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1 SUPERSOCIEDADES - BOGOTA Radicación No.: N.I.T. / C.C. : Expediente : Nombre : SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Dependencia : ADMINISTRATIVO Trámite : ESTUDIO DE CONVENENCIA Folios : 13 Anexos: NO Término: 06/12/2010 Fecha : 06/12/2010 Hora : 05:18 PM Tipo Documento : MEMORANDO Número: Al contestar si lo requiere, Cite el No. de radicación de este Documento MEMORANDO PARA: DE: ASUNTO: Doctor JUAN PABLO MARÍN ECHEVERRY Secretario General COORDINADOR GRUPO ADMINISTRATIVO Estudio previo de conveniencia y necesidad para contratar la adecuación de los puestos de trabajo de oficina abierta de la sede de la Intendencia Regional de Manizales. Comedidamente y conforme a lo establecido en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, le informo, que es necesario adelantar los trámites para la contratación de la adecuación de los puestos de trabajo de oficina abierta de la sede de la Intendencia Regional de Manizales. 1.- DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: De conformidad con la solicitud de la doctora Yorlly Intendente Regional de Manizales y teniendo en cuenta que el número de funcionarios a cargo de esa regional aumentó en dos (2) personas, se hace indispensable adelantar los trámites pertinentes para contratar la reorganización y redistribución de los puestos de trabajo modulares para ampliar de cuatro (4) a seis (6) la capacidad de esta oficina, y reubicar el área de recepción, de manera tal que se pueda contar con la capacidad suficiente de puestos de trabajo acorde a las necesidades de la entidad. Adicionalmente, como quiera que el acabado de los paños de los paneles modulares no corresponde a la imagen institucional, se hace necesario el cambio de la misma para unificarlo con el adoptado por la entidad. 2.- DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO A CELEBRAR: Objeto:

2 2/14 Contratar la adecuación y remodelación de los puestos de trabajo modulares instalados en la Intendencia Regional de Manizales Tipo de Contrato: La naturaleza jurídica del contrato a celebrarse es de PRESTACIÓN DE SERVICIOS Obligaciones del Contratista: El contratista se obliga a cumplir, además de las obligaciones inherentes a la naturaleza del presente contrato, a las condiciones indicadas en el Estudio de Conveniencia y Necesidad, en el anexo técnico, y la oferta presentada el día de cierre del proceso Lugar de ejecución del contrato: La ejecución del contrato será la Intendencia Regional de Manizales, ubicada en la calle 21 No piso 4º de la misma ciudad Supervisión: La supervisión del contrato estará a cargo del Intendente Regional de Manizales. 3.- FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. Teniendo en cuenta las características del objeto a contratar y su cuantía, la escogencia del contratista se efectuará con arreglo a la modalidad de selección abreviada, utilizando para ello, el procedimiento establecido para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Ahora bien, de conformidad con el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, la selección del contratista para el suministro de servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización, cuyo valor estimado no exceda el 10% de la menor cuantía de la Entidad, se realiza mediante el procedimiento de selección allí mismo establecido. 4.- ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.

3 3/ Consulta del CUBS y del precio indicativo Conforme a lo establecido en el parágrafo del artículo 17 y el artículo 86 del Decreto 2474 de 2008, el servicio requerido se encuentra exento de la consulta del CUBS, como quiera que el valor del contrato no excede el 10% de la menor cuantía de la Entidad Estudio de mercado El estudio de mercado se realizó mediante la solicitud de cotización a las siguientes sociedades, así: Firma Precio Incluido IVA AVS Art Office $ Albeiro Idarraga Castaño $ (*) Se anexan las cotizaciones. Firma Escritorios Precio(*) Incluye IVA Proofisillas ltda $ Box Servicios $ Metálicas Jep SA $ Promedio $ En razón a que el objeto del contrato a celebrar es la adecuación de los puestos de trabajo con todos los elementos necesarios, la Entidad establece que el precio de referencia del estudio de mercado, será el señalado en la oferta presentada por la firma AVS ART OFFICE, teniendo en cuenta, que fue la única que cotizó todos y cada uno de los ítem establecidos para llevar a cabo al ejecución del contrato. Así mismo, el promedio de los escritorios para profesional arroja un valor de ($ ) m/cte incluido IVA, que sumado al valor de la remodelación de los puestos, da un total de DIECIOCHO MILLONES OCHOCIENTOS SEIS MIL TRESCIENTOS DOCE PESOS ($ ) M/CTE incluido IVA Valor estimado del contrato El valor estimado del contrato será la oferta económica más baja, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos establecidos por la entidad.

4 4/ Presupuesto oficial El presupuesto oficial del contrato, es hasta la suma de DIECINUEVE MILLONES DE PESOS ($ ) MONEDA CORRIENTE, incluido IVA Forma de pago El valor total del contrato se pagará una vez recibidos todos los trabajos a satisfacción por parte del supervisor del contrato, previo cumplimiento de los requisitos legales Plazo del contrato El plazo del contrato es de un (1) mes, contados a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución. 5.- JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE. De conformidad con el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, la escogencia del contratista recaerá sobre aquél que haya presentado la oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentren en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una sola oferta Requisitos jurídicos habilitantes: Los requisitos mínimos habilitantes de los proponentes, los cuales serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo, son los siguientes: 1 2 PERSONA JURÍDICA Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. 3 Copia del Registro Único Tributario RUT. 3 4 Certificación de encontrarse al día en el pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales PERSONA NATURAL 1 Fotocopia de la cédula de ciudadanía. 2 4 Fotocopia del Registro Único Tributario RUT. Fotocopia de los documentos mediante los cuales conste su afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral. Verificación Online de los antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación.

5 5 6 7 Verificación Online de antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación, de la Persona Jurídica y del representante legal. Verificación de Online de antecedentes fiscales en el Boletín de Responsables Fiscales emitido por la Contraloría General de la República. Certificado de Antecedentes Judiciales del representante legal. 5 5/14 Verificación Online de antecedentes fiscales en el Boletín de Responsables Fiscales emitido por la Contraloría General de la República. 6 Certificado de Antecedentes Judiciales. 7 Registro mercantil, con expedición no mayor a treinta (30) días calendario. 8 Certificación Bancaria (*). 8 Libreta militar (hombres) 9 Certificación Bancaria (*). (*)La certificación bancaria se solicitará únicamente al proponente adjudicatario Requisitos técnicos habilitantes: a) Oferta Económica: La oferta se presentará de conformidad con el anexo del modelo de oferta económica del presente documento. b) Oferta Técnica: Deberá cumplir con el anexo técnico del presente documento. c) Experiencia: El proponente deberá adjuntar dos (2) certificaciones o constancias de seriedad y cumplimiento de contratos celebrados por el proponente con entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales, con objeto similar al presente proceso, con calificación mínima buena o excelente, y con fecha, de suscripción o inicio, posterior al 1 de enero de Las certificaciones antedichas deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos, para ser tenidas en cuenta: Nombre o razón social del contratante. Nombre o razón social del contratista. Objeto del contrato. Número del contrato. Fecha de iniciación del contrato. Fecha de terminación del contrato. Debe ser expedida por el representante legal o persona autorizada. Calificación del servicio: excelente o buena.

6 6/14 La Entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes a través de las certificaciones. Si se advierten discrepancias entre dicha información y lo establecido por la Superintendencia, la propuesta será objeto de rechazo, sin perjuicio de las demás actuaciones que se promuevan. Las certificaciones en su contenido deben ser totalmente legibles. d) Visita voluntaria: Los representantes legales de las firmas interesadas o sus delegados debidamente autorizados, podrán realizar una visita acordada con el Intendente Regional de Manizales, ubicado en la calle 21 No piso 4º. Del Edificio Banco Sudameris de la misma ciudad, en el día y hora en que los interesados acuerden con el funcionario respectivo. Las visitas no serán obligatorias, pero, en todo caso, será responsabilidad de cada uno de los proponentes el conocimiento de todos y cada uno de los trabajos que requieren con ocasión del contrato. Para el efecto, podrán comunicarse con la Intendente Regional de Manizales, doctora Yorlly Alanny Alzate Osorio o con la Sra. Gloria Patricia Giraldo, al teléfono o de esa ciudad. e) Muestra: El contratista deberá presentar ante el supervisor del contrato, muestra del paño referencia hilat color azul con el fin de determinar la calidad de éstos, previa suscrición del acta de inicio. El tono del color lo definirá el supervisor del contrato. En caso de no ser satisfactoria la muestra, el contratista deberá cambiar el producto ofertado por uno de mejor calidad, sin que ello implique un mayor costo para la Entidad Factor de Desempate. De conformidad con el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto 3576 de 2009, en caso de empate, la Entidad requerirá a los empatados a presentar nuevas ofertas. 6.- TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, los riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato a celebrar, se tipifican, estiman y asignan, de la siguiente manera:

7 7/ Tipificación Cuál? Estimación Alto/Medio/Bajo Asignación Entidad/Contratista Que el producto entregado sufra deformaciones antes de cumplir el Bajo Contratista periodo de garantía. Que el panel se dañe cuando retiren el tapizado Contratista. Bajo Contratista Que el paño sufra roturas por su instalación Contratista. Bajo Contratista Que los paños sufran rotura por mala calidad de los materiales Bajo Contratista Contratista. Que el producto no cumpla con las especificaciones técnicas Bajo Contratista requeridas Contratista. 7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS Con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de la Entidad, con ocasión del proceso a adelantar y el contrato a celebrarse, y de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1150 de 16 de julio de 2007, y el Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008, el mecanismo de cobertura del riesgo, será a través de una garantía única, la cual contendrá el siguiente evento: Riesgo Evento Suficiencia Vigencia Derivados del Incumplimiento de las obligaciones contractuales Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. Los señalados en el artículo 4, numeral del Decreto 4828 de Calidad de los bienes. Los señalados en el artículo 4, numeral del Decreto 4828 Veinte (20%) del valor total del contrato Veinte (20%) del valor total del contrato El término de duración del contrato y cuatro (4) meses más*. El término de duración del contrato y un (1) año más. de *La vigencia del amparo de cumplimiento del contrato, se establecerán definitivamente dependiendo del tiempo que tome la Entidad en liquidar el contrato. Cualquier aclaración será atendida oportunamente. Cordialmente,

8 JUAN ESTEBAN ROJAS BARRIOS Cooridinador Grupo Administrativo TRD.: Procesos de Contratación ANEXO TÉCNICO El contratista deberá realizar las siguientes actividades: - Reubicación de la recepción. - Realización del retiro del paño y herrajes existentes. - Instalación de paño referencia hilat nuevo color azul y reinstalación de herrajes existentes. - Recorte de paneles. - Desmonte y montaje de divisiones a media altura y de piso techo. - Entrega de una copia de los planos finales de la forma en como quedó distribuida la oficina con la adecuación realizada. - Instalación de un (1) escritorio para profesional. - Demás actividades inherentes a la correcta ejecución del contrato. Así mismo, el contratista deberá garantizar: - Los trabajos por el período mínimo de un (1) año. - Que la ejecución de los trabajos se realizará de manera tal que no afectaran el normal funcionamiento de las labores de la entidad. - El suministro a los operarios todas las herramientas y elementos de protección que se requieran para el desempeño de los trabajos. - Que la conexión y puesta en funcionamiento, en caso de requerirse, de las redes eléctricas, telefónicas y de datos que se pudieran afectar con la ejecución de los trabajos contratados. Elementos y servicios a adquirir, con el fin de ejecutar el objeto: ítem DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD 1 Reubicación de la recepción completa. 2 Recorte de panel UN 1 3 Retapizado de la panelería M

9 9/14 4 Desmonte y montaje de división media altura M Desmonte y montaje de división piso techo M Adquisición e instalación panel escuadra de 1.00 x 0.95 mts. lleno recepción 7 poste cuadrado de 0.95 (Recepción) 8 panel de 1.02 x 1.75 (con vidrio opalizado) UN 4 9 panel de 0.75 x 1.75 lleno 10 panel de 0.84 x 1.35 lleno 11 panel de 0.70 x 0.94 lleno 12 poste de herraje de salida de poste cuadrado de poste cuadrado de panel baldosa de 0.50 x 0.85 lleno UN 3 16 panel baldosa de 0.50 x 0.84 lleno UN 1 17 panel baldosa de 0.50 x lleno UN 1 18 perfil de 3 cm. x 1.41 en formica puerta entamborada de triples de 2.05 mts., terminada en pintura plana con marco un escritorio para profesional: Escritorio para computador de 1.50 x 1.70 mts., con superficie en tablex de 3 cm. De espesor, enchapada en fórmica color a elección y canto rígido, estructura en lámina cold rolled calibre 20, color a escoger; un (1) archivador 2 x 1 terminado en lámina cold rolled calibre 20 con armazón y marco en el mismo material, cajones con riel full extensión, terminados en pintura electrostática, niveladores de piso, cerradura con trampa y dos llaves y falda en lámina cold rolled color a elección. UN 1 UN 1 21 Aseo General Global Global

10 Plano arquitectónico de cómo esta ubicada la oficina 10/14

11 11/14 Plano arquitectónico propuesta de modificación

12 Firma del Representante/Apoderado/Persona Natural 12/14

13 13/14 MODELO DE OFERTA ECONÓMICA ítem DESCRIPCIÓN UNIDAD Precio Unitario 1 Reubicación de la recepción completa. IVA Valor precio unitario más IVA 2 Recorte de panel UN 1 3 Retapizado de la panelería M CANTIDAD TOTAL Desmonte y montaje de división media altura Desmonte y montaje de división piso techo Adquisición e instalación panel escuadra de 1.00 x 0.95 mts. lleno recepción poste cuadrado de 0.95 (Recepción) panel de 1.02 x 1.75 (con vidrio opalizado) panel de 0.75 x 1.75 lleno panel de 0.84 x 1.35 lleno panel de 0.70 x 0.94 lleno poste de herraje de salida de 1.74 poste cuadrado de 1.74 poste cuadrado de 0.94 panel baldosa de 0.50 x 0.85 lleno M M UN 4 UN 3

14 14/ panel baldosa de 0.50 x 0.84 lleno panel baldosa de 0.50 x lleno perfil de 3 cm. x 1.41 en formica puerta entamborada de triples de 2.05 mts., terminada en pintura plana con marco UN 1 UN 1 UN 1 20 Escritorio para profesional UN 1 21 Aseo General Global Global TOTAL Firma del Representante/Apoderado/Persona Natural