UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NAYARIT PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS RESPONSABLE DEL PROCESO

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1 PÁGINA: 1/6 REQUIISIICIIÓN DE COMPRAS Y/O SERVIICIIOS RESPONSABLE DEL PROCESO AUTORIZÓ RESPONSABLE DEL ÁREA DE ADQUISICIONES Y CONTROL PATRIMONIAL REPRESENTANTE DE RECTORIA

2 PÁGINA: 2/6 1-OBJETIVO Efectuar las compras sin licitación y atender las solicitudes de servicios de las áreas de la UT de Nayarit, con la finalidad de que las áreas cuenten con materiales de trabajo en tiempo y forma. 2-ALCANCE Inicia con las solicitudes de compra por parte de las áreas y termina con la entrega de materiales y/o servicios solicitados por dichas áreas. 3-POLÍTICAS DE APLICACIÓN El área de Adquisiciones y Control patrimonial, a través del área de Compras, debe mantener la lista de proveedores actualizada A01POCA-01. Los días de recepción de las requisiciones son cada lunes de la primera y tercera semana de cada mes, en caso de ser día inhábil, este se recorre al día hábil siguiente; la requisición de compra debe entregarse en original y dos copias. Las áreas solicitantes deben llenar correctamente una requisición por concepto de papelería, material y servicios. Las áreas que necesiten copia de factura del material solicitado, deben marcarlo en el formato de requisición de compra. Sólo en casos justificados, se autorizan compras después del período de recepción señalado anteriormente. En caso de solicitarse una compra de una bien de primera adquisición, en el formato de requisiciones se deben describir las características y alcances de la compra. A partir de que la DAF autoriza las requisiciones de compra, se cuenta con un plazo de 21 días para entregar el material y/o servicio solicitado por el área. Todos los proveedores deben incorporarse a un padrón de proveedores y contar en su expediente con lo establecido en el formato de requisitos, políticas y criterios de compra, misma que será local o foráneo según sea el caso para cada uno de ellos. Se evalúa a los proveedores semestralmente, dicha evaluación se aplica solo a los proveedores que se les haya hecho por lo menos una compra en el periodo a evaluar R01POCA-01. La adquisición de los documentos oficiales (acta de examen profesional, certificados y títulos profesionales) lo realiza la Subdirección de Servicios Escolares en coordinación con el Abogado General a través del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial. El área de Adquisiciones y Control Patrimonial debe enviar al área de Contabilidad las facturas y requisiciones firmadas de recibido por cada área solicitante, para efectuar los pagos a los proveedores de las compras generadas.

3 PÁGINA: 3/6 Los servicios de mantenimiento de equipo informático, están a cargo del área correspondiente, y en caso de requerir algún servicio de mantenimiento de equipo distinto al antes mencionado, se deberá solicitar a través de requisición de compra del servicio de mantenimiento y seguir el procedimiento normal. El área de Compras llevará a cabo las evaluaciones de satisfacción del cliente ó área solicitante cada cuatrimestre, R03POCA INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS Todos los procesos y procedimientos del SGC. 5-TÉRMINOS Y DEFINICIONES Se deben tomar en cuenta todos los establecidos en la norma ISO DAF-Dirección de Administración y Finanzas. UT de Nayarit-Universidad Tecnológica de Nayarit. SGC-Sistema de Gestión de Calidad. 6-INSUMOS Lista de Proveedores. Requisiciones de compras de las áreas.

4 PÁGINA: 4/6 7-DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ÁREA DE COMPRAS AREA SOLICITANTE DAF Recibe requisiciones por parte del área solicitante, sella de recibido, asigna no. de folio y registra en el formato de seguimiento de requisiciones. Concentra las requisiciones recibidas y arma un paquete para firma y autorización de DAF. Concentra las requisiciones autorizadas y las registra en el formato de seguimiento de requisiciones en el apartado correspondiente. Registra en el Seguimiento de Requisiciones específica cuáles no fueron autorizadas y el motivo INICIO Solicita al área de Compras el material y/o servicio a través del formato de requisición de la compra. 1 Revisa, firma y autoriza requisiciones de acuerdo al presupuesto autorizado para cada rubro y regresa a compras en un plazo no mayor a 5 días hábiles para suministrar materiales y/o servicio requerido. 4 Adquiere el producto y/o contrata el servicio con ayuda de las áreas cuando ésta se requiera, revisará el producto o bien adquirido Entrega materiales y/o servicios solicitados por área. Recibe y firma de recibido, en el formato original de requisición, y en el caso de que se trate de equipo o mobiliario el resguardo correspondiente. FIN

5 PÁGINA: 5/6 ACT_No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y AUTORIDAD FORMA O DOCUMENTO 1 Área Solicitante 2 Área de Compras 3 Área de Compras 4 Director de Administración y Finanzas 5 Área de Compras 6 Área de Compras 7 Área de Compras INICIO. Solicita al área de Compras el material y/o servicio a través del formato de requisición de la compra. Recibe requisiciones por parte del área solicitante, sella de recibido, asigna no. de folio y registra en el formato de seguimiento de requisiciones. Concentra las requisiciones recibidas y arma un paquete para firma y autorización de DAF. Revisa, firma y autoriza requisiciones de acuerdo al presupuesto autorizado para cada rubro y regresa a compras en un plazo no mayor a 5 días hábiles para suministrar materiales y/o servicio requerido. Concentra las requisiciones recibidas de DAF, registra en el formato de seguimiento de requisiciones en el apartado correspondiente. Registra en el seguimiento de requisiciones, especifica cuáles no fueron autorizadas y el motivo e informa al área correspondiente. Adquiere el producto y/o contrata el servicio con ayuda de las áreas cuando ésta se requiera. 8 Área de Compras Entrega materiales solicitados por área. A02POCA-01 A04POCA-01 A02POCA-01 A04POCA-01 A04POCA-01 A06POCA-01 A07POCA-01 R02POCA-01 9 Área Solicitante Recibe y firma de recibido, en el formato original de requisición, y en el caso de que se trate de equipo o mobiliario el resguardo correspondiente. FIN.

6 PÁGINA: 6/6 8-RESULTADOS Suministro de material y servicios a las áreas solicitantes. 9-SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Este procediendo se medirá analizando la eficiencia en el suministro de insumos a las áreas solicitadas. Requisiciones Atendidas/Requisiciones Recibidas; y mediante la satisfacción del cliente. 10-FORMATOS UTILIZADOS Evaluación a Proveedor, R01POCA-01. Lista de Proveedores, A01POCA-01. Requisición de Compras, A02POCA-01. Seguimiento de requisiciones, A04POCA-01. Requisitos, políticas y criterios de compra locales, A06POCA-01. Requisitos, políticas y criterios de compra foráneos, A07POCA-01. Orden de compra, R02POCA-01. Encuesta de Satisfacción del cliente, R03POCA INDICADORES % de usuarios satisfechos = No. de usuarios Muy Satisfechos y Satisfechos Total de usuarios encuestados Compras = Total de Requisiciones Atendidas Total de Requisiciones Recibidas X 100 X 100