Capítulo IV. Propuesta de procedimiento

Transcripción

1 4.1 Metodología Capítulo IV Propuesta de procedimiento Se revisa bibliografía relacionada con estrategias de administración de inventarios y manuales de procedimiento. Así mismo se consulta los manuales de procedimientos y operación de la administración de inventarios de la unidad orgánica de la Secretaría de Infraestructura y Desarrollo Urbano, del Gobierno del Estado de Sonora. Se revisa el diagnóstico elaborado por la administración de la Subdirección de Bienes y Servicios en el año del 2009, con el propósito de observar y encontrar áreas de oportunidad de mejora en los procesos. Además se consulta el organigrama y el manual de la función de puestos para confrontar las responsabilidades con el nivel y tipo de actividades del personal involucrado en las tareas de administración de inventarios, almacén y control de recursos materiales. Con base a la información del diagnóstico elaborado por la Subdirección de Bienes y servicios y derivado de su análisis, se obtuvieron los siguientes resultados: En la administración actual al inicio del ejercicio fiscal, Enero 2011, se adquirieron nuevos equipos de computo, para utilizarlos como soporte técnico en el desarrollo de los programas del plan institucional de la Sidur, llevándose a cabo las compras anuales del stock de tintas, toners y consumibles para las impresoras de la Secretaria. Dicha compra se realizó considerando los equipos y modelos de computadoras existentes al momento en las diferentes unidades administrativas; sin considerar las especificaciones técnicas y requerimientos de los equipos de cómputo para la adquisición de consumibles. Todo esto trajo como consecuencia que el 90% del 40

2 material adquirido quedo obsoleto por lo que se incurrió en un gasto excesivo en la partida de materiales de impresión, elevando los costos en la administración de inventario de este rubro. Todo lo anterior se hizo sin darle seguimiento a las normas y reglas que establece el procedimiento ante lo cual se propone lo siguiente: 4.2 Descripción de procedimiento Al procedimiento vigente que se ha estado utilizando en la administración del inventario se le hacen las adecuaciones pertinentes de acuerdo a las necesidades de la operación y actividades de los usuarios de las unidades administrativas internas de la Sidur. Nuevo procedimiento: 1. La Unidad Administrativa solicitante, debe remitir la requisición de materiales o servicio a la Dirección de Administración y Finanzas, es necesario que adjunte especificaciones técnicas en caso de productos nuevos. 2. Si la requisición es aprobada por el Director de la Dirección de Administración y Finanzas se elabora la Solicitud de consulta de insumos del almacén, y hace llegar el documento al encargado del almacén. 3. El Director de Administración y Finanzas determina si las existencias de almacén, cumplen con la requisición de materiales o servicio enviada por la unidad administrativa, si este es el caso; se autoriza al encargado de almacén, la entrega de materiales y se pasa al paso Si las existencias de almacén no satisfacen la requisición de materiales o servicios ; el Director de Administración y Finanzas establece cantidades efectivamente necesarias para la compra de los materiales. 5. El Director de Administración y Finanzas revisa historial de proveedores; y solicita a tres las cotizaciones correspondientes. 41

3 6. El Director de Administración y Finanzas realiza un análisis en base a las cotizaciones recibidas, determina mejor opción de compra en base a precios y tiempos de entrega. 7. El Director de Administración y Finanzas, elabora la orden de compra y la remite al proveedor seleccionado. 8. El Encargado de Almacén recibe y verifica que la orden recibida cumpla con los requerimientos establecidos en la orden de compra correspondiente 9. El Director de Administración y Finanzas recibe informe de compra recibida. 10. El Director de Administración y Finanzas autoriza entrega de materiales a Unidad Administrativa solicitante. 11. El encargado de almacén registra salida de almacén y despacha orden de requisición. 12. La Unidad Administrativa recibe material Resultados Obtenidos del Análisis ABC.. Tipo de Producto Categoría o % de rotación Clasificación A Material de oficina y 76% papelería B Material de limpieza 18% C Material de impresión 6% Tabla 4 En la tabla anterior se observa, utilizando la técnica del modelo ABC que los productos de tipo A presentan el índice de rotación más alta y en contraste los de tipo C la rotación más lenta. El análisis muestra que la Ley de Pareto con relación de 80/20 es necesario utilizar esta técnica para eficientar las entradas y salidas de los productos en la operación del inventario. 42

4 4.4. Formatos e Instructivos El siguiente formato es el que se propone para llevar a cabo las compras de manera expedita y oportuna, cumpliendo con los requisitos de requisición y autorización, como lo marca la norma. 43

5 Formato de requisición SIDUR Fecha de elaboración: Formato de Requisición de Materiales Unidad Administrativa solicitante: No.- de Requisición: Cantidad Unidad Descripción Completa Justificación de la requisición: Documentación que se adjunta: Solicitante Autorización Nombre, firma y cargo Nombre, firma y cargo 44

6 Formato de entrada de materiales SIDUR Formato de Entrada de Materiales Fecha de elaboración: Proveedor: No. de Orden de Compra: Clave Cantidad Unidad Descripción del artículo Precio Unitario Importe Total Recibe Entrega Nombre, firma Nombre, firma 45

7 Formato de Salida de Materiales SIDUR Fecha de elaboración: Formato de Salida de Materiales Requisición No.: Fecha de requisición: Clave Descripción del artículo Cantidad Unidad Precio Unitario Importe Total Recibe Entrega Nombre, firma y cargo Nombre, firma y cargo 46

8 4.4. Diagrama de flujo Se propone la siguiente secuencia lógica para eficientar los procesos de requisición y compra de materiales. 47

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11 Con este nuevo procedimiento se mejora el proceso que ya se tiene implantado, que como ya hemos mencionado, ha resultado con deficiencias y con algunos cuellos de botella que afectan la administración del inventario. Esta propuesta hace mas eficiente la entrega oportuna de los productos, reduce los costos del mantenimiento del inventario y principalmente se tiene un control automatizado de las entradas y salidas de los productos. 50