Guía de Usuario Envío del Formulario de Registro de Proveedores Potenciales.

Transcripción

1 INTRODUCCION El propósito de la presente guía es describir como los Proveedores deben completar y enviar el Formulario de Registro de Proveedores COMO USAR ESTA GUIA La presente guía está compuesta por tres secciones diferentes. Primero, esta la sección Descripción General del Proceso, en esta sección se explica la intensión y el propósito del presente proceso. Luego, está la Tabla de Contenido/ Lista de Verificación, en la cual se enumeran los pasos requeridos y los opcionales para ejecutar el proceso. De último, se muestra la sección de Instrucciones, en la cual se explica cómo los Proveedores deben ejecutar las actividades relacionadas a cada paso por medio de capturas de pantallas e instrucciones escritas detalladamente. Las instrucciones siguen la secuencia numérica que se muestra en las capturas de pantallas. Las sugerencias y mensajes importantes se encuentran resaltados y/o enmarcados en cuadros. DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO Los Proveedores interesados en realizar operaciones comerciales con Oxy, tanto los que han sido invitados por un Comprador de Oxy como los que están realizando el proceso por su propia iniciativa, deben seguir los pasos que se describen en esta guía para realizar el proceso de solicitud de registro de proveedores potenciales. En este proceso, el Proveedor potencial proporcionará los datos de su empresa y los mismos estarán a disposición de los Compradores de Oxy para poder realizar la evaluación de la solicitud. Si Oxy tiene interés en realizar operaciones comerciales con el Proveedor, el mismo recibirá una notificación automática por correo electrónico en la que se le comunicará que su empresa ha sido registrada y autorizada para acceder al Portal isupplier donde luego deberá brindar información adicional. IMPORTANTE: Completar el Registro de Proveedores Potenciales no implica vínculo contractual alguno ni la intención de Oxy de adquirir bienes o servicios de los Proveedores potenciales. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 1 of 13

2 TABLA DE CONTENIDO/ LISTA DE VERIFICACION Pasos Núm. Pág. Requerido Chequeo 1. Iniciar el Formulario de Registro de Proveedores Potenciales 3 Requerido 2. Proporcionar la Información Básica sobre su Empresa 4 Requerido 3. Agregar Información Adicional sobre Proveedores Potenciales 5 Requerido 3.1. Completar y/o Actualizar Direcciones 5 Requerido 3.2. Completar y/o Actualizar Información de Contactos 7 Requerido 3.3. Completar y/o Actualizar Productos y Servicios 9 Requerido 3.4. Completar y/o Actualizar la Encuesta Guardar Borrador del Formulario de Registro de Proveedores Potenciales Solo para Proveedores que no han sido invitados por un Comprador 12 Opcional 5. Enviar el Formulario de Registro de Proveedores Potenciales 13 Requerido Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 2 of 13

3 INSTRUCCIONES 1. INICIAR EL FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES POTENCIALES Dependiendo de la situación del Proveedor, existen tres opciones para iniciar el Formulario de Registro de Proveedores Potenciales: Opción 1: El Proveedor que aspira realizar operaciones comerciales con Oxy y comenzaron este proceso por su propia iniciativa y no al requerimiento de Oxy. Cualquier Proveedor interesado en realizar operaciones comerciales con Oxy deberá completar el formulario de registro de Proveedor Potencial siguiendo los pasos explicados en la presente guía. La información proporcionada de su empresa estará a disposición de los Compradores de Oxy. Si Oxy tiene interés en realizar operaciones comerciales con el Proveedor, el mismo recibirá una notificación automática por correo electrónico en la que se le comunicará que su empresa ha sido registrada y autorizada para acceder al Portal isupplier a fin de brindar información adicional. Visite la página web, Registro de Proveedores Potenciales en: Oxy Proveedores Aspectos Generales Opción 2: El Proveedor es invitado por medio de un correo electrónico por un Comprador de Oxy a registrarse en el portal isupplier: El correo electrónico enviado por el Comprador de Oxy contiene un hipervínculo hacia la página web de Registro de Proveedores Potenciales donde los Proveedores pueden acceder al Formulario de Registro de Proveedores Visite la página web de Registro de Proveedores Potenciales en: Oxy Proveedores Aspectos Generales Opción 3: El Proveedor es invitado a registrarse en el portal isupplier a través de un correo electrónico generado por el Comprador de Oxy en el sistema automático de notificaciones. El Proveedor recibirá una notificación la cual contiene un hipervínculo que lo conducirá hacia el Formulario específico de Registro de Proveedores Potenciales previamente completado por el Comprador de Oxy. El Proveedor deberá revisar la información y realizar cualquier corrección que sea necesaria. IMPORTANTE: El emisor de las notificaciones enviadas automáticamente por correo electrónico será Oxy- Notificaciones, no será un empleado de Oxy en específico. Si usted no recibe la notificación en su cuenta de correos electrónicos, por favor verifique en sus carpetas de correos No deseados, basura o correos borrados, puede ser que la notificación haya sido filtrada por su compañía de servicios de Spam. Asegúrese de autorizar a Oxy Notificaciones como un emisor valido a fin de evitar algún inconveniente con las notificaciones sucesoras. Los Usuarios de correos Yahoo y Hotmail quizás NO reciban todas las notificaciones correctamente. Si una notificación electrónica contiene un mensaje de error, contacte al Comprador de Oxy. IMPORTANTE: Las opciones 2 y 3 NO deben completar la sección donde esta la Encuesta Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 3 of 13

4 2. PROPORCIONAR LA INFORMACION BASICA SOBRE SU EMPRESA Para completar y enviar el Formulario de Registro de Proveedores Potenciales, haga clic en el hipervínculo correspondiente, según lo explicado en la sección anterior, luego se mostrará la siguiente página web. Proporcione y envíe la información básica de su empresa siguiendo los pasos explicados a continuación. Si el formulario de registro se encuentra previamente rellenado, revise la información y realice cualquier corrección que sea necesaria. IMPORTANTE: Complete todos los campos de esta sección con letra mayúscula. ( 1 ) En el campo Nombre de la Empresa, ingrese la razón social de su empresa. ( 2 ) En el campo País de Tributación, haga clic en icono de la Lupa y seleccione el país de tributación en el que se haya registrado su empresa. ( 3 ) En el campo ID de Contribuyente, ingrese el número de Registro de Impuesto y/o ID de Contribuyente de su empresa. Note: Si el campo ID de Contribuyente no es usado en el país seleccionado, complete el campo Número de Registro Impositivo con la información correspondiente a un número de registro comercial o equivalente válido. ( 4 ) Opcionalmente, en el campo Número DUNS, indique su número del Sistema de Numeración universal generado por Duns and Bradstreet y el número de inscripción tributaria. Si su empresa no posee este número, no complete este campo. ( 5 ) Complete los campos de la sección Información de Contacto con los datos de la persona responsable de brindar información adicional relativa al registro de su empresa. ( 6 ) Haga clic en el botón Continuar, se mostrará una segunda pantalla donde deberá proporcionar información adicional sobre su empresa. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 4 of 13

5 3. AGREGAR INFORMACION ADICIONAL SOBRE PROVEEDORES POTENCIALES La siguiente pantalla se mostrará una vez que se haya proporcionado la información básica de la empresa. Esta página permite a los Proveedores proporcionar otros datos adicionales sobre su empresa, necesarios para evaluar la solicitud de registro. La pagina de Registro de Proveedor Potencial: Detalles Adicionales muestra la siguientes secciones: La sección Libro de Direcciones, en la cual el Proveedor indicara y actualizara las direcciones para recibir documentos de abastecimiento y/o compra y/o pagos. La sección Directorio de Contactos, en la cual el Proveedor indicara los datos de contacto del personal clave. La sección Productos y Servicios, en la cual el Proveedor indicara los productos y servicios que su empresa pueda brindar a Oxy, con el mayor nivel de detalle posible. La sección de Encuestas, la cual contiene el Cuestionario de Registro de Proveedores Potenciales el cual requiere datos adicionales sobre antecedentes de la empresa. Este cuestionario debe ser completado SOLO por Proveedores potenciales interesados en realizar operaciones comerciales con Oxy bajo su propia iniciativa (los casos en donde Oxy no requirió al Proveedor iniciar el Formulario de Registro de Proveedores Potenciales). Si esta sección no está completa, su registro será rechazado automáticamente. IMPORTANTE: El Proveedor Potencial debe proporcionar por lo menos información sobre una dirección, un contacto y un producto y/o servicio. Estas secciones no pueden quedar sin información. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 5 of 13

6 3.1. COMPLETAR Y/O ACTUALIZAR DIRECCIONES En la sección del Libro de Direcciones, el Proveedor podrá indicar o actualizar las direcciones de su empresa en las cuales se puede solicitar información, cotizaciones, ordenar materiales y/o servicios, y recibir pagos. Actualice o borre una dirección utilizando los iconos o botones respectivos. IMPORTANTE: Primero complete los campos con la dirección de su empresa donde se vayan a gestionar la Registración y Pre-Calificación y/o Cotizaciones de su empresa, solicitados por Oxy. Sugerencia: Debe proporcionar al menos una dirección de su empresa. ( 1 ) Haga clic en el botón de Crear o Actualizar para agregar o modificar una dirección. Sugerencia: Haga clic en el botón de Borrar para borrar cualquier dirección errada. IMPORTANTE: Complete todos los campos de esta sección con letra mayúscula. Nota: Los campos marcados con asteriscos (*) deben ser completados obligatoriamente. ( 2 ) En el campo Nombre de Domicilio, indique el nombre de la Ciudad/Provincia/Localidad donde su empresa está localizada. ( 3 ) Complete la información en los campos requeridos. ( 4 ) En el campo Código de Área de Teléfono, indique el código telefónico del País asociado al número de teléfono de la dirección proporcionada. Sugerencia: Agregue el símbolo + adelante del código de área (p. ej.: para Colombia use +57, etc.) ( 5 ) En el campo Numero de Teléfono, indique el número de teléfono de la dirección proporcionada. Incluya el código de área de la región. (p. ej.: para Bogotá, Colombia use ) ( 6 ) Opcionalmente, en el campo Código de Área de Fax indique el código de telefónico del país asociado al número de fax de la dirección proporcionada. Sugerencia: Agregue el símbolo + adelante del código de telefónico del país, p. ej.: para Colombia use +57, para Bolivia use +591, etc. También tiene la opción de indicar el número del Fax de esta dirección en el campo Número de Fax. Incluya el código de área del la región. (p. ej.: para Bogotá, Colombia use ; para Arauca, Colombia use ) Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 6 of 13

7 ( 7 ) En el campo Dirección de Correo Electrónico, indique la dirección de correo electrónico de la persona que recibirá la documentación relacionada con la finalidad de la dirección. ( 8 ) Haga clic en el botón Aplicar. Sugerencia: Una vez que haya agregado la dirección, el portal le mostrará la sección del Libro de Direcciones, allí podrá agregar más direcciones, haciendo clic nuevamente en el botón Crear COMPLETAR Y/O ACTUALIZAR INFORMACION DE CONTACTOS En la sección del Directorio de Contactos los Proveedores deben agregar y actualizar la información de los contactos de su empresa que vayan a estar involucrados en las operaciones comerciales con Oxy. En esta sección, pueden incluir cualquier personal involucrado en operaciones de abastecimiento, recibimiento de órdenes de compras y pagos. Sugerencia: Agregue por lo menos la información de un contacto clave. ( 1 ) Haga clic en el botón de Crear o Actualizar para agregar o modificar una dirección. Haga clic en el botón de Borrar para borrar cualquier información errada. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 7 of 13

8 IMPORTANT: Complete todos los campos de esta sección con letra mayúscula. Sugerencia: Los campos marcados con asteriscos (*) deben ser completados obligatoriamente. ( 2 ) Suministre la información en los campos requeridos. ( 3 ) Opcionalmente, en el campo Código Telefónico del País, indique el código telefónico del país asociado al número de teléfono de la dirección proporcionada. Sugerencia: Agregue el símbolo + adelante del código de área (p. ej.: para Colombia use +57, etc.). ( 4 ) Opcionalmente, en el campo Código de Área y Número de Teléfono, indique el número de teléfono del contacto e incluya el código de área de la región (p. ej.: para Bogotá, Colombia use , etc.). ( 5 ) Opcionalmente, en el campo Fax Código Telefónico del País, indique el código telefónico del país asociado al número de fax proporcionado. Sugerencia: Agregue el símbolo + adelante del código de área. (P. ej.: para Colombia use +57, para Bolivia use +591, etc.) ( 6 ) Opcionalmente, en el campo Número de Fax, indique el número de fax del contacto e incluya el código telefónico de área de la región. (p. ej.: para Bogotá, Colombia use , etc.). ( 7 ) Marque la casilla Crear Cuenta de Usuario para el Contacto para indicar si este contacto será un usuario potencial del Portal isupplier. Sugerencia: El primer contacto que se agrega al portal tendrá esta casilla marcada por defecto. ( 8 ) Haga clic en el botón Aplicar. Sugerencia: Una vez que haya agregado los datos del contacto, el portal le mostrará a la sección del Directorio de Contactos, allí podrá agregar más informaciones de contactos, haciendo clic nuevamente en el botón Crear y repitiendo los pasos para cada contacto adicional que agregue. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 8 of 13

9 3.3. COMPLETAR Y/O ACTUALIZAR PRODUCTOS Y SERVICIOS La sección de Productos y Servicios permite seleccionar los productos y/o servicios que su empresa desea ofrecer a Oxy de conformidad con los códigos UNSPSC (Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas). Para obtener más información, visite la página Sugerencia: Los Proveedores deben proporcionar al menos un producto o servicio. ( 1 ) Haga clic en el botón Crear para agregar los productos y/o servicios que su empresa puede ofrecer a Oxy. Luego se mostrará la pantalla de Agregar Productos y Servicios (Ver la captura de pantalla de abajo) Hay dos maneras de realiza para buscar y agregar Productos y Servicios: Opción 1: Buscar por el Código y Producto en específico ( 2 ) Para buscar códigos o descripciones específicos seleccione el botón Buscar Código y Producto Específicos. Se mostrará la siguiente pantalla. ( 3 ) Ingrese una palabra clave del producto y/o servicio en el campo Descripción. (P. ej.: Perforación, Maquinaria, etc.) Sugerencia: Ingrese, antes y después de la palabra clave, el simbolo % para ampliar los rangos de resultados. (P. ej.: %perforación%) Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 9 of 13

10 Sugerencia: Puede ingresar el código UNSPSC para el producto y/o servicio en específico en el campo Código. ( 4 ) Haga clic en el botón Ir. Se mostrará la lista de productos y servicios. ( 5 ) Seleccione los productos y/o servicios que quisiera ofrecer haciendo clic en la casilla respectiva de la columna Aplicable. Sugerencia: Seleccione la mayor cantidad de productos y servicios que su empresa pueda brindar a Oxy. IMPORTANTE: No seleccione categorías de productos o servicios que su empresa no brinde actualmente a otros clientes. Esto demorará los siguientes procesos internos de Oxy y tendrá un impacto negativo en la percepción sobre la fiabilidad de los datos proporcionados por su empresa. ( 6 ) Haga clic en el botón Aplicar. Sugerencia: Si es necesario, repita estos pasos para seleccionar todas las categorías aplicables. Opción 2: Explorar todos los Productos y Servicios. ( 2 ) Haga clic en el botón Explorar todos los Productos y Servicios. ( 3 ) Para buscar en la lista de Productos y Servicios, haga clic en los hipervínculos Anterior o Siguiente. ( 4 ) Seleccione los productos y/o servicios que quisiera ofrecer haciendo clic en la casilla respectiva de la columna Aplicable. Sugerencia: Seleccione la mayor cantidad de productos y servicios que su empresa pueda brindar a Oxy. IMPORTANTE: No seleccione categorías de productos o servicios que su empresa no brinde actualmente a otros clientes. Esto demorará los siguientes procesos internos de Oxy y tendrá un impacto negativo en la percepción sobre la fiabilidad de los datos proporcionados por su empresa. ( 5 ) Haga clic en el botón Aplicar. Sugerencia: si es necesario, repita estos pasos para seleccionar las categorías aplicables. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 10 of 13

11 3.4. COMPLETAR Y/O ACTUALIZAR LA ENCUESTA Solo los Proveedores que aspiran realizar operaciones comerciales con Oxy y comenzaron este proceso por iniciativa propia y no al requerimiento de Oxy, DEBEN completar esta sección para proporcionar los antecedentes de su empresa. IMPORTANTE: No complete esta sección si su empresa fue invitada a registrarse por un Comprador de Oxy por medio de un correo electrónico o recibieron un correo electrónico por medio del sistema automatizado de notificaciones (Opciones 2 y 3 para iniciar el Formulario de Registro de Proveedores Potenciales). ( 1 ) Haga clic en el icono del Lápiz para acceder a la encuesta. IMPORTANTE: No incluya información que no sea actual. Esto demorará los procesos internos de Oxy y tendrá un impacto negativo en la percepción sobre la fiabilidad de los datos proporcionados por su empresa. ( 2 ) Siga las instrucciones de la encuesta y complete todos los campos. IMPORTANTE: Complete toda la encuesta, no deje ningún campo vacío ( 3 ) Haga clic en el botón Siguiente para guardar las respuestas de la encuesta y volver a la página web principal. IMPORTANTE: No presione el botón Atrás de su navegador web porque el Formulario de Registro de Proveedores Potenciales podría dañarse y se perderá cualquier información que haya sido ingresada en los campos. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 11 of 13

12 4. GUARDAR BORRADOR DEL FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES POTENCIALES USAR SOLO SI ES NECESARIO IMPORTANTE: Lo mejor es completar todas las secciones del Formulario de Registro de Proveedores Potenciales y enviarlo de una sola vez. Si por alguna razón no es posible completar y enviar formulario, usted puede usar la opción Grabar para Después. Este paso es solo necesario si el formulario no es completado de una sola vez, de lo contrario puede ignorar este paso e ir directamente a la sección 5.- Enviar Formulario de Registro de Proveedores Potenciales Una vez que se haya proporcionado la información básica de su empresa, es posible guardar el Formulario de Registro de Proveedores Potenciales para ser completado después. La información que se ha proporcionado hasta el momento será grabada y el formulario estará disponible para ser completado en el futuro. Se enviará una notificación automática por correo electrónico la cual provee un hipervínculo para acceder a al Formulario de Registro de Proveedores Potenciales de su empresa, tal y como fue grabado. Cada vez que utilice el botón Grabar para Después se le enviará una nuevo hipervínculo. Haciendo clic en el hipervínculo de la notificación por correo electrónico lo enviará al Formulario de Registro de Proveedores Potenciales con los cambios actuales hasta que complete el formulario y lo envíe. Sugerencia: Una vez que haya enviado el Formulario de Registro de Proveedores Potenciales no podrá utilizar el hipervínculo enviado en las notificaciones automáticas descritas en el párrafo anterior. ( 1 ) Haga clic en el botón Grabar para Después en la pantalla Registro de Proveedor Potencial: Detalles Adicionales. Recibirá una notificación automática por correo electrónico enviada por el sistema de Oxy. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 12 of 13

13 5. ENVIAR EL FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES POTENCIALES Luego de completar la información requerida en el Formulario de Registro de Proveedores Potenciales, revise la información proporcionada para asegurarse de que sea correcta. ( 1 ) Haga clic en el botón Registrar. Se mostrará un mensaje de confirmación. IMPORTANTE: El envío del Registro de Proveedores Potenciales no implica vínculo contractual alguno ni la intención de Oxy de adquirir bienes o servicios de los Proveedores Los compradores de Oxy revisarán y evaluarán su presentación. Si Oxy tiene interés en realizar operaciones comerciales con usted, recibirá una notificación automática por correo electrónico en la que se le comunicará que su empresa ha sido registrada y autorizada para acceder al Portal isupplier, a fin de brindar información adicional sobre los servicios de su empresa. Sujeto a restricciones sobre propiedad intelectual. Información de propiedad exclusiva de Oxy. Pág. 13 of 13