LINEAMIENTO INTERNO DE TRABAJO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS DIRECTAS

Transcripción

1 LINEAMIENTO INTERNO DE TRABAJO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS DIRECTAS

2 Índice OBJETIVO... 4 ALCANCE... 4 POLITICAS DE OPERACIÓN

3 INTRODUCCIÓN El Departamento de Recursos Materiales y Servicios consciente de las necesidades crecientes y en aras de brindar un servicio más eficiente y eficaz en apoyo a la actividad sustantiva del Instituto Tecnológico Superior de Guasave; es que se dio a la tarea de desarrollar el presente lineamiento sobre el control del proceso de compras, describiendo el servicio, actividades y responsabilidades aplicables para un sano y oportuno seguimiento de los procesos administrativos que abonen a una fluida operatividad. De igual manera, y por la naturaleza propia de las actividades realizadas en el departamento, es que se necesita reglamentar adecuadamente y difundir como corresponde el presente lineamiento, coadyuvando de esta manera a un mejor uso del recurso Institucional. 3

4 OBJETIVO Disponer de lineamientos aplicables para el control del proceso de compras del Instituto Tecnológico Superior de Guasave con el objetivo de lograr la conformidad con el servicio educativo, proveyendo en tiempo y forma los bienes e insumos que para tal efecto sean necesarios, optimizando a su vez el recurso disponible. ALCANCE El presente lineamiento aplica para la requisición, compra y entrega de los bienes e insumos. Puntualizando las responsabilidades de cada parte para compras directas y no directas. POLITICAS DE OPERACIÓN 1.-La compra de bienes y servicios para el Instituto Tecnológico lo realiza la Oficina de Adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios. 2.-De acuerdo a sus necesidades los departamentos solicitan por medio del formato para Requisición de Bienes y Servicios SNEST/ D-AD-SG-FO-03, los cuales deberán respetar las fechas establecidas en el calendario de proceso de requisición y entrega de insumos, mismo que a su publicara la Oficina de Adquisiciones. 3. Las áreas solicitantes, llenan el Formato para Requisiciones de Bienes y Servicios SNEST/ D- AD-SG-FO-03, especificando claramente la descripción del bien requerido, recaba las firmas correspondientes y lo entrega a la Oficina de Adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios del Instituto. 4. La Oficina de Adquisiciones en coordinación con el Departamento de Recursos Materiales y Servicios asigna la compra a proveedores registrados en el Catálogo de Proveedores SNEST/D- AD-FO-005, previamente evaluados, seleccionados y/o revaluados por el del Departamento de Recursos Materiales y Servicios en el Instituto Tecnológico, en los registros para selección de proveedores SNEST/D-AD-SG-FO-02 y para evaluación de proveedores SNEST/D-AD-SG-FO- 04,en función del monto de la compra, calidad, precio y servicio. 5.- La Oficina de Adquisiciones realiza la compra al proveedor seleccionado; utilizando el formato para Orden de Compra de Bienes y Servicios SNEST/D-AD-SG-FO En caso de que el bien o servicio solicitado exceda el límite permitido para compras directas conforme a la normatividad vigente, la compra del bien o servicio se someterá al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Tecnológico Superior de Guasave, misma que se hará acompañar de tres cotizaciones como mínimo. 7.- El área solicitante deberá presentar como mínimo tres cotizaciones de la compra solicitada. 4

5 8.- El Departamento de Recursos Materiales y Servicios y la Subdirección de Servicios Administrativos o el área correspondiente en el Instituto Tecnológico Superior de Guasave deben asegurarse de que todas las compras se realicen conforme a la normatividad vigente (Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público). 9.- La Oficina de Adquisiciones y Almacén en el Instituto, recibe del proveedor los bienes comprados y verifica el cumplimiento de los requisitos de compra especificados en la Requisición de Bienes y Servicios SNEST/ D-AD-SG-FO-03 y la Orden de Compra de Bienes o Servicios SNEST/D-AD-SG-FO-06 comparándola con la factura y bienes recibidos. 10.-Para equipos y material de laboratorio, cómputo o cualquier compra que exija características especiales, deberá estar presente el responsable de cada área, el responsable de Adquisiciones y el responsable de Almacén para recibir del proveedor el material, tomando en consideración lo indicado en la Orden de Compra y en la factura del proveedor. 11. La Oficina de Adquisiciones en el Instituto Tecnológico Superior de Guasave entrega los bienes a las áreas solicitantes, quienes firman de recibido el documento de Requisición de Bienes y Servicios SNEST/ D-AD-SG-FO La Oficina de Adquisiciones del Instituto Tecnológico Superior de Guasave integra expediente de compra (factura original y formato SNEST/D-AD-SG-FO-06 ) y lo envía al Departamento de Recursos Financieros en el Instituto, para que programe o realice el pago correspondiente. 13. En el caso de servicios, el Departamento de Recursos Materiales y Servicios del Instituto Tecnológico, es quien recibe del proveedor, para que con el Jefe/a del área solicitante determinen si cumplen con las especificaciones registradas en la Orden de Compra de Bienes o Servicios. Este lineamiento fue aprobado en la segunda sesión ordinaria de la junta directiva de