MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

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1 VIGENCIA DESDE VERSIÓN CÓDIGO A P11 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS ACTIVIDAD CARGO RESPONSABLE FIRMA Aprobado por: Viceministro Coordinador General Administrativo Financiero Sergio Álvaro Sáenz Marco CazcoCazco Revisado por: FECHA Día/Mes/Año Director Administrativo Líder de Área Director(a) de Talento Humano Analista de Desarrollo Institucional Adriana Murillo Elisa Bravo Elaborado por: GEDLATIN S.A. Consultoría de Procesos Equipo Consultor 09/04/2012 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 1/13

2 CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Elaboración del Manual Administración de Contratos Fecha de modificación Realizado por Nombre Cargo 09/04/2012 GEDLATIN S.A. Consultores VERSIÓN: 2 PÁGINA: 2/13

3 INDICE 1 OBJETIVO ALCANCE USUARIO MARCO NORMATIVO POLÍTICAS INTERNAS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO GRAFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO INDICADORES GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO ANEXOS Anexo Nro. 1 Oficio de Notificación Anexo Nro. 2 Acta de entrega recepción Anexo Nro. Memorándum de solicitud de pago VERSIÓN: 2 PÁGINA: 3/13

4 1 OBJETIVO Realizar el seguimiento administrativo de los contratos que se ejecutan en el Ministerio de Inclusión Económica y Social - Planta Central 2 ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los contratos que se ejecuten en la planta Central del MIES 3 USUARIO Todos los administradores de contratos de bienes y servicios del Ministerio de Inclusión Económica Social MIES. 4 MARCO NORMATIVO NORMATIVA VIGENCIA PUBLICACIÓN Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Reglamento General a la Ley Orgánica Del Sistema Nacional De Contratación Pública 04-Ago may-2009 R.O. Suplemento No. 395 de 04-Ago- 2008, Última Modificación: 16- Oct-2009 Decreto Ejecutivo No. 1700, R.O. Suplemento No. 588 de 12-May- 2009, Última Modificación: 15- Ago-2011 Acuerdo Ministerial No jun jun-2011 VERSIÓN: 2 PÁGINA: 4/13

5 5 POLÍTICAS INTERNAS La información necesaria de los contratos a ejecutarse en el MIES, serán ingresadas en el sistema de Administración de Contratos. Una vez que el sistema genere una alerta al administrador del contrato, deberá ser comunicada de forma inmediata al proveedor. De existir asuntos legales producto de la ejecución del contrato, se deberá poner en conocimiento a la Coordinación Jurídica para la asesoría pertinente. Se deberá agotar todos los recursos antes de proceder con la terminación unilateral del contrato. VERSIÓN: 2 PÁGINA: 5/13

6 6 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS 6.1 GRAFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO Ingresar información al sistema de Administración de Contratos Notificar al proveedor Convocar a reunión al proveedor Entregar productos Receptar y revisar Solicitar el acta pago de correspondiente evaluación de oferta VERSIÓN: 2 PÁGINA: 6/13

7 6.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS CICLO ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS ENTRADA DOCUMENTOS DE SALIDA 1 Ingresar información al sistema de Administración de Contratos Administrador de Contrato 2 Notificar al proveedor Administrador de Contrato Acta de notificación 3 Convocar a reunión al proveedor Administrador de Contrato 4 Entregar productos Administrador de Contrato Acta de entrega recepción 5 Solicitar pago correspondiente Administrador de Contrato Memorándum para solicitar pago VERSIÓN: 2 PÁGINA: 7/13

8 6.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS VERSIÓN: 2 PÁGINA: 8/13

9 7 INDICADORES CÓDIGO DE INDICADOR A P11.IG1 DE PRODUCTO KPI Porcentaje de cumplimiento DEFINICIÓN OPERACIONAL Mide el porcentaje de contratos monitoreados que cumplen metas planificadas MEDIDA FORMA DE CÁLCULO Número de contratos que cumplen metas / Número de contratos monitoreados FUENTE DE CAPTURA DE DATOS Informes mensuales NATURALEZA DEL INDICADOR CRECIMIENTO META FRECUENCIA DE MEDICIÓN NIVEL ACTUAL Abr-12 May-12 Jun-12 Mensual No se conoce VERSIÓN: 2 PÁGINA: 9/13

10 8 GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS Administrador del Contrato.- Responsable de administrar y vigilar la correcta ejecución del contrato en nombre de la ENTIDAD CONTRATANTE y designado por la máxima autoridad. Contratista.- Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría. Contrato.- Es el instrumento jurídico en el cual se establecen los términos y condiciones de los servicios que el Consultor prestará a la Entidad contratante, que regula los derechos y obligaciones entre las partes. Entidad Contratante.- Los organismos, las instituciones o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de la LOSNCP. Plazo.- Periodo contado en días calendario sucesivos incluyendo sábados, domingos y feriados. Por Escrito.-Se entiende un documento elaborado en medios físicos o electrónicos. Proveedor.- Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes. Término.- Periodo contado en días laborables excluyendo sábados, domingos y feriados. VERSIÓN: 2 PÁGINA: 10/13

11 9 ANEXOS Anexo Nro. 1 Oficio de Notificación Oficio de notificación Dirección Administrativa Oficio N. Quito, D.M., del ASUNTO: Notificación Señores PROVEEDOR----- En su despacho. En atención al Oficio N. Particular que pongo en su conocimiento para los fines respectivos Atentamente, DIRECTOR ADMINISTRATIVO Juntos por el Buen Vivir Robles E3-33 y Páez Quito Ecuador Teléfonos: VERSIÓN: 2 PÁGINA: 11/13

12 Anexo Nro. 2 Acta de entrega recepción Dirección Administrativa ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN En la ciudad de, a los del mes de ; comparecen: El señor(a), Servidor Público en representación del Ministerio de Inclusión Económica y Social, y el señor(a), en representación de la EMPRESA, quienes en cumplimiento del del Reglamento, suscriben el ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN de los siguientes bienes: CANTIDAD DESCRIPCIÓN MARCA CARACTERÍSTICAS OBSERVACIONES ORDEN DE COMPRA No. Se deja constancia que (bienes o servicios) que se reciben, cumplen con las características técnicas y los requerimientos señaladas en el proceso de Compra Por parte del Ministerio de Inclusión Económica y Social ADM. DEL CONTRATO CLIENTE VERSIÓN: 2 PÁGINA: 12/13

13 Anexo Nro. 3 Memorándum de solicitud de pago MEMORÁNDUM PARA: xxxxxxxxxxxx COORDINADOR(A) GENERAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO ASUNTO: Solicitud de pago FECHA: Quito, xxxxxxxxxx de xxxxx Solicito a usted señor(a) Coordinador(a,) la autorización para proceder a la cancelación Para el efecto, me permito adjuntar.. Atentamente, DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA VERSIÓN: 2 PÁGINA: 13/13