9.4 ADMINISTRACION SISBEN

Transcripción

1 Página: 1 DE 9.4 ADMINISTRACION SISBEN OBJETIVO Registrar a los beneficiarios en la Base de Datos de la Alcaldía Municipal de San Pedro Valle. ALCANCE Desde la verificación del Censo y de los documentos de identificación del usuario hasta la expedición de la ficha y la actualización de datos. RESPONSABLE El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Auxiliar Administrativo- quien depende de la Secretaria de Planeación Municipal. TERMINOS Y DEFINICIONES QUE ES EL SISBEN: El Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios para Programas Sociales, Sisbén, es esencialmente un sistema técnico

2 Página: 2 DE de información que es diseñado por el Gobierno Nacional con el propósito de identificar y clasificar a los hogares, familias y personas, conforme a sus condiciones de vida. QUE ES UNA ENCUESTA NUEVA: Es la recopilación de información que se aplica en una ficha técnica de acuerdo a sus condiciones de vida directamente en la unidad de vivienda QUE ES UNA RE-ENCUESTA: Es aquella encuesta que se aplica por inconform idad al puntaje, o por cambio de domicilio cuando a si lo solicitan las personas directamente en la unidad de vivienda POLITICAS DE OPERACIÓN Para inscripción se solicita Certificación del presidente JAC donde conste que persona si vive en el barrio Verificar el correcto diligenciamiento de la ficha técnica. Los resultados del censo se dan al mes de la encuesta Los resultados de las re-encuestas se dan a los dos meses de la encuesta Los resultados de las modificaciones se da al día siguiente. Los resultados de una inclusión se da al día siguiente DESCRIPCION

3 Página: 3 DE Actividad Descripción Responsable Registro Verificar que las personas que solicitan el censo no se encuentren censadas en otro sitio. Si las personas están censadas en otro sitio se les solicita que renuncien y que presenten la certificación de renuncia. Las personas que no están censadas se les informa que deben presentar la carta de certificación del presidente JAC de su barrio y Solicitud Censo de los documentos que deben presentar el día del censo como son cedulas, tarjetas de identidad, registros civiles y recibo de energía. El día del censo se verifica que las personas hayan traído la documentación requerida. Y se les hace la visita en la unidad de residencia. Los resultado de la encuesta nueva se da al mes de la encuesta. Los resultados de las re-encuestas se dan a los dos meses de la encuesta. Diligenciamiento de Ficha Técnica Procedemos a realizar el censo asignando el número de la ficha que es el consecutivo de las fichas Encuesta

4 Página: 4 DE existentes en el sistema. Luego vamos llenando cada una de las preguntas de la ficha Técnica de acuerdo a lo que nos responde la persona que estamos encuestando y que debe ser una persona mayor de edad, capacitada para dar la información y debe hacer parte del hogar a encuestar. La ficha debe ir firmada por la persona que nos respondió las preguntas de la encuesta, si no sabe firmar debe ir la huella.ingresamos la ficha al sistema tal como está en la ficha técnica, Luego la pasamos por maya de validación y verificamos que no haya inconsistencias, Pasamos la ficha a histórico y verificamos que no haya duplicidad eventual o real, si se presenta una de las dos hay que verificar los nombres y números de documentos. Terminado este proceso procedemos a archivar la ficha en orden consecutivo. Actualización Los actualizaciones que podemos hacer son nombres, apellidos, número de documento, fecha de nacimiento. del Sisben

5 Página: 5 DE Verificamos en el sistema si la persona esta censada y para esto solicitamos el documento de identidad. Si la persona esta censada procedemos a verificar los datos que estén en el sistema como en el documento si no lo están solicitamos una copia de este para realizar la respectiva actualización. Cuando vamos a hacer la actualización sea del número del documento o de fecha de nacimiento nos dirigimos a SISBEN III. Creamos la solicitud y procedemos a realizar las actualizaciones requeridas de acuerdo al documento de identidad. Terminada la actualización pasamos la ficha por malla de validación y verificamos que no hallan inconsistencias, luego la pasamos a histórico y verificamos que no haya duplicidades eventuales ni reales.

6 Página: 6 DE Generar fichas Las fichas se expiden a las personas que las solicitan siempre y cuando estén censados y tengan los datos actualizados, estas fichas se pueden expedir para los diferentes programas sociales del estado. Para generar la ficha buscamos primero que todo esto lo hacemos por medio del número del documento de identidad por nombre este programa no arroja resultados. Para ingresar un recién nacido o menor debemos verificar que alguno de los padres este censado. del Sisben Ficha Si es un menor que tiene esposo (a) este se puede ingresar en la ficha del conyugue haciendo la respectiva actualización de los datos del otro. Ingresos de recién nacidos y menores de edad Se crea una solicitud de inclusión de personas se ingresa la persona, subimos la ficha pasándola por malla de validación si no hay inconsistencias la pasamos a histórico y verificamos que no hallan duplicidades reales o eventuales. En caso de que haya inconsistencias o duplicidades debemos verificar la información y el mismo sistema nos dirá que es lo que debemos verificar.

7 Página: 7 DE La base de datos se transmite al DNP cada dos meses según decreto En esta base va toda la información registrada en sisben de lo que se hace día a día en el aplicativo SISBENnet. El remisorio de envió debe ir firmado por el alcalde municipal y el administrador del sisben. Reporte de base de datos Cada ocho días viernes se trasmite un archivo al correo electrónico reportenovedades@dnp.gov.co para las modificaciones que se hacen de RC A TI O TI A CC Y corrección de nombres, apellidos y fechas de nacimientos con el fin de brindar un mejor servicio. El DNP manda el recordatorio de fechas en que se debe enviar la base de datos y las variables sintomáticas. Por fallecimiento, para retirarlos por este evento el familiar debe traer el acta de fallecimiento o defunción. RETIRO. Por traslado, cuando la persona se traslada Retiros de de datos. base a otro sitio debe presentar la carta solicitando el retiro de la base de datos y argumentando el por qué el retiro esto con copia de los documentos. Se debe dar una certificación de retiro, las personas retiradas no podrán solicitar

8 Página: 8 DE reingreso al mismo sistema hasta pasados seis meses de la solicitud de retiro. Recibir los documentos para atender los requerimientos y brindar la respuesta oportuna. Archivo y Correspondencia Archivar en archivo de gestión los documentos respetando el principio de procedencia, clasificándolos, ordenándolos y organizándolos de manera eficiente Brindar Información oportuna a los usuarios referente a la afiliación al SISBEN. Utilizando el servicio de Internet buscamos en el DNP si se encuentra la persona censada y en FOSYGA si la persona tiene algún tipo de carné. Orientar al usuario acerca del procedimiento a seguir para obtener afiliación al SISBEN. CONTROL DE REGISTROS Nombre Almacenamiento Lugar y Forma Responsable de Protección Recuperación Retención Archivo Gestion Disposición

9 Página: 9 DE Encuesta SISBEN Of. Salud Archiv ador Computador/A dministrador/ Reporte DNP Indef inido Archiv o Central Ficha SISBEN Of. Salud Archiv ador Computador/A dministrador/ Reporte DNP Indef inido Archiv o Central DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL Nombre del documento Decreto 1192 Fecha de Expedición Noviembre 2012 Entidad que lo expide DNP Descripción Por el cual se fijan fechas envío de Base de Proyectado Aprobado NOMBRE: CARGO: SECRETARIO DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA por FIRMA