Manual de funcionamiento para el Comité Científico de ANECIPN

Transcripción

1 Manual de funcionamiento para el Comité Científico de ANECIPN

2 Introducción La palabra congreso, se define en cualquier diccionario enciclopédico de la lengua española como, reunión de personas que deliberan sobre intereses o estudios comunes. La experiencia acumulada en los Congresos Nacionales de Enfermería en Cuidados Intensivos Pediátricos y Neonatal en los últimos años, nos ha hecho plantearnos como objetivo la realización de un manual que regule y facilite la constitución, el funcionamiento, la organización y los componentes del Comité Científico, así como las normas de aceptación de trabajos para su presentación en los Congresos Nacionales. Sin lugar a dudas, una de las formas mas importantes de mostrar nuestra actividad de enfermería en las unidades de Cuidados Intensivos Pediátricas y Neonatales, son los congresos anuales, que representan por otro lado, un importante momento para impulsar y difundir los conocimientos adquiridos o nuevas líneas de investigación dentro del campo de la enfermería. De ahí la importancia de que la calidad de lo que se presente sea cada vez mayor, y de que la evaluación de lo presentado sea siempre pertinente, y en al medida de lo posible estimuladora de la iniciativa de investigación de las enfermeras que realizan su labor profesional en Cuidados Intensivos Pediátricos y Neonatales. Comité científico. La función fundamental del CC de ANECIPN, es velar por la naturaleza, pertinencia y calidad científica de los productos de estudio o investigación presentados a los congresos anuales.

3 Será el responsable del diseño del programa científico del congreso. Las principales funciones: Proposición del tema. Temas concretos a tratar. Modalidad de sesiones: ponencias, mesas redondas, debates, etc. Propuesta y adjudicación de ponentes. Evaluación de los resúmenes de las comunicaciones y posters. Asesorar al comité organizador en el aspecto científico. Compuesto por: Presidente (1) Secretario (1) Vocales (3 o 4) Los miembros del comité científico deberán ser en número entre 5 o 6 no mas, con el fin de ser operativo, estarán asociados a ANECIPN, como mínimo, dos años antes del nombramiento y se comprometen a formar parte de este comité un mínimo de cuatro años. Además no deberán dejar el cargo al mismo tiempo haciéndolo de forma escalonada de manera que de tiempo a los nuevos miembros de saber lo que tienen que hacer. Lo ideal es que la mitad del Comité sea de la junta directiva. Principales funciones: Seleccionar temas de los actos científicos. Propuesta y selección de los ponentes y moderadores participantes. Llevar a cabo la evaluación de los resúmenes de las comunicaciones y posters, así como la correspondiente comunicación con los interesados. Asesorar al comité organizador en los aspectos científicos.

4 Asumir la responsabilidad científica del congreso. El presidente del Comité científico debe señalar quien de hará cargo de centralizar la recepción resúmenes y correspondencia, quien construirá la base de datos de las comunicaciones recibidas, quien de responsabilizará del acuse de recibo, quien verificará los envíos a los grupos de evaluación, etc. Actividades que en general deben ser ejecutadas por la secretaría técnica del congreso, siempre bajo la vigilancia del Comité científico a través del presidente o el secretario. La experiencia en los años anteriores, ha hecho patente la importancia del buen funcionamiento de la Secretaria Técnica y la conexión de esta con el Comité Científico. Dicho comité hará explicito mediante contrato las actividades y servicios que debe prestar la agencia, institución u organismo responsable de la Secretaria Técnica y/o el apoyo de cualquier tipo a las actividades del Comité Científico. Es preferible que haya una persona específicamente designada por la agencia para hacerse cargo de estos asuntos. La entidad responsable de la Secretaria Técnica y por lo tanto del apoyo al Comité Científico deberá responsabilizarse de lo siguiente: La gestión y manejo de la correspondencia, incluyendo la convocatoria de reuniones, comunicación con los miembros del Comité, así como gestión de viajes, alojamiento y preparación del material que el Comité Científico considere necesario. Será responsable de al ubicación de los registros y de la custodia, clasificación, transporte etc. de las comunicaciones o resúmenes presentados al Congreso. La Secretaria Técnica se encargará de confeccionar las circulares, cartas y documentos que el Presidente del Comité Científico considere oportuno. Así mismo existirá siempre documentación escrita de las actas de las reuniones, así como de las cartas y otros documentos de interés para todo el Comité Científico. Todas las actividades, comunicaciones,

5 etc. deben realizarse por escrito y remitirse por correo certificado, al tiempo que puedan adelantarse por teléfono, fax o . Se encargaran de la recepción y manejo de las hojas de resúmenes. El envío del acuse de recibo. La confección y actualización de la base de datos para albergar la filiación, identificación, dirección y contenidos fundamentales de los resúmenes enviados al congreso. El presidente o el Secretario del Comité Científico se responsabilizara de verificar sistemáticamente los procedimientos para la confección de la base de datos, la introducción de datos y al calidad de los registros depositados en la misma. Transmitirá mediante informe al resto del Comité el estado de dicha base de datos así como el estado de lo registros de recepción y acuse de recibo. Dar apoyo administrativo al Comité Científico. Mantener listados, actualizados y validados los siguientes documentos: - Acuse de recibo de las comunicaciones recibidas - Resúmenes devueltos por incumplir normas de formato para l aceptación - Resúmenes aceptados y resúmenes rechazados - Número de registro, nombre de autores, dirección, teléfono, fax, , etc. Programa Científico. Constará de las siguientes actividades; Conferencia inaugural y de clausura. Optativas en función del calendario o posibilidades del congreso. Tres mesas redondas, con 3 o 4 ponentes cada una. Comunicaciones orales. Comunicaciones tipo póster.

6 Taller, relativo a tema de interés en enfermería pediátrica, este se decide normalmente entre los asistentes a la asamblea de ANECIPN del año anterior. Evaluación de las comunicaciones Una vez recopilados todos los resúmenes recibidos, el Presidente del CC los distribuirá para su evaluación. El CC dejará aprobados los formatos de evaluación y quedaran aprobados en adelante las normas definitivas de aceptación de resúmenes. Características para la aceptación de resúmenes: 1. Deben ser trabajos originales, es decir que no hayan sido presentados en otros congresos de ANECIPN o publicados en alguna revista. Se podrán aceptar aquellos trabajos que hallan sido presentados en otros eventos y que pueda ser interesante la exposición en el congreso de nuestra asociación. 2. Los trabajos deben estar en poder de la Secretaria Técnica del Congreso dentro del plazo estipulado por el CC, debería fijarse un plazo aproximado de entre 3 y 4 meses antes de la celebración del Congreso. 3. Será obligación del CC incluir en el documento de normas de admisión de resúmenes los datos postales de dicho comité, para el envío de las hojas de resúmenes. 4. El CC se reserva el derecho de variar la asignación del resumen a las mesas o bien cambiar el tipo de trabajo por comunicación oral o póster, así como la designación de comunicaciones libres.

7 Normas de cumplimentación: 1. Número de autores. Máximo de seis por comunicación, subrayando aquel que presente la comunicación, que deberá estar inscrito necesariamente en el congreso. Y para optar a premio de ANECIPN deben estar asociados el 50% de ellos. 2. Palabras clave. 3. Título en mayúsculas, máximo de dos líneas. Pudiéndose admitir subtítulos cuando sea necesario. 4. El texto del resumen se escribirá en el modelo de hoja o de formato elegido por el comité. Se recomiendo un máximo de palabras. 5. El resumen sujeto a los límites de la hoja. 6. Envió en disquete o por Abstract. El resumen debe ser concreto y presentar una manera estructurada con los siguientes apartados: Introducción Objetivos Material y Método Resultados Conclusiones 8. Deben hacerse explícitos los criterios de exclusión de resúmenes 9. Igualmente deben estar claros las necesidades para la exposición de las comunicaciones orales, medios audiovisuales. Presentación tipo Póster Se deberá presentar previamente un resumen estructurado con los mismos apartados que las comunicaciones orales. El CC decidirá en caso el tamaño máximo y mínimo de la presentación de los trabajos tipo póster, que se debe especificar en las normas de aceptación de trabajos.

8 Así mismo se podrá establecer la figura del moderador de la sesión de póster para responder a las preguntas de los asistentes. Teniendo en cuenta el elevado número de trabajos tipo póster que se presentan en los últimos congresos, es conveniente dar cada vez mayor relevancia a la exposición de los pósters, con una adecuada ubicación, previendo salas confortables y luminosas en los lugares donde se celebran los congresos, con espacios para la discusión. 1. Ficha de evaluación de trabajos. Cada evaluador del Comité tendrá a su disposición los formatos y documentos necesarios para la evaluación, donde de verificará por un lado el cumplimiento de las normas de aceptación y por otro se valorará la originalidad, el interés para el Congreso y la metodología de dicha comunicación. 2. Propuesta de criterios de evaluación. Se presentan a continuación los aspectos fundamentales que se deberían evaluar y algunas recomendaciones para su puntuación. Presentación. Originalidad. 0 puntos. Trabajos similares que se han ido difundiendo y la presentación actual no supone ninguna novedad respecto a la presentación anterior. 1 punto. Supone un esfuerzo de imaginación o se trata de una actualización, con nueva visión, de otros estudios realizados anteriormente. 2 puntos. El trabajo es muy original y aporta conocimientos nuevos. Interés para el congreso 0 puntos. El tema de investigación queda al margen de los Cuidados Intensivos Pediátricos y Neonatales.

9 1 punto. El trabajo se refiere al ámbito de nuestra especialidad, pero su interés se reduce a una zona muy acotada. 2. El trabajo es una valiosa aportación en el campo de la enfermería de Cuidados Intensivos Pediátricos y Neonatal. Metodología. 0 puntos. Cuando los objetivos son incorrectos o no se especifica suficientemente la metodología, o se considera inadecuada para los objetivos, o los resultados y/o las conclusiones no corresponden a los objetivos del estudio. 1 punto. Existen defectos, faltas o errores metodológicos, pero que no invalidan los resultados del estudio. 2 puntos. Se especifican los objetivos, la metodología es adecuada, los resultados se presentan íntegros con un análisis correcto de los mismos y las conclusiones emanan exclusivamente del estudio. 3. Consideraciones generales al evaluar. Cada evaluador enviará sus resultados al secretario del CC con el fin de resumir en una sola ficha la calificación de todos los evaluadores de cada trabajo. La presencia de dos ceros por al menos dos evaluadores en el mismo apartado puede hacer que la comunicación sea rechazada. Siempre que se rechace una comunicación, el secretario cumplimentará la causa de dicha denegación que figura en el reverso de la ficha de evaluación. La comunicaciones se podrían repartir por temas de manera que sean evaluadas por la misma persona, con el fin de aumentar la concordancia y la homogeneidad en al evaluación. Las comunicaciones al ser evaluadas cuantitativamente permiten sumar el total de puntos en todos los apartados por todos los evaluadores. Esto nos permite crear una escala cuantitativa para admitir más o menos comunicaciones en el

10 caso de que hubiera que limitar las comunicaciones aceptadas en función del tiempo y el espacio para las comunicaciones orales y tipo póster en el congreso. 4. Causas de exclusión de comunicaciones. Se deberá rellenar una ficha con este formato o similar para cada comunicación que se rechace. 1. Presentación : - No es un resumen estructurado. - Más de 6 autores. - Sobrepasa los límites. - Ilegible. - Tachaduras, enmiendas. 2. Originalidad: - Tema reiteradamente expuesto y/o no aporta nada. 3. Interés para el Congreso: - El trabajo presentado no está, o está escasamente relacionado con los Cuidados Intensivos Pediátricos y Neonatales. 4. Metodología: - Objetivos: imprecisos o mal definidos. - Diseño: El tipo de estudio no es apropiado para alcanzar los objetivos propuestos. - Ámbito: Impreciso o mal definido. - Sujetos del Estudio: Indefinición de las características que identifican a los sujetos. Selección de muestra inadecuada. Tamaño de muestra inadecuada. Presencia de sesgos de selección y/o información que invalidan el estudio.

11 - Mediciones e Intervenciones: Presencia de sesgos de información. Indefinición de la intervención o naturaleza de la medición. - Resultados: Resultados no cuantificados. Análisis incorrecto del estudio. Presencia de factores de conclusión que invaliden el estudio. Presentación inadecuada de los resultados. - Conclusiones: Trabajo invalorable, pues no aporta elementos. La inferencia es incorrecta. No hay conclusiones. Las conclusiones no se derivan del estudio realizado o de los resultados obtenidos. Se debe reservar un espacio en al ficha para comentarios al margen de los citados. Normas para la presentación de Comunicaciones orales. Debe estar presente en la sala de comunicaciones asignada 15 minutos antes del inicio, presentándose al moderador de la mesa. La comunicación debe presentarse según el abstrat prediseñado (Objetivo, diseño, material y método resultados y conclusiones). Se dispone de 8 minutos para presentar la comunicación, Le aconsejamos que prepare la exposición teniendo en cuenta esta norma puesto que el moderador controlará exactamente el tiempo. Es imprescindible hacer entrega de los medios audiovisuales a la secretaria técnica del congreso como mínimo una hora antes del comienzo de su mesa. Es conveniente que sus diapositivas o trasparencias reúnan unos criterios de calidad gráfica. Tamaño de la letra. Un nº óptimo de de 4 o 5 líneas de texto. No presentar las tablas con un nº excesivo de filas y/o columnas. Gráficos sencillos evitando un exceso de datos. Los medios audiovisuales deben estar perfectamente identificados con los datos del autor y el título de la comunicación.

12 Normas para la presentación de Póster. El despliegue se podrá hacer tanto en vertical como en horizontal. El tamaño será como mínimo de... cm de alto por... de largo. Debe estar incluido los distintos apartados del abstrat (objetivo, diseño, material y método, resultados y conclusiones) El lugar y hora de exposición se lo comunicará la secretaria técnica, probablemente ya le habrán enviado un nº de registro asignado a su panel que tendrá que mostrar a la hora de su colocación. Utilice tipografía de tamaño y aspecto visible a tres metros. Observe los mismos criterios de calidad que para los medios audiovisuales. El Comité Organizador y Científico se reservan el derecho de retirar los posters que no cumplan unas normas mínimas de calidad gráfica y que no se ajusten al resumen aceptado. Deberá estar presente en el lugar de la exposición hora antes del horario señalado. No se permitirá instalar o retirar paneles fuera del horario previsto. Para la discusión del póster el autor estará en el lugar del exposición 15 minutos antes y dispondrá de 3 minutos para la defensa. 5. Actividades durante el congreso El Comité Científico y el Organizador deben haber elaborado previamente el calendario y distribución de la lectura de las comunicaciones para poder distribuirse entre los asistentes al congreso con antelación. La distribución de los pósteres debe proporcionarse en un listado identificando el nº de registro de la comunicación, título del póster, autores y lugar en el que se mostrará. secretaria. El CC tendrá un despacho con mostrador, ordenador y apoyo de

13 La secretaria técnica deberá haber elaborado las listas de las comunicaciones recibidas debidamente identificadas por el nº de registro y los nombres de los autores así como el título de las mismas. Existirá una base informática de consulta inmediata por parte del CC durante el congreso. Se especificará a los componentes del CC la posibilidad de que participen como moderadores de ponencias, comunicaciones, póster, siempre que no tengan asignadas otras responsabilidades. 1. Atenderá a cuantas reclamaciones, información u orientación de solicite por parte de los asistentes 2. Velará por el cumplimiento de la calidad científica ya anticipada en las comunicaciones 3. Velará por la correcta organización y distribución de los pósteres y material de su incumbencia. 4. Confeccionará un cartel en que se incluya: La composición Las normas de aceptación de resúmenes Las normas de evaluación Las causas de rechazo La clasificación de los resultados (nº de comunicaciones orales, tipo póster, nº de rechazos, por índice temáticos y toda aquella información que crea pueda ser de interés para el congresista) Dicho cartel constituirá la primera aproximación a la evaluación científica del congreso El resumen de esta evaluación es conveniente que se presente antes de la clausura del congreso por el Presidente del Comité Científico y en nombre de este.

14 Memoria final Composición del Comité y resumen de las actividades realizadas Normas de admisión y aceptación de resúmenes Criterios de evaluación Criterios de exclusión Evaluación de las comunicaciones presentadas Distribución de trabajos presentados por temas Seria deseable la inclusión en el libro o CD de comunicaciones de un apartado donde se incluyan los datos postales de los autores con el fin de facilitar la correspondencia a los interesados.