TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 ETIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja o: 1 OFICIA PRODUCTORA: SECRETARIA GEERAL DOCUMETALES. SISTEMA ITEGRAL DE GESTIÓ RETECIÓ E O O GESTIÓ CETRAL ACTAS Actas Asamblea de Accionistas - Actas Confidencial Son de conservación total por que registran las decisiones tomadas por este órgano directivo. Culminado su tiempo de retención en el Archivo Central se digitalizan y se transfiere el soporte físico al Archivo Histórico Actas Comité de Auditoria GR-OD- RRCIG-01 Interna Consignan las auditorías realizadas a la Compañía, se escoge una muestra de actas Comité de auditoría como carácter representativo para su conservación permanente Actas Comité de Presidencia Interna Son de conservación total por que registran las decisiones tomadas por este órgano directivo. Culminado su tiempo de retención en el Archivo Central se digitalizan y se transfiere el soporte físico al Archivo Histórico Actas Junta Directiva Confidencial Se les aplica conservación Total por que registran las decisiones tomadas por este órgano directivo. Culminado su tiempo de retención en el Archivo Central se digitalizan y se transfiere el soporte físico al Archivo Histórico. Función Específica: Decreto 134 de 01. Artículo 7. Ejercer la secretaría de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva de la Compañía y controlar y llevar el registro de los actos administrativos expedidos por la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva y la Presidencia de la Compañía. Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Aprobó Comité Acta o: 01 Fecha: 3/1/013 Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/01/013

2 ETIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja o: OFICIA PRODUCTORA: SECRETARIA GEERAL DOCUMETALES. SISTEMA ITEGRAL DE GESTIÓ RETECIÓ E O O GESTIÓ CETRAL ACTOS ADMIISTRATIVOS Resoluciones - Resoluciones Pública 1 Son de conservación total porque son de vital importancia para la Compañía. Culminado su digitalizan y se transfiere el soporte físico al Archivo Histórico. Función Específica: Decreto 134 de 01. Artículo 7. Ejercer la secretaría de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva de la Compañía y controlar y llevar el registro de los actos administrativos expedidos por la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva y la Presidencia de la Compañía Pública 3 IFORMES Informes a Organismos de Control y Vigilancia - Informes Son de conservación total porque consolidan la información enviada a los entes de control sobre diversos aspectos relacionados con el funcionamiento de la Compañía Informes a Revisoría Fiscal Pública Se les aplica Selección Documental porque se - Informes escoge una muestra de informes a Revisoría Fiscal, como carácter representativo para su conservación permanente. Función Específica: Decreto 134 de 01. Artículo 7. Apoyar a la Compañía en su relación con los Organismos de inspección, vigilancia y control, atender sus visitas y suministrar los informes requeridos REGISTRO SOCIETARIO -Estatutos Sociales -Libro de Accionistas -Información del Accionista -Tramite de Composición y transmisión accionaria -Comunicaciones Confidencial 1 Estos Documentos tienen valor permanente para la Compañía debido a su vital importancia y testimonio de su actividad. Culminado su digitalizan y se transfiere su soporte fisco al Archivo Histórico Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Aprobó Comité Acta o: 01 Fecha: 3/1/013 Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/01/013

3 ETIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja o: 3 OFICIA PRODUCTORA: SECRETARIA GEERAL DOCUMETALES. SISTEMA ITEGRAL DE GESTIÓ RETECIÓ E O O GESTIÓ CETRAL TRAMITES ATE CAMARA DE COMERCIO -Registro de escrituras -Actualización de representación legal -Actualización de composición Junta Directiva Pública 1 Estos Documentos tienen valor permanente para la Compañía debido a su vital importancia como testimonio de su actividad. Culminado su digitalizan y se transfiere su soporte fisco al Archivo Histórico Función Específica: Decreto 134 de 01. Artículo 7. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel jerárquico y la naturaleza de la dependencia. Aprobó: Olga Sanabria Amín Presidente Equipo Técnico Gestión Documental Comité SIG. y Desarrollo Administrativo Revisó: Dr. Eduardo Hofmann Pinilla Secretario General Visto Bueno: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Jorge David Sabogal Jimenez Profesional Suppla S.A. Código: TRD-VRS-004 Fecha: 3/1/013 Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Aprobó Comité Acta o: 01 Fecha: 3/1/013 Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/01/013

4 ETIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja o: 4 OFICIA PRODUCTORA: SECRETARIA GEERAL DOCUMETALES. SISTEMA ITEGRAL DE GESTIÓ RETECIÓ E O O GESTIÓ CETRAL Control de Cambios Descripción del Cambio Fecha del Cambio Quien Aprueba el Cambio 1 Cambio de Formato se cambia la presentación del pie de página y de la presentación de las 30/09/009 Comité de Archivo convenciones. Positiva S.A. Acta o. 0/009 Cambio de Razón Social de la Previsora Vida a Positiva Compañía de Seguros. Versión Anterior 1 3 Se eliminan las Series: Actas Comité de Secretaria General LIBROS REGISTROS DE ACCIOISTAS Libros de registros de accionistas 4 Se incluyen las Series: De la Oficina Asesora Jurídica COMUICACIÓ PÚBLICA Comunicación Externa Comunicación Interna Medios de Comunicación Informes de Revisoría Fiscal REGISTRO SOCIETARIO TRAMITES ATE CÁMARA DE COMERCIO 5 Cambian los Códigos de las Series: Actas Junta Directiva 5/07/01 Comité de Archivo Positiva S.A. Acta o. 04/01 Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Aprobó Comité Acta o: 01 Fecha: 3/1/013 Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/01/013

5 ETIDAD PRODUCTORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja o: 5 OFICIA PRODUCTORA: SECRETARIA GEERAL DOCUMETALES. SISTEMA ITEGRAL DE GESTIÓ RETECIÓ E O O GESTIÓ CETRAL 6 Cambio de Formato: Se incluye la columna SISTEMA ITEGRAL DE GESTIÓ y sus correspondientes clasificaciones. Se cambia el pie de página y la presentación de las convenciones. 7 Se transfieren las Series: De la Oficina Asesora Jurídica a la Gerencia Jurídica COMUICACIÓ PÚBLICA y sus subseries a la Gerencia de Talento Humano Se eliminan las Series: Actas Comité de Defensa Judicial y Conciliación Informes de Gestión IVETARIOS Inventarios de archivo 9 Se incluyen las Series: ACTOS ADMIISTRATIVOS Resoluciones 10 Cambian los códigos y tiempos de retención de las Series: Actas Comité de Auditoria, Actas Comité de Presidencia, Actas Junta Directiva, REGISTRO SOCIETARIO, TRAMITES ATE CÁMARA DE COMERCIO 3/1/013 Equipo Técnico de Archivo Comité SIG y Desarrollo Administrativo Acta 01/013 3 Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Aprobó Comité Acta o: 01 Fecha: 3/1/013 Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/01/013