RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES REALIZADAS DE LA AUDIENCIA ACLARATORIA DE PLIEGO DE CONDICIONES DE LA LICITACION No. 05 DE 2008.

Transcripción

1 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES REALIZADAS DE LA AUDIENCIA ACLARATORIA DE PLIEGO DE CONDICIONES DE LA LICITACION No. 05 DE En atención a las observaciones de la Audiencia de Aclaración al Pliego de Condiciones Definitivo de la Licitación Pública No 05 de 2008, con el objeto de Contratar bajo la modalidad de outsourcing informático, los servicios de mesa de ayuda (help desk), soporte técnico, mantenimiento preventivo (1rutina) y correctivo con inclusión de repuestos y suministro de insumos de impresión y papelería, con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro a nivel nacional, me permito dar respuesta a las observaciones: 1. Impact 1.1 El plazo de ejecución total son 5 meses? El plazo se mantiene en cinco (5) meses. 1.2 Solicitamos que se evalúe la posibilidad de prorrogar el cierre para el día 7 de noviembre, para lograr desarrollar bien los pliegos. 2. Comcap 2.1 Requerimos conocer estadísticas de los diferentes servicios (eje.: consumos promedios, cantidad de llamadas anunciadas para mesa de ayuda, cantidad de servicios de soporte al mes por dependencia y otros). Se anexa estadísticas del grupo de mesa de ayuda. 2.2 Es requerido el certificado SICE. Ratificamos el numeral del Pliego de Condiciones, que dice: De conformidad con el objeto a contratar no han sido codificados en su totalidad hasta el nivel de ítem en el Catálogo Único de Bienes y Servicios - CUBS para el presente proceso licitatorio, se encuentran exentos temporalmente de acuerdo con

2 el artículo 18 del literal a) del Decreto 3512 de 2003, en concordancia con el Acuerdo Número 0004 de 2005 mediante el cual el Comité para la Operación del SICE se fijaron lineamientos para el funcionamiento y se establecieron excepciones temporales del sistema de información SICE para tales servicios. 2.3 Solicitamos extender el plazo de entrega de la propuesta para el 11 de noviembre de Comsistelco Ltda. 3.1 Para el numeral experiencia en soporte y mantenimiento de equipos de cómputo, solicitamos con el ánimo de dar la posibilidad de participar a más de un proponente dentro del presente proceso tener en cuenta: a.- Dado a que es bastante difícil en que en un solo contrato se abarquen todas las actividades que se relacionan en el subnumeral a, solicitamos que solo se contemplen para cada contrato al menos dos de la actividades relacionadas. Teniendo en cuenta que el contrato que se va a celebrar contempla las actividades descritas en el numeral 3.2.1, no se acepta la observación. b.- Que se puedan aportar contratos suscritos a partir de enero de No se acepta la observación dado que la antigüedad de la experiencia no puede ser superior a cinco años. c.- Dado que la presente contratación, es por cinco meses solicitamos que sea este el mínimo periodo requerido para la ejecución de los contratos requeridos. En razón al corto tiempo del contrato, la entidad requiere que el contratista seleccionado tenga amplia experiencia en la ejecución de contratos similares, por lo tanto no se acepta la observación. d.- Al menos uno de los contratos relacione el mínimo de 10 ciudades para la prestación del servicio.

3 No se acepta la observación, dado que los servicios requeridos se atenderán con cobertura Nacional. e.- Es necesario que las certificaciones estén detalladas en el formato 4.1 o son validas si se presentan en otro formato. Se acepta la observación siempre y cuando las certificaciones allegadas contengan la información requerida en los pliegos de condiciones en el formato Para el numeral Experiencia en outsourcing de impresión y con el animo de brindar la posibilidad de participación a un numero mayor de oferentes solicitamos. a.- Se pueden aportar contratos suscritos con fecha posterior a enero de Tal como se indica en el numeral 3.2.2, solamente se aceptarán contratos suscritos con posterioridad al 1º de enero de b.- Dado que la presente contratación es por cinco meses, solicitamos que sea este el mínimo periodo requerido para la ejecución de los contratos requeridos. Referirse a la respuesta 3.1, literal c. c. No requerir un mínimo de ciudades para el desarrollo del contrato. Referirse a la respuesta 3.1, literal d. d. Dado que mediante los contratos del numeral anterior se esta certificando el 100% del presupuesto total, solicitamos disminuir el mínimo requerido para este ítem de Outsourcing de impresión al 10% del valor total de la presente contratación. Por tratarse de un contrato que tiene un alto componente de servicio de outsourcing de impresión, no se acepta la observación. e. Dentro de este ítem se indica: En cado de Uniones Temporales podrá ser acreditada por cualquiera de sus miembros o por la suma de ellos, en forma proporcional a su participación en el mismo. Consideramos que cuando se establece una unión temporal para el desarrollo de un contrato, el animo de la misma es complementar las funciones de

4 todos sus integrantes acorde al objeto social y desarrollo de funciones de cada uno pero no debe estar restringida por el porcentaje de participación que cada un tenga en ella. De esta forma solicitamos eliminar el párrafo anterior pues esta limitado y condicionando la participación de las uniones temporales. Aclaramos que este ítem hace referencia a las certificaciones que se aporten en las cuales se hayan ejecutado proyectos con otra compañía distinta a aquella en que pueda aliarse en unión temporal para la presentación de este proyecto Para el numeral Experiencia en Prestación de Servicios Informáticos en centros de atención al público, solicitamos considerar: a. Se puedan aportar contratos suscritos con fecha posterior a enero de Remitirse a la respuesta 3.2, literal a. b. Dado que la presente contratación es por cinco meses, solicitamos que sea este el mínimo período requerido para la ejecución de los contratos requeridos. Remitirse a la respuesta 3.2, literal b. c. Dado que mediante los contratos de los numerales anteriores se esta certificando más de 100% de presupuesto total, solicitamos disminuir el mínimo requerido para este ítem de prestación de servicios informáticos al 10% del valor total de la presente contratación. Referirse a la respuesta 3.2, literal d. 3.4 Para el numeral 11.1 Director del proyecto, solicitamos considerar que el profesional acredite una especialización en gerencia de proyectos pero no necesariamente PMP, dado el presupuesto asignado y el corto tiempo de desarrollo del contrato (5 meses). Debido a las condiciones del proyecto, su corto tiempo y el manejo del control de riesgo, la entidad requiere una persona con este perfil, por lo tanto no se acepta la observación. 3.5 Para el numeral 11.3 consideramos que es demasiada la experiencia requerida para el gestor de calidad, considerando las dimensiones del proyecto y el corto tiempo de

5 desarrollo del contrato. De esta forma solicitamos considerar como gestor de calidad a un profesional con experiencia de al menos 2 años en gestión de la calidad. Se acepta parcialmente la observación. El numeral queda así: Ingeniero Industrial con mínimo cinco (5) años de experiencia en gestión de calidad, con especialización en áreas de tecnología y afines. Con título de auditor líder certificado en modelo de gestión ISO , con antigüedad de certificación superior a dos años. 3.6 Por último requerimos que las hojas de vida y certificaciones de experiencia del personal requerido sean solicitadas únicamente al oferente que resulte seleccionado del presente proceso, pues es muy difícil que todo el personal que se solicita forme parte de la nómina de la compañía oferente con una antigüedad de 1 año. No se acepta la observación, es importante para la selección del proveedor validar en este proceso la experiencia de los posibles ejecutores. 3.7 Adicionalmente solicitamos el aplazamiento de la fecha de cierre del presente proceso en su máximo permitido con el fin de preparar la oferta acorde a sus requerimientos. 4 Sucomputo Ltda. 4.1 Se adjunta copia documento enviado por a lic05@supernotariado,gov.co: Comedidamente nos dirigimos a ustedes con el fin de solicitar que en pliego de condiciones se establezca: Personal idóneo y competente con experiencia mínima de 3 años en el mantenimiento de equipos UPS y Plantas Eléctricas No se acepta la observación, debido a que el objeto principal de la Licitación no corresponde a lo mencionado Las certificaciones deben contener experiencia en mantenimiento preventivo y correctivo de equipos UPS y Plantas Eléctricas. La anterior solicitud la hacemos ya que no

6 se está exigiendo y en virtud de lo establecido en el pliego numeral 1.2 que dice: 4 Mantenimiento preventivo (1Runtime) y correctivo para Servidores, UPS, reguladores y plantas eléctricas, Mantenimiento correctivo en sitio para equipos de cómputo e impresoras de propiedad de la SNR Es claro que la Superintendencia requiere que la firma que se contrate tenga personal y experiencia en contratos relacionados con el objeto del contrato, entre ellos los que tienen que ver con UPS y Plantas Eléctricas. No se acepta la observación, debido a que el objeto principal de la Licitación no corresponde a lo mencionado. 4.2 Se solicita ampliación en la fecha de cierre de la licitación. 5. Negocios Generales de Sistemas S.A. Negsa 5.1 Con todo respeto me permito preguntar si existen tiempos de respuesta para atención de servicios. El detalle se encuentra en los anexos 2, 4, 5 y 6 del pliego de condiciones. 6. Compufacil S.A 6.1 Solicitamos respetuosamente la ampliación en el plazo de entrega 6.2 Posibilidad de entrega de métricas de servicios mensuales promedios Se anexa estadísticas del grupo de mesa de ayuda de los cinco primeros meses del año 2008 así. Incidentes de la mesa de ayuda

7 Resumen de la S:NR Fecha Cantidad de incidentes Enero 411 Febrero 290 Marzo 350 Abril 306 Mayo En la herramienta de Helpdesk se solicita no se limite al uso de la herramienta mencionada, no que se soliden herramientas con certificación de calidad en ITIL. Ver respuesta a pregunta anterior. 7. Colombia Telecomunicaciones, Telefónica 7.1 Se solicita que la Entidad en el numeral Acreditación requisitos habilitantes, herramientas técnicas, software de gestión no exige que dicha herramienta se encuentre dentro de los cuadrantes mágicos debido que en el mercado se encuentran otras herramientas que cumplen con las exigencias técnicas solicitadas por la Entidad, se sugiere solicitar como alternativa la certificación de la herramienta en Pink Elephant lo que garantizara a la Entidad que la herramienta escogida cumple con los estándares internacionales. No se acepta la observación y se aclara que las herramientas avaladas por Gartner Group en las condiciones que exigen los pliegos, son herramientas certificadas Pink Elephant y además están en proceso de homologación den ITIL Versión Se solicita prorrogar el cierre de la licitación para el viernes 7 de noviembre/ ASIC Ingeniería 8.1 Los 13 servidores Dell y los 65 servidores SUN se encuetran en garantía? Los servidores no cuentan con servicio de garantía. 8.2 Cuántos y cuál es su ubicación?

8 Ver el anexo número 13 Línea Base- Servidores, estaciones de trabajo, portátiles e impresoras, del Pliego de Condiciones. 9. Colsof S.A 9.1 Nos unimos a las mismas inquietudes que planteo la firma Comsistelco Ltda. Con referencia a la experiencia, HVpers de los objetos del proceso en referencia. Ver respuestas anteriores. 9.2 Solicitamos prórroga por el término legalmente constituido en la ley. 9.3 Solicitamos también tener en cuenta para el software de gestión la certificación de Pink Elephant ITL. No se acepta la observación y se aclara que las herramientas avaladas por Gartner Group en las condiciones que exigen los pliegos con herramientas certificadas Pink Elephant y además están en proceso de homologación en ITIL versión Datapoint Solicitamos sea modificado este requerimiento así: Literal a: Se cumpla con al menos 4 de las 6 actividades mencionadas No se acepta la observación dada, ya que el contrato que se va a celebrar contempla las actividades descritas en el numeral Literal e: Se disminuya el número de ciudades de 10 a 6 No se acepta la observación en razón a que los servicios requeridos se atenderán con cobertura nacional. Literal f: Se disminuya el número de usuarios de Help Desk de 900 a 700 por la dificultad de las cantidades.

9 No se acepta la observación y se aclara que por la situación crítica del proyecto se exige que el proveedor tenga experiencia en ese número de usuarios para al menos uno de los contratos relacionados Solicitamos sea eliminada esta solicitud por cuanto que esta experiencia específica no necesariamente habilita o permite conocer la calidad del proponente. Sugerimos sea incrementada la experiencia del numeral de 2 a 3 Ver respuesta anterior Solicitamos sea eliminado el requerimiento de que la herramienta sea avalada en los cuadrantes mágico de Gartner Group año 2007 o superior. En razón al alto costo que implica este tipo de herramienta. Sugerimos se exija la herramienta. Sugerimos se exija la herramienta con esta característica en particular. No se acepta la observación y se aclara que las herramientas avaladas por Gartner Group en las condiciones que exigen los pliegos son herramientas certificadas Pink Elephant y además están en proceso de homologación en ITIL Versión Formatos de Experiencia. Solicitamos se permita la presentación de la experiencia en formatos diferentes a los solicitados en el pliego y que se acompañe del respectivo contrato, acto de liquidación o soporte correspondiente. Se acepta la observación siempre y cuando las certificaciones allegadas contengan la información requerida en los pliegos de condiciones en el formato Sugerimos sea incrementada la experiencia del numeral de 2 a 3 No se acepta la observación debido a que el proveedor no justifica la razón para este incremento en experiencia Solicitamos sea ampliada la fecha en el máximo tiempo permitido por la ley.

10 11. Grupo Euro S.A Aplicar a mínimo dos líneas de servicio para una mejor gestión de calidad? No se acepta la observación, el objeto del contrato incluye todas las líneas de servicio Posibilidad de prórroga del contrato? Atento Saludo, WILLIAM FERNANDO ALBARRACIN BARRETO Jefe Oficina Asesora de Informática Proyectó: Rogelio Albarracín