Ingreso y Egreso de Materiales al Almacén. Índice 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. RESPONSABLES 2 4. DEFINICIONES 2 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2

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1 1-Ago-11 1 de 5 Índice 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. RESPONSABLES 2 4. DEFINICIONES 2 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INGRESO DE MATERIALES INTERNACIONALES INGRESO DE MATERIALES LOCALES EGRESO DE MATERIALES PARA EL ÁREA DE ELECTRICIDAD EGRESO DE MATERIALES PARA EL ÁREA DE TELECOMUNICACIONES EGRESO DE MATERIALES PARA EL CLIENTE EXTERNO CONTROL DE MATERIAL EN PROCESO 4. SUB ALMACENES 4 7. REGISTROS 4 8. BITÁCORA 5

2 1-Ago-11 2 de 5 1. Objetivo Desarrollar las acciones requeridas para el control del ingreso y egreso de materiales del almacén. 2. Alcance Este procedimiento abarca desde el ingreso de material al almacén proveniente de los proveedores hasta la salida de los mismos para ser entregados al cliente interno o externo. 3. Responsables El encargado de almacén es el responsable del desarrollo de este procedimiento. 4. Definiciones Sub Almacén: Se considera como sub almacén aquel espacio determinado para almacenar materiales y equipos localizados en los proyectos de COLTEL. 5. Descripción del Procedimiento 5.1. Ingreso de Materiales Internacionales Cuando se hace un pedido de materiales internacionales, se recibe el listado de materiales que fueron pedidos y la cantidad solicitada por medio del formato Ingreso de Materiales. Al llegar los materiales pedidos se revisa la descripción del producto, las condiciones del mismo: Que no esté abollado, roto o manchado y que las cantidades recibidas correspondan con las cantidades solicitadas. Esta revisión se hace de acuerdo al formato de ingreso de materiales y equipos, donde se detalla la cantidad recibida, el código de cada uno, y cualquier observación acerca de faltantes, equipo dañado, equipo equivocado u otro. Este es enviado a la asistente de gerencia general y al encargado de contabilidad y administración, para su respectivo tramite Ingreso de Materiales Locales Cuando se hace un pedido de materiales locales, se recibe copia de orden de compra via correo el cual debe ser guardada electronicamente, donde se especifican los materiales pedidos, cantidades, tiempo y modo de entrega.

3 1-Ago-11 3 de 5 Al tener los materiales en almacén se revisa la factura o comprobante de entrega con la orden de compra y los materiales recibidos, se comprueba la descripción del producto, las condiciones del mismo: Que no esté abollado, roto o manchado y que las cantidades recibidas correspondan con las cantidades solicitadas. Esta revisión queda evidenciada en la factura o comprobante de entrega mediante la firma del encargado de almacén. En caso de recibirse algún material no conforme el encargado de almacén reporta la situación vía correo electrónico a la encargada de compras para realizar las acciones necesarias Egreso de Materiales para el Área de Electricidad Cuando el personal del área de electricidad necesita materiales del almacén debe llenar el formato de requisición de materiales para electricidad. En este debe especificar los materiales que requiere, la cantidad, para que proyecto son y todos los campos que aplique. Con este se pasa a entregar los materiales requeridos, archivando la requisición en el folder correspondiente del proyecto. Se prohíbe terminantemente entregar materiales sin la respectiva orden autorizada Egreso de Materiales para el Área de Telecomunicaciones Cuando el personal del área de telecomunicaciones necesita materiales del almacén debe llenar el formato de requisición de materiales para telecomunicaciones. En este debe especificar los materiales que requiere, la cantidad, para que cliente son, a que orden de trabajo pertenece y todos los campos que aplique. Con este se pasa a entregar los materiales requeridos, archivando la requisición en el folder correspondiente al técnico que hace la requisición. Se prohíbe terminantemente entregar materiales sin la respectiva orden autorizada Egreso de Materiales para el Cliente Externo Cuando un cliente externo viene a retirar materiales del almacén, el encargado de almacén debe llenar el formato de comprobante de entrega con la referencia del documento recibido (recibo de caja o factura), y la descripción y cantidades de los productos entregados, con este se pasa a entregar los materiales requeridos. El comprobante original es enviado a contabilidad y administración y la copia se almacena en el archivo de almacén.

4 1-Ago-11 4 de Control de Material en Proceso Existen cuatro tipos de Material en Proceso: 1. En Espera de Ingreso: Es todo aquel material que viene del proveedor y que está en espera de ser revisado para realizar el respectivo ingreso. Se identifica con tarjetas amarillas. 2. En Espera de Egreso: Es todo aquel material que ya se solicito y está listo para ser entregado pero que aun no lo han pasado a recoger. Se identifica con tarjetas verdes. 3. En Espera de Reparación: Es todo aquel material que fue devuelto por el cliente o técnicos para ser reparado. Se identifica con tarjetas rojas. 4. Equipo dañado: Es todo aquel equipo que está dañado parcialmente y se puede utilizar sus partes para reparaciones de otro equipo similar. Se identifica con tarjetas azules.. Sub Almacenes Los materiales utilizados para los proyectos deben preservarse. Estos materiales se almacenan durante el período que dura el proyecto. El responsable del sub almacén se determina en el formato de logística de proyectos. Esta persona únicamente tiene la responsabilidad de recibir el material, verificando cantidades. Cuando sea el caso que el material llega directamente de bodegas del proveedor debe notificar al encargado de almacén el arribo y estado del material, para que este último le de entrada y salida del material. Se comprueba la descripción del producto, las condiciones del mismo: Que no esté abollado, roto o manchado y que las cantidades recibidas correspondan con las cantidades solicitadas. Esta se evidencia mediante firma en comprobante de entrega. 7. Registros Ingreso de Materiales Requisición de Materiales para Electricidad Requisición de Materiales para Telecomunicaciones Factura y/o Comprobante de Entrega Orden de Compra

5 1-Ago-11 5 de 5 8. Bitácora Versión Cambio 2 Control de Material en Proceso Control de Sub Almacenes Revisión contra comprobante de entrega (5.2) 3 Tipos de Material en proceso (adición de equipo dañado) 4 Detalle de forma de revisión de producto en almacén y sub almacén (5.2 y ) 5 Revisión anual sin modificación. Se agrego en el ingreso de materiales locales almacenar una copia electronica de la orden de compra.