ALCALDIA MUNICIPAL DE ARAUCA

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1 ALCALDIA MUNICIPAL DE ARAUCA INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE A DICIEMBRE 31 DE 2008 Doctor: WILLIAM REYES CADENA ALCALDE MUNCIPIO DE ARAUCA OFICINA DE CONTROL INTERNO Doctor CAMPO ELIAS SUAREZ CASTELLANOS Arauca, Febrero 26 de 2009

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. ASPECTOS GENERALES 2.1 OBJETIVOS 2.2 ALCANCE 2.3 PERIODO EVALUADO 2.4 IDENTIFICACION DE LAS FUENTES DE INFORMACION 3. ANALISI DE LA INFORMACION ASOCIADA AL PROCESO CONTABLE 3.1 TESORERIA 3.2 RENTAS POR COBRAR 3.3 DEUDORES 3.4 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 3.5 OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO 3.6 CUENTAS DEL PASIVO 3.7 OTRAS OBSERVACIONES

3 1. INTRODUCCION El Control Interno Contable, en el Municipio de Arauca esta asociado con la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, que garantizan, que la información financiera, económica y social, cumpla con los requisitos a que se refiere el Plan General de Contabilidad Pública revelando la realidad económica y financiera de los resultados de las operaciones, efectuadas; dentro de las cuales se debe llevar a cabo la verificación y evaluación permanente principalmente en lo que tiene que ver con el manejo de los recursos, bienes, sistemas e información para que todas las transacciones se registren en forma exacta, veraz y oportuna de manera tal que garantice informes razonables. 2. ASPECTOS GENERALES 2.1 OBJETIVO Evaluar el Sistema de Control Interno Contable de acuerdo con lo establecido en la Ley 87 de 1993, Circular Externa No. 42 de 2001, Resolución 34 de 2008, Resolución 119 de 2006 y demás normas sustantivas y procedí mentales emitidas por la Contaduría General de la Nación. 2.2 ALCANCE El informe presenta la Evaluación del Control Interno Contable a 31 de diciembre de 2008, con el objetivo de verificar la efectividad de los controles establecidos al interior de la entidad, el seguimiento y la verificación en el Sistema de Control Interno, de acuerdo con lo señalado en la normatividad vigente.

4 Las diferentes actividades que se desarrollaron durante la vigencia 2008, permiten realizar la Evaluación del Control Interno Contable soportado entre otros en los siguientes aspectos: Tesorería, inversiones, rentas por cobrar, deudores, Nomina, Cuentas por pagar, Propiedad, Planta y Equipo 2.3 PERIODO EVALUADO El periodo evaluado corresponde con corte a 31 de Diciembre de IDENTIFICACION DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN. La fuente de información la constituyen: Los estados financieros de la entidad soportados en los registros Contables Informes de tesorería. Informes de rentas o cuentas por cobrar. Informe sobre deudores - FONVIDA. Informe de almacén. Libros auxiliares 3. ANALISIS DE LA INFORMACION ASOCIADA AL PROCESO CONTABLE 3.1 TESORERIA No se ha homologado los códigos de las cuentas de tesorería con el plan general de contabilidad publica, según recomendaciones en la evaluación del control interno contable de 2008 Existen cuentas bancarias de vigencias anteriores en colmena sin depurar en tesorería, mientras que en contabilidad no se encuentran reflejados.

5 La cuenta corriente Bancolombia nº tiene un saldo de $ se encuentra en contabilidad pero en tesorería no esta reflejado en los reportes. Con respecto a la clasificación y codificación de las cuentas de tesorería no cumple con los requisitos establecidos en el plan de contabilidad pública. El auxiliar ,01 banco agrario cuenta corriente nº tiene un saldo en rojo a diciembre 31 de $ Se debe adelantar las siguientes acciones necesarias que conduzcan a lograr, entre otros, los siguientes propósitos: a. Garantizar que el flujo de información del ente público se registre y revele con sujeción a las normas del plan general de contabilidad pública; b. Definir los controles que sean necesarios para efectuar en forma periódica el cruce de información entre saldos bancarios de tesorería y contabilidad. c. Establecer los elementos básicos de seguimiento para mantener la calidad de la información financiera de tal manera que se encuentre debidamente registrada y clasificada. 3.2 RENTAS POR COBRAR Impuesto predial, Industria y Comercio y Alumbrado publico: CONCEPTO SALDOS SEGÚN CONTABILIDAD PREDIAL INDUSTRIA Y ALUMBRADO COMERCIO PUBLICO TOTAL VIGENCIA ACTUAL VIGENCIA ANTERIOR SUMAS SALDOS SEGÚN INFORME DE CARTERA PREDIAL INDUSTRIA Y ALUMBRADO COMERCIO PUBLICO TOTAL SUMAS DIFERENCIA

6 Existen diferencias entre los reportes de cartera y contabilidad El sistema de infamación de las Rentas por cobrar (Predial, industria y comercio, alumbrado publico) no se encuentra en red con contabilidad y la incorporación de las cifras de la cartera debe hacerse en forma manual y global. Los intereses se encuentran registrados en la cuenta de orden código ,03 intereses impuesto predial por valor de $2,665,255,430 igual valor de lo reportado en la cartera, a diciembre 31 de 2008 se observa que la comisión que el municipio le gira o hace cruce de cuentas mensualmente a ENELAR por los servicios de facturación y recaudo por concepto de alumbrado publico según convenio celebrado entre las dos partes, no se factura por este concepto (comisión a favor de ENELAR), quedando sin calcular los impuestos tributarios. Por lo anterior se debe adelantar las siguientes acciones necesarias para mejorar la calidad de la información: Los sistemas de información de las carteras del impuesto predial, industria y comercio y alumbrado publico deben integrarse al modulo de contabilidad para que la información sea confiable, verificable y oportuna. Para los cruces de información entre ENELAR y el MUNICIPIO debe exigirse la factura mensual por concepto de comisiones a favor de ENELAR. 3.3 DEUDORES El fondo de Vivienda Municipal de Arauca maneja las siguientes líneas de cartera: Vivienda, agropecuario, educativo y microempresa.

7 LINEAS DE CREDITO SALDO SEGÚN FONVIDA A SALDO SEGÚN BALANCE GENERAL A INTERESES DE MORA Y CTES. TOTAL CAPITAL GRAN TOTAL CAPITAL- CODIGO ,05 INTERESES - CODIGO ,05 INTERESES - CODIGO 8390 GRAN TOTAL MICROEMPRESA VIVIENDA AGROPECUARIO EDUCATIVO SUMAS RESUMIENDO: INTERESES CAPITAL TOTAL SEGÚN CONTABILIDAD SEGÚN FONVIDA DIFERENCIA Se observa en el cuadro de conciliación entre la cartera de FONVIDA y contabilidad que existe diferencias por valor de $ Por lo anterior se recomienda: Los flujos de información de las carteras deben integrarse en red con contabilidad para mejorar los controles de este proceso. 3.4 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Se observo la puesta y marcha del software de activos fijos en red con contabilidad mejorando los controles y la calidad de la información, atendiendo las recomendaciones del informe del control interno Incluye bienes inmuebles y bienes de beneficio y uso publico. 3.5 OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO Se incorporaron los recursos que se encuentran en el Fondo de Ahorro y estabilización Petrolera FAEP por valor de $ millones, girados por la Agencia Nacional de Hidrocarburos.

8 3.6 CUENTAS DEL PASIVO Se observo en las actividades del proceso contable de los pasivos lo siguiente: Se efectuó y se registro contablemente la liquidación de cesantías por el método retroactivo conforme a la ley laboral Se actualizo el cálculo actuarial de pensiones. El Software de Nomina no se encuentra en Red con contabilidad. Se actualizo el calculo del pasivo pensional según reporte del Ministerio de hacienda a través del Fondo Nacional de Pensiones Territoriales (FONPET), registrado en miles de pesos, así: Calculo en verificación $ miles de pesos Amortizado a dic/ Saldo por amortizar OTRAS OBSERVACIONES La información contable del Concejo municipal a diciembre 31 de 2008, se ha consolidado con la del Municipio. La personería no ha rendido informes, afectando la calidad y control de la información. El proceso contable del Ente Público se está viendo afectado, por las siguientes situaciones:

9 CONTABILIDAD La contabilidad del Municipio de Arauca es un sistema de información integrado con las áreas de tesorería, presupuesto y almacén permitiendo la centralización y consolidación de datos a nivel de subcuentas del Plan General de Contabilidad. Sistema Integrado: Con el propósito de garantizar un sistema contable que produzca información razonable y oportuna la entidad debe garantizar que todas las áreas que conforman el Municipio de Arauca se encuentren integrados a contabilidad a través de los diferentes software o módulos que administren sus propias operaciones, participando del proceso contable, permitiendo una clara y fácil comprensión y sirva de soporte de la contabilidad. Las áreas que NO se encuentran integradas a contabilidad, son: Modulo de Impuesto predial El propósito fundamental del modulo del Impuesto Predial es el de administrar, registrar y mantener todos aquellos aspectos que son indispensables para alimentar el Banco de datos necesarios en la facturación: inscripción del bien inmueble (base gravable o avaluó catastral), tarifa del impuesto, liquidación del impuesto predial y factura de cobro por periodo anual., recaudo y control. Modulo de Impuesto de Industria y comercio El propósito fundamental del Modulo del Impuesto de Industria y Comercio es el de registrar mantener todos aquellos aspectos que son indispensables para alimentar el Banco de datos. Este proceso comienza con la información inicial originada con el Registro de Industria y Comercio de la actividad comercial,

10 industrial o de servicios, objeto del pago del Impuesto de Industria y Comercio a cargo del contribuyente y demás conceptos necesarios para la determinación De los Ingresos Tributarios (base gravable, tarifa del impuesto, liquidación del impuesto anual y su recaudo. Modulo de Facturación - Fondo de Vivienda Municipal El propósito fundamental del Modulo de Cartera del Fondo de Vivienda Municipal es el de registrar y mantener todos aquellos aspectos que son indispensables para alimentar el Banco de datos necesarios para el control, cobro y recaudo para determinar la Cartera (línea educativa, microempresa, agropecuario y vivienda) de los Prestamos concedidos en cumplimiento de la Función social del Municipio de Arauca. Modulo de Nomina El propósito fundamental del Modulo de Nomina es el de mantener actualizado los datos de las operaciones relativas al manejo del personal administrativos y operativo: (información del personal e identificación) afiliaciones a entidades de seguridad, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación, novedades, y todos aquellos datos que son indispensables para alimentar el banco de información del personal e identificación del empleado: liquidación de la nomina mensual, cálculos de las prestaciones sociales a pagar y a cargo de la entidad. Modulo de Contratación, demandas, embargos La Alcaldía Municipal de Arauca no cuenta con un modulo que registre la contratación, procesos judiciales (demandas, embargos), pasivos contingentes, Esta función es de responsabilidad de la Oficina Jurídica.

11 DEBILIDADES: Falta de Recurso Humano en el área Contable. Debe elevarse la categoría del Contador General del Municipio Existen áreas que no se encuentran integrados a contabilidad No se ha actualizado el Estatuto Tributario del Municipio No se ejerce auditorias a las diferentes carteras: Industria y Comercio anticipado. ICA

12 Arauca, Febrero de 2009 Doctor WILLIAM REYES CADENA Alcalde Municipal de Arauca Arauca Asunto: EVALUACION CONTROL INTERNO CONTABLE 2008 Adjunto a la presente me permito entregarle el Informe Anual de evaluación del Control Interno Contable de la vigencia 2008 del Municipio de Arauca en cumplimiento al decreto 2145 de 1999, resolución 5544 de 2003, resolución 34 de Atentamente, CAMPO ELIAS SUAREZ CASTELLANOS Jefe Oficina de Control Interno

13 ALCALDIA MUNICIPAL DE ARAUCA INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE A DICIEMBRE 31 DE 2009 Doctor: WILLIAM REYES CADENA ALCALDE MUNCIPIO DE ARAUCA OFICINA DE CONTROL INTERNO Arauca, Febrero 28 de 2010

14 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. ASPECTOS GENERALES 2.1 OBJETIVOS 2.2 ALCANCE 2.3 PERIODO EVALUADO 2.4 IDENTIFICACION DE LAS FUENTES DE INFORMACION 3. INFORME CUALITATIVO A. FORTALEZAS 1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1 Identificación 1.2 Clasificación 1.3 Registro y Ajuste 2. ETAPA DE REVELACIÓN 2.1 Elaboración de estados contables y demás informes 2.2 Análisis, interpretación y comunicación de la información 3. ACCIONES IMPLEMENTADAS B. DEBILIDADES 1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1 Identificación 1.2 Clasificación 1.3 Registro y Ajuste 2. ETAPA DE REVELACIÓN 2.1 Elaboración de estados contables y demás informes 2.2 Análisis, interpretación y comunicación de la información 3. ACCIONES IMPLEMENTADAS 4. RESULTADO DE LA EVALUACION 5. ANEXOS

15 INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE 1. INTRODUCCION El Control Interno Contable, esta asociado a la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, garantizando que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. El presente informe evalúa el desarrollo del control interno contable, teniendo como base para la evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que se concretan en el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales; así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información y las demás acciones de control que se hayan implementado para el mejoramiento continuo del proceso contable, conforme a la metodología establecida en la resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación. 2. ASPECTOS GENERALES 2.1 OBJETIVO Evaluar el Sistema de Control Interno Contable de acuerdo con lo establecido en la Ley 87 de 1993 y Resolución 357 de 2008 emitidas por la Contaduría General de la Nación. 2.2 ALCANCE Este aparte del informe presenta la Evaluación del Control Interno Contable a 31 de diciembre de 2009, con el objetivo de verificar la efectividad de los controles establecidos al interior de la entidad, el seguimiento y la verificación en el Sistema de Control Interno, de acuerdo con lo señalado en la normatividad vigente, evaluando y determinando la eficiencia, eficacia y economía de los ciclos o procesos corporativos realizados durante el ejercicio fiscal del año Los controles contables están debidamente identificados y existe un adecuado registro de los mismos. Las diferentes actividades que se desarrollaron durante la vigencia 2009, permiten realizar la Evaluación del Control Interno Contable soportado entre otros en los siguientes aspectos: Efectivo, Rentas, Deudores, Propiedad, planta y equipo, Bienes de beneficio y uso publico, Otros activos, Cuentas por pagar, Obligaciones laborales y prestaciones sociales, Pasivos estimados, Ingresos y Gastos. 2.3 PERIODO EVALUADO El periodo evaluado corresponde a la vigencia 2009

16 2.4 IDENTIFICACION DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN. La fuente de información la constituyen: Los estados financieros de la entidad y sus notas. Auxiliares de contabilidad Libro auxiliar de bancos. Ejecuciones presupuestales Reporte de Rentas Reporte de FONVIDA Reporte de Almacén 3. INFORME CUALITATIVO A. FORTALEZAS 1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1 Identificación En las actividades relacionadas con la Identificación se tienen las siguientes fortalezas: Se tienen identificados todos los procesos que generan operaciones y transacciones y son reconocidos y revelados en el sistema contable conforme al Régimen de Contabilidad Publica. Se realizan conciliaciones periódicas con las demás áreas que conforman el proceso contable. 1.2 Clasificación En las actividades relacionadas con la clasificación se tienen identificadas las siguientes fortalezas: Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales se encuentran debidamente clasificados de acuerdo al catalogo general de cuentas cumpliendo con los requisitos de la naturaleza de la cuenta al cual se clasifica. El Municipio cuenta con un programa contable para el registro de todas las operaciones y esta diseñado de acuerdo a las directrices del PGCP El personal de contabilidad es capacitado y actualiza sus conocimientos respecto a la normatividad contable. 1.3 Registro y Ajuste En las actividades relacionadas con el Registro y Ajuste se tienen identificadas las siguientes fortalezas: El Municipio posee libros de contabilidad debidamente registrados conforme a las instrucciones impartidas por la CGN. Periódicamente se concilian y se efectúan cruces de saldos con las demás áreas, para determinar el seguimiento y verificación de las operaciones Los cálculos sobre depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, se efectúan de acuerdo a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Publica.

17 2. ETAPA DE REVELACIÓN 2.1 Elaboración de estados contables y demás informes En las actividades relacionadas con La elaboración de estados contables y demás informes se tienen identificadas las siguientes fortalezas: Los estados contables y las notas son elaborados y entregados oportunamente. El contenido de las notas a los estados contables son de tipo cualitativo y cuantitativo de acuerdo con las novedades e interés general, cumpliendo con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Publica. Las cifras contenidas en los estados contables e informes elaborados coinciden con los saldos de los libros de contabilidad. Los libros de contabilidad se encuentran debidamente registrados. 2.2 Análisis, interpretación y comunicación de la información En las actividades relacionadas con el Análisis, interpretación y comunicación de la información se tienen identificadas las siguientes fortalezas: Todos los informes, reportes y estados contables son presentados oportunamente. Los informes contables son acompañados de notas explicativas que permiten un mayor entendimiento a los usuarios de la información. B. DEBILIDADES 1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1 Identificación En las actividades relacionadas con la Identificación se tienen las siguientes debilidades: Las Políticas y prácticas contables no se encuentran debidamente formalizas mediante documento o resoluciones. La Personería del Municipio de Arauca no se encuentra integrada en el sistema contable del Municipio, toda vez que no reportan información contable. Las áreas de Impuestos, Deudores (FONVIDA), Bienes de Beneficio y Uso Público y Jurídica no se encuentran integradas al sistema Contable. Existen recaudos sin identificar por parte de Tesorería y Rentas. 1.2 Clasificación En las actividades relacionadas con la clasificación se tienen identificadas las siguientes debilidades: Algunas cuentas deben ser reclasificadas una vez surjan las acciones de depuración.

18 1.3 Registro y Ajuste En las actividades relacionadas con el Registro y Ajuste se tienen identificadas las siguientes debilidades: En los libros auxiliares de contabilidad se observan registros de procedencia antigua los cuales deben ser depurados y reclasificados. 2. ETAPA DE REVELACIÓN 2.1 Elaboración de estados contables y demás informes En las actividades relacionadas con la elaboración de estados contables y demás informes se tienen identificadas las siguientes debilidades: No existe el apoyo de Control interno para cumplimiento de la información que debe llegar a contabilidad para la elaboración oportuna de estados contables e informas. 2.2 Análisis, interpretación y comunicación de la información En las actividades relacionadas con el Análisis, interpretación y comunicación de la información se tienen identificadas las siguientes debilidades: Los estados financieros no se publican mensualmente en lugar visible. La información contable no utiliza un sistema de indicadores que facilite la interpretación y comunicación de la información. 3. ACCIONES IMPLEMENTADAS Las actividades desarrolladas durante el año 2009 y que se consideran fortalezas son las siguientes: Se consulta permanentemente a la Contaduría General de la Nación sobre situaciones que pongan en duda las interpretaciones de operaciones, hechos o transacciones. Los bienes se identifican en forma individualizada. Se elaboran planes de trabajo para mejorar los flujos de información de las diferentes áreas del sistema contable. Se verifica la adecuada aplicación de procedimientos administrativos para el registro del recaudo, manejo de bienes, propiedades, cajas menores, etc. Se hacen conciliaciones de saldos del sistema financiero: Tesorería, presupuesto y contabilidad. Se implemento un software para Bienes de Beneficio y Uso Publico. Las Acciones que no han sido implementadas durante el año 2009, consideradas como debilidades son las siguientes: Todas las políticas relacionadas con los procesos de depuración de las diferentes áreas, rentas, deudores, no han sido formalizadas mediante acto administrativo o documento.

19 No se ha formalizado las políticas mediante acto administrativo o documento sobre la entrega oportuna que deben efectuar las diferentes áreas de la entidad en forma periódica al sistema contable, para su verificación, seguimiento y control. La Sección de Contabilidad con la asesoría de la Oficina de Control Interno, no ha elaborado el mapa de riesgos de índole contable. El área contable no se encuentra conformada como un departamento de contabilidad y carece de personal suficiente para el cumplimiento de las funciones contables. El comité de sostenibilidad contable no asume constantemente sus funciones para respaldar el área contable. No existe acompañamiento de la Oficina de Control Interno en la toma física de inventarios, arqueos de caja. 4. RESULTADO DE LA EVALUACION El control interno contable tiene una calificación de 3.99 sobre 5.00 puntos posible demostrando un grado satisfactorio de desarrollo como se muestra a continuación: EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE OBTENIDOTERPRECIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3.99 SATISFACTORIO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3.89 SATISFACTORIO IDENTIFICACIÓN 3.69 SATISFACTORIO CLASIFICACIÓN 4,00 SATISFACTORIO REGISTRO Y AJUSTES 4,00 SATISFACTORIO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,08 ADECUADO ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 4,00 SATISFACTORIO ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICAC DE LA INFORMACIÓN 4,16 ADECUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4,00 SATISFACTORIO ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,00 SATISFACTORIO OFICINA DE CONTROL INTERNlllll11111O EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE 200 BEATILDE JANETH SUA SANCHEZ Apoyo Profesional Oficina Control Interno