se le autoricen Fondos de Caja Chica deben pretender solapar las funciones de la Dirección de Administración y/o de Servicios Básicos El cierre y finiquito del Fondo de Caja Chica deberán efectuarse en las circunstancias y bajo los parámetros definidos en las presentes normas

10 Página 0 de A los efectos del seguimiento y control, el Funcionario Responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, debe llevar un Expediente que contenga copia de todo el movimiento del Fondo, desde su constitución y manejo hasta su finiquito La Auditoría Interna, de conformidad con sus funciones, practicará auditorias a los Fondos de Caja Chica cuando lo estime conveniente. X. NORMAS ESPECÍFICAS 0.. DE LA CONSTITUCIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA 0... El Fondo de Caja Chica tendrá una asignación máxima de hasta DOSCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (200 U.T.), de las cuales podrán disponer las Unidades Administrativas del Ministerio que lo requieran, previa solicitud debidamente justificada, formulada ante la Oficina de Administración y Finanzas A los fines establecidos en el numeral anterior, el funcionario facultado para formalizar la constitución de los Fondos de Caja Chica, para las unidades administrativas que lo soliciten es el (la) Director(a) General de la Oficina de Administración y Finanzas Para los funcionarios responsables de Fondos de Caja Chica deberá constituirse caución suficiente, otorgada por una empresa bancaria o de seguro, de conformidad con la normativa legal que rige la materia Las unidades administrativas del Ministerio que requieran la apertura de un Fondo de Caja Chica deberán efectuar la solicitud ante la Oficina de Administración y Finanzas, utilizando el Formulario "Constitución de Fondo de Caja Chica", en el cual se debe indicar: Justificación Funcionario responsable del Fondo de Caja Chica

11 Página de 4 Monto solicitado Sub partidas específicas que requiere movilizar La Dirección de Finanzas, procederá al análisis de la solicitud para su aprobación. Dicha decisión será notificada por la Oficina de Administración y Finanzas a la Unidad solicitante DEL MANEJO DE LOS FONDOS El monto máximo de cada factura a cancelar con cargo al Fondo de Caja Chica no podrá ser superior a VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS (20 U.T) Los Fondos de Caja Chica que administren Directores (as) Generales autorizados (as) para tal fin, cancelaran gastos para cubrir eventualidades estrictamente institucionales, y el mismo será imputado utilizando como referencia el Clasificador Presupuestario Vigente en cada ejercicio presupuestario En el caso que la atención de un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica requiera de adelanto de fondos a funcionarios (as), deberá utilizarse el Formulario "Adelanto de Efectivo", el cual no podrá ser usado para efectuar la reposición del Fondo de Caja Chica; a tal efecto, el gasto deberá justificarse con las facturas y comprobantes respectivos, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de la entrega del dinero en efectivo, por parte del Funcionario (a) a quien se le hizo el adelanto de efectivo, ante el Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica Los pagos realizados contra el Fondo de Caja Chica deberán estar amparados por los documentos originales que soportan los correspondientes gastos.

12 Página 2 de Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soportan la movilización del Fondo de Caja Chica deben estar escritos a máquina o con bolígrafo, en letra legible y en tinta de un solo color, sin tachaduras o enmiendas que puedan poner en duda su contenido o legitimidad; emitidos a nombre del MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL DEPORTE, y colocar el RIF Nº: G ; debiendo tener especificado en forma clara el concepto que lo origina, la cantidad y precio total Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soporten un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica, deben cumplir con las disposiciones establecidas en la Providencia Administrativa Nº 0257 de fecha 9/08/08, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, SENIAT, a saber: a) Requisitos de las Facturas elaboradas en Formatos o Formas Libres:. Contener la denominación "Factura". 2. Numeración consecutiva y única. 3. Número de control pre-impreso en la Factura. 4. Total de los números de control asignados, expresados: "desde el Nº hasta el Nº ". 5. Nombre y Apellido o Razón Social, domicilio fiscal y número de RIF del emisor. 6. La expresión "Contribuyente Formal" o "No sujeto al Impuesto al Valor Agregado", según sea el caso.

13 Página 3 de 4 7. Fecha de emisión constituida por ocho dígitos (DD MM AAAA). 8. Nombre y Apellido o Razón Social, y número de RIF del adquirente del bien o receptor del servicio. (Según lo estipulado en el Numeral 7.4 de las presentes normas) 9. Descripción de la venta o de la prestación del servicio indicando cantidad y monto. 0. Podrá omitirse la cantidad en prestaciones de servicio que por sus características no pueda expresarse.. Si se trata de bienes o servicios exentos o exonerados del IVA, deberá aparecer al lado de la descripción o precio el carácter E, separado de un espacio en blanco y entre paréntesis (E). 2. Indicación de los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio, descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste. 3. Especificación del monto total de la base imponible, discriminada por alícuota indicando porcentaje. 4. Especificación del monto exento o exonerado. 5. Especificación del monto del IVA, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje. 6. Indicación del valor total de la venta. 7. Contener la frase "sin derecho a crédito fiscal" en las copias de las facturas.

14 Página 4 de 4 8. Constar ambas cantidades en la factura, cuando se trata de operaciones gravadas expresadas en moneda extranjera y su equivalente en bolívares. 9. Razón social y Nº de RIF de la imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa de autorización. 20. Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho (8) dígitos. b) Requisitos de la Factura emitida a través de la Máquina Fiscal:. Contener la denominación "Factura". 2. Nombre y Apellido o Razón Social, domicilio fiscal y número de RIF del emisor. 3. La expresión "Contribuyente Formal" o "No sujeto al Impuesto al Valor Agregado", según sea el caso. 4. Numeración consecutiva y única. 5. Hora y fecha de emisión. 6. Descripción de la venta o de la prestación del servicio indicando cantidad y monto. 7. Si se trata de bienes o servicios exentos o exonerados del IVA, deberá aparecer al lado de la descripción o precio el carácter E, separado de un espacio en blanco y entre paréntesis (E). 8. La descripción del bien o servicio debe estar separada por un carácter en blanco de su precio.

15 Página 5 de 4 9. Indicación de los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio, descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste. 0. Especificación del monto total de la base imponible, discriminada por alícuota indicando porcentaje.. Especificación del monto del IVA, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje. 2. Constar ambas cantidades en la factura, cuando se trata de operaciones gravadas expresadas en moneda extranjera y su equivalente en bolívares. 3. Indicación del valor total de la venta, precedido de la palabra TOTAL. 4. Logotipo fiscal seguido del Número de Registro de la Máquina Fiscal al final de la factura en una misma línea, con al menos tres (3) espacios de separación Atendiendo a la disposición legal que rige la materia, no se practicará la retención del IVA cuando se trate de la adquisición de materiales, suministros o servicios no personales a ser pagados con cargo al Fondo de Caja Chica; siempre que el monto de cada operación no exceda de veinte unidades tributarias (20 U.T.) No se deberán aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea Varios o alguna palabra genérica; ya que ello impide determinar la imputación presupuestaria a la cual se cargará el monto respectivo En caso de presentar facturas por concepto de comidas elaboradas, deben venir acompañadas de una justificación avalada por el Director (a) de la Unidad.

16 Página 6 de En los casos que el objeto de la compra no refleje con claridad la utilidad que se le dará al mismo en función de los intereses institucionales, deberá expresarse al dorso de la Factura o en hoja anexa, la explicación de su uso o utilidad y la Unidad que lo recibe, y estampar la firma del Director (a) General del área correspondiente Toda factura, recibo o comprobante deberá estar conformado por el funcionario responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, tener asentado el sello de la correspondiente Unidad y estar inutilizados con el sello de PAGADO; los mismos se mantendrán archivados temporalmente hasta la fecha de la reposición del Fondo Cuando se reintegre a un (a) Funcionario (a) el monto de un gasto causado para atender intereses institucionales, éste deberá consignar ante el responsable del Fondo de caja Chica la factura respectiva, ajustada a los términos expresados en las presentes normas; y deberá firmar el Formulario "Reintegro a Funcionarios con cargo al Fondo de Caja Chica", como constancia de habérsele reintegrado el monto respectivo El (la) beneficiario (a) del reintegro, según lo señalado en el numeral anterior, podrá autorizar por escrito a otro (a) Funcionario (a), para hacer el retiro del monto en efectivo solicitado, ante el (la) Funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica Cuando una Unidad, por causas justificadas, no pueda ajustarse a las partidas presupuestarias autorizadas en la constitución de su Fondo de Caja Chica, deberá tramitar ante la Oficina de Administración y Finanzas las facturas correspondientes, para que sean cancelados dichos gastos a través de la Caja Chica de la citada Oficina o solicitar el reintegro de los mismos La movilización de los Fondos de Caja Chica deberán relacionarse en el formulario "Ejecución de Fondos de Caja Chica" debidamente

17 Página 7 de 4 firmado por el funcionario (a) responsable de su manejo DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS 0.3. La reposición del Fondo de Caja Chica será tramitada por el funcionario responsable de su manejo, una vez que se haya utilizado, al menos, el 75% del monto total autorizado Para proceder a la reposición de los Fondos de Caja Chica la unidad administrativa autorizada para el manejo de Fondos de Caja Chica deberá solicitar ante la Dirección de Finanzas la reposición del fondo a nombre del funcionario (a) responsable del manejo del Fondo de Caja Chica; y a la misma se anexará:. Formulario de "Ejecución de Fondos de Caja Chica" debidamente llenado y suscrito por los Funcionarios autorizados. 2. Originales de las facturas, recibos y comprobantes que respaldan el gasto relacionado en el Formulario antes señalado. 3. Formulario "Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica" Las Facturas, recibos y comprobantes utilizados para rendir el gasto causado, con las cuales se solicite la reposición del Fondo de Caja Chica, deben estar debidamente ordenadas; colocada la justificación respectiva en los casos que lo requieran; firmadas por el funcionario responsable del Fondo; y colocada la imputación presupuestaria a la cual se cargó el gasto.

18 Página 8 de DEL FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA El finiquito del Fondo de Caja Chica deberá efectuarse en dos ocasiones: a) Al finalizar el ejercicio económico-financiero b) En caso de sustituirse el Funcionario Responsable A los fines del citado finiquito, el Funcionario (a) Responsable del Fondo de Caja Chica deberá remitir a la Dirección de Finanzas la documentación mencionada en el numeral de las presentes Normas, debiendo indicar expresamente, que la solicitud se corresponde con un: FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA Si para el momento del Finiquito del Fondo, al preparar el "Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica", existiera un diferencial no gastado, dicho monto deberá depositarse en la Cuenta Corriente de Fondo en Anticipo, cuyo número y Entidad Bancaria será suministrado por la Dirección de Finanzas La copia del formulario de depósito validado, firmado y sellado por el Entidad Bancaria deberá agregarse a la documentación citada en el numeral 0.3.2, para su remisión a la Dirección de Finanzas y darle el cierre definitivo al Fondo La Dirección de Finanzas analizará la documentación de soporte del Finiquito del Fondo de Caja Chica y preparará notificación para la firma del (de la) Director(a) General de la Oficina de Administración y Finanzas, informando al Funcionario Responsable del Fondo el resultado de dicho análisis. En caso que dicha rendición no estuviera conforme, el Funcionario Responsable del Fondo deberá subsanar las observaciones formuladas.

19 Página 9 de Cuando el proceso de Finiquito del Fondo de Caja Chica obedezca a la culminación del ejercicio económico financiero, el cierre deberá efectuarse a más tardar, el 5 de diciembre de cada año; a excepción del Fondo de Caja Chica constituido en la Oficina de Administración y Finanzas que continuará abierto en lo posible hasta el 3 de diciembre, a los efectos de atender eventualidades de las diferentes unidades administrativas del Ministerio.

20 Página 20 de 4 XI. LISTA DE DISTRIBUCIÓN Ministra (o) Director (a) General Despacho de Ministra (o) Dirección del Despacho Director (a) General Oficina Estratégica de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas Director (a) General Director (a) General Director (a) General Director (a) General Director (a) General Director (a) General Director (a) General Viceministro (a) Consultoría Jurídica Auditoría Interna Oficina de Sistemas y Tecnología de la Información Oficina de Relaciones Interinstitucionales Oficina de Planificación y Presupuesto Oficina de Administración y Finanzas Oficina de Recursos Humanos Despacho de (la) Viceministro (a) de la Actividad Física Director (a) General Dirección General de Masificación y Desarrollo Deportivo Director (a) General Viceministro (a) Director (a) General Director (a) General Dirección General de Actividad física y Recreación Despacho de (la) Viceministro (a) de Deporte de Rendimiento Dirección General de Formación Deportiva Dirección General de Alta Competencia

21 Página 2 de 4 XII. XII. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS a) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Constitución del Fondo de Caja Chica Entradas del Proceso: Solicitud de Constitución del Fondo Salidas del Proceso: Pago según sea el caso CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA Unidad Administrativa. Determina la necesidad de constitución de un Fondo Solicitante de Caja Chica y define el Funcionario designado para su manejo. 2. Llena el Formulario "Constitución del Fondo de Caja Chica" precisando subpartidas presupuestarias que requieren ser utilizadas, monto solicitado y la justificación respectiva. 3. Después de suscrito el Formulario por el nivel de autorización requerido, lo remite a la Oficina de Administración y Finanzas Oficina de Administración y Finanzas 4. Recibe el Formulario y firma copia a la Unidad Administrativa Solicitante a los efectos de su control y seguimiento. 5. El (la) Director (a) General de la Oficina revisa el Formulario y de haber conformidad suscribe el Formulario en la Casilla correspondiente, ordenando con ello el trámite administrativo que se deriva del mismo. 6. Remite el Formulario a la Dirección de Finanzas. Dirección de Finanzas 7. Recibe el Formulario de Constitución, revisa e instruye la Inclusión del Funcionario (a) Responsable del manejo del Fondo, en la Póliza de Fidelidad; el Registro de la operación y emisión del cheque. Dirección de Finanzas/ Grupo de Trabajo encargado de Póliza de Fidelidad Dirección de Finanzas/ Grupo de Trabajo encargado de Emisión de 8. Prepara, solicita suscripción y remisión de Oficio a Empresa de Seguros para incluir Funcionario (a) Responsable del Fondo en Póliza de Fidelidad. 9. Recibida respuesta de inclusión de la Empresa de Seguros, alimenta el expediente respectivo, a los efectos de control. 0. Realiza los registros contables y de control que proceden según el tipo de pago.. Emite el cheque por el monto de la Constitución del

22 Página 22 de 4 Pagos Unidad Administrativa Solicitante Fondo. 2. Ubica las firmas autorizadas que suscriben el cheque. 3. Notifica al Beneficiario (a). 4. Recibe cheque y procede al cobro del mismo. 5. Incorpora copia del cheque al Expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo.

23 Página 23 de 4 XII. b) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Reposición del Fondo de Caja Chica Entradas del Proceso: Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica Salidas del Proceso: Pago para reponer el Fondo de Caja Chica por la cantidad solicitada Unidad Administrativa Solicitante Dirección de Finanzas Dirección de Finanzas/ Grupo de Trabajo encargado de Emisión de Pagos REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA. Inicia trámite de reposición, al consumirse el 75% del Fondo asignado, a los efectos de que no se agote la disponibilidad del mismo. 2. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica y llena los Formularios relacionados con su manejo y reposición. - Ordena Facturas en función de la imputación presupuestaria. - Llena y suscribe Formulario "Ejecución de Fondos de Caja Chica". - Llena y suscribe Formulario "Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica". 3. Remite documentos originales a la Dirección de Finanzas y se queda con copia, para alimentar el Expediente de seguimiento y control que reposa en la Unidad. 4. Recibe documentos de Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica, revisa e instruye revisión y registro del gasto. 5. Recibe y revisa los documentos y trámites realizados, a los efectos de verificar el cumplimiento de la norma legal y procedimientos internos. 6. Realiza los registros contables y de control que proceden según el tipo de gasto. 7. Emite el cheque por el monto de la Reposición del Fondo. 8. Ubica las firmas autorizadas que suscriben el cheque. 9. Notifica al Beneficiario (a). 0. Recibe cheque y procede al cobro del mismo.

24 Página 24 de 4 Unidad Administrativa Solicitante. Incorpora copia del cheque al Expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo.

25 Página 25 de 4 XII. c) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Finiquito del Fondo de Caja Chica Entradas del Proceso: Solicitud de Finiquito del Fondo Salidas del Proceso: Otorgamiento de Finiquito FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA Unidad Administrativa. Inicia trámite de Finiquito del Fondo, atendiendo a Solicitante cualquiera de los supuestos establecidos en las presentes normas, para proceder en estos casos. Dirección de Finanzas Dirección de Finanzas/ Grupo de Trabajo encargado de Emisión de Pagos 2. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica y llena los Formularios relacionados con su manejo: - Ordena Facturas en función de la imputación presupuestaria. - Llena y suscribe Formulario "Ejecución de Fondos de Caja Chica". - Llena y suscribe Formulario "Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica", haciendo la indicación en la casilla Nº 8 del Formulario que se corresponde con el FINIQUITO del Fondo. 3. Remite documentos originales a la Dirección de Finanzas y se queda con copia para alimentar el Expediente de seguimiento y control que reposa en la Unidad. 4. Recibe documentos de Solicitud de Finiquito del Fondo de Caja Chica, revisa e instruye revisión y registro del gasto. 5. Recibe y revisa los documentos y trámites realizados, a los efectos de verificar el cumplimiento de la norma legal y procedimientos internos. 6. Realiza los registros contables y de control que proceden según el tipo de gasto. 7. Prepara Memorando de Notificación para la firma de Director (a) General de la Oficina de Administración y Finanzas, en el cual se expresa el Finiquito del Fondo o las observaciones que deben ser atendidas por el (la) Funcionario (a) Responsable del mismo. Oficina de Administración 8. Recibe Memorando de Notificación dirigido al