Asunto: INVITACION A COTIZAR SERVICIO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL DE LAS DIFERENTES UNIDADES DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA

Transcripción

1 NEIVA, 14 de septiembre de 2016 Señor(a) PROVEDORES NEIVA (HUILA) Asunto: INVITACION A COTIZAR SERVICIO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL DE LAS DIFERENTES UNIDADES DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA Cordial Saludo: 1. OBJETIVO La Caja de Compensación Familiar del Huila, está interesada en conocer ofertas para INVITACION A COTIZAR SERVICIO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL DE LAS DIFERENTES UNIDADES DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA, de acuerdo a las especificaciones y requisitos anexos. El proponente que desee presentar propuesta debe cumplir con los siguientes requisitos: * Cotizar de acuerdo a formato de cotización adjunto, formato de solicitud de cotización anexo 1 (Teniendo en cuenta que el mismo es únicamente para los Mantenimientos Preventivos. * Su propuesta será sometida a un análisis jurídico, técnico y financiero. (La información y/o documentación solicitada debe ser enviada completa. * Se realizará una visita obligatoria al sitio el día 15 de septiembre del presente año, a las 3:00 pm con el señor Octavio Manrique funcionario del Área de Compras y Contratación y por el Líder del Área administrativa para ello., en la calle 11 No segundo Piso de la ciudad de Neiva, para aclarar todas las dudas que se presenten; en dicha visita se entregara el inventario de bienes y equipos existentes, así como los sitios donde se prestara el servicio, con la salvedad que existen instalaciones donde se prestara el servicio en lugares diferentes a Neiva, para lo cual los interesados podrán si a bien lo consideran, visitar estos lugares, de esta visita se expedirá a los asistentes el respectivo certificado de asistencia la cual debe ser aportada dentro de los documentos de la oferta.

2 Nota: Esta visita es obligatoria, en razón a que los futuros proveedores deben conocer de forma previa y directa, la ubicación de los bienes muebles inmuebles, así como también, el uso de los mismos y la importancia de estos dentro de las unidades de negocio de la Caja. * En caso de que su propuesta sea elegida, los gastos de perfeccionamiento del contrato (pólizas) son asumidos por el proveedor. 2. CONDICIONES GENERALES: * Las ofertas deben ajustarse a las especificaciones suministradas por Comfamiliar Huila, adicional a su propuesta debe adjuntar los siguientes documentos: * Carta de Presentación- Portafolio de servicios - Información de contacto. * Cuadro de ítems, cantidades y precios (presupuesto- Deberá ser diligenciado tomando como referencia el formato de solicitud de cotización anexo 1, colocando el precio unitario al frente de cada ítem con sus cantidades allí consignadas, calculando los valores por mantenimiento preventivo. * Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT). * Registro Único de Proponentes (RUP), el cual se exige para este proceso, solo para efectos de verificar los indicadores financieros y la experiencia aportada, teniendo en cuenta la importancia de estos aspectos en el presente proceso de selección, en caso de que exista un oferente que no tenga dicho documento la información financiera y técnica se verificara con los documentos exigidos habitualmente (certificados y estados financieros). * Certificado de Cámara de comercio con fecha expedición no mayor a 30 días y actualizada. * Cedula de ciudadanía del oferente o del representante legal si es persona jurídica. * Libreta militar del representante legal si aplica * Afiliación y pago de aportes al sistema General de Seguridad Social Integral * Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la Republica de persona natural y persona jurídica, con expedición no mayor a 10 días. * Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación de la persona natural y jurídica, con fecha de expedición no mayor a 10 días.

3 * Certificado Antecedentes Judiciales Policía Nacional de Colombia del representante legal de la empresa, con fecha de expedición no mayor a 10 días. * Información sobre experiencia del proponente, el proponente deberá adjuntar certificados de experiencia de los dos (2) últimos años relacionados con el objeto de la presente invitación, o actividades similares (entiéndase como similares, contratos de mantenimiento, de obra, etc.); por un valor igual o superior al presupuesto oficial. Para corroborar estos requisitos, las certificaciones deberán contener la siguiente información:. Fecha de Iniciación.. Fecha de Terminación.. Calificación del servicio.. Datos suficientes y claros de números telefónicos para confirmar la información consignada en los documentos presentados. * El oferente deberá aportar un Certificado de Calidad ISO 9001:2008 emitido por un organismo competente que a acredite por lo menos una de las actividades desarrolladas en la ejecución del presente contrato. * El oferente deberá aportar con la propuesta las Hojas de Vida del siguiente personal: 1. Un profesional en Ingeniería de Sistemas y/o Mecánico y/o Electrónico; con experiencia en trabajo referente a aires acondicionados de por lo menos 4 años. 2. Un técnico profesional en mantenimiento de sistemas de refrigeración y aires acondicionados, con mínimo dos años de experiencia en actividades acordes al objeto de la presente invitación. * Estados Financieros a 31 diciembre del año anterior- Es necesario Especificar en el balance el activo corriente, pasivo corriente, activo y pasivo, Firmado por el representante legal, el Contador Público y Revisor Fiscal cuando fuere el caso, cuando es persona natural firmado por el oferente y Contador Público. * El proveedor deberá adjuntar fichas técnicas con las características completas de los equipos y/o servicios cotizados (si aplica). * Los costos correspondientes a transporte, empaque, instalación y demás generados para la ejecución de la compra serán asumidos por el oferente.

4 * Certificación por parte del proveedor, donde manifieste que no se halla incurso en las causales de inhabilidades e incompatibilidades y que no tiene ningún vínculo y/o grado de consanguinidad con el personal de la Caja de Compensación Familiar del Huila, indicadas en el código de Ética y Buen Gobierno. * El oferente en ejecución del presente contrato deberá tener en cuenta que al inicio del contrato debe efectuar un diagnóstico de cada uno de los equipos y elementos a los cuales se les efectúa mantenimiento, y con esto determinar las fichas de mantenimiento o histórico de equipo, donde se indique cada uno de los mantenimiento preventivo y correctivos que se han efectuado. 3. ENTREGA DE LAS OFERTAS: La oferta podrá ser presentada por personas naturales y/o jurídicas y/o Consorcios y/o Uniones Temporales; para estos últimos sus integrantes deberán ser proveedores registrados con anterioridad a la apertura de este proceso en la Caja. Nota. Tratándose de Consorcios y/o Uniones Temporales se deberá aportar con la propuesta el original del Documento de Constitución. Las ofertas deberán presentarse por escrito en un original con todas las hojas foliadas en sobre cerrado y sellado, debidamente rotulada con el nombre del oferente, dirección y teléfono; indicando además en un lugar visible que contiene la Propuesta Técnica y Económica. INVITACION A COTIZAR SERVICIO DE MANTENIMIENTO INTEGRAL DE LAS DIFERENTES UNIDADES DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA Las ofertas serán dirigidas y entregadas en el Centro de Documentación e Información CDI ubicado en la calle 11# 5-63 Piso 1 de la Ciudad de Neiva Edificio Sede Comfamiliar, a más tardar el día 19 de septiembre de 2016 a las 04:00 p.m. Las propuestas que sean enviadas por correo electrónico o entregada en un lugar o sitio diferente al indicado no serán tenidas en cuenta para la adjudicación. COMFAMILIAR HUILA podrá ampliar esta fecha antes de que ocurra su vencimiento, caso en el cual informará a los interesados a través de medios escritos y/o correos electrónicos registrados en la copia de recibo de las invitaciones. ASPECTOS A CONSIDERAR DE LAS OFERTAS: Se tendrán en cuenta los siguientes aspectos jurídicos, técnicos, financieros y económicos. Aspectos Jurídicos: Consiste en el estudio jurídico de la documentación exigida, la cual deberá ser parte integral de la propuesta.

5 Aspectos Técnicos: La evaluación técnica, implica el cumplimiento estricto de las condiciones y requerimientos solicitados, su resultado será cumple o no cumple técnicamente. Aspectos Financieros: La evaluación financiera se verificará el cumplimiento como mínimo de los siguientes factores: Endeudamiento: Igual o Inferior al 50% Capital de Trabajo: Igual al presupuesto oficial. Liquidez: Igual o Superior a 2 Patrimonio: Igual al Presupuesto Oficial. Nota: Cuando los factores financieros exigidos superen los antes indicados, la propuesta será calificada para ese efecto como válida. LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA, designará una comisión evaluadora, conformada por el Coordinador de Contratación y/o su delegado, El Líder Administrativo, y tendrá como función emitir un informe a la Dirección Administrativa sobre la viabilidad técnica, económica de cada una de las propuestas, documento este que servirá de soporte para que la institución pueda adjudicar los trabajos al proponente cuya propuesta ofrezca las mejores alternativas a la institución o en su defecto no adjudicarla. El haber presentado una propuesta no obliga a LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA para su contratación y la misma una vez escogida como alternativa viable, puede ser negociada en su totalidad o en sus ítems por partes. COMFAMILIAR HUILA podrá no adjudicar ninguna propuesta o aplazar para una fecha posterior la adjudicación de la compra. 4. PRESUPUESTO OFICIAL Y CALIFICACION DE OFERTAS. El presupuesto oficial del presente proceso es el valor de tres mil quinientos millones de pesos ($ ) más IVA. CALIFICACION DE OFERTAS 1000 PUNTOS Teniendo en cuenta que el valor del Presupuesto Oficial es fijo, y que la dinámica de la ejecución del contrato es por el sistema de precio fijo sobre la actividad el mantenimiento preventivo, y variable en la de correctivo (conforme la necesidad presentada). El presente proceso definirá la oferta más favorable teniendo en cuenta aspectos Técnicos y financieros, así: TECNICO PUNTOS El oferente que acredite lo siguiente: ENTRE 0 2 CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA: 100 PUNTOS

6 ENTRE 3 5 CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA: 200 PUNTOS ENTRE 6 7 CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA: 400 PUNTOS ENTRE 8 10 CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA: 500 PUNTOS Nota: Para acreditar la experiencia exigida en el presente proceso, se tendrán en cuenta las siguientes actividades: Mantenimiento, Obra Civil y/o Mantenimiento, Obra Eléctrica y/o Mantenimiento, Suministro y/o Mantenimiento con Aires Acondicionados y Cuartos fríos, Instalación y/o Mantenimiento de Equipos de Refrigeración, Suministro y/o Mantenimiento equipo de cómputo y/o tecnológico, Suministro y/o Mantenimiento de redes de voz y datos. FINANCIERO 500 PUNTOS Endeudamiento: Inferior al 44,7% Puntos Capital de Trabajo: 1,5 o Superior del Presupuesto Oficial Puntos. Liquidez: Superior a 2,5 150 Puntos. Patrimonio: 1,5 o Superior del Presupuesto Oficial Puntos. 4. RECHAZO DE PROPUESTAS: Cuando no se ajusten a las condiciones generales de la invitación a cotizar o de la compra, o no aporte los documentos solicitados. Cuando se presenten dos (2) o más propuestas por un mismo oferente. Cuando el oferente este incurso en causales de inhabilidades e incompatibilidades para contratar establecidas en la constitución o en la ley. Cuando se presente extemporáneamente o se deje en un lugar distinto al indicado en esta invitación. Cuando no esté firmada por el representante legal o por el proponente si es persona natural. Cuando la oferta económica sobrepase el monto presupuestado por la corporación. No se presente, la carta de presentación de la propuesta por el oferente por el representante legal de la persona jurídica, no se encuentre al día con el cumplimiento en el pago de los aportes a sus empleados al sistema de salud, riesgos profesionales pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), cuando a ello hubiere lugar, en cumplimiento a lo estipulado en la ley 789 del 2002, artículo 50 y leyes complementarias. Cuando se condicione la propuesta. 5. DECLARATORIA DESIERTA: Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los términos de referencia. Cuando no se presenta ninguna propuesta.

7 Cuando las propuestas presentadas por los oferentes sobrepasen en valor presupuestado por la corporación, o no cumpla con las condiciones técnicas exigidas. LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEL HUILA, comunicara la adjudicación al proponente seleccionado, donde entregara instrucciones respecto a los trámites y documentos necesarios para la celebración de la compra. Atentamente, FRANCISCO PERDOMO ARIAS COORDINADOR DE CONTRATACION Copia Interna: Centro de Documentación e Información