INSTRUCTIVO ALTA DE BIEN O SERVICIO EN CATÁLOGO ALTA DE UN BIEN O SERVICIO EN CATÁLOGO

Transcripción

1 ALTA DE UN BIEN O SERVICIO EN CATÁLOGO

2 Contenido 1. Introducción Áreas involucradas Aspectos generales Ingreso a SUAF Botones comunes... 5 Agregar... 5 Cancelar Herramientas comunes Ingreso a Gestión de Catálogo Bien Alta de un bien o servicio Buscar Página 2 de 12

3 1. Introducción En el presente instructivo, se explicará de forma detallada el procedimiento a seguir para dar de alta un bien y/o servicio en el catálogo de bienes y servicios vigente, a través del Sistema Único de Administración Financiera (SUAF). Las Áreas de Contrataciones (AC) o de corresponder sus unidades requirentes (UR), podrán solicitar el alta de un bien y/o servicio a la Dirección General de Compras y Contrataciones (DGCyC), si los mismos no se encontraran en el catálogo vigente Áreas involucradas Las áreas involucradas en el procedimiento de alta de bienes y/o servicios en el catálogo son: DGCyC: Dirección General de Compras y Contrataciones, dependiente del Ministerio de Gestión Pública. AC: Área de Contrataciones de cada Ministerio. UR: Unidad Requirente. DGPIP: Dirección General de Presupuesto e Inversiones Públicas, dependiente del Ministerio de Finanzas. CGP: Contaduría General de la Provincia dependiente nte del Ministerio de Finanzas. 2. Aspectos generales 2.1. Ingreso a SUAF Para ingresar a SUAF, el usuario deberá ingresar la siguiente dirección web en un navegador de internet (preferentemente emente Internet Explorer ): Página 3 de 12

4 SUAF solicitará un usuario y contraseña 1. Luego de completar dichos datos y hacer clic en Aceptar, SUAF requerirá indicar el ejercicio sobre el cual se trabajará: Una vez seleccionado el ejercicio desde el menú desplegable y aceptado el mismo, habremos ingresado a la pantalla principal de SUAF. Cabe aclarar que sólo se podrán efectuar transacciones en el ejercicio en curso, los demás se encuentran disponibles sólo a efectos de consulta. 1 El usuario y contraseña deberá ser solicitado por el Director de Administración del Servicio Administrativo, mediante el FSR (Formulario de Solicitud de Roles), a la casilla Sistemasuaf@cba.gov.ar. Página 4 de 12

5 2.2. Botones comunes Al ingresar a cualquiera de los diferentes módulos previstos en SUAF, el usuario tendrá acceso a cuatro botones: A continuación, se realiza una breve descripción de cada una de las funciones de estos botones. Buscar El botón Buscar permite realizar consultas, en el sistema, de los ítems que componen el Catálogo de Compras; como así también de las diferentes transacciones que se hayan realizado. Para ello, es necesario completar una serie de filtros mínimos de búsqueda, utilizando los campos disponibles en cada caso. Agregar El botón Agregar se utiliza para crear un nuevo documento (Nota de Pedido, Solicitud de Cotización, Orden de Compra, Alta de un ítem, etc.) según sea el módulo en el cual se encuentre trabajando el usuario. Exportar El botón Exportar sirve para obtener una copia del resultado de una búsqueda en formato de Excel. Cancelar El botón Cancelar se utiliza para salir de un módulo y volver a la pantalla de inicio de SUAF Herramientas comunes Existen herramientas que se encuentran disponibles para el usuario, comunes en todos los módulos de SUAF. A continuación se realiza una descripción de cada una de ellas: Búsqueda: esta herramienta generalmente se encuentra ubicada al lado derecho de un campo. Como su nombre lo indica, permite realizar una búsqueda de la información solicitada en el campo a completar. Al hacer clic c sobre el ícono, el sistema llevará a una nueva pantalla donde podrá incluir palabras de referencia (no se necesita conocer exactamente el nombre de lo que se está buscando). Al hacer clic en el sistema arrojará una tabla con los resultados que mejor se ajustan a los criterios de búsqueda indicados. Encontrada la opción a incluir deberá hacer clic sobre el tilde. Volverá así a la pantalla anterior y el campo quedará completo. A continuación se muestra un ejemplo ilustrativo: Página 5 de 12

6 Borrar: al igual que el caso anterior, esta herramienta se encuentra ubicada al lado derecho de un campo. Se utiliza para eliminar el contenido que haya sido completado en el respectivo campo. Menú desplegable (selección múltiple): siempre que el usuario vea esta herramienta, podrá completar el campo con las opciones que le brinda el menú. En este caso, se podrá seleccionar una o varias opciones haciendo clic en las casillas de verificación. Menú desplegable (selección única): siempre que el usuario vea esta herramienta al costado de un campo, indicará que el mismo sólo puede ser completado con una de las opciones disponibles dentro del menú, haciendo clic en la opción seleccionada. * Asterisco: Los campos indicados con asterisco son los campos que obligatoriamente deben ser completados para realizar una búsqueda o avanzar en una pantalla. 3. Ingreso a Gestión de Catálogo Bien Una vez que se haya ingresado al SUAF, en la pantalla principal, sobre el panel izquierdo se encontrarán los diferentes módulos disponibles. Para acceder al l módulo de Catálogo de Bienes, deberá hacer clic en PATRIMONIO y del menú desplegable deberá seleccionar CATÁLOGOS BIENES : Página 6 de 12

7 De este modo, se llegará a la pantalla principal del modulo Gestión de Catálogo de Bienes, desde donde se podrán gestionar todas las operaciones vinculadas con el alta del bien o servicio y realizar consultas relacionadas con el catálogo de bienes y servicios vigente. Página 7 de 12

8 4. Alta de un bien o servicio Para solicitar el alta de un bien o servicio en adelante denominado ítem, se deberá hacer clic en el botón De esta forma, el sistema llevará al usuario a la pantalla de Alta de Catálogos Bienes en la cual deberá completar los campos con la información necesaria para agregar un nuevo ítem al catálogo de bienes y servicios. A continuación, se describen los campos a completar: Página 8 de 12

9 Nivel: En este campo se deberá completar en primera instancia el nivel BIEN. Luego el sistema le solicitará que elija seguidamente el Segmento, Familia y Clase a las que podría pertenecer dicho bien teniendo en cuenta su naturaleza. Nombre: En este campo se deberá indicar el nombre del ítem. Imputa: Esta es una característica ya establecida y predefinida por el sistema. Objeto gasto: En este campo deberá proponerse el objeto del gasto a asociar al ítem en cuestión, en caso de no conocerlo se deberá sugerir uno aproximado. El mismo será definido y aprobado por la DGPIP ya que cada ítem que se agregue al catálogo deberá estar asociado a un objeto de gasto específico. Capital: Este campo se encontrará deshabilitado ya que es una característica que sólo podrá asignarla la DGCyC o la CGP, para establecer si el bien a dar de alta es un bien de capital o no, es decir, si es inventariable o no. Amortización en meses: Campo deshabilitado. Este valor será determinado por la CGP, en caso de tratarse de un bien de capital, a fin de establecer en qué cantidad de meses se deberá amortizar el bien a dar de alta. Modalidad Compra: Campo deshabilitado. Este campo será completado por la DGCyC a fin de determinar la forma de compra del ítem a dar de alta: - S: ítem que podrá ser contratado por Subasta Electrónica y por cualquier procedimiento de selección ya sea presencial o electrónico. - A: ítem que podrá ser contratado por cualquier procedimiento de selección ya sea presencial o electrónico, excluyendo el procedimiento de Subasta Electrónica. - E: ítem que podrá ser contratado por cualquier procedimiento de selección electrónico excluyendo el procedimiento de Subasta Electrónica. Convenio Marco: Campo deshabilitado. Este campo será completado por la DGCyC para indicar aquellos ítems que pueden ser contratados mediante un Convenio Marco. Actividad de Rentas: Campo deshabilitado. Este campo será completado por la DGCyC. Del listado de actividades del impuesto a los Ingresos Brutos establecido por la Dirección General de Rentas, se deberá asociar el ítem a un rubro. Carga Masiva: Campo deshabilitado. Esta característica sólo puede ser asignada por la DGCyC para determinar si se puede cargar más de un ítem por cada pedido. Página 9 de 12

10 Estado: Este campo indicará el estado en el que se encuentra el alta del bien. De este modo, tendrá estado Generado cuando la misma haya sido iniciada por el AC o UR, condición que cambiará luego de ser revisada y controlada por la DGCyC, DGPIP y CGP. Los posibles estados serán: - Generado: El AC o UR solicita el alta de un ítem pero el mismo se encuentra pendiente de aprobación por parte de la DGCyC. - Rechazado: La DGCyC rechaza la solicitud de un AC o UR, para el alta de un ítem en el catálogo. - Pendiente Imputación: La solicitud se encuentra pendiente de aprobación, es decir, el objeto del gasto propuesto aún no ha sido validado por la DGPIP. - Validado Presupuesto: La solicitud de alta ha sido aprobada por la DGPIP, y está pendiente de la validación final por la CGP. - Vigente: La solicitud de alta ha sido aprobada por la l CGP, es decir que el ítem ya se encuentra disponible para ser utilizado en el catálogo. - Devuelto DGPIP a DGCyC: La DGPIP ha devuelto la solicitud de alta a la DGCyC para que se renombre o reubique el ítem en otro segmento, familia y clase. - Devuelto DGCyC a DGPIP: La DGCyC ha realizado las correcciones sugeridas, en caso de corresponder, y devuelto la solicitud a la DGPIP notificando sobre la decisión tomada en relación a los cambios solicitados. - Devuelto CGP a DGCyC: : La CGP ha devuelto la solicitud de alta de bien a la DGCyC para que la misma incorpore y/o modifique los atributos y valores asociados al bien que se pretende dar de alta. - Devuelto DGCyC a CGP: La DGCyC ha devuelto la solicitud de alta del ítem a la CGP notificando sobre la decisión tomada en relación a los atributos y valores solicitados - Devuelto CGP a DGPIP: La CGP ha devuelto la solicitud de alta del ítem a la DGPIP en caso de que exista alguna discrepancia respecto del objeto del gasto asignado. La CGP deberá indicar los motivos de dicha devolución en el campo destinado para ello. - Devuelto DGPIP a CGP: : La DGPIP ha analizado y devuelto la solicitud a la CGP, notificando sobre la decisión tomada en relación a los cambios solicitados. - No vigente: El ítem existe dentro del catálogo pero no se encuentra disponible para ser utilizado. Cuando se trata de un ítem que se encuentra en alguno de los estados devuelto, se podrá realizar y consultar las observaciones realizadas por cada una de las áreas intervinientes en el proceso de alta del ítem, generando así un historial de las mismas en el sistema. Los campos que deberán completarse son los siguientes: Nombre de Contacto: En este campo se deberá indicar el nombre de quien está solicitando el alta. Página 10 de 12

11 Servicio Administrativo: En este campo se deberá indicar el Servicio Administrativo que está solicitando el alta del ítem. Teléfono: En este campo se deberá indicar el número de teléfono de quien solicita el alta. En este campo se deberá consignar una dirección de correo electrónico de quien solicita el alta. Tras completar los campos obligatorios para solicitar el alta del ítem en el catálogo, deberá hacer clic en. El sistema confirmará por medio de un cuadro de diálogo, que el ítem se ha generado correctamente y el código asignado dentro del catálogo vigente. Una vez generada la solicitud de alta del ítem, el AC/UR deberá comunicar a la DGCyC (vía a la casilla catalogo.compraspublicascba.gov.ar) para que la misma verifique y, de corresponder, continúe el procedimiento para a dar de alta el ítem solicitado. Aprobado finalmente el alta del ítem por todas las áreas intervinientes, el mismo pasará al estado Vigente y la DGCyC comunicará al AC/UC que solicitó el alta, que el mismo ya se encuentra listo para ser utilizado. 5. Buscar Al ingresar al módulo de Gestión de Catálogo Bien se observa una primer pantalla que presenta una serie de filtros que podrán ser completados para efectuar una búsqueda en SUAF sobre la base de bienes y servicios existentes en el catálogo y consultar el detalle del mismo ( ). Página 11 de 12

12 A continuación, se describe cada uno de ellos: Ejercicio: Este campo indicará el año o ejercicio sobre el que se está realizando la búsqueda. Código: Este campo permitirá buscar el ítem por el número que define el sistema al momento de generarlo. Nombre: Este campo permitirá realizar la búsqueda por nombre del ítem. Nivel: Este campo permitirá realizar la búsqueda en función del nivel que se desee ya sea bien, clase, familia o segmento. Estado: Este campo permitirá efectuar la búsqueda de acuerdo al estado en el que se encuentra el ítem. El usuario podrá seleccionar de un menú desplegable una o varias de las siguientes opciones: - Todos. - Generado. - Rechazado. - Pendiente Imputación. - Vigente. - No Vigente. - Validado Presupuesto. - Devuelto CGP a CGCyC. - Devuelto CGCyC a CGP. - Devuelto DGPIP a CGCyC. - Devuelto CGCyC a DGPIP. - Devuelto CGP a DGPIP. - Devuelto DGPIP a CGP. Rubro Rentas: Este campo permitirá efectuar la búsqueda de acuerdo a él o los rubros a los que pertenece el ítem. Modalidad de Compra: : A través de este campo podrá efectuar la búsqueda de ítems según su modalidad de contratación: n: S, A y E (ya explicado en el punto anterior). Objeto de Gasto: : Este campo permitirá realizar una búsqueda por el objeto del gasto al cual está imputado cada ítem. Convenio Marco: : Este campo permitirá realizar una búsqueda teniendo en cuenta si se trata de un ítem que se contrata bajo Convenio Marco o no. Orden Según Fecha: Este campo permitirá ordenar su búsqueda. Podrá elegir ordenar por fecha, de forma ascendente o descendente. Página 12 de 12