GESTIÓN ADMINISTRATIVA FECHA DE APROBACIÓN:

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1 1. OBJETIVO: Proporcionar los lineamientos generales para la gestión de comunicaciones oficiales tanto internas como externas de la Contaduría General de la Nación en el Sistema de Gestión Documental Orfeo. 2. DEFINICIONES: Orfeo: Sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva libre. Orfeo permite la gestión de los documentos de una entidad, manteniendo los s de manera automatizada, con importantes ahorros de tiempo, costos y recursos así como el control sobre los documentos. TRD (Tablas de Retención Documental): Tablas que contienen las series, sub-series y tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tipificación: Clasificación de un documento a un tipo documental. Ajustar varias cosas semejantes a un tipo o norma común. Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. LIDER DE

2 Asignación: Establecimiento de lo que corresponde a algo o alguien para un determinado objetivo. Archivo virtual: Función a través del cual se guardan documentos. 3. MARCO LEGAL: Ley 734 de 2002, por la cual se expide el código disciplinario único, Art. 34 Numerales 1, 5, 22 y Art. 35 Numerales 8, 13 y 21. Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 20 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, cuyo objetivo es contribuir al Plan de Eficiencia Administrativa y Cero Papel y el Plan de Racionalización de Trámites. Decreto 2609 de 2012: Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión Documental. Decreto 3666 de 20: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Directiva presidencial Nº de 2012, Eficiencia administrativa y Lineamientos de la política cero papel en la administración pública. Resolución 357 de 2010, por medio de la cual se actualizan las tablas de retención documental de la Contaduría General de la Nación. NORMA INTERNACIONAL ISO Sistema de Gestión de la Calidad LIDER DE

3 NORMA TECNICA DE LA CALIDAD NTCGP1000:2009 NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:20 Sistema de Gestión Ambiental NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Tablas de retención documental Plantillas de comunicaciones internas Sistema de Gestión Documental Orfeo (SGD), Manual del Usuario Manual didáctico de comunicaciones internas 5. DOCUMENTOS ANEXOS: N/A LIDER DE

4 6. PROCEDIMIENTO Nº Actividad Descripción Responsable Registro 1 Verificación de medios de recepción 1 Radicación Recepción y verificación de solicitudes, documentos y comunicaciones a través de los diferentes medios de recepción de información: Web, correo electrónico, fax, mensajería, buzón de sugerencias y personal. Toda comunicación de tipo electrónico que deba ser oficializada por el sistema de gestión documental (Orfeo), debe ser enviada al correo: gestiondocumental@contaduria.gov. co. Para los Faxes que requieran ser oficializados a través del Sistema de Gestión Documental (SGD) deben ser remitidos a correspondencia. Toda comunicación debe cumplir al menos con los siguientes requisitos para ser radicada: Fecha de recibo, nombre destinatario, dirección del destinatario o correo electrónico y desarrollo o cuerpo. Nota 1: Con el propósito de dar estricto cumplimiento a la norma (Ley 734 de 2002, capitulo 2, artículo 34, numeral 34), todas las comunicaciones de tipo solicitud, consulta, petición queja o reclamo que ingresen vía correo electrónico a cualquiera de las cuentas de la entidad o redes sociales deben ser redireccionadas a las cuentas oficiales de administración y gestión de las mismas, según sea el asunto. Las consultas, solicitudes y derechos de petición se re-enviaran al correo gestiondocumental@contaduria.gov.c o y las quejas o reclamos al correo correspondencia LIDER DE

5 2 Digitalización Todas las comunicaciones se digitalizarán en el SGD Orfeo, para ellos se utilizará la función del Orfeo que permite conservar digitalmente las comunicaciones que ingresan Dichas imágenes se almacenarán en un servidor con respaldo Back Up que garantice la disponibilidad del documento. 3 Tipificación El documento se tipifica de acuerdo a las TRD (Tablas de retención documental) del proceso al que se asigna para el trámite. 4 Asignación a proceso responsable Luego de digitalizado y tipificado el documento se asigna al proceso responsable para su gestión. Nota: En caso de que el documento no corresponda al proceso asignado, el líder del proceso reasigna el documento al proceso responsable. Funcionarios Líder del proceso Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI. LIDER DE

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