CONFIGURACIÓN DE FIRMA DIGITAL EN WORD 2013

Transcripción

1 PÚBLICO Página Página 1 de 13 1 OBJETIVO El presente tiene como objeto guiar al usuario en el proceso de firmado a través de Microsoft Word 2013 utilizando la firma digital de Certicámara. 2 ALCANCE Este manual va dirigido a todas las personas que desean realizar el firmado digital seguro a través de un documento en MICROSOFT para luego hacer uso del certificado digital de Certicámara. 3 RESPONSABLES Agentes de Call Center - Callcenter@certicamara.com Usuario final Coordinación Servicio al Cliente Supervisor soporte técnico 4 GLOSARIO Entidad de Certificación: Es aquella entidad que, autorizada conforme a la presente ley 527 de 1999, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales. Certificado digital: Es un documento digital mediante el cual un tercero confiable garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad (por ejemplo: nombre, Cedula, Cargo entre otros aspectos de identificación. Firma digital: Mecanismo equivalente a la firma manuscrita que garantiza la identidad y responsabilidad del autor de un documento o transacción electrónica, así como permite comprobar la integridad del mismo, es decir que la información no ha sido alterada. Token: Dispositivo de almacenamiento de certificados digitales (similar a una USB), utilizado para facilitar el proceso de autenticación de usuarios. Formato.P12: Archivo seguro que contiene el certificado digital es emitido y enviado en medios magnéticos (Correo electrónico). Certifirma: Aplicativo desarrollado por Certicamara S.A., en el cual el usuario interactúa para realizar los procesos de firma de documentos en diferentes formatos ej. (Doc, jpeg, PDF). Este aplicativo tiene un tipo de licencia freeware. Licencia de Software: Es la autorización otorgada por el autor de la aplicación para utilizar su trabajo de una forma acordada manifestando unos límites y derechos respecto a su uso y distribución. Licencia Freeware: Se usa comúnmente para programas que permiten la redistribución pero no la modificación y su código fuente no está disponible. Clave: conjunto finito de caracteres alfanuméricos necesarios para el uso del certificado digital, el cual debe ser conocido únicamente por el titular del certificado.

2 PÚBLICO Página Página 2 de 13 Declaración de prácticas de certificación (DPC): Documento que establece los términos bajo los cuales será prestado el servicio de certificación digital. Estos términos establecen el marco legal sobre el cual opera Certicámara S.A., junto con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de las versiones de la DPC, hasta con un año de antigüedad, para generar la consulta puede ingresar al siguiente link aquí. Revocación La revocación es el medio por el cual se cancelará e inhabilitará el Certificado Digital y se dará por terminado su periodo de confiabilidad; al presentarse alguna de las causas establecidas en la Declaración de Prácticas de Certificación. CRL: Es una lista de certificados que han sido revocados, ya no son válidos y en los que no debe confiar ningún usuario del sistema, para realizar la actualización puede consultar el proceso ingresando en el siguiente link aquí. 5 GUÍA OPERATIVA Recomendaciones: Para realizar este proceso asegúrese de utilizar MICROSFOT. Para firmar el documento, este debe tener información impresa en el mismo y debe estar guardado en la localidad que el usuario desee. El archivo debe estar abierto para firmarlo desde el interior. Asegúrese de tener un certificado digital valido y vigente de Certicámara. Proceso De Firmado: En la barra de herramientas de su documento Word, seleccione la opcion Archivo. Del menú que se habilita, de clic en Información, seguido a esto elige Proteger documento, posteriormente le desplegara una lista de acciones y allí selecciona Agregar una firma digital.

3 PÚBLICO Página Página 3 de 13 Imagen 1 Documento Word 2013 Imagen 2 Menú Archivo Documento Word 2013

4 PÚBLICO Página Página 4 de 13 Imagen 3 Menú Archivo Documento Word 2013 Aparecerá un cuadro de dialogo donde solicita la información del usuario que plasma la firma al documento. Imagen 2 Menú Archivo Documento Word 2013 Imagen 4 Ventana de Firmado

5 PÚBLICO Página Página 5 de 13 Luego seleccionamos el Tipo de Compromiso que el documento tenga dando click en el menú desplegable que nos aparece allí. Imagen 5 Ventana de Firmado Luego ingresamos la Razón para firmar este documento, en el campo en blanco de la ventana de firmado que registra allí. Imagen 6 Ventana de Firmado

6 PÚBLICO Página Página 6 de 13 Luego damos clic en el botón Detalles, para agregar la información detallada del usuario que firma el documento, este proceso únicamente si el mismo lo desea. Imagen 7 Ventana de Firmado Imagen 8 Ventana Información de firma adicional

7 PÚBLICO Página Página 7 de 13 Por ultimo seleccionamos el certificado o firma digital del usuario que va a realizar el proceso de firmado al documento, el sistema selecciona automáticamente la firma que se tenga instalada en el ordenador, si se desea seleccionar otra diferente da clic en el botón Cambiar. Imagen 9 Ventana de Firmado Nota: Al dar clic en Cambiar podemos ver los certificados o firmas digitales que están sincronizados e instalados en el ordenador, únicamente nos muestra los que están activos o vigentes. Imagen 10 Ventana Certificados o Firmas Digitales

8 PÚBLICO Página Página 8 de 13 Luego de seleccionar el Certificado o Firma Digital se procede a realizar la firma del documento, damos clic en Firmar. Imagen 11 Ventana de Firmado Inmediatamente el sistema solicita el PIN o CONTRASEÑA del certificado digital para generar la firma del usuario en el documento. Imagen 12 Ventana ingreso contraseña de certificado

9 PÚBLICO Página Página 9 de 13 Luego de firmado el documento, nos muestra un ventana de confirmación en donde se puede visualizar que el documento ha sido firmado de correctamente. Imagen 13 Ventana confirmación firmado de documento Para validar el contenido de la firma de clic sobre el botón Archivo y luego verá la opción Documento Firmado, allí podrá visualizar el nombre del titular del certificado. Imagen 14 Documento Word 2013

10 PÚBLICO Página Página 10 de 13 Imagen 15 Menú Archivo Documento Word 2013 Al volver a la vista del documento, en el lado derecho de la pantalla podemos ver la columna o panel de firmado, por supuesto muestra el nombre de las personas que han realizado el firmado digital del mismo. Imagen 16 Columna o Panel de Firmado

11 PÚBLICO Página Página 11 de 13 Para ver en detalle la firma digital, de clic en el botón desplegable de color negro que aparece al lado del nombre del usuario firmante y se desplegara un menú en el cual seleccionamos Detalles de la firma. Imagen 17 Detalle de firma digital En la ventana Detalles de la firma podrá observar si la firma fue valida, para ver el certificado del usuario que firmo de forma detallada damos clic en el botón Ver, y podrá validar el contenido de la misma. Imagen 18 Detalles de la firma

12 PÚBLICO Página Página 12 de 13 Imagen 19 Detalles del certificado

13 PÚBLICO Página Página 13 de 13 6 SOPORTE TÉCNICO Para establecer contacto con nuestra mesa de ayuda, presentamos los siguientes canales: Línea directa Soporte técnico: (1) Opción 5 Línea gratuita a nivel nacional Correo de contacto: soporte@certicamara.com Soporte en Línea: adicional en la consola administrador Token encontrar el acceso directo para ingresar a nuestro soporte en línea. 7 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Revisó Aprobó Cambio Septiembre Oficial de Primera versión del documento Coordinador Call Seguridad de la Center Información