PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE RETROACTIVOS

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1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Administración de la Compensación Salarial Profesional Planeación Aprobó: Rector Página de 7 Fecha de aprobación: Octubre de 004 Resolución N 884 OBJETIVO Generar la liquidación del retroactivo salarial, prestacional y aportes que resulten de la aplicación de lo establecido en los actos administrativos correspondientes y así suministrar la información necesaria para el pago oportuno. ALCANCE Desde la recepción del acto administrativo hasta la actualización del stema de Información de Recursos Humanos. NORMATIVIDAD Decreto de incremento salarial anual expedido por el Gobierno. Acto administrativo de aplicación del decreto de incremento salarial anual expedido por la Universidad. SIRH: stema de Información de Recursos Humanos. RASIRH: Ruta de Acceso al stema de Información de Recursos Humanos. DRH: División de Recursos Humanos. CCT: Convención Colectiva de Trabajo. ACS: Administración de la Compensación Salarial. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CONSIDERACIONES Se denomina Liquidación de Retroactivos porque busca tener en cuenta la modificación de sueldo, primas y aportes durante el periodo comprendido desde la fecha que se estipula en el decreto que reglamenta el aumento salarial hasta la aplicación del mismo. Este procedimiento aplica al personal vinculado a la Universidad, a los retirados y a los docentes cátedra. Los tipos de funcionarios presentes en la Universidad a los cuales se puede requerir realizar la actualización de la escala salarial son los siguientes: () Empleados Públicos Profesionales Régimen Antiguo, () Empleados Públicos Profesionales Régimen Nuevo, () Empleados Públicos Profesionales régimen antiguo, (3) Docentes régimen 79, (4) Trabajadores Oficiales cobijados por la CCT (régimen antiguo), (5) Docentes régimen no 79, (6) Empelados Públicos Profesionales régimen 5 o nuevo, (7) Trabajadores Oficiales régimen 5 o nuevo y (8) Profesores de cátedra. La expedición del decreto reglamentario es anual.

2 Página de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO Recibe Resolución. Recibe Resolución donde se específica la aplicación de los ajustes salariales y prestacionales para tener en cuenta en la liquidación. Incluye en el SRH información. Incluye en el SIRH la información que afecta los pagos del personal vinculado y docentes cátedra. RASIRH: Pagos personalèproceso RetroactivoèAjuste Escala Salarial. RASIRH: Pagos personalèproceso RetroactivoèAjuste Sueldo. ta: Este paso se realiza para cada tipo de funcionarios estipulado en el acto administrativo. Genera listados 3. Genera en el SIRH dos listados: sueldo base y sueldo actual, para cada tipo de funcionario. Listado sueldo base Listado sueldo actual Revisa listados 4. Revisa, según la información de los listados, si se están aplicando correctamente los ajustes en los sueldos, primas y aportes. Inconsistencias Pág. 3 hay inconsistencias busca en dónde está el error para realizar el respectivo ajuste. Errores masivos Pág. 3 Se clasifican como errores masivos

3 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Realiza correciones 5. hay errores masivos, realiza los ajustes necesarios directamente en el SIRH para que la liquidación sea correcta. Profesional DSI Realiza correciones 6. Realiza los ajustes necesarios requeridos en la información para que la liquidación sea correcta. Genera cifras control y listados Listados de aportes 7. Genera cifras control y listados de aportes (ver Anexo A) RASIRH: Pagos personalèproceso RetroactivoèLiquidación de Retroactivos. RASIRH: Pagos personalèproceso RetroactivoèGeneración de listados Revisa cifras y listados 8.Revisa cifras control y listados de aportes. Inconsistencias hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error para realizar el respectivo ajuste. Realiza correcciones 9. Realiza las correcciones directamente en el SIRH. Profesional DSI Genera listados 0. Genera cifras control y listados de preliquidación (ver Anexo B: Listados de preliquidación). RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Liquidación de pagos

4 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / ADMINISTRACIÓN DE LA COMPENSACIÓN DEL PERSONAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Listados de aportes Revisa listados de preliquidación. Revisa cifras control y listados de preliquidación Inconsistencias hay inconsistencias se busca donde se encuentra el error par realizar el respectivo ajuste. Realiza correcciones. Realiza las correcciones directamente en el SIRH. Profesional DSI Genera listados 3. Genera cifras control y listados de Liquidación (ver Anexo C: Listados de liquidación). RASIRH: Pagos de personal è Proceso de liquidación è Liquidación de pagos b. Genera los archivos de acumulados (ver Anexo C). RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Listados de liquidación è Acumulados c. Genera los archivos externos (ver Anexo C). RASIRH: Pagos personal è Proceso de liquidación è Generar Archivos externos. Entrega y archiva listados 4. Entrega listados a la División Financiera y archiva los listados en la DRH. Auxiliar ACS FIN A partir de este punto, se adelanta el Procedimiento de Egresos (Proceso Financiero)

5 Página 5 de 7 ANEXO A. LISTADOS APORTES Aporte Salud: Contiene documento, nombre del funcionario, código novedad EPS retroactivo, descripción, IBC liquidado, valor_per liquidado, IBC correcto, Valor_per correcto, fecha_pago, valor faltante. Totales por funcionario. Aporte Pensión: Contiene documento, nombre del funcionario, código novedad AFP retroactivo, descripción, IBC liquidado, valor_per liquidado, IBC correcto, Valor_per correcto, fecha_pago, valor faltante. Totales por funcionario. Aporte Solidaridad: Contiene documento, nombre del funcionario, código novedad Solidaridad retroactivo, descripción, valor liquidado, Valor correcto, fecha pago, valor faltante. Totales por funcionario. Riesgos: Contiene documento, nombre del funcionario, código novedad retroactivo, descripción, IBC liquidado, valor UIS liq, IBC correcto, Valor_UIS correcto, fecha_pago, valor faltante. Totales por funcionario. Retención en la fuente: Contiene documento, nombre del funcionario, código novedad retroactivo, descripción, valor_per liquidado, base correcta, Valor_per correcto, fecha_pago, valor faltante. Totales por funcionario. FAVUIS: Contiene documento, nombre del funcionario, código novedad retroactivo, descripción, valor_per liquidado, base correcta, Valor_per correcto, fecha_pago, valor faltante. Totales por funcionario. ICBF: Contiene documento, nombre del funcionario, código novedad retroactivo, descripción, valor_per liquidado, base correcta, Valor_per correcto, fecha_pago, valor faltante. Totales por funcionario. Fonahorr: Contiene documento, nombre del funcionario, código novedad retroactivo, descripción, valor_per liquidado, base correcta, Valor_per correcto, fecha_pago, valor faltante. Totales por funcionario. ANEXO B. LISTADOS PRELIQUIDACIÓN Tiras de pago: Contiene la siguiente información del funcionario: nombre, sueldo, y muestra una lista detallada de los devengados y deducidos, y el neto a pagarle al funcionario. Resumen: Contiene cifras totales de los conceptos liquidados: Devengados, Deducidos y Aportes. Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a consignar. ANEXO C. LISTADOS LIQUIDACIÓN LISTADOS DE LIQUIDACIÓN Tiras de pago: Contiene la siguiente información del personal activo y retirado: nombre, sueldo, y muestra una lista detallada de los devengados y deducidos, y el neto a pagar. Resumen: Contiene cifras totales de los conceptos liquidados: Devengados, Deducidos y Aportes. Bancos: Es un resumen de bancos, muestra cifras totales y contiene: bancos, número de consignaciones y valor total a consignar. Nº Impresiones y destinos Dos è() DRH / () D. Financiera Dos è() DRH / () D. Financiera Uno è() D. Financiera

6 Página 6 de 7 ANEXO C. LISTADOS LIQUIDACIÓN (Continuación) LISTADOS DE LIQUIDACIÓN (Continuación) Efectivo: Es un resumen de efectivo, muestra cifras totales y contiene: número de personas y valor total efectivo. Acumulados Devengados del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de devengados del mes y a la fecha. Deducidos del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de deducidos del mes y a la fecha. Aportes UIS del Mes y a la Fecha: Contiene los acumulados de aportes UIS del mes y a la fecha. Resumen liquidación: Resumen del estado de la liquidación. Listado consolidados: Resumen de los listados de aportes. ARCHIVOS EXTERNOS GENERADOS Registro Presupuestal: Se coloca la información en el stema Financiero para la ejecución de la parte financiera. Registro Contable: Se coloca la información en el stema Financiero para todos los pagos. Orden de Pago: Se coloca la información en el stema Financiero para la generación de la orden de pago. Nº Impresiones y destinos Uno è() D. Financiera Uno è () DRH. Dos () è () DRH / () D. Financiera Dos () è () DRH / () D. Financiera Dos è () DRH / () Sección de Presupuesto Uno è () DRH Uno è () DRH

7 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 0 Octubre de 004 Creación del Documento 0 03 Marzo 3 de 008 Mayo 8 de 0 Adaptación al nuevo formato de procedimiento, adición de pasos necesarios para la realización del procedimiento, adición de las rutas de acceso al Ruta de Acceso al stema de Información de Recursos Humanos y actualización de los listados generados y sus destinos. Modificación en el Alcance, rmatividad, Definiciones y/o Abreviaturas y Consideraciones; modificación en el Responsable de todas las actividades de Profesional de Nómina a y Auxiliar Nómina DRH a Auxiliar ACS y cambio en el Anexo C. Listados Liquidación.