A-CA-007 SOPORTE TECNOLÓGICO. Versión 1 acta de mejoramiento 14 de abril 16 de 2013 Proceso A-CA-007 DIRECCIÓN DE SISTEMAS GENERALIDADES

Transcripción

1 CÓDIGO NOMBRE A-CA-007 SOPORTE TECNOLÓGICO GENERALIDADES OBJETIVO ALCANCE Asesorar, gestionar y administrar la operación, mantenimiento y actualización de las TICs como apoyo a los procesos de la Secretaria Distrital de Planeación. Desde la identificación y viabilidad técnica de la necesidad de clientes internos y externos en materia de TICs, pasando por la atención o suministro de conformidad con los estándares y normas vigentes, hasta el seguimiento de los servicios entregados. TEMA POLÍTICA (S) DE OPERACIÓN Las siguientes políticas institucionales aplican para la operación efectiva del proceso de soporte tecnológico: E-LE-027 POLÍTICA DE GESTIÓN DE CARPETAS PÚBLICAS Y PRIVADAS E-LE-028 POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN A-LE-005 POLÍTICA PARA EL RECONOCIMIENTO Y EL MANEJO DEL INVENTARIO DE SOFTWARE Y/O LICENCIAS PALABRAS CLAVES

2 Servicio, Software, Hardware, Soporte, TIC, Sistema, Información, Aplicación, Infraestructura, Seguridad, Riesgo, Proyecto. LÍDER DE PROCESO ELEMENTOS TECNOLÓGICOS (Aplicaciones, Servidores, Equipos de Red, Equipos de Seguridad de Red, Etc.) Y GRADOS DE IMPLEMENTACIÓN ESTADO DE AUTOMATIZACIÓN REEMPLAZO DE DOCUMENTOS EN PAPEL POR ELECTRÓNICOS Responsable: Subsecretario/Subsecretaria de Información y Estudios Estratégicos. Corresponsable: Director/Directora de Sistemas. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE: NORMA URBANA Y PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL - SINU-POT IV, SI CAPITAL (Nómina y Personal - PERNO, Inventarios SAE/SAI, Terceros), DATOS ESTADÍSTICOS, PLANOTECA, PLUSVALIA, SEGUIMIENTO INVERSION SEGPLAN, IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE POTENCIALES BENEFICIARIOS DE PROGRAMAS SOCIALES - SISBEN, PROCESOS Y GESTOR DOCUMENTAL (Correspondencia, Concejo de Bogotá D.C, Política LGBT, TRD, Política Cooperación, Planes parciales de desarrollo y de renovación urbana), BIBLIOGRÁFICO DOCUMANAGER (En producción), ARCHIVO SIPA. Servicios Web (Bus de Servicios Empresarial) Infraestructura tecnológica: Servidores, equipos activos de red y comunicaciones, equipos Se cuenta con la aplicación de mesa de ayuda para el registro de las solicitudes de servicios TIC s y el seguimiento a los mismos. Se realizan las solicitudes por medio electrónico utilizando los correos stecnico@sdp.gov.co, solicitudusuarios@sdp.gov.co. Todo el manejo de las comunicaciones internas y externas, a través del SISTEMA DE INFORMACION DE PROCESOS Y GESTOR DOCUMENTAL- Módulo Correspondencia Recibida, Enviada e Interna. ENTRADAS Insumos Lineamientos de la SDP (como Lineamientos para el Diseño, Análisis, Seguimiento y Modificación de Indicadores de Gestión. Lineamientos para la formulación, modificación y seguimiento del Plan operativo anual y Lineamiento de comunicaciones) Normatividad vigente en materia de TICs Requerimientos en materia de TICs Recursos Proveedor Procesos de Direccionamiento Estratégico y de Participación y Comunicación. Gobierno nacional, Congreso de la República, Alcaldía Mayor, Concejo de Bogotá. Todos los procesos de la SDP Procesos de apoyo de la SDP CICLO PHVA ACTIVIDADES DEL PLANEAR

3 Formular/actualizar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones-PETIC de la Entidad, con el fin de apoyar la gestión de la Secretaría. Plan Operativo Anual. Identificar las necesidades de infraestructura tecnológica y de servicios línea base Proyectar el presupuesto para la sostenibilidad y atención de nuevos requerimientos en materia de TICs. Identificar riesgos del proceso. Diseñar los instrumentos de seguimiento a las metas del proceso. Definir indicadores del proceso. ACTIVIDADES DEL HACER Administrar la infraestructura tecnológica de la Secretaría. Elaborar copias de seguridad de la infraestructura. Recibir y analizar los requerimientos y su viabilidad en materia TICs. Realizar los desarrollos de software con viabilidad técnica. Instruir en el buen uso de la infraestructura tecnológica, soluciones informáticas y demás aspectos básicos para la correcta utilización de los sistemas y recursos informáticos. Ejecutar el presupuesto asignado de acuerdo al plan de contratación aprobado. Socializar las políticas de administración y de seguridad de los recursos tecnológicos y de servicios. Atender los requerimientos de servicios de los clientes internos y externos. Ejecutar el PETIC ACTIVIDADES DEL VERIFICAR Evaluar satisfacción del Cliente, frente a los servicios prestados Efectuar la medición y seguimiento (evaluación y análisis) a través de los indicadores del proceso. Verificar el cumplimiento de la ejecución del plan de contratación de los procesos a cargo de la Dirección de Sistemas. Validar la eficacia de los controles del proceso a través del seguimiento y monitoreo de los mismos.

4 Verificar la atención de los requerimientos TIC s. Verificar el cumplimiento de las actividades del POA. Verificar el cumplimiento de los contratistas asociados al buen desempeño del proceso. Detectar, registrar, implementar y realizar seguimiento a las mejoras del proceso. ACTIVIDADES DEL AJUSTAR Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SALIDAS PRODUCTO/SERVICIO/SALIDA CLIENTE/USUARIO REQUISITOS/CARACTERISTICAS ÁREA QUE LÍDERA ESPECIFICADO NECESARIO LEGAL ADICIONAL SERVICIOS DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN-TIC Todos los Procesos Los servicios de TIC s (software, infraestructura tecnológica y soporte) deben estar disponibles y entregarse oportunamente y según los requerimientos del usuario. - El desarrollo debe contar con la viabilidad técnica y los recursos necesarios para su implementación. - Las respuestas de mesa de ayuda deben ser oportunas y de calidad. - La infraestructura tecnológica debe estar disponible y de acuerdo con las activ Resolución 305 de 2008 de la COMISIÓN DISTRITAL DE SISTEMAS (CDS) DE BOGOTÁ, D. C. «Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de TIC s respecto a la planeación, seguridad No aplica Dirección de Sistemas

5 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Lineamientos de la SDP (como Lineamientos para el Diseño, Análisis, Seguimiento y Modificación de Indicadores de Gestión. Lineamientos para la formulación, modificación y seguimiento del Plan operativo anual y Lineamiento de comunicaciones) X Procesos de Guía para la Direccionamiento operación y del Estratégico y proceso de Participación y Comunicación. Se recibe a través del SISTEMA DE INFORMACION DE PROCESOS Y GESTOR DOCUMENTAL Módulo Control de Documentos Cada vez que creen o modifiquen un lineamiento SISTEMA DE INFORMACION DE PROCESOS Y GESTOR DOCUMENTAL Módulo Control de Documentos Documentos en el Módulo Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión

6 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Normatividad vigente en materia de TICs X Gobierno nacional, Congreso de la República, Alcaldía Mayor, Concejo de Bogotá. Regulación y direccionamiento de la función en materia de TIC s Vía electrónica Cada vez que creen o modifiquen una norma o reglamentación en materia de TIC s Internet/ Páginas web nacionales y/o distritales Normatividad en Internet/ Páginas web nacionales y/o distritales Requerimientos en materia de TICs X Todos los procesos de la SDP Para atender las necesidades del servicio Correos stecnico@sdp.gov.co y solicitudusuarios@sdp.gov.co Cuando se requiere Correo electrónico institucional Aplicación de mesa de ayuda/ A-FO-227 SOLICITUD REQUERIMIENTO USUARIO (SISTEMAS DE INFORMACIÓN/ APLICACIONES DE SOFTWARE) y bitácoras INFORMACIÓN DE SALIDA RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA N/A N/A N/A

7 REQUISITOS SIG CALIDAD X X X 4.1.a X SEG. INFORM b. X X c. X a 8.1 X X 4.1.d. X b 8.2 X e c X 3.1. X X f. X d X X f X X X g a X 8.3 X b. 6 X 8.4 X c. X X RESP. SOCIAL d. X X X e. 6.3 X X X 5.2 X X X X X a. 7 MECI AMBIENTAL b. X c. X X X a X b c d X 4.4 X DOCUMENTAL e X SALUD OCUP A f g X X X X X 5.1 X X X 15 A X X X X X X X X X X X X

8 1 INDICADORES Link al Indicadores OTRAS VARIABLES DOCUMENTOS TRAMITES Y SERVICIOS ASOCIADOS NORMAS GLOSARIO VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER NORMOGRAMA A- LE-012 VER GLOSARIO A-LE-011 RIESGOS RECURSOS ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO VER MAPA DE RIESGOS E-LE-007 VER MATRIZ DE RECURSOS A- LE-013 VER PROGRAMACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SIG E- PD-008 Y EVALUACIONES INDEPENDIENTES REALIZADOS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO S-PD-001 ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN REGISTROS PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002 VER NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LA SDP A- IN-013 VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002 VER POLITICAS Y DIRECTRICES DE GESTION DOCUMENTAL A-LE-007 TRAZABILIDAD

9 VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Versiones ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 1 A-CA-007 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO SOPORTE TECNOLÓGICO ACTA DE MEJORAMIENTO 0014 DE ABRIL 16 DE SE CARACTERIZA EL PROCESO SOPORTE TECNOLÓGICO, INCORPORADO AL MAPA DE PROCESOS DE LA SDP MEDIANTE RESOLUCIÓN 1441 DE NOVIEMBRE 28 DE SUBSECRETARÍA DE INFORMACIÓN Y ESTUDIOS ESTRATÉGICOS- DIRECCIÓN DE SISTEMAS SANDRA PATRICIA PALACIOS JIMÉNEZ, MARÍA TERESA GONZÁLEZ BEJARANO, JORGE RINCÓN MARTÍNEZ, LOURDES VIVAS PAVAJEAU, BLANCA YOLANDA PINZÓN GALINDO. ROBERTO PRIETO LADINO, HÉCTOR HENRY PEDRAZA PIÑEROS