SOLICITUD Y DESPACHO DE MERCADERÍA DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN

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1 Página 1 de 11 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO UNIDAD ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO MERCADERÍA DE LA PRO-DAF-ADM-004 ELABORADO POR: Sergio Danilo Herrarte Pedroza Jefe Unidad Administrativa Fecha: 1/02/ REVISADO Y PRESENTADO POR: Myriam Ovalle Gutiérrez de Monroy Directora General Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala Fecha: 11/02/ APROBADO POR: Consejo Directivo Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala INACIF Acuerdo CD-INACIF-003-

2 Página 2 de INTRODUCCIÓN El procedimiento de solicitud y despacho de mercadería a la Sección de Almacén es una herramienta la cual será de utilidad para en optimo control y funcionamiento de las distintas actividades que se realizan a efecto de dar cumplimiento al objetivo de la misma que consiste en Planificar, organizar, integrar, dirigir y controlar las actividades y/o procedimientos que se ejecutan dentro de la Sección de Almacén para lograr que la misma resguarde los bienes del INACIF mediante un óptimo control en sus ingresos y egresos de mercadería, a través de una mejora continua en sus procedimientos, obteniendo como resultado una actitud de servicio eficiente hacia las distintas dependencias de la institución 2. OBJETIVO Estandarizar los procedimientos para la solicitud y despacho de mercadería a sedes metropolitanas y departamentales del INACIF. 3. ALCANCE El procedimiento abarca la solicitud de mercadería a la Sección de Almacén y el despacho de mercadería a las sedes metropolitanas y departamentales del Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala. 4. RESPONSABLES 4.1. Oficinistas de Almacén 4.2. Auxiliares de Almacén 4.3. Jefe Sección de Almacén 4.4. Jefe Unidad Administrativa 5. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 5.1. Dirección General 5.2. Jefe Departamento Administrativo Financiero 5.3. Jefe Unidad Administrativa 5.4. Jefe Sección de Almacén 5.5. Jefe de Departamento / Unidad / Sección 6. GLOSARIO 6.1. Materiales y suministros: conjunto de objetos que son consumidos de manera inmediata y que no son reutilizables Activos y fungibles: conjunto de objetos que tienen mayor durabilidad, son reutilizables más de una vez y se deterioran a largo plazo. 7. RECURSOS 7.1. Tecnológicos

3 Página 3 de Computadora Base de datos de la Sección de Almacén 7.2. Logísticos 8. ACTIVIDADES Materiales a. Insumos y materiales de oficina b. Formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas i. Requisición y Salida de Almacén de Materiales y Suministros ii. Requisición y Salida de Almacén de Activos/Fungibles 8.1. Solicitud de mercadería a la Sección de Almacén Los clientes internos recibirán a través de una circular un catálogo de referencia de productos el cual es enviado y actualizado una vez por año. A partir de éste, deberán hacer sus requisiciones utilizando los formularios existentes, autorizados por la Contraloría General de Cuentas según Anexo A y Anexo B Las requisiciones se harán una vez por mes. Salvo aquellas requisiciones que se soliciten por emergencia. Éstas deberán ser autorizadas a través de un medio escrito por el Jefe de Unidad Únicamente se recibirán los formularios de requisición en original con sus respectivas copias (blanca, amarilla y/o verde). a. Original requisición y salida de Almacén de materiales y suministros, b. Original requisición y salida de activos/fungibles Ambos formularios deben ir firmados y sellados por la persona quien autoriza la requisición Los clientes internos deben anotar los códigos, las descripciones, las presentaciones y cantidades que solicitan en el formulario de requisición, según el código que contiene el catálogo Para el formulario de requisición de activos o fungibles, el código del artículo corresponde al código del producto según el catálogo. El código de inventario será anotado en la casilla de OBSERVACIONES por el personal de Almacén al momento de su despacho En ausencia de cualquiera de los campos requeridos en la forma de llenado de los formularios de Almacén, no será despachado y se le notificará al requirente que debe completar la requisición La forma de llenado de las requisiciones de salida de almacén, se adjuntan en Anexo C y D Si el código no coincide con la descripción, el requirente deberá realizar una nueva requisición del producto no despachado. Esto para evitar que la Sección de Almacén despache algo que no fue solicitado o requerido o sea vea alterado el formato de requisición. Por lo que es responsabilidad del requirente que, a partir de que reciban el catálogo, anote todos los campos que se requieren según el inciso e.

4 Página 4 de Las requisiciones serán recibidas el día 15 de cada mes en horario de 08:00 a 14:00 hrs. Fines de semana o días festivos en el día 15, se recibirá al siguiente día hábil en el mismo horario descrito anteriormente Para las Sedes Departamentales, debido a que éstas envían sus requisiciones con el personal de transportes que realizan rutas de Seguimiento Pericial, deben contemplar que el envío se debe realizar antes del 15 de cada mes Las requisiciones serán selladas de recibido anotando la hora de recepción, para llevar el control de los tiempos de recepción en el Almacén Al recibir la requisición, el digitador de la Sección de Almacén debe ingresar los datos de la requisición a la base de datos de Almacén Posterior a ingresar la solicitud a la base de datos, el digitador traslada documentos a través de formularios de envío a autorización o Vo.Bo. del Jefe de Unidad Administrativa. Ver Anexo E. a. Para el caso en la cual la solicitud es de Materiales y Suministros de una dependencia de medicina forense departamental o metropolitana, deberá trasladarse primeramente a la Jefatura de Departamento Técnico Científico para Visto Bueno. Posteriormente es trasladado a la Jefatura de Unidad Administrativa. b. Si la solicitud es de Activos/Fungibles de una dependencia de medicina forense departamental o metropolitana, y solicitan mercadería que hay en stock (no aplica para compras autorizadas previamente para dichas dependencias), deberá trasladarse primeramente a la Jefatura de Departamento Técnico Científico para Visto Bueno. Posteriormente es trasladado a la Jefatura de Unidad Administrativa Posterior a su autorización, se procede a entregar la requisición a los Auxiliares de despacho Despacho de mercadería en sedes metropolitanas El personal de despacho debe preparar el pedido y deberán anotar la cantidad real despachada, la cual puede ser igual o menor a la cantidad requerida dependiendo de los máximos o mínimos de existencia en el Almacén y/o el historial de consumo del solicitante Toda mercadería preparada que sale de la Sección de Almacén para su entrega debe llevar una fotocopia firmada de Visto Bueno por el encargado del Almacén, la cual deberá ser entregada al personal de seguridad Para el despacho de Materiales y Suministros, serán entregados en el centro de suministros de la sede central del INACIF, ubicado en el segundo nivel en los horarios previamente establecidos con el encargado del mismo Para el despacho de Activos y/o Fungibles, el personal de despacho deberá llamar a las Unidades o Secciones que realizaron la requisición para hacer la entrega física del pedido La entrega de mercadería en las Sedes Metropolitanas serán realizadas en el área de recepción de cada sede. En el caso de entregas de emergencia y el Almacén no cuente con vehículo, el despacho se realizará en las instalaciones del Almacén Central La persona que recibe debe firmar y sellar de recibido en el documento donde solicitó la mercadería.

5 Página 5 de 11 a. Si fue despacho de materiales y suministros, el personal de almacén debe entregar la copia amarilla a la dependencia solicitante para su archivo. b. Si fue despacho de activos fungibles, el personal de almacén debe entregar la copia amarilla a la dependencia solicitante. La copia verde es trasladada por el personal de almacén a Inventarios a través de conocimiento o nota de envío. Ver Anexo E Al finalizar el proceso de entrega, la requisición original pasa nuevamente al digitador de almacén, quien descargará las cantidades reales despachadas de la misma en la base de datos existente y para archivo de Almacén Despacho de mercadería en sedes metropolitanas y departamentales El personal de despacho debe preparar el pedido y deberán anotar la cantidad real despachada, la cual puede ser igual o menor a la cantidad requerida dependiendo de los máximos o mínimos de existencia en el Almacén y/o el historial de consumo del solicitante El personal de despacho deberá tener los pedidos listos basados en la programación de la sección de Transportes o Seguimiento Pericial y la programación establecida de la Sección de Almacén El personal de despacho deberá informar a jefatura de transportes el tipo de vehículo que se requiere para el envío de mercadería Los pilotos que realizarán las rutas, deberán presentarse previamente a su salida a la Sección de Almacén para cargar la mercadería a enviar La Sección de Almacén deberá llevar el pedido al vehículo que viajará a los departamentos, anotando fecha y hora de salida, el nombre del piloto quien entregará el pedido y la cantidad de bultos a cargar al vehículo A cada piloto se le entregará el documento (Original y copias) que respalda el despacho de la mercadería (Formulario de Salida de Materiales y Suministros y/o Formulario de Salida de Activos y Fungibles) dentro de un sobre sellado Toda mercadería preparada que sale de la Sección de Almacén para su entrega debe llevar una fotocopia firmada de Visto Bueno por el encargado del Almacén, la cual deberá ser entregada al personal de seguridad El piloto de la Sección de Transportes llevará el pedido al lugar de destino Todo piloto que realice entregas a departamentos, deberá devolver a la Sección de Almacén los documentos que le fueron entregados debidamente firmados y sellados de recibido por la dependencia departamental en un periodo no mayor de 1 día hábil de su regreso de la comisión La persona que recibe debe firmar y sellar de recibido en el documento donde solicitó la mercadería. c. Si fue despacho de materiales y suministros, el personal de almacén debe entregar la copia amarilla a la dependencia solicitante para su archivo. d. Si fue despacho de activos fungibles, el personal de almacén debe entregar la copia amarilla a la dependencia solicitante. La copia verde es trasladada por el personal de almacén a Inventarios a través de conocimiento o nota de envío. Ver Anexo E Al finalizar el proceso de entrega, la requisición original pasa nuevamente al digitador de almacén, quien descargará las cantidades reales despachadas de la misma en la base de datos existente y para archivo de Almacén.

6 Página 6 de ANEXOS ANEXO A. FORMULARIO DE REQUISICIÓN Y SALIDA DE ALMACÉN DE MATERIALES Y SUMINISTROS ANEXO B. FORMULARIO DE REQUISICIÓN Y SALIDA DE ALMACÉN DE ACTIVOS Y FUNGIBLES ANEXO C. FORMA ADECUADA DE LLENADO DE REQUISICIÓN DE SALIDA DE MATERIALES Y SUMINISTROS ANEXO D. ANEXO E. FORMA ADECUADA DE LLENADO DE REQUISICIÓN DE SALIDA DE ACTIVOS Y FUNGIBLES FORMATO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS DE SOLICITUD DE DESPACHO DE MERCADERÍA

7 Página 7 de 11 ANEXO A. FORMULARIO DE REQUISICIÓN Y SALIDA DE ALMACÉN DE MATERIALES Y SUMINISTROS

8 Página 8 de 11 ANEXO B. FORMULARIO DE REQUISICIÓN Y SALIDA DE ALMACÉN DE ACTIVOS Y FUNGIBLES

9 Página 9 de 11 ANEXO C. FORMA ADECUADA DE LLENADO DE REQUISICIÓN DE SALIDA DE MATERIALES Y SUMINISTROS Chimaltenango, Guatemala 01/02/ Morgue Chimaltenango GALONES DE CLORO CAJA DE 50 PARES DE GUANTES QUIRÚRGICOS NO. 6 ½ ESTÉRILES CON TALCO CAJA DE 100 UNIDADES DE JERINGA 10 C.C. Dr. Juan Pérez Coordinador de Sede

10 Página 10 de 11 ANEXO D. FORMA ADECUADA DE LLENADO DE REQUISICIÓN DE SALIDA DE ACTIVOS Y FUNGIBLES San Marcos, Guatemala 01/02/ Morgue San Marcos 01 SILLA SECRETARIAL C/BRAZO AJUSTE NEUMÁTICO C/RODOS 8238 Benito Pérez H Dr. Juan Pérez Coodinador Medicina Forense

11 Página 11 de 11 ANEXO E. FORMATO DE ENVÍO DE DOCUMENTOS DE SOLICITUD DE DESPACHO DE MERCADERÍA INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS FORENSES DE GUATEMALA No. Envio UNIDAD ADMINISTRATIVA SECCION DE ALMACEN CONTROL DE ENVIOS DE EXPEDIENTES DE SALIDA DE ALMACEN EXPEDIENTE DIRIRGIDO A UA TC OTRO: FECHA: / / ASUNTO: Tipo de requisicion Devolucion OBSERVACIONES No. CORRELATIVO INGRESO No. Requisiscion A/F SUM OK 1 SOL-- 2 SOL-- 3 SOL-- 4 SOL-- 5 SOL-- 6 SOL-- 7 SOL-- 8 SOL-- 9 SOL-- 10 SOL-- 11 SOL-- 12 SOL-- 13 SOL-- 14 SOL-- 15 SOL-- TOTAL Firma RECIBIDO TECNICO CIENTIFICO Nombre-Firma-Fecha-Hora Firma RECIBIDO UNIDAD ADMINISTRATIVA o DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO Nombre-Firma-Fecha-Hora Firma RECIBIDO ALMACEN Nombre-Firma-Fecha-Hora