PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

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1 TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Seguridad y Salud en el Trabajo Aprobó: Rector Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 No. 032 OBJETIVO Definir los pasos a seguir para la conformación y funcionamiento del. ALCANCE Este procedimiento se desarrolla para dar cumplimiento a la resolución 2013 de 1986, Ley 1562 del 2012 y Decreto 1072 del 2015 para el, desde la convocatoria para elección, designación del presidente y secretario del Comité Paritario de Seguridad y salud en el trabajo y su funcionamiento. NORMATIVIDAD Ver matriz de requisitos legales FTH.108. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS : Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Según el decreto 614 de marzo de 1984 es un organismo de promoción, divulgación y vigilancia del cumplimiento de las normas y reglamentos de salud ocupacional y del programa dentro de la entidad. La tarea prioritaria del comité es apoyar las funciones y actividades señaladas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y proponer modificaciones, adiciones o actualizaciones del mismo; de esta manera, el comité actúa como órgano de coordinación entre los niveles directivos y operativos de la Universidad. Se denomina paritario porque está conformado por igual número de representantes del empleador y de los trabajadores. Esto garantizará que las decisiones tomadas por el Comité se lleven a cabo en forma democrática. Según el decreto 1072 de 2015, se entenderá el Comité Paritario de Salud Ocupacional como Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo quienes tendrá n las funciones establecidas en la normatividad vigente. SST: Seguridad y Salud en el Trabajo DRH: División de Recursos Humanos. UAA: Unidades Académico Administrativas. CONSIDERACIONES Este procedimiento debe iniciarse tres (3) meses antes del vencimiento del periodo de vigencia del ; el período de vigencia es de 2 años. El se conforma por un número determinado de personas que dependen del total de funcionarios de la Universidad Industrial de Santander de acuerdo a la siguiente tabla: Un (1) representante por De 10 a 49 Trabajadores. cada una de las partes. Dos (2) representantes por De 50 a 499 Trabajadores cada una de las partes. Tres(3) representantes por De 500 a 999 Trabajadores cada una de las partes. de 1000 o más trabajadores Cuatro (4) representantes por cada una de las partes. El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes. La mitad de sus integrantes representan a la Universidad, son elegidos por el rector; la otra mitad de sus integrantes representan a los funcionarios, y son elegidos por votación.

2 TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 2 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Revisa normatividad Proyecto de resolución 1. Revisa la normatividad que rige el, en especial su conformación, y con base en ella se prepara un proyecto de resolución convocando a las elecciones, estableciendo la reglamentación de las mismas y los requisitos para quienes quieran postularse como candidatos. Posteriormente, la entrega al Jefe de la DRH para su aprobación. Proyecto de 2. Revisa Proyecto 2. Revisa el proyecto de resolución y se remite a Secretaria General. Jefe de la DRH 3. Radica y expide 3. Expide la y divulga a las UAA. Secretaria General 4. Elabora circular 4. Elabora la circular de convocatoria para las elecciones del, precisando los requisitos para las planchas que quieran postularse. Circular 5. Coordina difusión de información 5. Coordina la difusión masiva (en un tiempo no menor a un mes) de la y la circular en los medios institucionales. 1

3 DIAGRAMA DE FLUJO 1 TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de 7 6. Recibe inscripción de planchas FTH Revisa planchas inscritas 6. Recibe las solicitudes de inscripción en el formato de inscripción de planchas para el, durante una semana. 7. Revisa si las planchas inscritas cumplen los requisitos estipulados en la. Anula aquellas que no los cumplan. FTH.01 Inscripción de planchas para la conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo 8. Inscribe en el sistema de elecciones las planchas aspirantes. 8. Inscribe en el sistema de elecciones las planchas de aspirantes al. La División de servicios de información deberá proveer soporte tecnológico al sistema de elecciones que permita realizar el proceso de inscripción, votación, escrutinio. Jefe DRH DSI 9. Comunica por página institucional los candidatos inscritos. 9. Comunica vía página institucional a la comunidad universitaria, los candidatos inscritos para la elección del. Profesional DSI 10. Realiza la elección vía internet 10. Realiza la elección por votación universal y secreta, vía internet. El derecho a votar lo ejercen los funcionarios vinculados a la Universidad, que sean empleados activos, administrativos, trabajadores oficiales y profesores de carrera, incluidos los que se encuentran en período de prueba o con vinculación especial. Funcionarios UIS activos El sistema de elecciones de la Universidad Industrial de Santander contará con los siguientes tipos de votos: Voto válido: Es aquel que ha sido registrado en el sistema, ya sea a favor de una plancha o voto en blanco. Voto en blanco: Este tipo de voto es la expresión de disentimiento o inconformidad del electorado. 2 Cuando del total de votos válidos, los votos en blanco constituyan la mayoría (mitad más uno) deberá convocarse a un nuevo proceso de elección al que deberán inscribirse planchas diferentes a las inscritas en la primera convocatoria.

4 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de Realiza Escrutinio Acta de escrutinio 11. Realiza el escrutinio de la votación mediante el sistema de elecciones, acto que se celebrará en la División de Recursos Humanos. Se levantará acta de escrutinio la cual debe ser firmada y entregada al Rector. Jefe de la DRH Coordinador SST Representante de los empleados Administrativos y profesores del actual Representante de las planchas inscritas Acta de escrutinio 12. Designa miembros representantes 12. Designa los miembros que representan al empleador en el ; además, debe nombrar el presidente del. Rector 13. Comunica públicamente resultados 13. Comunica públicamente a través de la página web ( y correo institucional el resultado del escrutinio y la designación realizada por el Rector. Rector 14. Prepara proyecto de 14. Prepara el proyecto de resolución que informa cuales son los miembros (principales y suplentes) que conforman el, con su fundamentación legal y sus funciones. Posteriormente, entrega al Jefe de la DRH para su aprobación. Proyecto de Proyecto resolución 15. Revisa proyecto de 15. Revisa el proyecto de resolución. Coordinador SST 3

5 DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de Revisa y aprueba 16. Revisa y se da el VoBo al proyecto de resolución. Jefe de la DRH 17. Radica y expide 17. Radica y expide la resolución; posteriormente, divulga a las UAA. Secretaría General Rector 18. Realiza reunión del 18. Realiza la primera reunión del, se elige el secretario y se establece el acta de constitución. Miembros elegidos y designados (Principales y suplentes) Acta de constitución Acta de constitución 19. Establece cronograma de reuniones 19. Establece reuniones programadas una vez al mes durante la vigencia del. Miembros elegidos y designados (Principales y suplentes) 20. Convoca reunión 20. Convoca mensualmente a reunión del. Presidente del 21. Realiza reunión Acta de reunión FIN 21. Realiza reunión del donde se debe realizar el seguimiento y ejecución de los compromisos adquiridos y se levanta el acta. Nota: Las reuniones del se deben realizar dentro de la jornada laboral y sólo asistirán los miembros principales. Los suplentes asistirán por ausencia de los principales, así mismo se podrá invitar otras personas según se requiera, en estos casos serán citados a las reuniones por el Presidente del Comité. Miembros elegidos y designados Secretaría del Acta de reunión

6 TALENTO HUMANO / SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Enero 24 de 2008 Creación del Documento 2 Agosto 19 de 2011 Modificación del alcance del procedimiento por actualización legal. Inclusión de la Normativa Ley 1249 de 2010 Parágrafo 2 Artículo 65 del Ministerio de la Protección Social. Inclusión de la tabla de número de integrantes del COPASO ( 2013 de 1986) Eliminación de la actividad 14 Modificación de responsables del escrutinio. Eliminación de actividades 27,28 y 29 relacionadas con la inscripción del COPASO ante el Ministerio de la Protección Social. 3 Agosto 27 de 2012 Modificación del nombre del Subproceso. 4 5 Abril 8 de 2015 Noviembre 17 de 2016 Modificación del nombre del procedimiento; Se reemplaza COPASO por ; Actualización del objetivo; Actualización del alcance; Normatividad se remite a matriz de requisitos legales FTH.108; Cambia numeración de las actividades; Se modifica descripción actividad 2; Se eliminan actividades 3, 4 y 22; Se modifica nombre y descripción de la actividad 11 ahora actividad 9; Se modifica descripción actividad 21ahora actividad 19; Se incluyen actividades 23, 24 y 25. Modificación del alcance del procedimiento por actualización legal. Inclusión de definición del por actualización legal. Modificación de la consideración paritaria de los integrantes del según actualización legal. Se agrega la abreviatura SST y se reemplaza la palabra empleados por funcionarios. Modificación del nombre del subproceso SYSO por Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), modificación de la actividad 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 y el nombre del documento de referencia de la actividad 6.