Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

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Julián Xavier González Cabrera
hace 7 años
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1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Facilitar la conformación y desarrollo de los archivos de gestión mediante la aplicación de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. 2. ALCANCE El presente instructivo aplica para todos los procesos e inicia desde el archivo de gestión hasta la disposición final de los documentos establecidos en las Tablas de Retención Documental de la entidad. 3. BASE LEGAL Ley General de archivos 594 de Art. 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención documental. Acuerdo AGN 039 de Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. Norma ISO Información y documentación Gestión de documentos. 4. DEFINICIONES SERIE: Testimonio documental continuado de actividades repetitivas en cumplimiento de una función determinada; también se puede definir como un conjunto de tipos documentales de estructura y contenidos homogéneos. SUBSERIE conjunto de documentos que, derivándose de una serie y siendo similar a esta, se particulariza por determinados rasgos distintivos. (Ejemplo: Serie Pólizas Automóviles, subseries: productos específicos.) TABLA DE TRD es el mecanismo básico e indispensable para la organización, manejo, control y la administración de la producción documental diaria en los Despachos, Oficinas, Direcciones y Grupos internos de trabajo. La TRD, se constituyen en el instrumento archivístico integrador del desempeño estratégico, operacional, tecnológico, estructural y humano que permitirá soportar cualquier cambio documental que se efectúe en el Ministerio. TIEMPO DE RETENCIÓN: Periodo de tiempo durante el cual se conserva un documento, el cual inicia con el mismo acto que da fin a la vigencia y concluye con la prescripción de derechos. TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: acto de registro, cambio de ubicación y estatus o nivel de piezas de archivo, donde principalmente se infiere en la accesibilidad.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS GD-PT-04 Transferencia Primaria GD-PT-10 Control Registros Elaboración y Actualización de Tablas de Retención Documental GD-MA-01 Manual de Archivo Página 2 de 5 6.

2 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS GD-PT-04 Transferencia Primaria GD-PT-10 Control Registros Elaboración y Actualización de Tablas de Retención Documental GD-MA-01 Manual de Archivo Página 2 de 5 6. REGISTROS UTILIZADOS GD-FO-03 Tabla de Retención Documental GD-FO-08 Formato Único de Inventario Documental GD-FO-26 Acta de Eliminación Documental 7. DESARROLLO DEL DOCUMENTO 7.1 ESTRUCTURA Su conformación y diseño obedece a las siguientes partes: 1. Generalidades: marco conceptual, metodología para su elaboración (reglamentada por la Ley 594 de 2000), 2. Formato utilizado y los criterios de valoración y selección documental (resultado de la aplicación de las mesas de trabajo sobre la producción documental y plasmada en cada TRD. 7.2 Formato GD-FO-03

3 7.3 COMPONENTES DEL FORMATO Codificación Página 3 de 5 La Codificación destinada para el registro de la información en la Tabla de Retención documental obedece a tres niveles: Nivel 1: Identificación y Código de la Estructura Organizacional. Código que identifica la Dependencia o Fondo productor y responsable de la documentación. Este código está compuesto por Letras conformando Siglas que indica el nombre de la dependencia jerárquica y oficina productora. Nivel 2: Identificación y Código de la estructura Taxonómica. Asuntos aprobados y respaldados por la Normatividad Externa e Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores. Responsable la Secretaría General y las dependencias. Nivel 3: Identificación y Código de la Estructura Documental. Agrupación de los documentos por Series Documentales temáticas y subseries documentales. Responsabilidad de la Coordinación Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores Asunto, serie, subseries y Tipos documentales. Aparece escrito el ASUNTO en mayúscula y negrilla. Debajo van escritas las SERIES DOCUMENTALES, en negrilla y en mayúscula, debajo van las SUBSERIES DOCUMENTALES, en mayúscula. Los Tipos documentales van escritos en minúscula debajo de las Series documentales o de la subseries si es el caso Retención Documental. Se expresa en años, se refiere al tiempo que debe permanecer las series o subseries en el archivo de gestión y en el Central o Intermedio antes de determinar su disposición final Disposición Final Se refiere al destino final que se le aplicará a la Serie, subserie, una vez que cumpla el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central y las alternativas son: CT: conservación total. Cuando se considera que tienen valor histórico o que son de permanente consulta en el Archivo de Gestión. E: Cuando se considera que la Serie o Subseries se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de retención en el archivo de Gestión o en el Central. I: Se refiere a la sugerencia de que se conserve la Serie o Subserie en un medio tecnológico que asegure su reproducción exacta: Medio de imagen o electrónico o Micrográfico. S: Cuando la Serie o Subserie debe ser sometida a una selección, para lo cual se aplica el método de muestreo y este va de acuerdo con el criterio de valoración: Testimonial representativa para la Historia, puede ser simple, aleatorio o sistemático. La selección se aplica a documentos que han perdido su vigencia. Esta operación la realiza el Archivo Central.

4 Página 4 de Procedimiento Describe el proceso que se le debe aplicar a la Serie o Subserie según su disposición final. Si deben ser seleccionadas o eliminadas. También se hacen aclaraciones complementarias a la Serie documental. 7.4 BENEFICIOS Organización de los Archivos de Gestión Con la aplicación de La Tabla de Retención Documental, se podrá organizar la producción documental del diario funcionamiento de cada dependencia. La aplicación se ejecutará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.. Transferencias Documentales La transferencia documental se refiere a la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Intermedio o Central y luego al Histórico de conformidad a lo dispuesto en la Tabla de retención documental de cada Área u Oficina. Administración y Control Documental La TRD ayuda, permite y facilita el control y la integración de la Gestión, al reflejar en forma organizada y agrupada lo referente a un Asunto específico de obligatoriedad de cumplimiento de cada oficina. Reducción de costos disminución del espacio físico de almacenamiento y custodia documental. Control del espacio ocupados por Archivos. Disminución del tiempo de localización y recuperación de la información y/o documentación. Normalización Permite determinar e identificar parámetros para la producción de documentos y soporta un programa institucional de gestión documental, mediante el establecimiento de lineamientos internos para la generación de tipos documentales específicos: Formatos controlables y Formularios preestablecidos entre otros. 7.5 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivo de Gestión: Es aquel donde se reúnela documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión del Ministerio, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y/o los particulares en general, previa autorización.

5 Página 5 de 5 Archivo Histórico: Se refiere a la agrupación de documentos que por su contenido y naturaleza son testimoniales y soportan el aseguramiento del patrimonio cultural del Ministerio de Relaciones Exteriores. 7.6 Rotulación de acuerdo a la Tabla de Retención Documental MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES TRD DESPACHO DE LA MINISTRA. RÓTULO DE LA CARPETA CÓDIGO DE LA SERIE : DEPENDENCIA: DESPACHO DEL MINISTRO SERIE : ACTAS SUBSERIE: ACTAS COMITÉ DIRECTIVO TÍTULO DE LA CARPETA : Actas Comité Directivo FOLIOS: 50 FECHAS EXTREMAS: Enero 2011 _ Diciembre 2011 CAJA No. 1 CARPETA No. 1 CÓDIGO DE LA SERIE: Corresponde al código que representa el contenido de la carpeta está compuesto por el código del Asunto + el código de la serie documental temática + el código de la subserie documental (cuando aplica) en este caso las ACTAS COMITÉ DIRECTIVO. DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia a la cual corresponde la documentación. SERIE: Nombre la serie documental temática presentada en las Tablas de Retención Documental (TRD). SUBSERIE: Nombre la subserie documental presentada en las Tablas de Retención Documental (TRD). TÍTULO DE LA CARPETA: Se anotará el nombre del contenido de la unidad de conservación descrita. FECHAS EXTREMAS: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad documental descrita. La información relativa a FOLIOS, No. CARPETA y CAJA se diligenciará en el momento de hacer transferencia al Archivo Central.

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