Manual Avanzado de Facturación. Configurar Cuenta.

Transcripción

1 Manual Avanzado de Facturación Configurar Cuenta.

2 Manual Avanzado de Facturación El presente tiene como objetivo mostrar de la manera más sencilla cómo configurar su cuenta y realizar una factura digital por Internet con las características básicas requeridas. Para mejor visualización se muestran imágenes de las pantallas que le irán apareciendo al realizar su factura, también se colocaron algunas Notas que le sugieren puntos importantes que no debe omitir. Soporte Técnico Si en algún momento de la elaboración de su factura digital requiere atención personalizada, puede comunicarse a nuestra área de Soporte Técnico a los teléfonos ó del interior de la república al en un horario de lunes a viernes de 9 A.M. a 6 P.M. donde con gusto le atenderemos.

3 o Configurar Cuenta Para poder emitir Comprobantes deberá configurar su cuenta, en esta sección se le muestra paso a paso la forma correcta de hacerlo. Ingresar al sitio Capturar datos de ingreso al sistema: RFC, Usuario y Contraseña que previamente le fueron proporcionados en su correo de bienvenida. Al ingresar al sistema de MYSuite por primera vez, por cuestiones de seguridad le solicitará el cambio de contraseña. Deberá capturar la contraseña actual, la cual se le proporciono en el correo de bienvenida, así como capturar y confirmar la nueva contraseña cumpliendo con las reglas de complejidad sugeridas por el sistema. Dé clic en el botón Cambiar Contraseña y el sistema le solicitará confirmar la acción.

4 Una vez confirmada la acción el sistema le confirmará el cambio de la contraseña con la siguiente notificación. Ejemplos de contraseñas Nota: La nueva contraseña capturada, no le será enviada por correo electrónico, es necesario la recuerde para poder ingresar posteriormente al sistema. A continuación observará la siguiente pantalla en la cual se muestran las opciones requeridas para la configuración básica de la cuenta. La primera opción a la cual debe de ingresar es Aceptación de Contrato de MYSuite. La segunda opción a la cual debe ingresar es Certificado de Sello Digital. La tercera opción a la cual debe de ingresar es Datos Fiscales. La quinta opción a la cual debe de ingresar es Sucursales. La sexta opción a la cual debe de ingresar es Cuentas Bancarias. La séptima opción a la cual debe de ingresar es Logo.

5 o Aceptación de Contrato de MYSuite Como primer requerimiento del sistema será necesario aceptar los términos del contrato de MYSuite, de lo contrario no podrá emitir facturas electrónicas. Después de haber leído las declaraciones y cláusulas dé clic en el botón "Acepto". Ya aceptado el contrato, el sistema le mostrará la opción como lista. La siguiente opción a configurar es Certificado de Sello Digital.

6 o Certificado de Sello Digital El Certificado de Sello Digital consta de dos archivos (uno con extensión.cer y otro con extensión.key) y una contraseña, proporcionados por el SAT al momento de su solicitud. Si aún no cuenta con éste certificado, lo puede solicitar en la siguiente liga ( Recuerde que las facturas se firman con el Certificado de Sello Digital, no con la FIEL, aunque note que ambos están formados por una pareja de archivos.cer y.key.se le sugiere crear una carpeta en el escritorio de su computadora, en donde pueda almacenar el Certificado de Sello Digital y a su vez un archivo de texto en donde resguarde la contraseña de la clave privada. En la pantalla de bienvenida dé clic en la opción Certificado de Sello Digital. Le mostrará la pantalla siguiente: Paso 1. En el campo Archivo de Certificado dé clic en el botón "Examinar" y vaya a la carpeta que se creó en el escritorio y seleccione el archivo con extensión.cer Paso 2. En el campo Archivo de la Clave Privada dé clic en el botón "Examinar" y vaya a la carpeta que se creó en el escritorio y seleccione el archivo con extensión.key Paso 3. En el campo Contraseña de la Clave Privada escriba la contraseña que guardó en el archivo de texto. Paso 4. Dé clic en el botón "Aceptar" para almacenar los datos.

7 Si el Certificado no fue almacenado de forma correcta, la aplicación le enviará alguna de las siguientes notificaciones: Si el certificado fue almacenado de forma satisfactoria, la aplicación le mostrará la notificación de operación satisfactoria. Dé clic en el botón Aceptar y la aplicación le regresará a la pantalla de inicio. La siguiente opción a configurar es Datos Fiscales.

8 o Datos Fiscales En la pantalla de bienvenida dé clic en la opción Datos Fiscales. En esta opción deberá capturar sus Datos Fiscales. Identificación: Razón Social: nombre o denominación del contribuyente emisor. RFC: registro federal del contribuyente emisor. Domicilio Fiscal Dirección fiscal del contribuyente emisor registrada en el SAT. Regímenes Fiscales: Dé clic en botón Adicionar, para agregar un Régimen Fiscal al que pertenezca. Capture el Régimen Fiscal y dé clic en el botón Adicionar

9 Ya realizada esta acción la pantalla mostrará el registro del Régimen Fiscal que adicionó. Datos Adicionales: Correo de la empresa: cuenta de correo electrónico del contribuyente emisor a la cual se enviaran todos los Comprobantes generados. Página Web: dirección de la página web del contribuyente emisor. Teléfono: Número telefónico del contribuyente emisor. Nombre: Nombre del contacto del contribuyente emisor. Ya capturados los Datos Adicionales dé clic en el botón aceptar. La aplicación le mostrará la pantalla de bienvenida con la opción lista.

10 Todos los campos que cuentan con un asterisco (*) al final deben de capturarse de forma obligatoria, de lo contrario al intentar generar el CFDI la aplicación le enviará una notificación. La siguiente opción a configurar es Series y Folios.

11 o Series y Folios En la pantalla de Inicio dará clic en la opción Series y Folios. El sistema le mostrara la siguiente pantalla. Para crear una serie en especial a utilizar para la emisión de facturas dé clic en el botón, aparece la siguiente pantalla:

12 En el campo Serie, capture la serie a utilizar (pueden ser caracteres numéricos o alfabéticos) En el campo Folio Inicial capture el número de folio con el cual quiere que inicie ésta serie. En el campo Folio Final capture el número de folio con el cual terminará la serie. Para finalizar este proceso dé clic en el botón "Crear", el sistema le mostrará la pantalla con la serie creada. Para asignar una serie a una Sucursal dé clic en el botón pantalla:, el sistema le mostrará la siguiente

13 Dé clic en el combo del campo Sucursal, para seleccionar la sucursal deseada. Seleccione el tipo de documento en el cual requiere utilizar la serie creada dando clic en el combo del campo "Tipo de Documento". Seleccione la serie a utilizar dando clic en el combo del campo Serie/Folios, y para terminar con la asignación, dé clic en el botón.

14 El sistema mostrará la pantalla con la serie ya asignada a la Sucursal que eligió y con el Tipo de Documento que haya seleccionado. Para eliminar una serie de folios, será necesario eliminarla para poder realizar la asignación de otra nueva serie y poder continuar con la facturación. Para este proceso será necesario realizar lo siguiente: Dé clic en el link, el sistema le pedirá confirme este proceso. Confirme la operación dando clic en el botón y la serie quedará eliminada. Nota: Una vez que se terminó una serie asignada, será necesario desasignarla para poder realizar la asignación de una nueva serie y poder continuar con la facturación, realice lo siguiente:

15 En la tabla Series y Folios Asignados dé clic en el botón que se encuentra del lado inferior derecho de la serie asignada. Debe de confirmar la acción. Una vez desasignada el sistema mostrará la pantalla, sin la serie que desasignó. A continuación dé clic en el link Inicio que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla para regresar a la pantalla de Inicio y continuar con la opción Sucursales.

16 o Sucursales Toda cuenta en MYSuite tiene al menos una sucursal, llamada FISCALDOM, se trata realmente del domicilio fiscal de la empresa (todas las empresas tienen un domicilio fiscal). No es necesario tener otra sucursal pero es posible el uso de distintas sucursales las cuales puede crear el usuario. En la pantalla de Bienvenida dé clic en la opción Sucursales. El sistema le mostrará la pantalla de Sucursales. Para crear una nueva sucursal dé clic en el botón pantalla, en donde puede capturar los datos generales de la sucursal., el sistema le mostrará la siguiente

17 Cada sucursal en MYSuite tiene un conjunto de datos que lo definen, aunque a excepción del campo Nombre, todos los demás son opcionales, es recomendable ingresar la mayor cantidad de campos para que dicha sucursal se encuentre bien identificada. Nota: El identificador de una sucursal es su nombre, que una vez creada no puede ser borrada ni modificada. El objetivo de esta restricción está dado por las funcionalidades que se asocian a la sucursal, ya que si se llegará a cambiar el nombre, podría causar desorganización de la información. Ya capturados los datos de la sucursal, dé clic en el botón Aceptar para crear la sucursal y el sistema le mostrará la siguiente pantalla con la sucursal ya creada:

18 Cuando se desee dejar sin uso una sucursal ingrese a los datos de la sucursal dando clic en el botón editar, que se encuentra del lado izquierdo del nombre de la sucursal. Desactive la casilla de verificación de la opción "Activa" y dé clic en el botón aceptar. Al desactivar la sucursal, se mantendrá la información histórica de la misma, pero la sucursal ya no podrá ser usada para la emisión de facturas. La siguiente opción a configurar es Cuentas Bancarias.

19 o Cuentas Bancarias En la pantalla de Bienvenida dé clic en la opción Cuentas Bancarias. Los datos de Cuentas Bancarias son opcionales, solo se emplean para que aparezcan en la representación gráfica de la factura, a modo de información al receptor para realizar el pago. Dé clic en el botón de la cuenta bancaria. y el sistema le mostrará la pantalla en donde capturará los datos Los datos solicitados son: Banco No. Cuenta Moneda Titular CLABE Convenio

20 Ya capturados los datos dé clic en el botón bancarias ingresadas., y el sistema le mostrará la pantalla ya con las cuentas La siguiente opción a configurar es Logo.

21 o Logo En el CFDI, (documento XML), no existe lugar para guardar algo como el logotipo, sin embargo se establece que a partir del XML se genere una Representación Gráfica del mismo, a la cual se agregan algunos elementos como líneas, leyendas e imágenes, esta Representación Gráfica tiene como objetivo facilitar al usuario la lectura de los CFDI. Aunque es opcional colocar un logotipo en la factura, es recomendable ya que da una imagen profesional a sus documentos. En la pantalla de Inicio dé clic en la opción Logo. Dé clic en el botón "Examinar" y seleccione el archivo con el logo en formato JPG, GIF, PNG, BMP, después presione el botón "Cargar a Vista Previa" y posteriormente dé clic en el botón "Establecer esta imagen como Logo". Nota: El logotipo deberá contener el siguiente formato JPG, GIF, PNG, BMP con un tamaño de 200 pixeles de ancho por 200 pixeles de largo, este tamaño es considerado base en la geometría del comprobante de MYSuite.

22 Ya seleccionado el archivo dé clic en el botón, para visualizar el logotipo. Para establecer definitivamente el logo, dé clic en el botón mostrará la pantalla ya con el logo establecido.. El sistema le Cuando se cambia el logotipo de una cuenta que ya había emitido facturas con otro logotipo, las nuevas facturas saldrán con el logotipo nuevo, cuando se consulten facturas anteriores al cambio, el sistema también presentará el nuevo logotipo, obviamente, las copias de facturas almacenadas fuera de MYSuite mantendrán el mismo logotipo que tenían cuando se generaron. Nota; Si al momento de intentar subir el logotipo, éste no aparece o no se carga correctamente seguramente se deberá a que no se está cumpliendo con el formato y tamaño requerido. Inicio