INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO

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1 UNIDAD DIDÁCTICA INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO Los objetivos de este tema son: 1. Aprender a introducir datos en la hoja de cálculo. 2. Diferenciar los tipos de datos con los que se puede trabajar en Excel INTRODUCCIÓN Excel permite introducir datos en cada una de las celdas de una hoja de cálculo. Estos datos pueden ser números, texto, fechas, fórmulas, funciones o datos alfanuméricos. Para comenzar a introducir datos debes seleccionar la celda y teclear los datos. Una vez finalizada la introducción de los datos podemos confirmar éstos de tres formas distintas: 1. Intro: se valida el valor introducido en la celda pasando a ser la celda activa la que se encuentra justo por debajo. 2. Teclas de movimiento: se valida el valor introducido en la celda y pasando a ser la celda activa cualquiera de las cedas de alrededor, según pulses las flechas de dirección del teclado. 3.1

2 3. Cuadro de aceptación: es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor introducido y en este caso la celda activa sigue siendo la misma. Además vemos el cursor activo en la posición en la que vamos introduciendo datos. Antes de confirmar la introducción de datos se puede cancelar la operación, y volver a dejar la celda vacía pulsando la tecla ESC o haciendo clic en el botón del cuadro de aceptación TIPOS DE DATOS Excel permite trabajar con diferentes tipos de datos, se puede escribir texto, números, fechas, etc. En la siguiente tabla se puede ver un ejemplo de los diferentes tipos de datos: Tipos de datos introducidos en la Fila 3 3.2

3 A continuación vamos a estudiar los datos habituales con los que se trabaja en Excel y vamos a conocer las características de cada una de ellos Numéricos Se suelen usar para hacer operaciones, por ejemplo una suma de cantidades, calcular un porcentaje, trabajar con euros. Utilizamos los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos + - ( ) / % E e. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda. Puedes saber más sobre los datos numéricos en la pestaña profundiza de este apartado. PROFUNDIZA El signo (+) delante de los números se ignora y un número negativo se puede insertar escribiendo primero el signo menos (-), o también escribiendo el número entre paréntesis. El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 2E4 equivale a (2 por 10 elevado a 4). Para escribir un número con decimales utilizamos la coma (,). Por ejemplo 2.300,34. Para escribir un número con millares, es decir, separando los miles utilizamos el punto (.). Esta opción cambiará el formato de la celda a Contabilidad. Por ejemplo Si quieres escribir un número con el símbolo del euro, insértalo al final de este ( ) AltGr+E. Esta opción cambiará el formato a Moneda. Por ejemplo 2.500,60. Para escribir un número como porcentaje insertamos al final de este el símbolo (%). Por ejemplo 45% Alfanuméricos Puede ser un número alfanumérico por ejemplo, una factura , un número de referencia de producto CAB450, un código XMA00089ME, etc Texto Una celda con texto puede tener letras, dígitos y caracteres especiales en total, hasta caracteres. 3.3

4 Aunque veas que el texto se puede ver en la celda de al lado, si está vacía, éste solo pertenece a una celda, en este ejemplo el texto pertenece sólo a la celda B2, aunque puedas ver que ocupa también la celda C2. En el caso del texto aparecerá alineado a la izquierda en la celda Fecha y hora Para escribir una fecha se puede hacer de varias formas, por ejemplo: utilizando el símbolo (-) , con el símbolo (/) 01/01/2010, en estos dos casos automáticamente coge el formato Fecha, también se puede escribir 1 ene 2010, o 1 de enero de PROFUNDIZA Al introducir una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo. Por ejemplo: 1/01/10 y 01/01/ Fórmulas Una fórmula es una expresión que realiza cálculos sobre los datos para obtener resultados. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Cuando escribimos un signo igual en una celda Excel entiende que a continuación debemos escribir valores, referencias a otras celdas, funciones u operadores. En próximos temas estudiaremos más profundamente la creación de fórmulas. 3.4

5 Un ejemplo sencillo de fórmula sería: Donde sumamos la celda B1 más 10 y dividimos el resultado entre Funciones Una función es una fórmula estandarizada por el programa, en la que se tiene que insertar datos para que la función realice los cálculos y nos devuelva un resultado. Por ejemplo si se quiere averiguar el valor máximo en un conjunto de datos, existe una función llamada MAX que devolverá el valor máximo de una lista de valores. PROFUNDIZA Las funciones pueden necesitar uno o varios datos para resolverse, llamándose estos datos argumentos de la función. Cada función tiene una sintaxis (forma en la que se debe escribir la fórmula) que se debe seguir y respetar a la hora de trabajar con una función, en caso contrario devolverá un error. Al crear una función hay que tener en cuenta: 1) Las funciones comienzan por un símbolo (=) si van al principio de una fórmula. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se debe dejar espacios antes o después de cada paréntesis. 3) Los argumentos de la función pueden ser valores, constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por (;). 3.5

6 Un ejemplo sencillo sería: 3.6

7 RESUMEN Excel permite introducir datos en cada una de las celdas de una hoja de cálculo. Estos datos pueden ser números, texto, fechas, fórmulas, funciones o datos alfanuméricos. 3.7