República de Colombia Departamento de Antioquia Municipio de la Estrella Alcaldía Municipal Tablas de Retención Documental Diciembre 21 de 2012

Transcripción

1 República de Colombia Departamento de Antioquia Municipio de la Estrella Alcaldía Municipal Tablas de Retención Documental Diciembre 21 de 2012 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES CÓDIGO SERIE SERIE DOCUMENTAL CODIGO SUBSERIE SUBSERIE DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL 1 ACTAS 1 ACTAS DE COMITÉS Comité de Calidad Comité de Control Interno Comité de Conciliación (secretaría general) Comité de Seguimiento Electoral Comité de Compras Comité de Informática Comité Fondo de Educación Superior Comité Fondo de Vivienda Comité de Evaluación (obras publicas) Comité de Hacienda Comité de sostenibilidad Contable Comité de Presupuesto Financiero Comité de Vigilancia Epidemiológica Comité de Salud de Juntas de Acción Comunal 2 ACTAS DE CONSEJOS Actas de Consejo de Gobierno Actas Comité de Archivo Municipal Actas Consejo Municipal de Archivo Actas de consejo de Seguridad 3 ACTAS DE REUNIONES Actas de Reunión Junta Municipal de Educación - JUME Actas de Reunión de Grupo Primario 2 ASESORIAS 1 TÉCNICAS Visitas Sanidad

2 3 AUTORIZACIONES 4 CENSOS De mantenimiento a las motocicletas De ingreso a l personal en horario no laboral 1 PERMISOS al personal de ampliación de horarios en establecimientos abiertos al público de eventos varios de eventos en establecimientos abiertos al público de ventas ambulantes y estacionarias de exámenes para cierre de vías para rotura de vías para movimientos de tierra y llenos estructurales 1 DE SEMOVIENTES 2 DE DESPLAZADOS para intervención y ocupación de espacio público de ventas ambulantes y estacionarias Préstamos de equipos e intrumentos musicales 1 DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL de posesión de bienes inmuebles 2 CATASTRALES de no posesión de bienes inmuebles 4 DE PAZ Y SALVO Prara contratación de Retefuente de Reteiva para certificados de usos del suelo para presentación de propuestas de Impuesto Predial de Industria y Comercio de Bienes CERTIFICADOS Y 7 DE BENEFICIARIOS DE SALUD 8 DE VERIFICACIÓN DE COMPROMISOS PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIÓN 9 DE REPRESENTACIÓN LEGAL DE PROPIEDAD

3 5 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS HORIZONTAL 10 DE SANIDAD 11 LABORALES de obreros de jubilados de contratistas de retirados 13 POR PÉRDIDA DE DOCUMENTOS 14 POR PÉRDIDA DE OBJETOS 15 DE VECINDAD Y BUENA CONDUCTA 16 CERTIFICACIONES A CONTRATISTAS para celebrar contratos de obra p{ublica 17 AMBIENTALES 18 DE NOMENCLATURA 19 DE NORMAS, USOS Y VÍAS 20 DE UBICACIÓN INDUSTRIAL 21 DE POSTULACIÓN AL PROGRAMA DE VIVIENDA 22 DE RETIRO DEL PROGRAMA DE VIVIENDA 23 DE PARTICIPACIÓN EN EVENTOS CULTURALES 24 DE CIERRE DE ESTABLECIMIENTOS 25 DE REGISTRO PRESUPUESTAL 6 7 COMPROBANTES COMUNICACIONES OFICIALES 1 COMPROBANTES DE INGRESO Cuentas por cobrar notas crédito facturas de ventas recibos de caja consignaciones conciliaciones de caja Comprobantes de pago Impuesto de Industria y Comercio Comprobantes de pago Impuesto Predial comprobantes de pago Impuesto de Construcciones Comprobantes de pago Aprovechamientos 2 COMPROBANTES DE EGRESO Cuentas por pagar Notas débito 3 COMPROBANTES INDIRECTOS 1 ACCIONES DE TUTELAS 2 CIRCULARES INFOMATIVAS 3 CIRCULARES NORMATIVAS 4 COMUNICADOS DE PRENSA Boletines- material gráfico y archivo fotográfico 5 DERECHOS DE PETICIÓN 6 COMUNICADOS EXTERNOS ADMINISTRATIVOS 7 MEMORANDOS 8 EDICTOS Y/O AVISOS citatorios

4 8 CONCEPTOS 1 JURÍDICOS 2 TÉCNICOS Memorandos Actas de visita de riesgo de usos del suelo de destinación económica de cartografía de zonas de georeferenciación de presios de viabilidad 9 10 CONTRATOS CONTRAVENCIONES 1 DE ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2 DE OBRA PÚBLICA 3 DE ARRENDAMIENTO 4 DE SUMINISTRO 5 DE COMODATO 6 DE PRESTACIÓN DE SERVICIO 7 DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 1 DE FAMILIA 2 DE TRANSITO 3 DE POLICIA 11 CONVENIOS 1 ACUERDOS DE PAGO De impuesto predia De industria y Comercio 2 INTERADMINISTRATIVOS 3 INSTERINSTITUCIONALES 12 DECLARACIONES 1 DE TRANSFERENCIAS A LA SEGURIDAD SOCIAL Afiliaciones Caja de Compensación Familiar Aportes al ICBF Aportes SENA Autoliquidaciones Fondo Cesantías Autoliquidaciones Fondo Pensiones Autoliquidaciones EPS Autoliquidaciones ARP Pasivo prestacional Situado fiscal prestacional

5 12 DECLARACIONES 2 DE IMPUESTOS de industria y comercio 3 EXTRAJUICIO 4 TRIBUTARIAS Declaración de IVA Declaración de Renta Declaración de Retención en la fuente Comprobantes de pagos de Impuestos 13 DECRETOS De delegación de funciones De traslado de docentes De adiciones presupuestales De traslados presupuestales De aceptación de renuncia De alcalde encargado De declaración de insubsistencia De incremento salarial De encargo de empleo ESTUDIOS HISTORIAS 1 DE PUESTOS DE TRABAJO 2 TECNICOS 3 SOCIECONOMICOS 4 JURÍDICOS 1 HISTORIAS LABORALES de personal activo de jubilados de pensionados de retirados 2 HISTORIAL LABORAL DE DOCENTES 3 HISTORIALES DE RECLUSOS órdenes de libertad órdenes de detención órdenes de remisión reconocimientos observaciones permisos sentencias condenatorias 4 HISTORIALES DE VEHICULOS 5 HISTORIAL CATASTRAL 6 HISTORIAL DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS

6 7 HISTORIAL DE RECEPCIÓN DE ALIMENTOS 16 INFORMES 1 DE AUDITORÍAS 2 DE CONTROL URBANÍSTICO 3 AL CONSEJO MUNICIPAL 4 A ENTIDADES DE CONTROL Superintendencias -SICE Contraloría Departamental Produradurías DSSA-DANE-FISCALÍA-INPEC-DIAN 5 A ENTIDADES GUBERNAMENTALES Secretaría educación Departamental Agustín codacci Catastro Departamental Ministerio de transporte Ministerio de Hacienda Planeación Nacional 6 DE DEUDA PUBLICA 7 DE ESTADOS FINANCIEROS 8 ESTADISTICOS de censos estudiantiles ( deserción estudiantil) 9 DE GESTIÓN de actividades realizadas 10 DE INTERVENTORÍAS planes de mejoramiento 11 LABORALES 12 DE PERSONAL Novedades de nómina Novedades de personal 13 DE QUEJAS Y RECLAMOS 14 DE SALUD PUBLICA 15 DE VISITAS de control de urbanismo actas de visitas 16 DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES

7 17 INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 LISTADOS De contribuyentes de novedades de Nómina de predios de asistencia a eventos de recaudos De boletines diarios de caja 2 RADICADORES Radicadores de condenados Radicadores de Trámites y documentos Radicador de demandas Radicador de quejas y reclamos Radicador de querellas Radicadores de Historias 3 REGISTROS Registros de control carcelario Registro de ofendidos Registro de sindicados Registro de denuncias Registro de marca de ganado Registro de sacrificios de ganado Registros de control urbanístico Registros presupuestales Registros de correspondencia enviada Registros de correspondencia recibida Registros de memorandos Registros de circulares Registros sanitarios Registros de asamblea de Juntas de acción comunal Registros de recepción de ususarios Registro de planos cartográficos Registro de planos manzaneros 4 CONSECUTIVOS Consecutivos de correspondencia Consecutivos de contratos Consecutivos de órdenes de servicio 5 PLANILLAS De entrega de subsidios

8 17 INSTRUMENTOS DE CONTROL 6 FICHAS O FORMATOS de vigilancia epidemiológica de caracterización de clasificación socioeconómica Catastrales De Inscripción de proveedores de notificación de evaluación de proveedores de órdenes de entrada de elementos de consumo de ejecución del plan de compras de solicitud de bienes o implementos 18 INVENTARIOS 1 DE BIENES MUEBLES Elementos de consumo Elementos devolutivos 2 DE BIENES INMUEBLES Predios de propiedad del Municipio de la Estrella 3 DUCUMENTALES 19 LIBROS 19 LIBROS 1 LIBROS AUXILIARES auxiliarers de caja diario auxiliares de bancos auxiliares de presupuesto auxiliares de caja menor 2 LIBRO CAJA DIARIO 3 LIBROS MAYOR Y BALANCE 4 LIBROS MAZANEROS 5 LIBROS VEREDALES 1 DE CONTRUCCIÓN de subdivisión de parcelación de intervención y ocupación del espacio público de obra nueva 2 DE CONCESIÓN DE AGUAS Y PERMISOS DE VERTIMIENTOS

9 20 LICENCIAS 3 DE CONDUCCIÓN 4 DE TARJETAS DE OPERACIÓN 5 DE URBANISMO de ampliación de adecuación de modificación de restauraci{on de reforzamiento de cerramiento de demolición 21 MANUALES 1 DE APOYO-MISIONALES 2 DE CALIDAD 3 DE CONTRATACIÓN 4 DE FUNCIONES DE CONVIVENCIA (Programa Gerontología) 5 DE INTERVENTORÍA 6 DE CONVIVENCIA CIUDADANA 7 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 8 DE REGLAMENTO INTERNO 9 DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 10 DE TRÁMITES 11 DE CASA DE LA CULTURA 12 DE ACCIONES COMUNALES 13 DE CONVIVENCIA (Programa Gerontología) 22 PLANES 1 DE ACCIÓN 2 DE DESARROLLO Municipal Educativo Cultural 3 DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL 4 LOCAL DE SALUD

10 5 PLAN AMPLIADO DE INMUNIZACIÓN 23 PROCESOS 1 CIVILES DE POLICÍA 2 DISCIPLINARIOS DE PERSONAL ADMINISTRATIVO 3 JUDICIALES Demandas 4 DE LICITACIÓN 5 DE CONTRATACIÓN DIRECTA 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS DE INTERNOS 7 PROCESOS EJECUTIVOS DE JURISDICCIÓN COACTIVA 8 DE CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES EN DERECHO 9 DE CONTRAVENCIONES EN VIOLENCIA INTRAFAMILIAR 10 DE MENORES INFRACTORES 11 PROCESOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA Querellas Denuncias 24 PROGRAMAS 1 DE BIENESTAR SOCIAL Eventos Culturales ( conferencias, talleres, exposiciones,etc.) Eventos Deportivos Eventos Recreativos 2 DE BIENESTAR LABORAL 3 DE CAPACITACION De Derechos Humanos 4 DE SANEAMIENTO AMBIENTAL 5 DE OBLIGACIONES FINANCIERAS 6 DE VIGILANCIA Y CONTROL 7 DE MEJORAMIENTO DE VIVIENDA 8 DE TITULACIÓN DE VIVIENDA 9 DE VIVIENDA NUEVA 25 PROYECTOS 1 DE DECRETO 2 DE INVERSION SOCIAL 3 DE ACUERDO

11 25 PROYECTOS 26 RESOLUCIONES 4 EDUCATIVOS 5 AMBIENTALES 6 DE OBRA PUBLICA 7 DE ESTUDIOS Y DISEÑO DE OBRAS 8 BANCO DE PROYECTOS Para conceder incentivos tributarios Para resolver recursos de reposición Para imponer sanciones Para propuestas de pago a morosos De emplazamiento de acuerdos de pago De cambio de horario De vacaciones De licencias remuneradas De apertura y cierre de caja menor De primas de antigüedad De ordenación del gasto De vales de anticipo De interrumpir vacaciones De pago de costas De anticipo de cesantías De calamidad De préstamo para educación superior 27 SOLICITUDES 1 DE ESCRITURAS 2 A ENTIDADES GUBERNAMENTALES 3 INTERNAS 4 DE LA COMUNIDAD 28 TITULOS 1 TÍTULOS DE PROPIEDAD (ESCRITURAS) Por cesiones de faja 2 TÍTULOS VALORES renuncia a mejoras constitución de hipoteca compraventa de bienes muebles

12 República de Colombia Departamento de Antioquia Municipio de la Estrella Alcaldia Municipal Tablas de Retención Documental Diciembre de 2009 CODIGO DEPENDENCIAS 1000 ALCALDIA 1001 Oficina Asesoria Juridica 1002 Desarrollo Comunitario 1100 SECRETARIA GENERAL Y DE CONTROL INTERNO 120 SECRETARIA DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA 121 Ambiental y Control Urbanístico 122 Programa de Vivienda 123 Subsecretaría de Obras Públicas 130 SECRETARÍA DE SEGURIDAD SOCIAL Y FAMILIA 131 Salud Pública 132 Programa Aseguramiento 133 Programa Atención Social 134 Programa Gerontología 135 Programa Familia 136 Subprograma Saneamiento Básico 140 SECRETARÍA DE GOBIERNO 141 Inspecciones de Policía (Primer,Tablaza-Pueblo Viejo) 142 Comisaría de Familia 150 SECRETARIA DE EDUCACION 151 SUBSECRETARIA DE CULTURA 160 SECRETARIA DE HACIENDA 161 AREA DE CATASTRO

13 162 AREA DE TESORERIA 163 AREA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD 170 SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 171 AREA ALMACEN 180 SECRETARIA DE TRANSITO 190 OBRAS PUBLICAS MUNICIPALES

14 República de Colombia Departamento de Antioquia Municipio de la Estrella Alcaldia Municipal blas de Retención Documen Diciembre de 2009 CODIGOEPENDENCIAS ALCALDIA Oficina Asesoria Juridica Desarrollo Comunitario SECRETARIA GENERAL Y DE CONTROL INTERNO SECRETARIA DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA Ambiental y Control Urbanístico Programa de Vivienda Subsecretaría de Obras Públicas SECRETARÍA DE SEGURIDAD SOCIAL Y FAMILIA Salud Pública Programa Aseguramiento Programa Atención Social Programa Gerontología Programa Familia Subprograma Saneamiento Básico SECRETARÍA DE GOBIERNO Inspecciones de Policía (Primer,Tablaza-Pueblo Viejo) Comisaría de Familia

15 SECRETARIA DE EDUCACION SUBSECRETARIA DE CULTURA SECRETARIA DE HACIENDA AREA DE CATASTRO AREA DE TESORERIA AREA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS AREA ALMACEN SECRETARIA DE TRANSITO