MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REQUISICIÓN DE MATERIALES DE OFICINA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL

Transcripción

1 +- PARA LA REQUISICIÓN DE MATERIALES DE OFICINA DEL DISTRITO FEDERAL SEPTIEMBRE 2009 M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 1

2 Í N D I C E CONTENIDO PÁGINA I.- Introducción 3 II.- Marco jurídico 4 III.- Políticas y lineamientos 6 IV.- Descripción del procedimiento 9 V.- Diagrama de flujo 13 VI.- Descripción del formato 16 M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 2

3 I.-INTRODUCCIÓN A efecto de normar el proceso de supervisión y control en la solicitud, autorización y entrega de materiales de almacén, se hace necesario implementar un Manual de Procedimientos específico para la Requisición de Materiales de Oficina. Se pretende lograr la regularización y estandarización en el llenado del formato que se utiliza para el surtido del material. En este sentido, se busca solventar deficiencias que se han presentado en el registro y dotación del material que surte el almacén del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, evitando, de esta manera, que se presenten irregularidades y malos manejos en su entrega. Asimismo, cabe señalar que dicho manual permitirá que los requerimientos que realicen las diversas áreas del Consejo se atiendan de mejor manera al depender de cada área el correcto llenado de la solicitud y la recepción del material solicitado, coadyuvando con ello a que se determinen los promedios de consumo mensuales y anuales de conformidad con las necesidades reales de cada área, permitiendo, de esta forma, delimitar de manera precisa los requerimientos de compra del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, que deberán incluirse en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Consejo, ajustándose a los criterios establecidos en el artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 3

4 II.-MARCO JURÍDICO 1.- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: -Artículo 122, Apartado C, Base Cuarta, fracción II, -Artículo Estatuto de Gobierno del Distrito Federal: -Artículo Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal: -Artículo 1, -Artículo 195, -Artículo 200, párrafo primero. 4.- Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal: -Artículo 1, -Artículo 4, -Artículo 6, -Artículo 8, -Artículo 10, fracciones XIX, XXV y XXIX, -Artículos Acuerdos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal: -Acuerdo 32-28/2004 del 16 de junio de 2004, -Acuerdo 36-48/2004 del 13 de octubre de 2004, -Acuerdo 15-09/2005 del 23 de febrero de 2005, M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 4

5 -Acuerdo 16-09/2005 del 23 de febrero de 2005, -Acuerdo 15-11/2005 del 02 de marzo de 2005, -Acuerdo 6-12/2007 del 14 de marzo de 2007, Acuerdo 7-43/2008 del 02 de julio de M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 5

6 III.-POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS a) De la autorización La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, es la única instancia facultada para autorizar la entrega de materiales a las áreas solicitantes. Las áreas, a través de su titular, deberán designar a la persona(s) autorizada(s) para firmar de recibido las requisiciones de material en el momento que sean surtidas. El titular del área que solicita el material de oficina, deberá enviar un comunicado a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales con el nombre(s) y firma(s) de la persona(s) responsable(s) del llenado de la requisición y recepción del material, a fin de conformar el Catálogo de Firmas autorizado. Las requisiciones de material deberán ser firmadas únicamente por el titular del área solicitante, cuya firma deberá aparecer en el Catálogo de Firmas autorizado para el almacén. De lo contrario serán devueltas. La información que el titular del área requiera en relación al acumulado del material que se ha recibido, se deberá solicitar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y se tomará del Sistema de Control y Registro de Almacén (SICAL). M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 6

7 b) De la requisición del formato La Coordinación Administrativa establecerá el Formato CJ-CA-40 como único formato válido para la requisición de material. El Formato CJ-CA-40 Requisición de Material deberá ser llenado utilizando el Catálogo de Artículos que se encuentra en el módulo de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, ubicado en la página de internet del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. No se autorizará ninguna requisición de material que tenga anotaciones que alteren el sentido original de los textos contenidos en el Formato de Requisición de Material CJ-CA-40. El Formato CJ-CA-40 Requisición de Material deberá ser presentado en tres tantos, original y dos copias, debidamente requisitado. Para el control de requisiciones de material, cuando una requisición conste de varias hojas (ejemplo: 1/5, 2/5, etc.,) todas las hojas deberán llevar el mismo número de folio consecutivo que le corresponda como requisición individual, el cual será asignado por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. c) De la solicitud y entrega de material Por cuestiones de seguridad y de control interno, deberá acudir personal del área solicitante, al inmueble que ocupa el almacén, a recoger el material solicitado, salvo la presidencia y las ponencias. M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 7

8 La entrega de material deberá permitir a las áreas contar con los insumos suficientes que les posibiliten desempeñar adecuadamente sus labores, destacando que durante el primer trimestre de cada ejercicio fiscal sólo se podrán surtir cantidades mínimas, debido a que no se cuenta con suficiencia presupuestal en este periodo. d) Del control y los indicadores de servicio La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de los registros de bienes solicitados y suministrados, podrá evaluar la eficiencia del procedimiento para dar respuesta a las necesidades de las áreas del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal; hecho que permitirá elaborar indicadores de servicio. e) De los reportes A partir del Sistema de Control y Registro de Almacén (SICAL), la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales generará los informes trimestrales que deban presentarse a la Comisión de Administración y Presupuesto, en cumplimiento a lo señalado en el Acuerdo 7-43/2008 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal en sesión de fecha del 2 de julio de M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 8

9 IV.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 9

10 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinación Administrativa. CLASIFICACIÓN CJDF/CA/MP 08 SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PÁGINA PROCEDIMIENTO: Requisición de material de 3 OBJETIVO: Llevar el control y registro de los materiales de almacén que se entregan a las áreas del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal. o No. Área Descripción de la Actividad Documentos de apoyo 1 Responsable de la Ingresa a la Intranet, selecciona el apartado Formato CJ-CA-40. elaboración de la solicitud del material de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, en el cual se encuentra el Catálogo de Artículos, así como el Formato CJ-CA-40 Requisición de Material y el instructivo de éste. Catálogo de Artículos. 2 Verifica que los artículos que vaya a solicitar se encuentren contemplados en el Catálogo de Artículos. Si los artículos solicitados aparecen en el Catálogo de Artículos. Formato CJ-CA-40 O y 2 C. 3 Catálogo de Artículos procede a requisitar el Formato CJ-CA-40 en original y dos copias, entregándolos a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Coordinación Administrativa. En caso de que los artículos no estén contemplados en el Catálogo de Artículos informa al área a fin de que considere un artículo similar que se encuentre en dicho catálogo. Una vez que se ha requisitado debidamente el Formato CJ-CA-40 Requisición de Material, se recaba la firma del titular del área solicitante. Formato CJ-CA-40, O y 2 C M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 10

11 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinación Administrativa. CLASIFICACIÓN CJDF/CA/MP 08 SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PÁGINA PROCEDIMIENTO: Requisición de material de 3 No. Área Descripción de la Actividad Documentos de apoyo 4 Dirección de Recibe Formato CJ-CA-40 requisitado en Formato CJ-CA-40, O y Recursos Materiales original y dos copias, revisa existencias en el 2 C. y Servicios almacén, consultando el Sistema de Control y Sistema de Control y Generales Registro de Almacén (SICAL) y procede a Registro de Almacén sellar de recibido y entregar copia uno del (SICAL). Formato CJ-CA-40 al solicitante, conservando copia dos para efectos de control interno. 5 6 Almacén 7 Responsable de la solicitud del material Turna al Almacén Formato CJ-CA-40 en original Recibe Formato CJ-CA-40 en original y procede a entregar el material requerido el mismo día en el que se solicitó, pudiendo efectuarse este requerimiento en cualquier día hábil, dependiendo de las necesidades de cada área. Acude al Almacén con su copia sellada del Formato CJ-CA-40. Si surten el material requerido revisa que esté correcto, recibe material y firma de conformidad. En caso de que no tengan parte del material o no se cuente con el total del número de unidades solicitadas, el Almacén procede a indicarlo en el rubro de observaciones, surtiendo el resto del material solicitado y requiriendo la firma de conformidad. Formato CJ-CA-40, O. Formato CJ-CA-40, O. Formato CJ-CA-40, C. M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 11

12 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinación Administrativa. CLASIFICACIÓN CJDF/CA/MP 08 SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PÁGINA PROCEDIMIENTO: Requisición de material de 3 No. Área Descripción de la Actividad Documentos de apoyo 8 Almacén Entrega material al solicitante, firma de entregado y recaba firma de recibido en original y copia del formato del solicitante. Formato CJ-CA-40, O y C. 9 Archiva original. Formato CJ-CA-40, O FIN DEL PROCEDIMIENTO M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 12

13 V.- DIAGRAMA DE FLUJO M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 13

14 CLASIFICACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA: 3 Coordinación CJDF/CA/MP 08 Administrativa. SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PÁGINA PROCEDIMIENTO:Requisición de material de 2 RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DE LA SOLICITUD DEL MATERIAL INICIO Ingresa a la intranet y selecciona apartado en el que se encuentra el Catálogo de Artículos y el Formato CJ-CA-40 1 Formato CJ-CA-40 Catálogo de Artículos 2 DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 4 Recibe Formato CJ- CA-40 requisitado en original y dos copias, revisa existencias, sella de recibido y entrega copia del Formato CJ-CA-40 al solicitante. Formato CJ-CA- 40, O y 2 C Sistema de Control y Registro de Almacén (SICAL) ALMACÉN Recibe Formato CJ- CA-40 en original y procede a entregar el material solicitado. 1 6 Formato CJ- CA-40, O Verifica que los artículos a solicitar se encuentren contemplados en el Catálogo de Artículos. Catálogo Artículos de 5 Turna al Almacén Formato CJ-CA-40 en original. Los artículos Si aparecen en el Catálogo de Artículos Los artículos No aparecen en el Catálogo de Artículos Formato CJ-CA-40, O y 2 C Formato CJ- CA-40, O Requisita Formato CJ-CA-40 en original y dos copias y entrega a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Informa al área a fin de que considere un artículo similar que se encuentre en dicho Catálogo. 3 Una vez que se ha requisitado el Formato CJ-CA-40 se recaba la firma del titular del área solicitante Formato CJ- CA-40, O y 2 C M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 14

15 CLASIFICACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinación CJDF/CA/MP 08 Administrativa. SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PÁGINA PROCEDIMIENTO:Requisición de material de 2 RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL MATERIAL ALMACÉN 1 Acude al Almacén con copia sellada del Formato CJ-CA Entrega material al solicitante, firma de entregado y recaba firma de recibido en original y copia del formato del solicitante. 8 Almacén Si surte el material requerido Almacén No surte el material requerido total o parcialmen te Formato, CJ-CA-40, C Formato, CJ-CA-40, O y C 9 Archiva original Revisa que esté correcto, recibe material y firma de conformidad. El Almacén lo indica en el rubro de observaciones del Formato CJ- CA-40, surtiendo el resto del material solicitado y requiriendo la firma de conformidad. Formato, CJ-CA-40, O FIN M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 15

16 VI.- DESCRIPCIÓN DEL FORMATO M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 16

17 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Hoja de REQUISICIÓN DE MATERIAL Datos del área Nombre del solicitante: Puesto: Área: Datos del almácen Folio número: Fecha en que recibió solicitud: Fecha que entregó material: Fecha: Mes Día Año DRMSG Mes Día Año Mes Día Año Fecha e Mes Día Año PARTIDA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO UNIDAD Num. SOLICITADA Letra CANTIDAD SURTIDA Num. Letra NO HAY EXISTENCIAS OBSERVACIONES AUTORIZACIÓN DEL TITULAR AUTORIZÓ: ENTREGÓ: RECIBIÓ: DEL ÁREA SOLICITANTE Director de Recursos Materiales Responsable de almácen y Servicios Generales Nombre y Firma: Nombre y Firma: Nombre y Firma: Nombre y Firma: Favor de NO hacer anotaciones extras en el formato CJ~CA~40 M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 17

18 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Hoja de (21) REQUISICIÓN DE MATERIAL Datos del área Nombre del solicitante: (1) Puesto: (2) Área: (3) Datos del almácen Folio número: (5) Fecha en que recibió solicitud: (6) Fecha que entregó material: (7) Mes Día Año Mes Día Año (4) Fecha: Fecha e Mes Día Año DRMSG (8) Mes Día Año PARTIDA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO UNIDAD (9) (10) (11) (12) Num. SOLICITADA Letra (13) CANTIDAD SURTIDA Num. Letra (14) NO HAY EXISTENCIAS (15) OBSERVACIONES (16) AUTORIZACIÓN DEL TITULAR AUTORIZÓ: ENTREGÓ: RECIBIÓ: DEL ÁREA SOLICITANTE Director de Recursos Materiales Responsable de almácen (17) y Servicios Generales (18) (19) Nombre y Firma: Nombre y Firma: Nombre y Firma: Nombre y Firma: (20) Favor de NO hacer anotaciones extras en el formato CJ~CA~40 M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 18

19 DESCRIPCIÓN DEL FORMATO Nombre del formato: REQUISICIÓN DE MATERIAL Número de formato: CJ-CA-40 Objetivo del formato: Llevar de forma adecuada y transparente el control de surtido de material del Almacén del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal a las diferentes áreas de trabajo, cumpliendo con las normas y lineamientos establecidos. Número de tantos del formato: Distribución: Original y dos copias. Original: para Almacén. Copia 1: para control del área solicitante. Copia 2: para control de la Dirección Recursos Materiales y Servicios Generales. M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 19

20 DESCRIPCIÓN DE LLENADO No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR (1).- Nombre del solicitante: Nombre del titular del área que solicita el material. (2).- Puesto: Denominación del puesto que desempeña el solicitante. (3).- Área: El área en la que está adscrito el solicitante. 4).- Fecha: La fecha de elaboración del formato (requisición). (5).- Folio número: Número consecutivo con sello foliador. (6).- Fecha en que recibió requisición: Mes, día y año de recepción de la requisición de material en el Almacén. (7).- Fecha que entregó material: Mes, día y año en que el Almacén entrega el material al área solicitante. M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 20

21 (8).- Fecha: Mes, día y año en el que se recibió la requisición, para firma de autorización, en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. (9).- Partida: La partida presupuestal del clasificador por objeto del gasto que corresponda a cada material que se está solicitando. (10).- Código: Número de clave del producto solicitado. (11).- Descripción del artículo: Nombre genérico del artículo, de acuerdo con el Catálogo de Artículos. (12).- Unidad: La unidad de medida del artículo requerido. (13).- Solicitada: Cantidad solicitada del artículo (indicar sólo con número y letra). (14).- Surtida: Cantidad de artículos que fueron entregados (indicar con número y letra). (15).- No hay existencias: Se llenará con una X sólo en caso de que el artículo solicitado no se encuentre disponible en ese momento. (16).- Observaciones: Este apartado sólo se utilizará cuando no se cuente con parte del material solicitado o no se cuente con el total del número de unidades solicitadas, o en caso de que se necesiten hacer precisiones relacionadas con la entrega del material. M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 21

22 (17).- Autorización del responsable del área solicitante: Nombre y firma del titular del área solicitante del material. (18).- Autorizó: Nombre y firma del titular de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. (19).- Entregó: Nombre y firma del responsable del Almacén. (20).- Recibió: Nombre y firma de la persona autorizada por el área solicitante para recibir material (21).- Hoja de. Número de hojas consecutivas que contiene la requisición. M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 22

23 Elaborado: Validado: C.P. Javier Haro de Alba Coordinador Administrativo Lic. Javier A. Escalera Leandro Director Ejecutivo de Planeación M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 23

24 México, D.F. a 1º de septiembre de Autoriza: El Consejo de la Judicatura del Distrito Federal Mag. Edgar Elías Azar Presidente Mag. Lic. Rafael Crespo Dávila Consejero Lic. Luis Manuel Márquez Lugo Consejero Lic. Luz del Carmen Guinea Ruvalcaba Consejera Dr. Israel Alvarado Martínez Consejero Lic. Rafael Santa Ana Solano Consejero M. P. Requisición de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 24