PROCEDIMIENTO: POC-SSPA-01 Fecha: 08/07/2013

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2 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 2 de 20 ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABILIDADES... 3 Del titular de la Subdirección General de Higiene y Seguridad Alimentaria:... 3 De la Coordinación de Servicios de Salud Pública de Área:... 4 Del Jefe/a de Servicio de Salud Pública de Área:... 4 Del Jefe/a de Sección de Higiene Alimentaria:... 4 De los inspectores DESCRIPCIÓN Elaboración del Plan anual de supervisión Selección del expediente afectado para cada Supervisión Realización de la Supervisión Resultados de la supervisión Seguimiento de las medidas correctoras Informes anuales de supervisión Áreas de mejora ANEXOS... 8 ANEXO 1. REGISTRO DE INCIDENCIAS DE SUPERVISIONES NO PROGRAMADAS... 9 ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL ANEXO 3. ORIENTACIONES PARA CUMPLIMENTAR EL PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN...16

3 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 3 de OBJETO Este procedimiento tiene por objeto establecer la metodología para realizar la supervisión de los controles oficiales establecidos en el marco de los programas de la Subdirección General de Higiene y Seguridad Alimentaria llevados a cabo por los Servicios de Salud Pública del Áreas (SSPA). La supervisión además tiene por objeto la comprobación de la calidad de los controles, a través del cumplimiento de los requisitos establecido en los procedimientos, instrucciones y cualquier otra documentación asociada a los programas de higiene alimentaria, y de la coherencia de esos controles con las actividades programadas. Así mismo se tendrá en cuenta el cumplimiento de otras obligaciones derivadas de la normativa sanitaria, procedimiento administrativo y finalmente, de criterios internos implantados con el objeto de tramitar y gestionar expedientes y otra documentación 2. ALCANCE La supervisión abarcará todas las actividades de control oficial realizadas por los Servicios de Salud Pública de Área en el desarrollo de los programas de la Subdirección General de Higiene y Seguridad Alimentaria. 3. DEFINICIONES Supervisión.- Conjunto de actividades realizadas por los niveles superiores jerárquicos sobre todas las actividades de control oficial, con la finalidad de verificar el buen funcionamiento interno del mismo. 4. RESPONSABILIDADES Del titular de la Subdirección General de Higiene y Seguridad Alimentaria: - Aprobación, tras su estudio, de este procedimiento y de cuantas modificaciones se estimen deban realizarse. - Informar en su caso al Subdirector General de Ordenación/Coordinadora de SSPA del resultado del plan de supervisión - Aprobación del Plan anual de supervisión elaborado en cada uno de los Servicios de Salud Pública del Área - Elaborar el informe anual conjunto de las supervisiones llevadas a cabo en los SSPA. - Valorar, y en su caso aprobar las propuestas de mejoras de los Jefes de Servicio. - Comunicar a la Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (AESAN) en el marco de Plan Nacional de Control Oficial de la Cadena Alimentaria (PNCOCA) los planes y resultados anuales de la supervisión.

4 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 4 de 20 De la Coordinación de Servicios de Salud Pública de Área: - Revisión de este procedimiento y de cuantas modificaciones se estimen deban realizarse. Del Jefe/a de Servicio de Salud Pública de Área: - Elaboración del plan anual de supervisión del correspondiente SSPA - Elaborar el informe anual de supervisión del control oficial y remitirlo a la Subdirección General de Higiene y Seguridad Alimentaria - Proponer áreas de mejora para la eficacia de los controles oficiales. - Comprobar que la supervisión se realiza de acuerdo al procedimiento aprobado y en vigor. - Revisar junto con el jefe de sección el informe de supervisión con la propuesta de medidas correctoras elaborado en la reunión conjunta con el inspector supervisado. Del Jefe/a de Sección de Higiene Alimentaria: - Llevar a cabo la supervisión de los controles oficiales de acuerdo a lo establecido en el procedimiento y con la frecuencia marcada. - Identificar y detallar en el protocolo las no conformidades y desviaciones. - Revisar junto con el jefe de servicio el informe de supervisión con la propuesta de medidas correctoras elaborado en la reunión conjunta con el inspector supervisado. - Informar al inspector, junto con el jefe de servicio, de los resultados de la supervisión. - Proponer y seguir las medidas correctoras de las supervisiones realizadas e informar al jefe de servicio de su seguimiento - Identificar y proponer áreas de mejora. De los inspectores - Realizar las actividades de control oficial cumpliendo los requisitos establecidos en los programas, procedimientos, instrucciones y cualquier otra documentación asociada a los programas de higiene alimentaria. - Implantar las medidas correctoras que se establezcan para las no conformidades detectadas.

5 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 5 de DESCRIPCIÓN La actividad de supervisión de las actividades de control oficial de los Servicios de Salud Pública del Área se efectúa de forma continuada a todos los inspectores por parte de los superiores jerárquicos según se establece en los respectivos procedimientos, así como a través de los siguientes mecanismos: - revisión periódica de informes de control oficial de SAHAWEB: fechas de inspección/auditoría, estado de demandas, etc - revisión de las comunicaciones recibidas en el servicio previamente a la asignación de tareas de control oficial requeridas a los inspectores - seguimiento periódico del cumplimiento de coberturas de los programas - revisión y visto bueno de comunicados destinados a otras unidades administrativas o las empresas alimentarias Este tipo de supervisión continua no se documentará, salvo que se considere necesario por el superior jerárquico, para lo cual podrá reflejar los incumplimientos en el modelo que se incluye en el anexo 1 de este procedimiento. Adicionalmente, se efectúan anualmente unas supervisiones programadas empleando el protocolo que figura en el anexo 2, cuyos resultados serán tenidos en cuenta en la aportación de datos para el informe anual del PNCOCA Elaboración del Plan anual de supervisión. Cada Servicio elaborará anualmente un Plan de supervisión, en el que se detalle el número de supervisiones programadas para ese año Frecuencia.- En la elaboración del Plan Anual de Supervisión en cada uno de los SSPA se seguirán las siguientes frecuencias mínimas: TSSP x SSPA De 1 a 7 De 8 a 15 Más de 16 Frecuencia anual 3 INSPECTORES/año: 6 expedientes 6 INSPECTORES /año: 12 expedientes 8 INSPECTORES /año: 16 expedientes Criterios.- Para la elaboración del Plan Anual de Supervisión se podrán tener en cuenta criterios de valoración de riesgos, como programación anual de actividades (categoría, perfil), alertas, misiones UE programadas o realizadas, etc...en el caso de aplicar criterios diferentes al azar, se citarán en el plan y se indicarán los motivos para hacerlo, y si es necesario, la sistemática de selección. Por ejemplo: seguimiento o preparación de una misión de la OAV, figurar en el plan de acción de una auditoría interna previa, constituir un requisito para la autorización para exportación de una empresa alimentaria, etc. En el caso de que el número de supervisiones programadas de un plan sea inferior a la propuesta del punto 5.1.1, se justificará el motivo en el plan Selección del expediente afectado para cada Supervisión. Teniendo en cuenta el número de supervisiones programadas cada año para el Área, la sistemática será la siguiente:

6 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 6 de 20 - Salvo que existan razones justificadas para seleccionar un expediente o inspector concretos, se elegirá al azar aquellos inspectores cuyos expedientes serán objeto de supervisión conforme a los criterios establecidos en el plan anual de supervisón. - Con la finalidad de efectuar una rotación de supervisión, en las siguientes ocasiones la elección al azar se realizará entre los demás inspectores no seleccionados, de manera que no se repita la supervisión sobre inspectores, hasta que no se haya cubierto el total de inspectores adscritos a cada SSPA. - Para cada supervisión se elegirá dos expedientes de los tutorizados por el inspector seleccionado. Los expedientes se seleccionaran a través de SAHAWEB de forma aleatoria, entre aquellos que hayan tenido alguna actividad inspectora realizada en el inmediato semestre anterior a la fecha en que se lleve a cabo la supervisión, limitando a un máximo de 1 distribuidor /importador por inspector. En el caso de que no existan expedientes de ese inspector con actividad en ese periodo, se seleccionarán en los seis meses inmediatamente anteriores Realización de la Supervisión. En cada supervisión, con el fin de obtener una conclusión sobre la conformidad de las actividades de control oficial con los aspectos y subaspectos contemplados en el protocolo del anexo 2 se efectuará una supervisión documental en la que se comprobará los informes, actas y otros documentos existentes en el expediente. Se cumplimentará un protocolo de supervisión por cada expediente de un inspector. Cuando la supervisión de deba a motivos concretos, podrá modificares el protocolo del anexo 2 por razones de operatividad para dar respuesta a la demanda planteada. Finalizada la supervisión, el/la Jefe de Sección, junto con el Jefe de Servicio, mantendrá una reunión con el inspector objeto de la supervisión, en la cual se comentaran los hallazgos, incidencias y/o dudas detectadas y particularmente los incumplimientos detectados con la finalidad de clarificarlas y determinar las medidas correctoras necesarias que atañan al inspector y/o al Servicio. El/la Jefe de Sección, cumplimentará el resultado de la supervisión de cada aspecto y subaspecto del protocolo, así como la descripción de las desviaciones y no conformidades y las medidas propuestas. El inspector podrá incluir observaciones si lo estima oportuno y a continuación se procederá a la firma por parte del inspector, el jefe de sección y del jefe de servicio. Tras la firma se entregará una copia del protocolo completo al inspector, y otra al jefe de servicio para la elaboración del informe anual de supervisión del Área. El original se archivará por el jefe de sección para el seguimiento de medidas correctoras Resultados de la supervisión. Los incumplimientos de legislación, programas o procedimientos detectados en la supervisión se clasificarán como desviaciones o no conformidades según se detalla en el documento de orientaciones incluido como anexo 3 de este procedimiento.

7 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 7 de Seguimiento de las medidas correctoras. Por parte de los superiores jerárquicos se realizará el seguimiento de las medidas correctoras acordadas, y se registrará su resultado en el apartado correspondiente del mismo protocolo indicando la fecha y consignando de nuevo las firmas del inspector, el jefe de sección y el jefe de servicio Informes anuales de supervisión. Cada Jefe de Servicio elaborará el informe anual de supervisión correspondiente su área al finalizar el año natural y lo remitirá a la Subdirección General de Higiene y Seguridad Alimentaria, que será la responsable de elaborar el informe de supervisión general de todos los SSPA. Estos informes incluirán la información requerida en el informe anual del PNCOCA, según las tablas 1 y 2 que figuran a continuación. Junto con el informe anual de supervisión, los Jefes de Servicio podrán realizar las observaciones al proceso que estimen oportunas Tabla 1. SUPERVISIÓN DEL CONTROL OFICIAL. Cumplimiento de la programación nº Agentes de control Grupo de personal oficial/ nº servicios oficiales mataderos existente (1) nº supervisiones programadas nº supervisiones realizadas Agentes de control oficial distintos de mataderos nº supervisiones conformes 100% (2) (1) se indica el número total de inspectores del Servicio de Salud Pública del Área del año informado (2) Se consideran supervisiones conformes aquellas en las que no se hayan evidenciado No conformidades (NC), aunque contengan desviaciones. Tabla 2. SUPERVISIÓN DEL CONTROL OFICIAL. No conformidades detectadas Nº Nº 2. Nº Nº Nº 4. Adopción 1. Formación de Procedimiento 3. Ejecución medidas personal s control oficial correctoras 1.1. Conocimiento de la legislación de aplicación y de los sistemas de autocontrol Asistencia a actividades formativas del personal Aptitud del personal. documentados 2.1. Disponibilidad de los procedimientos, directrices y modelos actualizados Aplicación correcta de los procedimientos, directrices y modelos 2.2. Otros 3.2. Cumplimiento de los planes de inspección y de los plazos marcados 3.3. Detección y adecuada clasificación de incumplimientos Propuesta de adopción de medidas adecuadas ante incumplimientos. 4.2 Aplicación de las actuaciones que a raíz de los controles estén establecidas (plazos, sanciones, medidas especiales) 5. Seguimiento medidas correctoras 5.1 Seguimiento de medidas adoptadas en los plazos establecidos Evaluación correcta de la eficacia de las medidas correctivas aplicadas por la empresa 4.3. Otros 5.3. Registro de las actuaciones del seguimiento de las medidas correctoras.

8 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 8 de Otros 3.4. Elaboración de informes, su ajuste a los criterios o modelos establecidos y su correcta cumplimentación 3.5. Difusión de los informes y documentación que proceda a quien corresponda Archivo adecuado de documentación relativa a controles oficiales 3.7. Empleo correcto de los soportes informáticos existentes 3.8. Otros 5.4. Adopción de medidas adicionales de mayor gravedad cuando no se cumplan los plazos o no se adopten las medidas 5.5. Otros 5.7.Áreas de mejora. - Los jefes de Servicio de acuerdo con el informe anual de supervisión, propondrán las áreas de mejora que consideren necesarias para mejorar la eficacia de control oficial. - La Subdirección General de Higiene y Seguridad Alimentaria revisará junto jefes de servicio las propuestas de áreas de mejora, para decidir las que se consideren necesarias. 6. ANEXOS Anexo 1. Modelo de registro de incidencias de supervisiones no programas Anexo 2. Protocolo de supervisión programad del control oficial Anexo 3. Orientaciones para cumplimentar el protocolo de supervisión programada

9 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 9 de 20 ANEXO 1. REGISTRO DE INCIDENCIAS DE SUPERVISIONES NO PROGRAMADAS DESCRPCIIÓN DE LA/S DESVIACIONES/NO CONFORMIDADES: MEDIDAS CORRECTORAS PROPUESTAS: OBSERVACIONES DEL INSPECTOR: Informado: Inspector Fdo: Jefe de sección VºBº: Jefe de Servicio SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTORAS Firmas: RESULTADO

10 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 10 de 20 ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL-1 IDENTIFICACIÓN DE LA SUPERVISIÓN SUPERVISIÓN DEL ÁREA: Nº: 2013/ Fecha de la supervisión: Nombre del/de la inspector/a: Nombre del/de la supervisor/a: ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN Para los aspectos/subaspectos: EXPEDIENTE DE EMPRESA ALIMENTARIA MOTIVO DE LA SELECCIÓN DEL EXPEDIENTE: Azar Otros. Detallar: : Razón social: Dirección: Actividad: Periodo revisado/actas/informes: Para los aspectos/subaspectos: 3.2 Cumplimiento de inspecciones y auditorías del año asignadas al técnico en el año: Cumplimiento de tomas de muestras asignadas al técnico en el/los años: 5.1. Informes de SAHAWEB del estado de las demandas del inspector del periodo: Archivo del protocolo: Una copia completa del protocolo se entregará al inspector, otra al Jefe de Servicio y el original se conservará por el Jefe de Sección.

11 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 11 de 20 ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL-2 ASPECTOS DE LA SUPERVISIÓN Para cada aspecto y subaspecto se deberá marcara únicamente una de las siguientes opciones: C: correcto D: Desviación NC: no conformidad NP: no procede/no supervisado Consultar el documento de orientaciones para este protocolo. ASPECTO 1. CUALIFICACIÓN/FORMACIÓN DEL PERSONAL Subaspectos C D NC NP 1.1. Conocimiento de la legislación de aplicación y de los sistemas de autocontrol. 1.2 Asistencia a actividades formativas del personal RESULTADO ASPECTO DESCRIPCIÓN DE LA/S DESVIACIONES/NO CONFORMIDADES: MEDIDAS CORRECTORAS PROPUESTAS: (si es diferente a la de la realización de la supervisión) OBSERVACIONES DEL INSPECTOR: Informado: Inspector Fdo: Jefe de sección VºBº: Jefe de Servicio SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTORAS Firmas: RESULTADO

12 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 12 de 20 ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL-3 ASPECTO 2. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Subaspectos C D NC NP 2.1. Disponibilidad de los procedimientos, directrices y modelos actualizados RESULTADO ASPECTO DESCRIPCIÓN DE LA/S DESVIACIONES/NO CONFORMIDADES: MEDIDAS CORRECTORAS PROPUESTAS: (si es diferente a la de la realización de la supervisión) OBSERVACIONES DEL INSPECTOR: Informado: Inspector Fdo: Jefe de sección VºBº: Jefe de Servicio SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTORAS Firmas: RESULTADO

13 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 13 de 20 ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL-4 ASPECTO 3. EJECUCIÓN DE LOS CONTROLES OFICIALES Subaspectos C D NC NP 3.1. Aplicación correcta de los procedimientos, directrices y modelos Cumplimiento de los planes de inspección y de los plazos marcados Detección y adecuada clasificación de incumplimientos Elaboración de informes, su ajuste a los criterios o modelos establecidos y su correcta cumplimentación Difusión de los informes y documentación que proceda a quien corresponda Archivo adecuado de documentación relativa a controles oficiales Empleo correcto de los soportes informáticos existentes. RESULTADO DEL ASPECTO DESCRIPCIÓN DE LA/S DESVIACIONES/NO CONFORMIDADES: MEDIDAS CORRECTORAS PROPUESTAS: (si es diferente a la de la realización de la supervisión) OBSERVACIONES DEL INSPECTOR: Informado: Inspector Fdo: Jefe de sección VºBº: Jefe de Servicio SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTORAS Firmas: RESULTADO

14 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 14 de 20 ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL-5 ASPECTO 4. ADOPCIÓN DE MEDIDAS CORRECTORAS Subaspectos C D NC NP 4.1. Propuesta de adopción de medidas adecuadas ante incumplimientos Aplicación de las actuaciones que a raíz de los controles estén establecidas (plazos, sanciones, medidas especiales). RESULTADO ASPECTO DESCRIPCIÓN DE LA/S DESVIACIONES/NO CONFORMIDADES: MEDIDAS CORRECTORAS PROPUESTAS: (si es diferente a la de la realización de la supervisión) OBSERVACIONES DEL INSPECTOR: Informado: Inspector Fdo: Jefe de sección VºBº: Jefe de Servicio SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTORAS Firmas: RESULTADO

15 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 15 de 20 ANEXO 2. PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN DEL CONTOL OFICIAL-6 ASPECTO 5. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTORAS. Subaspectos C D NC NP 5.1. Seguimiento de medidas adoptadas en los plazos establecidos Evaluación correcta de la eficacia de las medidas correctivas aplicadas por la empresa Registro de las actuaciones del seguimiento de las medidas correctoras Adopción de medidas adicionales de mayor gravedad cuando no se cumplan los plazos o no se adopten las medidas. RESULTADO DEL ASPECTO DESCRIPCIÓN DE LA/S DESVIACIONES/NO CONFORMIDADES: MEDIDAS CORRECTORAS PROPUESTAS: (si es diferente a la de la realización de la supervisión) OBSERVACIONES DEL INSPECTOR: Informado: Inspector Fdo: Jefe de sección VºBº: Jefe de Servicio SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTORAS Firmas: RESULTADO

16 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 16 de 20 ANEXO 3. ORIENTACIONES PARA CUMPLIMENTAR EL PROTOCOLO DE SUPERVISIÓN Criterios generales El objetivo de la supervisión es el seguimiento de las actuaciones de control oficial con el fin de promover mejoras en la aplicación de la legislación, programas y procedimientos. Durante la supervisión se trata de valorar si hay aspectos o subaspectos que deben mejorarse y ante los que es necesario establecer medidas correctoras. Con el fin de evitar documentar cada incumplimiento y sus consecuentes medidas correctoras, de forma general se considerará la existencia de un incumplimiento cuando se encuentren 3 ejemplos (evidencias) que lo sustenten en una misma supervisión. Excepción: en caso de que el hallazgo tenga importancia para la seguridad alimentaria. Los incumplimientos detectados frente a un aspecto/subaspecto del protocolo de supervisión se calificarán como No Conformidad o como Desviación. Así, los más graves, o frecuentes se clasificarán como no conformidades y los más leves o poco frecuentes como desviaciones. Para ello se tendrá en cuenta los siguientes factores: Ë Tipo de incumplimiento: - Incumplimiento frente a requisitos de la legislación - Incumplimientos de programas/planes - Incumplimiento frente a procedimientos, instrucciones u otro tipo de directrices (intercomunicados, actas de reuniones, etc). A su vez pueden consistir en criterios de actuación o en no utilización de formatos o modelos establecidos - Falta de seguimiento de medidas correctoras ante incumplimientos de empresas alimentarias Ë Frecuencia de ocurrencia y posible extrapolación a la totalidad de las actuaciones del inspector supervisado. Es decir, si ha ocurrido puntualmente, en una proporción significativa de las actuaciones (>40 %), o en todas las actuaciones y si es general entre los expedientes/actas/informes de ese inspector. Ë Gravedad de las consecuencias: por ejemplo, no detección de un incumplimiento de la empresa alimentaria con relevancia en la seguridad de los productos o que derive en la nulidad de un procedimiento administrativo (por ejemplo sanción), etc. Ë Reiteración de incidencias puestas de manifiesto en supervisiones previas. A continuación se detallan para cada aspectos y subaspectos algunos criterios para su comprobación y unas pautas orientativas para su clasificación.

17 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 17 de 20 Criterios para cada aspecto ASPECTO 1. CUALIFICACIÓN/FORMACIÓN DEL PERSONAL 1.1. Conocimiento de la legislación de aplicación y de los sistemas de autocontrol: Si en el transcurso de la supervisión se concluye que el inspector desconoce un requisito legal: Ë Se clasificará como Desviación en el caso de no representar un peligro para la seguridad alimentaria y como No Conformidad en caso contrario o ante un número elevado de incumplimientos. 1.2 Asistencia a actividades formativas del personal: Ë En el caso de que habiendo detectado en una supervisión previa que el inspector no aplica correctamente la legislación o los procedimientos, y habiendo propuesto como medida correctora su asistencia a actividades formativas previstas (relativa a una aplicación informática específica, un tipo de control oficial, una materia específica, etc), en el seguimiento de las medidas se compruebe que el inspector ha rechazado asistir a estas, se considerará una No Conformidad Ë También se considerará No Conformidad, en su caso, la no asistencia a una actividad formativa que se determine como obligatoria en un programa, procedimiento o norma. ASPECTO 2. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS 2.1. Disponibilidad de los procedimientos, directrices y modelos actualizados Ë Se considerará incumplimiento que el técnico desconozca la ubicación de los documentos relevantes en la intranet, en las carpetas compartidas y/u otros sistemas establecidos para ello. ASPECTO 3. EJECUCIÓN DE LOS CONTROLES OFICIALES 3.1. Aplicación correcta de los procedimientos, directrices y modelos. En función del expediente, se comprobará la aplicación correcta de los procedimientos e instrucciones de: - inspección - auditoría de sistemas APPCC - autorización de establecimientos - denuncias de seguridad alimentaria - emisión de certificados de exportación - valoración de complementos alimenticios - gestión de sistema de alerta en seguridad alimentaria - toma de muestras - otros procedimientos que se desarrollen Nota: no se incluirán incumplimientos referentes a informes de control oficial en este aspecto, puesto que se valoran en el 3.4. Ë Se considerará incumplimiento la no aplicación de los procedimientos e instrucciones, clasificando como No Conformidad aquellos con implicación en la seguridad alimentaria y como Desviación el resto Cumplimiento de los planes de inspección y de los plazos marcados. Se revisará la carga de inspecciones/auditorías/muestreos asignados a ese inspector en el año anterior al que se efectúa la supervisión y su grado de cumplimiento. Siempre que pueda justificarse en base a factores no previstos (nueva demanda de control oficial en materia de higiene alimentaria o de sanidad ambiental, anulación de partida presupuestaria para procesado de muestras, bajas por enfermedad prolongadas, etc): Ë No se considerará incumplimiento si se alcanza una cobertura media del 85% de las frecuencias de inspección y de auditoría de ese año, y del 90 % de unidades de muestreo programadas.

18 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 18 de 20 Ë Se considera Desviación si la cobertura de inspecciones/auditorías está entre el 85 y el 75% o si la cobertura de muestreos está entre el 90 y el 75%. Ë Se considera No Conformidad si las coberturas de inspección, auditoría o muestreo son inferiores al 75%. Además, respecto a la empresa cuyo expediente está afectado por la supervisión, se comprobará si se ha realizado la última inspección/auditoría conforme a la programación que le aplica. En el caso de incumplimiento, se detallará adicionalmente una Desviación para ese caso particular Detección y adecuada clasificación de incumplimientos Se verificará en los informes de inspección y auditoría si se detallan incumplimientos y estos son acordes a la legislación aplicable, si se describen adecuadamente, y en su caso, si se clasifican adecuadamente. Ë la no identificación de un incumplimiento legal, se considerará No Conformidad Ë la clasificación de un incumplimiento no acorde a los criterios fijados en una norma, un procedimiento o una instrucción, se clasificará como Desviación si no afecta a la categoría final del establecimiento y como No Conformidad si deriva en una clasificación diferente del mismo Elaboración de informes, su ajuste a los criterios o modelos establecidos y su correcta cumplimentación. Se revisarán los informes de control oficial (actas, informes de auditoría, informes de seguimiento de alertas, certificados de exportación, etc) que consten en el expediente de la empresa para comprobar que se emplean los modelos establecidos y se cumplimentan adecuadamente. Ë El empleo ocasional de formatos/modelos diferentes a los establecidos, si se justifica y no supone ineficacia del control oficial se considera Desviación (inferior al 20% de los casos). Por el contrario, si es superior al 20% de los casos o supone nulidad de un posible procedimiento administrativo o retraso en la tramitación de una autorización se considera No Conformidad Difusión de los informes y documentación que proceda a quien corresponda. Se revisará el expediente y se entrevistará al inspector para comprobar que se han realizado las comunicaciones al Jefe de Sección/Jefe de Servicio, a la empresa, a la Subdirección General de Higiene y Seguridad Alimentaria y/o a la Subdirección General de Ordenación en los casos que correspondan según los procedimientos y directrices establecidas. Ë Se considerará Desviación si no se ha efectuado una comunicación cuando no afecte a la seguridad alimentaria, a un posible procedimiento administrativo o a un retraso en la tramitación de una autorización. En caso contrario, o ante una frecuencia superior al 20% se considera No Conformidad Archivo adecuado de documentación relativa a controles oficiales. Se revisará el expediente de la empresa seleccionada para verificar que contiene la documentación relevante según los procedimientos establecidos y que está ordenado. Ë Se considerará Desviación la falta de alguna documentación Ë Se considerará No Conformidad si la falta de documentación pudiera dificultar el control oficial adecuado de esa empresa en caso de que éste se asignase a otro inspector. Por ejemplo, no documentar la tramitación pendiente de un plazo, una autorización, etc.

19 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 19 de Empleo correcto de los soportes informáticos existentes Utilizando como referencia el expediente, se comprobará que se incluye la información establecida en las correspondientes aplicaciones informáticas (SAHAWEB, SAME, etc). Ë El no registrar los datos de control oficial (inspecciones, auditorías, demandas, plazos concedidos, muestras, etc.) en los sistemas establecidos con un retraso de un mes frente al control efectuado se considera Desviación, salvo que se establezca un plazo diferente en las instrucciones vigentes. En el resto, No Conformidad. Ë El registrar de forma incorrecta la información cuando el control oficial sí que se ha llevado a cabo adecuadamente se considera Desviación. Por ejemplo: error en el registro de datos de perfil de establecimiento alimentario, de categoría de auditoría de autocontrol, de registro de muestras, etc. ASPECTO 4. ADOPCIÓN DE MEDIDAS CORRECTORAS En el punto 4 se supervisan las medidas adoptadas por el inspector ante la detección de incumplimientos de los establecimientos alimentarios. Ante la detección de incumplimientos durante un control oficial, el inspector oficial lleva a cabo actuaciones como puedan ser informar a sus superiores jerárquicos, requerir medidas al operador alimentario para su subsanación en el acta, informe u otro tipo de comunicado establecido Propuesta de adopción de medidas adecuadas ante incumplimientos. Por regla general, el inspector realiza al menos una de estas medidas: - concesión de plazo para subsanación de deficiencias (reetiquetado, procesado de producto, modificación de procesos o instalaciones, etc) - concesión de plazo para que aporte documentación - propuesta de sanción - propuesta de inmovilización cautelar/retirada del mercado del producto - propuesta de suspensión de actividad - propuesta de cierre del establecimiento Ë Se considera No Conformidad la no adopción de medidas ante incumplimientos que afecten a la seguridad alimentaria y Desviación el resto Aplicación de las actuaciones que a raíz de los controles estén establecidas (plazos, sanciones, medidas especiales). Se comprobará que ante la detección de incumplimientos, las medidas adoptadas por el inspector son conformes a lo establecido en la legislación, los programas o los procedimientos aplicables. Ë Se considera Desviación el no adoptar las medidas señaladas en el procedimiento aplicable si no hay consecuencia para la seguridad alimentaria y No Conformidad si no se garantiza la seguridad alimentaria. ASPECTO 5. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTORAS En el punto 5 se revisa el seguimiento posterior que hace el inspector de las medidas correctoras acordadas previamente Seguimiento de medidas adoptadas en los plazos establecidos. Para la supervisión de seguimiento de plazos de control oficial, se revisarán: - los informes de SAHAWEB de las demandas de ese inspector para comprobar los que siguen sin cerrar tras la finalización de los plazos - los 3 últimos años del expediente de la empresa incluida en la supervisión para comprobar si se conceden plazos ante la detección de incumplimientos conforme a lo establecido en los procedimientos aplicables (inspección, auditoría, Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos, alertas, expedición de certificados de exportación, etc) Ë Se considera incumplimiento el no efectuar seguimiento de los plazos concedidos. Mientras no se ha superado en un 20% de la duración total del plazo acordado no se considera incumplimiento. Por ejemplo, no reiterar la petición de documentación solicitada previamente

20 PÚBLICA DE ÁREAS Pág. 20 de 20 a una empresa una vez transcurrido el plazo concedido, el no realizar un nuevo control oficial en el caso de que éste sea necesario por la naturaleza del incumplimiento de la empresa o lo establecido en el procedimiento aplicable. Ë Se clasificará como Desviación/No Conformidad en función de las consecuencias para la seguridad alimentaría o su frecuencia y reiteración. Nota: el registro de las medidas correctoras y de plazos concedidos en SAHAWEB se valora en el subaspecto Evaluación correcta de la eficacia de las medidas correctivas aplicadas por la empresa. Mediante revisión del expediente y, en su caso, la visita a planta, que el inspector ha evaluado el resultado que las medidas aplicadas por la empresa afectada por la supervisión. Por ejemplo, que el nuevo etiquetado es correcto, que la dosificación de aditivos es conforme a la legislación, etc. Ë Se considera incumplimiento el no revisar la eficacia de las medidas correctoras cuando sea necesario. Se clasificarán como Desviación/No Conformidad en función de la gravedad y reiteración Registro de las actuaciones del seguimiento de las medidas correctoras. Las actuaciones llevadas a cabo deben estar documentadas conforme a lo establecido en cada procedimiento. Ë Se considera no conformidad el no documentar las medidas adoptadas Ë Se considerará Desviación el no registrar más del 40% de las medidas adoptadas en SAHAWEB y no conformidad el 80%, dado que si el inspector no registra los plazos concedidos en SAHAWEB, no posibilita la supervisión constante dentro del servicio y la evaluación correcta de los programas 5.4. Adopción de medidas adicionales de mayor gravedad cuando no se cumplan los plazos o no se adopten las medidas. Se considera que las medidas adicionales de mayor gravedad corresponden al jefe de Servicio y al inspector le corresponde informar a sus superiores jerárquicos en los casos en que una empresa no responde a los requerimientos oficiales. Ë Se considerará No Conformidad el no comunicar al superior jerárquico esta circunstancia.