FORMULARIO N 02 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Transcripción

1 mbre de la Unidad Organica: Oficina Regional de Control Institucional Codigo de la Unidad Organica: 031 PROCEDIMIENTO Nº mbre del Procedimiento : Ejecutar Acciones de Control Programadas en el Plan Anual de Control Tiempo de Duración Oficina Regional de Control Institucional Oficina de Acciones de Control (OAC), Oficina de Control Permanente (OCP) y Oficina de Control Gerencial (OCG) Contraloría General de la Entidad Auditada En atención al Plan Anual de Control (PAC) Jefe dispone conformación de Comisión(es) Auditora(s) y comunica a Titular del Pliego el inicio de Acción de Control Comisión(es) Auditora(s) toma(n) conocimiento de disposición y procede a: visitas iterinas, formula Memorandum de planificación y Plan de Examen Especial Toma conocimiento y dispone que Entidad Auditada brinden facilidades del caso Entidad toma conocimiento y dispone acciones correspondientes Comisión(es) Auditora(s) solicita(n) información pertinente, de acuerdo a la naturaleza del Examen y procede al desarrollo de los procedimientos (trabajo de campo) Entidad alcanza documentación en los plazos establecidos Procesa inf ormación alcanzada, ev alúa la misma y emite Memo de Control Interno y hallazgos correspondientes Cursan hallazgos a funcionarios y servidores, de entidad auditada (comprendidos) Toma conocimiento del Memo y dispone la implementación de recomendaciones dispuestas Funcionarios, Servidores y (ex Funcionarios, Servidores) toman conocimiento de los hallazgos y proceden en plazo establecido a presentar sus comentarios y/o aclaraciones para ser evaluados Responsable(s) evalúa(n) los comentarios y/o aclaraciones, procediendo a la identificación de las responsabilidades (administrativas, civiles y/o penales) Jefe revisa informes preliminares, formulando atingencias y/o correcciones Responsable(s) emite(n) borrador de Informe Administrativo y/o especiales para su revisión Responsable(s) efectúa(n) las correcciones formuladas por Jefe y visa(n) el(los) informes y remiten al Jefe para firma Jefe hace suyo el(los) informes finales y dispone el trámite a las instancias respectivas: Contraloría General y Recepciona y toma conocimiento de(los) informes y dicta las disposiciones para su implementación Recepciona y toma conocimiento de(los) informes emergentes de la acción de control

2 mbre de la Unidad Organica: Oficina Regional de Control Institucional Codigo de la Unidad Organica: 031 PROCEDIMIENTO Nº mbre del Procedimiento : Ejecutar Actividades de Control Programadas en el Plan Anual de Control Tiempo de Duración: (*) 2 (*) es posible precisar duración por la naturaleza del procedimiento Jefatura Oficina Regional de Control Institucional Oficina de Acciones de Control (OAC), Oficina de Control Permanente (OCP) y Oficina de Control Gerencial (OCG) Contraloría General de la Dependencias del Gobierno Regional En atención al Plan Anual de Control (PAC) Jefe designa auditor que ejecutará la actividad de control y otras consideradas en el PAC A Toma conocimiento de actividad de control a desarrollar y dispone a Dependencia respectiva brindar las facilidades del caso Toma conocimiento y dispone acciones correspondientes Auditor(es) toma(n) conocimiento de actividad a ejecutar y procede(n) a planificar acciones Auditor solicita información y desarrolla actividad de acuerdo a la naturaleza A Proporciona documentación solicitada por auditor(es) de acuerdo a la actividad de control que se está ejecutando Jefe toma conocimiento de los documentos alcanzados y formula atingencias y/o correcciones Con la documentación proporcionada se evalúa, procesa y procede a la emisión de: Informe, Hoja Informativa, Memorando, Oficio, según corresponda, alcanzando el resultado preliminar al Jefe para su revisión y aprobación Se efectúan las correcciones, procediéndose a la emisión del documento final, el mismo que se deriva a Jefe para su firma Jefe suscribe informe final y lo eleva a titular de la Entidad para que disponga los correctivos del caso Toma conocimiento y dispone a Dependencias comprendidas, adopten los correctivos del caso Toma conocimiento de acuerdo a norma Toma conocimiento de las disposiciones del Titular y procede a efectuar los correctivos pertinentes, informando a de su implementación Jefe toma conocimiento de implementación por parte de dependencias y deriva a oficina respectiva para evaluación Auditor evalúa y determina implementación o no de las recomendaciones propuestas

3 mbre de la Unidad Organica: Oficina Regional de Control Institucional Código de la Unidad Orgánica: 031 PROCEDIMIENTO Nº mbre del Procedimiento : Ejecutar Acciones y Actividades de Control Programadas en el Plan Anual de Control Tiempo de Duración 75 1 Oficina Regional de Control Institucional FORMULARIO N 02 Oficina de Acciones de Control (OAC), Oficina de Control Permanente (OCP) y Oficina de Control Gerencial (OCG) Contraloría General de la Entidad Auditada En atención a lo dispuesto por la Contraloría General de la o la el Jefe dispone conformación de Comisión(es) Auditora(s) y comunica a Titular del Pliego el inicio de Acción de Control Programada Comisión(es) Auditora(s) toma(n) conocimiento de disposición y procede a: visitas interinas, formula Memorandum de planificación y Plan de Examen Especial Toma conocimiento y dispone que Entidad Auditada brinden facilidades del caso Entidad toma conocimiento y dispone acciones correspondientes Comisión(es) Auditora(s) solicita(n) información pertinente, de acuerdo a la naturaleza del Examen y procede al desarrollo de los procedimientos (trabajo de campo) Entidad alcanza documentación en los plazos establecidos Procesa información alcanzada, evalúa la misma y emite Memo de Control Interno y hallazgos correspondientes Cursan hallazgos a funcionarios y servidores, de entidad auditada (comprendidos) Toma conocimiento del Memo y dispone la implementación de recomendaciones dispuestas Funcionarios, Servidores y (ex) toman conocimiento de los hallazgos y proceden en plazo establecido a presentar sus comentarios y/o aclaraciones para ser evaluados Responsable(s) evalúa(n) los comentarios y/o aclaraciones, procediendo a la identificación de las responsabilidades (administrativas, civiles y/o penales) Jefe revisa informes preliminares, formulando atingencias y/o correcciones Responsable(s) emite(n) borrador de Informe Administrativo y/o especiales para su revisión Responsable(s) afectúa(n) las correcciones formuladas por Jefe y visa(n) el(los) informes y remiten al Jefe para firma Jefe hace suyo el(los) informes finales y dispone el trámite a las instancias respectivas: Contraloría General y Recepciona y toma conocimiento de(los) informes y dicta las disposiciones para su implementación Recepciona y toma conocimiento de(los) informes emergentes de la acción de control

4 mbre de la Unidad Organica: Oficina Regional de Control Institucional Código de la Unidad Organica: 031 PROCEDIMIENTO Nº mbre del Procedimiento : Formular el Plan Anual de Control (PAC) Tiempo de Duración: 15 1 OFICINA REGIONAL DE CONTROL INTERNO Oficina de Acciones de Control (OAC), Oficina de Control Permanente (OCP) y Oficina de Control Gerencial (OCG) Contraloría General de la En atención a Directiva de Formulación del PAC, Jefe convoca a jefes de oficinas para formulación del PAC Jefes de Oficinas son notificados de la elaboración del Plan Anual de Control estableciendo un cronograma de trabajo Jefe en coordinación con Jefes definen las Acciones de Control posterior y Actividades de Control a ser ejecutados en el PAC del año siguiente Proyecto de Plan Anual es aprobado y elevado al Titular del Pliego para visación de formatos A1 y A2 establecidos en la Directiva, en calidad de responsable de asegurar la disponiblidad de recursos para su ejecución Visa formatos A1 y A2 en presencia de Jefe y los devuelve a Jefe firma y remite PAC al Contralor General de la para su aprobación Contraloría recepciona propuesta de PAC y en plazo establecido autoriza aprobación o en su defecto formula atingencias Aprueda PAC? Contraloría emite Resolución aprobando PAC

5 mbre de la Unidad Organica: Oficina Regional de Control Institucional Codigo de la Unidad Organica: 031 PROCEDIMIENTO Nº mbre del Procedimiento : Participación como observador Tiempo de Duración: (*) 2 (*) es posible precisar duración por la naturaleza del procedimiento OFICINA REGIONAL DE CONTROL INTERNO Oficina de Acciones de Control (OAC), Oficina de Control Permanente (OCP) y Oficina de Control Gerencial (OCG) Oficina Regional de Administración (ORA) Contraloría General de la Jefe designa auditor que acudirá a las veedurías al que ha sido invitado Auditor designado toma conocimiento y procede a revizar documentación alcazada (bases administrativas y otros) y solicita relación de postores que han adquirido bases Dependencia respectiva perteneciente a ORA entrega al Auditor la relación de postores que han adquirido las bases Auditor acude en calidad de veedor a lugar y hora señalada donde se desarrollará proceso de selección Jefe toma conocimiento del Informe Auditor transcurridos 05 días Hábiles del otorgamiento de la Buena Pro, emite informe de su participación al Jefe, asimismo, prepara documentación a ser remitida a Contraloría General vía formatos y vía mail Contraloría recibe formatos: Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas y Cuadro de Conformación de Comité Especial

6 mbre de la Unidad OrganicaOficina Regional de Control Institucional Código de la Unidad Organica: 031 PROCEDIMIENTO Nº mbre del Procedimiento : Efectuar el Seguimiento y Evaluación de Medidas Correctivas Tiempo de Duración 6 2 Oficina Regional de Control Institucional Oficina de Control Permanente (OCP) Dependencias del Gobierno Regional Piura Contraloría General de la Jefe a través de Memorandum designa a responsable del Proceso de Implementación de Medidas Correctivas Responsable, recepciona documento de designación y procede al conocimiento y manejo de sistemas informáticos (SAGU - INFOPRAC) Responsable procesa, clasifica y evalúa en los sistemas SAGU e INFOPRAC la documentación referida al proceso de implementación de medidas correctivas Actualización de inf ormación en los sistemas SAGU e INFOPRAC y Prepara Informe Semestral referido al seguimiento de medidas correctivas y proyecta documento para Jefe de, asimismo elabora el estado situacional por cada dependencia responsable de observaciones y recomendaciones que aún se mantienen en situación de proceso y pendientes Jefe toma conocimiento de Informe Semestral y del Estado situacional, los aprueba y dispone su trámite a y Contraloría General de la, para el caso del Informe Semestral Jefe OCP firma documentos y deriva a Jefe Toma conocimiento de Informe y Estado tuacional y dispone la implementación de acciones correspondientes Dependencia toma conocimiento de Informe Semestral y en plazo establecido implementa las medidas correctivas e informa a Toma conocimiento del Informe Semestral y ejecuta acciones pertinentes Toma conocimiento de implementación de medidas correctivas y deriva a OCP Jefe OCP toma conocimiento y deriva a responsable Responsable toma conocimiento y analiza la información presentada Se implementaron las Medidas Correctivas? Responsable proyecta documentos para suscripción y trámite de jefe Dependencias toman conocimiento y complementan información Actualización de inf ormación en los sistemas SAGU e INFOPRAC y elabora el estado situacional de

7 mbre de la Unidad Organica: Oficina Regional de Control Institucional Codigo de la Unidad Organica: 031 PROCEDIMIENTO Nº mbre del Procedimiento : Informe de cumplimiento del Plan Anual de Control Tiempo de Duración 5 4 OFICINA REGIONAL DE CONTROL INTERNO Oficina de Control Permanente (OCP) Oficina de Acciones de Control (OAC) y Oficina de Control Gerencial (OCG) Contraloría General de la Jefe dispone a OCP el inicio del Informe de cumplimiento del Plan Anual de Control Toma conocimiento y desarrolla actividad de acuerdo al Plan Anual de Control Solicita Información a demás Jefaturas del Toman conocimiento y remiten información requerida por OCP Jefe toma conocimiento de informe y efectúa las atingencias y correcciones, derivándolo a OCP Jefatura en base a información proporcionada prepara informe y lo deriva a Jefe para su revisión Toma conocimiento y efectúa las correcciones, procediéndose a la emisión del documento final, el mismo que se deriva a Jefe para su aprobación y firma Jefe aprueba y firma informe trimestral y lo eleva a Contraloría General de la Recepciona Informe de Cumplimiento de Plan Anual de Control y evalúa el mismo

8 mbre de la Unidad Organica: Oficina Regional de Control Institucional PROCEDIMIENTO Nº mbre del Procedimiento : Denuncias Codigo de la Unidad Organica: 031 Tiempo de Duración: (*) 2 (*) es posible precisar duración por la naturaleza del procedimiento Administrado Jefe de Oficina de Control Gerencial (OCG) Oficina Regional de Control Interno Jefe Secretaria recepciona denuncia y pone a despacho de Jefe, para su tramitación Jefe OCG verifica cumplimiento de condiciones formales y técnicas, a efectos de aceptar o desestimar denuncia Jefe, deriva denuncia a Jefe de OCG Oficio de respuesta al denunciante Se cumplieron con condiciones formales ó Evalúa la denuncia al detalle a fin de determinar su consistencia y sustento Así como base de datos y normativa legal Hay suficiente información documentada? Formula atingencias y propone modificaciones Elabora Hoja Informativa de evaluación y genera información básica Recepciona Hoja Informativa y la evalúa La hoja informativa es Organiza banco de verificación posterior y su inclusión en un examen especial