Norma Tecnica Colombiana 3393 Elaboración de Documentos Comerciales. Ley 594 de 2000 Ley general de archivos, Art. 14 y Art. 15.

Transcripción

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2 Ley 594 de 2000 Ley general de archivos, Art. 14 y Art. 15. Norma Tecnica Colombiana 3393 Elaboración de Documentos Comerciales. Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único art. 34 Deberes y art. 35 Prohibiciones. Ley 1437 de 2012 El código de procedimiento Administrativo y de lo contencioso exige Gestión Documental que respalde cada actuación administrativa. Acuerdo 042 de 2002 Se establece los criterios para la organización de los Archivos de Gestión en las entidades publicas. Norma Tecnica Colombiana 4436 Papel para Documentos de Archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad. ISO de 2001 Información y Documentación Gestión de documentos. Decreto 2609 de 2012 Por el cual se dictan otras disposiciones en el titulo V de la Ley 594 de 2000 en el Programa de Gestión Documental.

3 Conjunto de políticas para Salvaguardar el Patrimonio Documental de la Unidad, PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Herramienta que se adaptara y ajustara fácilmente a la Unidad para la protección de la Información Racionalización y estandarización de los procesos documentales, brindando contribuir con los funcionarios, entidad y medio ambiente.

4 Normalizar y Estandarizar el que hacer archivístico en la Unidad, durante el ciclo vital de los documentos, flujos de información y Sistemas de Gestión Documental. ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ACTUAR VERIFICAR Evaluación por áreasinconsistenciasplan de mejoramiento. El seguimiento de los procesos y evaluación de los mismos. Desde la producción hasta la disposición final del documento. Elaborar el paso a paso desde la producción tramite conservación. PLANEAR HACER ARCHIVO HISTORICO EL Ciclo PHVA para los Procesos en el P.G.D.

5 CORTO PLAZO MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO 5 Meses 4 Meses 1 año PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ESQUEMA ETAPAS DEL P.G.D. (Creación- Mantenimiento- Difusión Administración) CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES COMITÉ DE ARCHIVO (Capacitación de la Importancia - Mesas de trabajo) INSTRUMENTOS ARCHIVÌSTICOS DEL P.G.D. (CCD TRD-PINAR ID- BT- MP-TCA - DOCMA) PROCESOS DEL P.G.D. (Planeación- Producción Gestión Organización Transferencia Disposición Preservación largo plazo Valoración) ESTRUCTURACION, ESTANDARIZACION Y NORMATIVIDAD EN EL P.G.D. DESARROLLO DE LOS PROCESOS - T.R.D. (Estructuración- Unidades de almacenamiento) AJUSTES Y ESTANDARIZACION EJECUCION DE LOS PROCESOS (Capacitación) APROBACION Y PUBLICACION DEL P.G.D. PLAN DE ARMONIZACION Y CAPACITACION NACIONAL (Sensibilización, seguimiento, DOCMA y Campaña de Cero papel) ACTUALIZACION Y SEGUIMIENTO DEL P.G.D NORMALIZACION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

6 Levantamiento y Análisis de Información recolectada para la elaboración de las TRD para la Unidad. GESTION DOCUMENTAL Circular 004 Julio de 2012 Conformación de Expedientes (En ajuste). Circular 005 Julio de 2012 Instructivo para el desarrollo del Inventario Documental (En ajuste) Contrato de Asesoría con el AGN. Acompañamiento a las áreas en los procesos técnicos del Archivo de Gestión. Capacitación de Archivo en procesos técnicos. Circular 006 Julio de 2012 Transferencia de Documentos (En ajuste). Circular 007 Julio de 2012 Instructivo para Foliación (En ajuste). Circular 008 Agosto de 2012 Instructivo de Préstamo (En ajuste) Guías de Organización de Historias Laborales Guías de Organización de Expedientes Contractuales Guía de Digitalización

7 Producción de la documentación (elaboración de cartas, oficios, actas, resoluciones, memorandos). UNIDAD PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DOCMA Gestión y Tramite (Proceso del flujo de la información una vez se radique en la Unidad, tiempo de respuesta y envió de la misma) información física y electrónica (Sistema de Gestion). Organización en el Archivo de Gestión, Central e Histórico, con la aplicación de las TRD. Actualización, Control, Evaluación, Seguimiento y Plan de mejoramiento.