PUNTO DE CONTROL Coordinador de grupo de PROVEEDORES

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1 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 1 de 9 PROCESO Gestión de talento humano ACTIVIDAD OBJETIVO ALCANCE Legalizar mediante acto del periodo vacacional al que tienen derecho los servidores públicos Involucra a todos los servidores públicos del Departamento Procedimiento para la Programación de Vacaciones de los servidores públicos Nª TAREAS 1 Enviar una circular pidiendo que se concerté las de los empleados en cada una de las dependencias RESPONSABLES AREA CARGO Grupo PROVEEDORES Cada establecimiento o dependencia PUNTO DE CONTROL Coordinador de grupo de REGISTROS Comunicación y/o circular CLIENTES Rectores y secretarios de despacho 2 3 Recibir archivar cartas o comunicaciones de la concertación de las Generar mensualmente relación de funcionarios con causadas. Coordinador de grupo de Cada secretario de despacho o cada rector Cada secretario de despacho o cada rector Coordinador de grupo de Coordinador de grupo de, Comunicación u oficio de la concertación de Reporte generado por el Sistema administración de y secretaria Grupo 4 Elaborar acto de, Sistema wang, sistema de la secretaria de educación Sistema Acto y 5 Notificar a cada funcionario del acto, Sistema Memorando y

2 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 2 de Se realiza el acto por el cual se conceden Notificación a cada funcionario del acto mediante memorando(4 copias memorando y 3 de vac-1) Si disfruto se registra el reintegro de las Si no disfruto el periodo vacacional y no desea que sean pagas se elabora acto de aplazamiento Si no disfruto el periodo vacacional y desea que sean pagas se decepciona oficio de solicitud Liquidar el periodo vacacional Solicitar del cdp y rp Recepcionar del cdp y rp, Reporte generado Acto Funcionarios Funcionarios Funcionarios y grupo de y secretario general y grupo de y grupo de y grupo de y grupo de Acto Memorando Formato de reintegro Solicitud de aplazamiento Solicitud reconocimiento de en dinero. O resolución de retiro y Cada funcionario beneficiario de las Historia laboral administración de administración de Sistema Sistema administración de Liquidación del periodo vacacional y Cdp y rp administración de

3 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 3 de 9 grupo de Elaborar resolución de reconocimiento para el pago Elaborar tramite de pago Cdp y rp Acto y grupo de y grupo de Acto Acto administración de Funcionario beneficiario SALIDA DE LA ACTIVIDAD Notificación del disfrute del periodo vacacional DEFINICIONES INTERNOS DOCUMENTOS ASOCIADOS EXTERNOS Resoluciones Memorando Reportes Oficios Comunicaciones de concertación de los establecimientos educativos

4 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 4 de 9 ORGANIZACIONALES REQUISITOS APLICABLES LEGALES Y REGLAMENTARIOS Reglamento interno de trabajo articulo 86 Decreto 3135 de 1968, articulo 8

5 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 5 de 9 Proceso: Gestión del Talento Humano Procedimiento Programación de Objetivo: Programar de servidores publicos de la Administración Departamental Alcance: Involucra a todos los servidores públicos del Departamento CLIENTE SECRETARIA GENERAL TODAS LAS SECRETARIAS E PRODUCTO INSTITUCIONES REGISTRO Grupo Administración de Personal y Division de Apoyo Institucional Grupo Administración de Personal y Division de Apoyo Institucional Grupos que intervienen (n) Todos los Grupos CLIENTE EXTERNO (Opcional) Nombre INICIO Enviar una circular pidiendo que se concerté las de los empleados en cada una de las dependencias Comunicación y/ o circular Recepción de la comunicación Recibir, archivar y registrar las comunicaciones de concertación. Comunicación de concertaciones Concertar las con los funcionariios Generar mensualmente relación de funcionarios con causadas. Reporte generado por el Sistema Elaborar Acto de Acto 1

6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 6 de 9 CLIENTE Grupo Administración de Personal SECRETARIA GENERAL Grupo Administración de PRODUCTO REGISTRO TODAS SECRETARIAS E INSTITUCIONES HISTORIA LABORAL TODOS LOS FUNCIONARIOS 1 Notificar a cada funcionario del Acto memorando memorando memorando memorando Recepción de Memorando Elaborar Acto de aplazamiento Solicitud de Aplazamiento NO NO Desea que sean pagadas NO SI Registrar reintegro de Vacaciones Formato de Reintegro Archivar registro de reintegro de FIN 2

7 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 7 de 9 SECRETARIA GENERAL, SALUD Funcionarios de la Grupo Admón. De Personal y Despacho Division Apoyo Admón. Departamental General, Educación y Institucional Salud SECRETARIA DE EDUCACIÓN Nómina PRODUCTO REGISTRO Nombre, Código SECRETARIA DE HACIENDA Historia Laboral 2 Solicitud reconocimiento de en dinero. O Resolución de Retiro Recepcionar Oficio de solicitud Liquidar el Periodo Vacacional Solicitar del CDP y RP Recibir Solicitud y viabilización de la misma Recepcionar del CDP y RP CDP y RP 3

8 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 8 de 9 SECRETARIA GENERAL, SALUD Funcionarios de la Grupo Admón. De Personal y Despacho Division Apoyo Admón. Departamental General, Educación y Institucional Salud SECRETARIA DE EDUCACIÓN Nómina PRODUCTO REGISTRO Nombre, Código SECRETARIA DE HACIENDA Historia Laboral 3 Elaborar resolución de Reconocimiento para el Pago Firmar y numerar acto Acto Acto Archivar Elaborar Tramite de Pago FIN

9 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 9 de 9 ELABORÓ: REVISÓ: REVISÓ: APROBÓ: FIRMA: FIRMA: FIRMA: FIRMA: FECHA: FECHA: FECHA: FECHA: