FONDO DE EMPLEADOS DE EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN REGLAMENTO GENERAL DEL COMITÉ FINANCIERO E INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ

Transcripción

1 FONDO DE EMPLEADOS DE EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN REGLAMENTO GENERAL DEL COMITÉ FINANCIERO E INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ La Junta Directiva del FEPEP, en uso de sus facultades legales y estatutarias, establece el presente Reglamento del COMITÉ FINANCIERO E INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ. TÍTULO I GENERALIDADES ARTÍCULO 1. OBJETO:: Reglamentar el funcionamiento del Comité Financiero y de Administración del Riesgo de Liquidez de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 5 del Decreto 790 de Marzo 31 de 2003 ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN: Es un Comité auxiliar de la Junta Directiva, de carácter permanente y cuya responsabilidad es dinamizar y facilitar el análisis de la gestión en el plano económico y financiero, como tal, actuará como organismo asesor de la Junta Directiva del FEPEP en estos campos. ARTÍCULO 3. SISTEMA DE SELECCIÓN: El procedimiento para la selección de los miembros del Comité será el siguiente: a. La Administración del FEPEP efectuará la respectiva convocatoria. b. Los asociados aspirantes deberán diligenciar el formato de postulación y enviarlo, a más tardar 2 semanas después de la convocatoria. c. Del total de aspirantes que cumplan con los requisitos, la Junta Directiva seleccionará los miembros del Comité. d. El FEPEP, informará todos los asociados la conformación del Comité. TÍTULO II ADMINISTRACIÓN Y CONTROL ARTÍCULO 4. REQUISITOS. Para ser elegido miembro del Comité Financiero e Interno de Administración del Riesgo de Liquidez, se debe cumplir con el siguiente perfil, el cual está establecido por la Junta Directiva: a. Ser asociado hábil

2 Reglamento del Comité Financiero e Interno de Administración del Riesgo de Liquidez b. Asociados que tengan preferiblemente formación profesional (pregrado o posgrado) en áreas financieras y experiencia mínima de 3 años en actividades afines a la labor del Comité. ARTÍCULO 5. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ: El Comité Financiero e Interno de Administración del Riesgo de Liquidez, estará integrado por asociados del FEPEP; cinco (5) principales y dos (2) suplentes numéricos, quienes serán nombrados directamente por la Junta Directiva y ejercerán sus funciones hasta que la Junta lo considere necesario y al menos uno de ellos deberá ser miembro de ésta. Además, hará parte de este Comité una persona designada por la Administración del FEPEP, quien actuará como Secretario(a) y sólo con derecho a voz. Parágrafo 1: El Coordinador deberá ser miembro de la Junta Directiva. Parágrafo 2: Los suplentes reemplazaran a los principales en sus faltas temporales o permanentes. ARTÍCULO 6. REUNIONES: Para el normal cumplimiento de sus funciones, el Comité Financiero e Interno Administración del Riesgo de Liquidez, deberá reunirse de manera ordinaria cada mes y de manera extraordinaria cada vez que se requiera, por algún acontecimiento o necesidad especial, a juicio del Coordinador del Comité. A las reuniones del Comité, podrán asistir libremente los asociados interesados en los temas a considerar. De cada reunión el Secretario del Comité elaborará un acta con todas las formalidades del caso, la cual será firmada por el Coordinador y el Secretario del Comité. ARTÍCULO 7. QUÓRUM: Constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas, la asistencia de la mayoría de los miembros del Comité con derecho a voto, dos de los cuales deberán ser miembros principales. ARTÍCULO 8. MAYORÍAS: Las decisiones del Comité se adoptarán por mayoría de los miembros presentes con derecho a voto. ARTÍCULO 9. CONFIDENCIALIDAD DEL DESARROLLO DE LAS SESIONES. Los asuntos que sean tratados en reunión formal del Comité serán confidenciales hasta cuando se haya dado la aprobación de la respectiva acta. ARTÍCULO 10. FUNCIONES: El Comité Financiero e Interno de Administración del Riesgo de Liquidez, tendrá las siguientes funciones: a. Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para la gestión y administración de riesgos, velar por la capacitación del personal del Fondo en lo referente a este tema y propender por los sistemas de información necesarios. b. Asesorar a la Junta Directiva en la definición de los límites de exposición por todo tipo de riesgo, plazos, montos, monedas e instrumentos y velar por su cumplimiento. c. Propender por el establecimiento de los sistemas de información necesarios. d. Proveer a los órganos decisorios de la entidad de estudios y pronósticos sobre el comportamiento de las principales variables económicas y monetarias y recomendar estrategias sobre la estructura del balance en lo referente a plazos, montos, monedas, tipos de instrumentos y mecanismos de cobertura. e. Presentar a la Junta Directiva y a la Gerencia su recomendación sobre tasas de interés en los negocios activos

3 Reglamento del Comité Financiero e Interno de Administración del Riesgo de Liquidez y pasivos, con base en estudios y análisis debidamente justificados y documentados legal y técnicamente. f. Recomendar a la Junta Directiva las políticas y estrategias para manejar, monitorear y controlar el riesgo de liquidez de conformidad con los principios señalados en las normas sobre la materia. g. Analizar y emitir concepto a la Junta Directiva sobre las propuestas referentes a nuevos servicios, negocios del giro normal e inversiones a mediano y largo plazo, acompañados del respectivo estudio de factibilidad que incluya las proyecciones de Flujo de Caja con base en las cuales se pueda establecer la viabilidad económica y que reúnan condiciones de disponibilidad, seguridad, rentabilidad y cumplimiento de normas legales aplicables al Fondo de Empleados y a la actividad financiera en particular. h. Verificar la gestión integral de la estructura de sus activos, pasivos y posiciones fuera del balance, estimando y controlando el grado de exposición al riesgo de liquidez, con el objeto de protegerse de eventuales cambios que ocasionen pérdidas en los estados financieros. i. Presentar Informe mensual a la Junta Directiva sobre la actividad cumplida, los resultados alcanzados y las recomendaciones o conceptos que estime convenientes de conformidad con los criterios para la evaluación, medición y control del riesgo de liquidez, en los plazos que defina la entidad de vigilancia y control. j. Las demás que guarden relación con el objetivo del Comité y con las normas sobre la administración del riesgo de liquidez, que no estén asignadas a otros órganos. k. Proponer ajustes a la estructura financiera acorde a las políticas y objetivos generales del FEPEP, con miras a consolidar el plan de desarrollo a 10 años. l. Evaluar y sugerir medidas en torno al estado de fuentes y usos, ingresos y gastos e inversión en activos fijos, correspondiente a cada año. m. Controlar que la ejecución presupuestal mensual, se realice de acuerdo con lo proyectado. n. Diseñar mecanismos de control y evaluación permanentes, que permitan ajustar la operatividad del FEPEP a la estructura financiera y planes propuestos para el desarrollo económico. o. Analizar y proponer el 30 de octubre de cada año, el presupuesto, elaborado por la Administración, correspondiente al año siguiente. p. Evaluar y sugerir, respecto a las propuestas de ampliación en la cobertura de auxilios de los diferentes comités. q. Atender las inquietudes que se presenten por parte de los asociados y la Administración, respecto a la aplicación del reglamento de ahorro y crédito. ARTÍCULO 11. FUNCIONES DEL COORDINADOR: El Coordinador del Comité Financiero e Interno de Administración del Riesgo de Liquidez, tendrá las siguientes funciones: a. Promover y coordinar las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité. b. Elaborar y presentar, cuando fuere del caso, los informes o recomendaciones necesarias para la Junta Directiva. c. Velar porque todas las funciones del Comité sean pronta y debidamente cumplidas.

4 d. Presentar al Comité, las solicitudes de estudio y análisis que la Junta Directiva requiera en las áreas de su competencia. e. Las demás funciones propias de su cargo. ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL SECRETARIO: El Secretario del Comité tendrá las siguientes funciones: a. Convocar y confirmar la asistencia de los miembros del Comité, a las respectivas sesiones. b. Previamente a cada sesión, enviar a los miembros del Comité el Orden del Día y demás documentos disponibles para tratar en la respectiva sesión. c. Elaborar las actas de las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité. d. Hacer las correcciones acordadas a las actas, firmar y hacerlas firmar del Coordinador cuando éstas fueren debidamente aprobadas. e. Velar por un adecuado manejo del Archivo de Actas y Documentación del Comité, preservando su seguridad y confidencialidad. f. Las demás funciones propias de este Comité. ARTÍCULO 13. RESPONSABILIDADES: El Comité Financiero e Interno de Administración del Riesgo de Liquidez, tendrá las siguientes responsabilidades: a. Asistir puntualmente a las reuniones y demás actividades programadas, salvo fuerza mayor o razones justificadas, que deberá presentar por escrito y oportunamente al comité. b. Estar dispuestos a recibir la capacitación necesaria para el buen cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. c. Desarrollar un papel de liderazgo entre los asociados y delegados. d. Velar por la preservación de los intereses comunes de los asociados y el FEPEP. e. Respetar en todos sus actos personales y dentro del Comité, las normas éticas que deben regir en todo sentido. f. Velar por que se cumplan en forma oportuna, eficiente y total las instrucciones impartidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria respecto de la evaluación, medición y control del riesgo de liquidez y sobre la adopción de políticas para su eficiente manejo. g. Comprobar que dentro de los manuales y procedimientos internos se tomen en cuenta y se apliquen los principios que sobre el manejo de la liquidez están establecidos en lo Artículos 1º. y 2 del Decreto 790 de Marzo 31 de h. Emitir pronunciamientos, informes, conceptos, observaciones y recomendaciones por escrito, en forma oportuna y debidamente justificados legal y técnicamente a la Junta Directiva y a la Gerencia, sobre todo cuanto corresponda al cumplimiento de sus funciones y verificar las decisiones que con base en ellos sean adoptadas. i. Mantener una constante relación, comunicación e información con los organismos de control y vigilancia, internos y externos, de manera específica con el Revisor Fiscal y la Superintendencia de la Economía Solidaria, para facilitar el logro de resultados positivos y la adopción de las medidas que correspondan a cada uno de estos organismos dentro de la órbita de sus atribuciones y responsabilidades. j. Constatar que se efectúe cada mes la presentación del Informe a la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre el monto y la composición del Fondo de Liquidez, así como el saldo de depósitos y exigibilidades, adjuntando los extractos de cuenta y demás comprobantes que determine

5 dicha Superintendencia, expedidos por la entidad depositaría de los recursos. Este Informe debe estar debidamente validado y auditado por el Revisor Fiscal. Parágrafo: La existencia del Comité Financiero e Internos Administración de Riesgo de Liquidez, no exime de las responsabilidades que en el proceso de medición, evaluación y control de los riesgos tienen la Junta Directiva, el Representante Legal y los demás Administradores del Fondo. ARTÍCULO 14. PERDIDA CALIDAD DE MIEMBRO DEL COMITÉ Un miembro del Comité dejará de serlo cuando: a. Deje de asistir a tres (3) reuniones por año sin causa justificada. b. Pierda la calidad de asociado. c. Presente renuncia voluntaria a la conformación del Comité. ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTO PARA REFORMA DE ESTE REGLAMENTO: Cualquier modificación al presente reglamento deberá ser aprobada por la Junta Directiva. ARTÍCULO 17. VIGENCIA. El presente reglamento entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobación. Parágrafo: Se debe entregar una copia del Reglamento a los integrantes del Comité, para su conocimiento y demás fines pertinentes. NOTA: Este Reglamento fue aprobando por la Junta Directiva del 23 de agosto de 2008, según Acta No.410 y ajustado el 30 de abril de 2016 según Acta N 572 d. Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo, a juicio de la Junta. e. Por decisión de la Junta Directiva. Parágrafo 1: cuando un miembro no sea asociado hábil, no podrá participar de la reunión y no se considera causa justificada ARTÍCULO 15. INTERPRETACIÓN DEL REGLAMENTO: Si se presentan dudas en la interpretación de este Reglamento, o en su aplicación, que puedan ocasionar dificultad para el normal funcionamiento del Comité, estas serán sometidas al concepto de la Junta Directiva, para lo cual se le formulará la solicitud respectiva por escrito, indicando el motivo u origen de la duda a fin de que sea resuelta a más tardar en la reunión ordinaria siguiente de Junta Directiva. En todo caso se tomarán en cuenta las normas vigentes, en especial las que guardan relación con el Decreto 790 de Marzo 31 de 2003 y/o las normas que lo complementen o sustituyan.