Plan. ÁREAS Y ACCIONES DE MEJORA Introducción

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1 ÁREAS Y ACCIONES DE MEJORA Introducción El Modelo EFQM aporta una estructura de análisis, lógica y sistemática, que permite realizar una profunda revisión de la Gestión de la EINA. Tras la Autoevaluación resulta necesario reflexionar sobre las posibles áreas de mejora para priorizarlas y llevar a cabo las acciones oportunas que guíen al centro hacia la excelencia. El objetivo fundamental de la aplicación del Modelo EFQM no es tanto la obtención de una puntuación sino la identificación de las fortalezas y debilidades de la Escuela. Se trata principalmente de examinar a la organización y proponer acciones a implantar que mejoren los servicios de la misma. La Autoevaluación es pues, un punto de partida para comenzar un proceso de mejora continua que permita incrementar la calidad y la eficiencia de la Escuela. Tratando de asegurar la calidad en todas las actuaciones de la EINA se propone la utilización del ciclo PDCA como herramienta para abordar la preparación de los proyectos de mejora sobre los procesos. El ciclo PDCA consta de cuatro pasos: planificar (Plan), hacer (Do), verificar (Check) y actuar (Act). Plan Do Act Check Ilustración 20: Ciclo PDCA Como es lógico, a través de este proyecto fin de carrera solo es posible participar en la primera fase (planificación) de este ciclo ya que únicamente es la dirección de la Escuela quién tiene autoridad para llevar a la práctica las acciones de mejora que se van a proponer. No obstante, la implicación de la dirección y la administración del centro han sido constantes y conscientes de la importancia de su participación, han facilitado toda la información que ha sido necesaria para que este proyecto fin de carrera les resultara de utilidad a la hora de poner en marcha futuras acciones de mejora.

2 Áreas y acciones de mejora propuestas Identificando las debilidades de la Escuela a través de la Autoevaluación y tratando de buscar soluciones a ellas, a continuación se exponen algunas áreas y acciones de mejora siguiendo la estructura del Modelo EFQM. 1- Liderazgo Revisar la misión, visión y valores de la EINA y divulgarlos a todos los grupos de interés. Sugerencias y peticiones. Registrar las relaciones que establece el centro. Necesidad de formalizar de forma rigurosa los sistemas de comunicación. Tabla: Áreas y Acciones de mejora sobre el liderazgo Utilizar la página web del centro para la difusión. Establecer un buzón web donde recoger las recomendaciones y las solicitudes. Elaborar una base de datos con todas las entidades que el centro mantiene relación. Plan de comunicación interno y externo. 2- Política y estrategia Establecimiento de una planificación estratégica de los objetivos de la Escuela. Integrar la mejora continua en todos los procesos del centro. Documentar y elaborar un mapa de procesos. Desarrollo de un plan estratégico. Implantación de un procedimiento de mejora continua. Mapa de procesos. Tabla: Áreas y Acciones de mejora sobre la Política y Estrategia 3- Personas Necesidad de establecer un plan estratégico de RRHH alineado con las normas y procedimientos de la UZ pero propio. Fomentar la participación y obtener información. Formación. Necesidad de definir una política de Plan Establecimiento de sistemas para la formulación de iniciativas, aportaciones y sugerencias. Proponer y llevar a cabo un plan específico de formación en gestión de calidad. Definir un proceso completo

3 reconocimientos ya que en el CPS y que sistematice los la EUITIZ había diferencias. reconocimientos hacia el PDI, PAS y alumnos. Tabla: Áreas y Acciones de mejora sobre la gestión de las Personas 4- Alianzas y recursos Planificar la vida útil de equipos informáticos y establecer un sistema de detección de necesidades de nueva tecnología. Llevar a cabo la medición de la eficacia de los medios de comunicación. Establecer una sistemática en la evaluación y revisión de convenios y alianzas establecidas. Sistematizar un plan económico para todos los recursos necesarios en la Escuela, a medio y largo plazo, con mecanismos e indicadores que garanticen una gestión eficaz. Libro de amortización de equipos informáticos. Base de datos. Tabla: Áreas y Acciones de mejora sobre las Alianzas y Recursos Definir indicadores económicos y financieros que midan la eficacia de la gestión. 5- Procesos Análisis continuo, comparativo que permita observar la evolución de datos e indicadores de procesos clave. Elaborar un mapa de procesos donde se observen claramente las relaciones entre estos. Sistematizar procesos de mejora e innovación en la Escuela. Tabla: Áreas y Acciones de mejora sobre los Procesos Establecer revisiones periódicas de los indicadores establecidos. Mapa de procesos Plan organizativo. 6- R. en los clientes Establecer un proceso sistematizado de medición de la satisfacción de los estudiantes. Recogida metódica de la información. Tratamiento de los datos obtenidos. Puesta en marcha de herramientas específicas para identificar el grado de satisfacción. Establecer un procedimiento que recoja todas las formas de canalizar las quejas y sugerencias de los usuarios. Elaborar informes con los 3

4 principales resultados de las evaluaciones y tomar las medidas oportunas para establecer mejoras. Publicar los informes con datos generales. Tabla: Áreas y Acciones de mejora sobre los Resultados en los Clientes 7- R. en las personas Medición de la satisfacción Fomentar la participación de las personas. Establecer cauces de comunicación sistemáticos para mejorar el nivel de información en sentido vertical y horizontal. Tabla: Áreas y Acciones de mejora sobre los Resultados en las Personas Implantar mecanismos para medir el grado de satisfacción del personal, llevar a cabo la difusión de los resultados y establecer procedimientos con mejoras. Mostar la utilidad de la participación de todas las personas de la organización. Difundir las acciones correctivas que se han tomado a partir de las sugerencias recogidas. Plan de comunicación interna. 8- R. en la sociedad Realizar un informe recopilatorio de las apariciones los medios de comunicación, premios y agradecimientos recibidos. Conocer la valoración del impacto de las actividades de la Escuela en la sociedad y dirigida a los alumnos, PAS, PDI, colaboradores externos y medios de comunicación. Mayor cooperación con otras instituciones y asociaciones para participar en la vida y la cultura local. Definición de indicadores en cuanto a objetivos a alcanzar respecto a la penetración social. Tabla: Áreas y Acciones de mejora sobre los Resultados en la Sociedad Informes actualizados que muestren las apariciones de la escuela en los medios. Establecer encuestas sistemáticas y periódicas. Mayor implicación en asuntos sociales. 4

5 8- R. Clave Mostrar una clara correlación en todos los resultados con tendencias positivas en los indicadores. Desarrollar tendencias positivas en todos los resultados como consecuencia de las acciones de mejora emprendidas. Elaboración de un estudio económico-financiero completo de la Escuela donde se recojan los costes actuales, las inversiones futuras, la distribución de la asignación de recursos etc. Tabla: Áreas y Acciones de mejora sobre los Resultados Clave A lo largo de toda la autoevaluación pero sobre todo en los criterios que hacen referencia a los resultados del centro, se ha echado en falta una base de datos donde se recojan los resultados de los índices de rendimiento de la Escuela y los resultados de las encuestas a los distintos colectivos. Aunque es cierto que toda la información que se ha requerido se ha encontrado, algunos datos estadísticos que muestran la evolución del CPS o la EUITIZ en algunos resultados claves para el Centro ha resultado complicado obtenerlos. Como consecuencia de la fusión de ambos centros, esa información solo la poseen los responsables que anteriormente se encargaban de eso en su organización. Por tanto, aunque es de suponer que, tras este periodo de grandes cambios en el que se encuentra inmersa la EINA, se terminarán agrupando los documentos que se generaron anteriormente en ambos centros, a día de hoy todavía hay que trabajar en ese aspecto. Además se ha detectado que aunque en realidad que se llevan a cabo bastantes encuestas de satisfacción, en la mayoría de las ocasiones el número de respuestas de las mismas es muy bajo. Esto hace que los resultados obtenidos no lleguen a ser significativos. Como solución a esta problemática, sería interesante estudiar qué encuestas son realmente necesarias y a ser posible agruparlas en una sola, para no avasallar al personal y así obtener un índice de participación más alto. Además como alternativa a las encuestas tradicionales se propone el fomentar la utilización del sistema automático de recogida de datos mediante pulsadores que posee la Escuela. De esta forma resultaría mucho más sencilla la obtención de información relativa a la satisfacción, a estudios de tiempo de dedicación etc. Tras identificar a través de la Autoevaluación las causas que originan las debilidades y después de formular distintas acciones de mejora que aumentarían la Calidad de las prestaciones de la Escuela, sería responsabilidad de la dirección de la 5

6 EINA elaborar un Plan de Acciones para poner en práctica las actuaciones que se han propuesto y detallado anteriormente. Un plan de acción elaborado de manera organizada, priorizando y planificando las acciones de mejora y asegurando su implementación y seguimiento, garantiza el incremento de la Calidad. Así pues entre las decisiones que se deberían tomar se encontrarían: - La asignación de responsables: en primer lugar se debe determinar quién es el responsable de la puesta en marcha y ejecución de las tareas a desarrollar. Es interesante que las personas involucradas en las acciones de mejora tengan conocimientos. - La identificación de los recursos económicos, humanos y materiales necesarios para ejecutar las tareas. - La definición de unos plazos de ejecución donde se especificara una fecha de inicio y culminación de cada acción. - El establecimiento de indicadores de seguimiento para mostrar cómo una acción es implementada y como se avanza en la superación de la debilidad. Tras poner en marcha el Plan de acciones, el último paso sería su seguimiento y evaluación asignando un responsable para el control del mismo. 6