CONVOCATORIA PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES N: 1

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1 CONVOCATORIA PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES N: 1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE RED DE FRIO DEL ALMACÉN NACIONAL DE BIOLÓGICOS PAI-MSPS. CONVENIO # 485 DE COOPERACIÓN TÉCNICA MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Y OPS/OMS PERSONA JURIDICA INFORMACION GENERAL El mantenimiento preventivo es una actividad rutinaria que debe cumplirse rigurosamente en forma sostenida y periódica. El propósito es garantizar el funcionamiento eficiente de las unidades frigoríficas mediante la práctica de ciertas acciones técnicamente desarrolladas como medio de anticiparse a situaciones que puedan propiciar defectos o mal funcionamiento de los componentes frigoríficos utilizados para la conservación de vacunas. Las actividades de Mantenimiento Preventivo de las Cámaras frigoríficas del Almacén Nacional y las cámaras frigoríficas de los Almacenes Regionales deben ser realizadas por personal técnico altamente calificado y el personal, Empresa o Compañía especializada que oferta servicios relacionados con el rubro, debe ser una empresa con alto nivel de experiencia en el ramo. Por lo anterior y teniendo en cuenta que el éxito del programa Ampliado de Inmunizaciones depende en gran medida de la adecuada conservación de las vacunas bajo óptimas condiciones de calidad y seguridad se requiere contar con un servicio de mantenimiento que garantice el adecuado funcionamiento de los cuartos fríos de acuerdo a las pautas nacionales e internacionales. OBJETO Realizar el mantenimiento integral de los equipos de la red de frío del almacén nacional de biológicos del PAI del Ministerio de Salud y Protección Social (MSPS). PROPONENTES U OFERENTES Podrán presentar sus propuestas aquellas empresas que cuenten con experiencia comprobada en la realización de mantenimiento preventivo y correctivo en cuartos frigoríficos destinados al almacenamiento de biológicos. 1

2 REQUISITOS DE LOS PROPONENTES Contar con expertos en la realización de mantenimiento preventivo y correctivo de cuartos frigoríficos destinados al almacenamiento de biológicos. EXPERIENCIA Y CAPACIDADES 1. Contar con experiencia mínima de tres años en la realización de actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de cámaras frigoríficas destinadas al almacenamiento de biológicos. 2. Capacidad logística para desarrollar actividades objeto del contrato. CERTIFICACIONES E INHABILIDADES 1. No podrán presentar oferta, quienes a la fecha de cierre de presentación de las ofertas se encuentren en circunstancias de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la normatividad Colombiana, ni en las normas legales o contractuales de la OPS/OMS. 2. El proponente deberá certificar la competencia técnica, capacidad operativa y la experiencia relacionada con el objeto del contrato a desarrollar según la convocatoria. RESPONSABILIDADES 1. Realizar las actividades básicas de mantenimiento en las unidades condensadoras, evaporadoras, modulares y estructurales de las cámaras de acuerdo a lineamientos técnicos del Programa Ampliado de Inmunizaciones. 2. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la planta eléctrica con la transferencia automática y sistema de suministro de combustible externo. 3. limpieza una vez por semana de las puertas con herrajes y chapas, cortinas, superficies internas y externas, de los paneles de paredes y techos, pisos y guardaescobas y demás componentes del sistema. 4. Documentar en formato físico y magnético las acciones de mantenimiento que se lleven a cabo en todos los equipos de refrigeración, en los cuales se debe detallar fallas encontradas, reparaciones, repuestos instalados y los que se requiera instalar, fallas eléctricas y carencia de fluido eléctrico externo u otro. 5. En caso de falla que pueda comprometer la temperatura de la vacuna, atender la emergencia a cualquier hora del día o de la noche, día ordinario o festivo, dentro de las tres (3) horas posteriores al informe telefónico realizado por la empresa de vigilancia o por funcionarios del Ministerio de Salud. 6. Adquirir los insumos o repuestos que se requieran en el desarrollo de las acciones de mantenimiento preventivo o correctivo, previa presentación de informe técnico donde incluya necesidad de compra y costos. 2

3 7. Informe por escrito de forma inmediata al encargado del almacén de biológicos del PAI de cualquier falla detectada, así como la respectiva corrección realizada. 8. Informar oportunamente al Coordinador de línea PAI del Convenio, sobre las situaciones de fuerza mayor que impidan dar cumplimiento al objeto del contrato. 9. Notificar a los ingenieros de la cadena de frío del PAI en el Ministerio de salud y Protección social los trabajos a realizar frente a un mantenimiento correctivo para su aprobación, antes de ser ejecutados. 10. Llevar el respectivo control en una base de datos donde se obtenga los reportes gerenciales de confiabilidad de los equipos y sistemas, tiempo medio entre fallas, tiempos de parada, respectivos análisis de modos de falla, efectos y causas de falla, gravedad de la falla, detectabilidad y frecuencia sobre las reparaciones efectuadas, y costos del trabajo realizado. 11. Entregar al supervisor durante los primeros cinco días hábiles de cada mes los reportes de la base de datos actualizada a que se refiere el numeral 10 y una relación con todos los servicios prestados durante el mes inmediatamente anterior en la cual se debe discriminar, equipo, descripción del servicio, insumos y repuestos. 12. Las demás responsabilidades que se deriven de la ejecución del contrato. PRODUCTOS A ENTREGAR a) Listado de elementos y repuestos a utilizarse, si procede, de acuerdo a necesidades. b) Informes mensuales e inmediatos según situación con los criterios establecidos en las responsabilidades mencionadas anteriormente. c) informes de avance sobre el mantenimiento realizado durante el período anterior y el estado de los equipos. (uno cada dos meses después de iniciado el contrato). d) Un informe final sobre el mantenimiento (preventivo y correctivo) realizado durante la contratación, el estado de los equipos y las necesidades futuras anticipadas en medio físico y electrónico según los requerimientos de presentación definidos por la OPS/OMS. DURACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Desde el perfeccionamiento del contrato y hasta el 31 de julio del año 2012 SEDE DEL CONTRATO 3

4 Almacén Nacional de Biológicos del PAI del MSPS ubicado en la avenida caracas no sur de Bogotá DOCUMENTOS A PRESENTAR PARA LA CONVOCATORIA 1. Propuesta técnica y económica para la ejecución del contrato previa visita al almacén nacional de biológicos y que debe incluir: 2. Fotocopia de la cédula del representante legal o quien haga sus veces. 3. Fotocopia del Registro Único Tributario RUT. 4. Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, mínimo con un mes de anterioridad a la fecha de apertura de la convocatoria. PROPUESTA 1. El proponente deberá elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia, anexando la documentación exigida y aquella que respalde específicamente sus contenidos relacionados con el objeto contractual. 2. La propuesta deberá redactarse de manera clara y concreta. Incluirá la capacidad operativa y funcional para asegurar el (los) productos a contratar así: - Análisis técnico del estado operativo actual de los cuartos fríos con sus equipos, sistema de alarma y sistema de suministro de energía eléctrica por planta eléctrica donde incluya transferencia automática y sistema de combustible externo (visita al almacén nacional de biológicos). se deberá entregar el análisis de presiones, temperaturas, amperaje, voltaje, riesgos, desempeño de condensadoras y evaporadores, calidad del aislamiento térmico de los paneles en cuartos fríos. - Acciones técnicas que realizarían en su oferta para superar problemas identificados y propuesta económica que demandarían tal acción en un primer momento, si procede. - Costos generales de las acciones de mantenimiento rutinario una vez superado los problemas identificados en primera instancia. 3. Describirá los procesos, procedimientos y estrategias que empleará para la obtención del o de los productos a contratar. 4. El proponente deberá indicar la propuesta económica que requerirá para dar cumplimiento al objeto contractual. 5. La propuesta NO debe incluir documentos o información técnica que no estén directamente relacionados con el objeto contractual. FECHAS DE LA CONVOCATORIA Apertura el 26 de diciembre de 2011 al 12 de enero de

5 DIRECCIÓN PARA ENVÍO DE DOCUMENTOS Enviar propuesta en sobre sellado a la Carrera 7ª No Piso 9, Edificio Aurora Notas: 1. No se dará información telefónica al respecto de esta convocatoria. 2. Las propuestas que no cumplan con las especificaciones y documentos solicitados, no serán tenidas en cuenta dentro del proceso de selección. 5