VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA OFICINA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PROCEDIMIENTO REVISADO POR Jefe APROBADO POR Director de Recursos Físicos

2 1. OBJETIVO Desarrollar la selección de proponentes para contratos de obra o remodelación de acuerdo con unos criterios pre-establecidos con el fin de obtener el mayor beneficio para la institución de acuerdo con el manual de normas y lineamientos generales de contratación.. 2. ALCANCE Inicia con el registro de los posibles proponentes en la base de datos hasta la selección de las personas naturales o personas jurídicas a invitar entre los preclasificados y precalificados. 3. DEFINICIONES Junta de Adjudicaciones: es una instancia consultora, asesora y decisoria de la Universidad para los procesos de contratación de consultorías, construcciones, remodelaciones, interventorías y adquisición de bienes y/o servicios requeridos por la Universidad. Consultorías y Diseños: Diseños especiales de consultoría para obras de Ingeniería y Arquitectura, y estudios que involucren el desarrollo físico de la Universidad tales como: - Estudios de Topografía. - Estudios prediales y avalúos. - Estudios de Suelos. - Estudios de factibilidad. - Diseños arquitectónicos. - Diseños de espacio público. - Diseños paisajísticos. - Diseño Estructural en Concreto y Metálico. - Diseño Instalaciones Eléctricas y Afines. - Diseño Instalaciones Hidrosanitarias y Afines. - Diseño Redes de Gas. - Diseño Sistemas de Ventilación Mecánica y Aire Acondicionado. - Diseño Instalaciones de Cableado Estructurado, Voz y Datos. - Otros estudios o diseños de temas o en general cualquier tipo de consultoría en cuyo alcance se adelanten actividades relacionadas con los proyectos de la Universidad y que no puedan ser adelantadas con el personal de planta. Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 2 de 9

3 Construcción de Obras: Obras Civiles de construcción en las siguientes especialidades: -Cimentación y Estructura (Obra Negra y Gris). -Instalaciones Eléctricas y Afines. -Instalaciones Hidrosanitarias y Afines. -Redes de Gas. -Sistemas de Ventilación Mecánica y Aire Acondicionado. -Instalaciones de Cableado Estructurado, Voz y Datos. -Acabados Arquitectónicos Especiales. -Otros trabajos que requieran de actividades que por falta de tiempo, de personal idóneo o de capacidad técnica no puedan ser atendidos por personal de planta de la Universidad. 4. CONDICIONES GENERALES La Base de Datos que se constituya para el registro proponentes de construcciones y consultorías será administrado por la Dirección de Recursos Físicos y la información será puesta a disposición de cualquier persona que así lo requiera. La preclasificación y precalificación se realiza de acuerdo con los lineamientos de la Junta de Adjudicaciones y los criterios preestablecidos por la Dirección de Recursos Físicos. Periódicamente se realizara la evaluación de los terceros pertenecientes al registro de proponentes a través del diligenciamiento del formato Evaluación de proveedores (DRF-OCO-F04). El Jefe de la Administración del Campus, Jefe de la o el Residente de obra asignado será el responsable de alimentar el registro de proponentes, con la calificación que resulte de la evaluación del cumplimiento y de la calidad de la obra ejecutada por un contratista, a través del formato Evaluación de proveedores (DRF-OCO- F04). Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 3 de 9

4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 1 Diligencia el formato Preclasificación y precalificación de contratistas (DRF-OCO-F03) y lo envía a la. Proponente Responsable Recibe y verifica que la información recibida se veraz y no exista ningún tipo de inconsistencia. Si no existe ninguna inconsistencia. Remítase a la actividad 3. 2 Si existe alguna inconsistencia. Envía carta al proponente indicando las razones por las cuales no puede hacer parte del registro de proponentes de la Universidad. En este momento finaliza el procedimiento. 3 Clasifica la solicitud de acuerdo con la información del tipo de producto o servicio ofrecido. 4 Ingresa en el sistema la información del contratista y la clasificación en que se encuentra de acuerdo con su especialidad y la experiencia demostrada. 5 Verifica la información en el sistema y califica a cada uno de los proponentes de acuerdo con los criterios y lineamientos definidos. 6 Ingresa en el sistema los valores obtenidos por criterio y la calificación total. 7 Ingresa al registro de proponentes a los proveedores que cumplan con la calificación determinados. Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 4 de 9

5 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 8 Se informa al solicitante que hace parte del registro de proponentes de Universidad. Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 5 de 9

6 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Desarrollo y actualización de la página Web de la Organización y Métodos. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y fin del procedimiento. Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de página Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentro del procedimiento. Decisión o alternativa Indica un punto dentro del procedimiento en dónde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Dependencia. Archivo Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 6 de 9

7 REGISTRO Y SELECCIÓN DE PROPONENTES INICIO Diligenciar el formato Preclasificación y precalificación de contratistas (DRF-OCO-F03) y enviarlo a la. Formato Preclasificación y precalificación de contatistas (DRF-OCO-F03) verificar que la información recibida se veraz y no exista ningún tipo de inconsistencia. Existe alguna inconsistencia en la información recibida? No Si Enviar carta al proponente indicando las razones por las cuales no puede hacer parte del registro de proponentes de la Universidad. 1 Clasificar la solicitud de acuerdo con la información del tipo de producto o servicio ofrecido. Ingresar en el sistema la información del contratista y la clasificación en que se encuentra de acuerdo con su especialidad y la experiencia demostrada. A Elaborado por Organización y Métodos Pagina 7 de 9

8 REGISTRO Y SELECCIÓN DE PROPONENTES A Verificar la información en el sistema y calificar a cada uno de los proponentes de acuerdo con los criterios y lineamientos definidos. Ingresar en el sistema los valores obtenidos por criterio y la calificación total. Analizar, seleccionar y determinar la viabilidad de las necesidades de de remodelación de infraestructura solicitadas. Establecer los criterios mediante los cuales se realizarán las visitas a las diferentes Unidades con el fin de conocer las necesidades de remodelación de infraestructura. 1 FIN Elaborado por Organización y Métodos Pagina 8 de 9

9 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE CÓDIGO CUSTODIO Preclasificación y precalificación de contratistas DRF-OCO-F03 Evaluación de proveedores DRF-OCO-F04 Elaborado elabora por Organización y Métodos Página 9 de 9