Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda. Dirección General de Asuntos Administrativos

Transcripción

1 Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda Dirección General de Asuntos Administrativos MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS Aprobado mediante Resolución Ministerial N de Julio de 2016

2 INTRODUCCIÓN Para lograr una administración eficiente de los activos fijos del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda y de esta manera salvaguardar el Patrimonio de la Entidad en cumplimiento de lo establecido en el Decreto Supremo N 0181 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, se elaboró el Manual de Procesos y Procedimientos para la Toma de Inventario Físico de Activos Fijos, el cual se constituye en un instrumento administrativo que ayudara en el inventario de los activos fijos que se encuentran en los Programas, Proyectos y Unidades Ejecutoras del Ministerio. Para el presente manual se entenderá por activo fijo, como aquel bien de propiedad del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda, que no puede convertirse en líquido a corto plazo, que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la Entidad, que no se destine a la venta, que físicamente sea tangible, que presente una vida útil mayor a un año, que sus beneficios se extiendan por lo menos más de un año.

3 Contenido 1. MARCO NORMATIVO OBJETIVO PROCESOS PARA EL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS... 4 a) Identificación del responsable de la toma del Inventario... 5 b) Verificación de los códigos de los activos fijos d) Estado de los activos fijos... 6 e) Ubicación del Activo Fijo... 6 f) Responsable de los activos fijos... 6 g) Observaciones encontradas resultado de la toma de inventario... 6 h) Datos del responsable del inventario y V B del Responsable de la Regional donde se encuentra ubicada la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión 6 i) Conformidad del inventario realizado... 7 J) Remisión del Formulario de Inventario de Activos Fijos... 7

4 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS 1. MARCO NORMATIVO El marco normativo del presente Manual está conformado por las siguientes disposiciones: a) Constitución Política del Estado. b) Ley N 1178 de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales. c) Decreto Supremo Nº 0181 de 28 de junio de 2009, Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS). d) Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobado mediante Resolución Ministerial N 328 de 09 de diciembre de OBJETIVO Proporcionar a las Unidades Ejecutoras, Programas y Proyectos de Inversión bajo tuición del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda, los elementos necesarios para efectuar el inventario físico de activos fijos con los que cuentan, para posteriormente remitir al Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda los Formularios de Inventario de Activos Fijos conteniendo los datos del inventario realizado. 3. PROCESOS PARA EL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Para realizar la toma de inventario físico de activos fijos se deben considerar los siguientes procesos: a) Identificación del responsable de la toma del Inventario, b) Verificación de los códigos de los activos fijos, c) Características de los activos fijos d) Estado de los activos fijos, e) Ubicación del activo fijo, f) Responsable de los activos fijos, g) Observaciones encontradas en la toma de inventario, h) Datos del responsable del inventario y V B del Responsable de la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión, i) Conformidad del inventario realizado, j) Remisión del Formularios de Inventario de Activos Fijos 4. PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Los procedimientos a seguir para la toma de inventario físico de activos fijos son los siguientes:

5 a) Identificación del responsable de la toma del Inventario. Para realizar el inventario de activos fijos, el responsable o encargado de la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión, deberá designar un Servidor Público habilitado para tal fin y que a la fecha de la toma de dicho inventario tenga relación laboral con el Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda. Una vez identificado el servidor público, el mismo deberá recibir la instrucción de realizar el inventario de activos fijos que se encuentren en la Regional del Proyecto, Programa o Unidad Ejecutora utilizando para tal fin el Formularios de Inventario de Activos Fijos en el cual inicialmente se deben llenar los siguientes datos: - Nombre de la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión del cual se realiza el recuento de activos fijos. - Ubicación geográfica donde se encuentran las instalaciones de la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión. - Fecha en la cual se realiza la toma de inventario. Las fechas en las cuales se realizaran los inventarios serán acordadas con los responsables o encargados de los Unidades Ejecutoras, Programas, Proyectos de Inversión y la Dirección General de Asuntos Administrativos del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda. b) Verificación de los códigos de los activos fijos. Una vez que el servidor público porte el Formulario de Inventario de Activos Fijos y se hayan llenado los datos iniciales, lo primero que se debe realizar es ubicar el código del bien del cual se tomaran los datos, que por lo general se encuentra en la parte posterior o lateral de los activos fijos. La codificación utilizada en el Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda presenta características relativas a la sigla de identificación de la entidad, bien que corresponde a una Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión, identificación del bien y número correlativo de incorporación los cuales se expresan en el siguiente ejemplo: - Características de un monitor que lleva el código 081 PRV M 17, el cual corresponde a la Unidad Ejecutora del Programa de Regularización del Derecho Propietario Sobre Vivienda PROREVI, 081 PRV M 17 Correlativo de número de registro del activo fijo Identificación del bien, para el caso de un monitor Dato de correspondencia a una Unidad Ejecutora o Proyecto de inversión, donde se ubica el bien, en este caso se refiere a la Unidad ejecutora PROREVI Sigla que identifica al M.O.P.S.V. ante el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas c) Características de los activos fijos. Identificado el código del activo fijo se deben verificar las características con las que cuenta el bien, según los campos requeridos en el Formulario de Inventario, si el activo presenta marca, modelo y serie se deben considerar los datos en campos separados y si el bien corresponde a un mueble o enser se deben tomar las medidas y realizar una descripción de las características del mismo.

6 d) Estado de los activos fijos ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA En el estado del bien se debe considerar la situación temporal del activo fijo, la cual está sujeta a cambios por el constante uso, deterioro o cumplimiento de su vida útil. De acuerdo al estado en el que se encuentre el activo fijo los parámetros utilizados para el llenado de este campo son tres: - Bueno - Malo - Regular e) Ubicación del Activo Fijo En el Formulario de Inventario de activos fijos, se considera la ubicación del activo fijo, en este campo se debe colocar la oficina en la cual se encuentra físicamente el bien inventariado, como por ejemplo el Área o Unidad f) Responsable de los activos fijos En este campo se debe colocar el nombre, apellidos, puesto o cargo del servidor público que hace uso del activo fijo inventariado y a la fecha del inventario tenga relación laboral con el Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda. Para realizar la asignación de activos fijos utilizados por personal que se encuentre realizando pasantías o trabajo dirigido, se debe identificar al inmediato superior de los mismos para la asignación de los bienes. g) Observaciones encontradas resultado de la toma de inventario Resultado del inventario realizado se pueden presentar datos que no estén contemplados en el Formulario de Inventario de Activos Fijos, para ese caso se cuenta con el campo de observaciones, el cual debe ser llenado con los rasgos encontrados en el activo fijo (como por ejemplo una silla con una pata rota o que la misma haya sido retapizada). h) Datos del responsable del inventario y V B del Responsable de la Regional donde se encuentra ubicada la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión El servidor público que realizo el inventario de activos fijos y concluyo el llenado del Formulario de Inventario, debe colocar en la parte inferior izquierda del mismo sus datos personales, como ser: nombre, apellidos, cédula de identidad y el puesto/cargo que ocupa en la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión. Para el caso del responsable de la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión, en la parte inferior derecha también deben llenarse los mismos datos que fueron llenados para el caso del Responsable de la toma física del inventario.

7 i) Conformidad del inventario realizado El responsable del llenado del Formulario de Inventario de Activos Fijos al concluir su labor y como constancia de cumplimiento de la instrucción recibida, debe firmar el documento en la parte inferior izquierda. En señal de conformidad por el inventario realizado y que los datos contenidos en el formulario de inventario son reales, el Responsable de la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión debe firmar y sellar con su pie de firma el documento denominado Formulario de Inventario de Activos Fijos. J) Remisión del Formulario de Inventario de Activos Fijos Una vez que el Formulario de Inventario de Activos Fijos cuente con las firmas correspondientes, debe ser remitido en tres ejemplares a la Dirección General de Asuntos Administrativos del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda, para custodia y archivo. Los Formularios remitidos por los Responsable de la Unidad Ejecutora, Programa y Proyecto de Inversión, posteriormente serán validados por el Área de Activos Fijos/ Unidad Administrativa del Ministerio de Obras Públicas Servicios y Vivienda.

8 FLUJO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS (D.G.A.A.) Solicita el Inventario de activos fijos ubicados en la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión Responsable de la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión designa un responsable para realizar el inventario y llenado del Formulario de Inventario Físico de Activos Fijos Bajo tuición del M.O.P.S.V. Formulario de Inventario Físico de Activos Fijos llenado y con la firma del funcionario responsable de realizar el inventario Rechazo al formulario de inventario de activos fijos por parte del responsable de la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión V B del Funcionario Responsable de la Unidad Ejecutora, Programa o Proyecto de Inversión Responsable de la Regional remite tres ejemplares de los formularios de inventario de activos a la D.G.A.A. D.G.A.A. remite los formularios de inventario de activos al Área de Activos Fijos para su custodia y posterior validación

9 FORMULARIO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS PROYECTO/ UN. EJECUTORA: FECHA: REGIONAL: N CÓDIGO CARACTERISTICAS MARCA DEL BIEN (SI CORRESPONDE) MODELO DEL BIEN (SI CORRESPONDE) SERIE DEL BIEN (SI CORRESPONDE) ESTADO ACTUAL UBICACIÓN ASIGNADO A: OBSERVACIONES RESPONSABLE DEL INVENTARIO: NOMBRE Y APELLIDOS: CEDULA DE IDENTIDAD: PUESTO/CARGO: V B RESPONSABLE DE LA REGIONAL NOMBRE Y APELLIDOS: CEDULA DE IDENTIDAD: PUESTO/CARGO: FIRMA: FIRMA: