SL PROC 01 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Transcripción

1 SL PROC 01 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: RESP. DE CALIDAD RESP. DE CALIDAD GERENTE SL ELEVADORES 1

2 1 OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES DESARROLLO CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA RECEPCIÓN Y APROBACIÓN IDENTIFICACIÓN/ CODIFICACIÓN CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN UBICACIÓN ACCESO ACTUALIZACIÓN CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN INTERNA ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN IDENTIFICACIÓN CODIFICACIÓN CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DISTRIBUCIÓN MODIFICACIONES CONTROL DE LOS REGISTROS CONTROL DISTRIBUCIÓN REGISTROS DE DATOS

3 4.3.4 TIEMPO DE ARCHIVO REFERENCIAS DOCUMENTALES FORMATOS CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS RECURSOS ANEXOS SL DF CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SL FORM CONTROL DOCUMENTACIÓN EXTERNA SL FORM LISTA DE DOCUMENTOS EN VIGOR SL FORM NOTA INTERNA SL FORM CONTROL DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO SL FORM LISTA DE REGISTRO DE CALIDAD

4 1 OBJETO. El objetivo de este procedimiento, es describir la gestión llevada a cabo SL ELEVADORES para la recepción, control, ubicación, acceso, identificación y aprobación de los documentos y registros relacionados con los distintos procesos que intervienen en el Sistema de Gestión de la Calidad, así como también de la documentación externa que intervenga en el funcionamiento de SL ELEVADORES. 2 ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a toda documentación y registros que intervenga en el Sistema de Gestión de la Calidad, y en el funcionamiento de SL ELEVADORES. Aplicándose este procedimiento a: a. Documentación externa: - Normativas aplicables. - Manuales Técnicos. - Otra documentación externa: catálogos proveedores, certificados, etc. b. Documentación interna: - Manual de Gestión de la Calidad. - Manual de Procedimientos. - Instrucciones Técnicas (IT s) - Otra documentación interna: albaranes, lista de materiales y piezas, etc. c. Registros: - Todos aquellos formatos correspondientes a cada procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad se considera un registro. 3 RESPONSABILIDADES. Los responsables del control de documentos asociados al Sistema de Gestión de la Calidad y al funcionamiento de la empresa son: - Gerente SL ELEVADORES: El Gerente de SL ELEVADORES es el encargado de aprobar los documentos referentes al Sistema de Gestión de Calidad, tanto el Manual de Gestión de Calidad, como los procedimientos correspondientes al Manual de Procedimientos. 4

5 - Responsable de Calidad: El Responsable de Calidad se encarga de elaborar el Manual de Gestión de la Calidad, el Manual de Procedimientos y las Instrucciones Técnicas. - Director Técnico: Se encarga de las normativas aplicables, manuales técnicos, planos de diseño, especificaciones técnicas, etc. - Responsables de otras áreas: Los responsables de las otras áreas de SL ELEVADORES se encargan de revisar los procedimientos que les compete en el Manual de Procedimientos, así como documentación externa perteneciente a su área. 4 DESARROLLO. En la descripción de este procedimiento se distinguen tres partes, que son: - Control de la documentación externa. - Control de la documentación interna. - Control de los registros. 4.1 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA RECEPCIÓN Y APROBACIÓN. La documentación externa es recibida por el responsable del área a la cual pertenece y aprobada por éste IDENTIFICACIÓN/ CODIFICACIÓN La identificación o codificación de los documentos externos, se realiza indicando en éstos su fecha de publicación, al lado de su denominación. En el caso de tratarse de Manuales Técnicos se identifican indicando en éstos el nombre del manual y su año de edición CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN. Cada documento estará en soporte digital (en PDF) y en soporte físico sellado. El control de la documentación externa se hará cumplimentando el formato SL FORM CONTORL DE DOCUMENTACIÓN EXTERNA, en el que aparecerá un listado con todos los documentos no elaborados por SL ELEVADORES. 5

6 4.1.4 UBICACIÓN. Los documentos en soporte digital se encontrarán cada uno en sus correspondientes carpetas digitales de las respectivas áreas que conforman SL ELEVADORES. Los documentos en soporte físico se ubicarán en las estanterías que se encuentran en las oficinas de SL ELEVADORES. Las estanterías están clasificadas según las áreas que conforman SL ELEVADORES, teniendo cada área un archivador compuesto por carpetas, en las cuales están los documentos relativos a dicha área ACCESO. Todo personal de SL ELEVADORES tiene acceso a la documentación externa ACTUALIZACIÓN. El Director Técnico se encarga se consultar y mantener al día las normativas y los manuales técnicos. Cuando se produce algún cambio en ella, obtiene la nueva, sustituyendo y retirando la obsoleta, etiquetándola como tal, o si está en soporte digital la envía a la carpeta de Documentación Externa Obsoleta. 4.2 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN INTERNA ELABORACIÓN. El encargado de elaborar el Manual de Gestión de la Calidad, el Manual de Procedimientos, y las Instrucciones Técnicas es el Responsable de Calidad. Otra documentación interna quedará indicada su elaboración en el Manual de Gestión de Calidad o en el Manual de Procedimientos o en el propio documento REVISIÓN. La revisión del Manual de Gestión de la Calidad será realizada por el Responsable de Calidad. Cada uno de los procedimientos será revisado por el responsable de área implicada en éste, ocurriendo lo mismo con las Instrucciones Técnicas. Otra documentación interna quedará indicada su revisión en el Manual de Gestión de Calidad o en el Manual de Procedimientos o en el propio documento. 6

7 4.2.3 APROBACIÓN. El Manual de Gestión de la Calidad, el Manual de Procedimientos y las Instrucciones Técnicas serán aprobadas por el Gerente de SL ELEVADORES. Otra documentación interna quedará indicada su aprobación en el Manual de Gestión de Calidad o en el Manual de Procedimientos o en el propio documento IDENTIFICACIÓN. El Manual de Gestión de la Calidad se identificará mediante su validez, revisión y fecha de aprobación. La misma metodología se emplea para el resto de documentación interna (Manual de Procedimientos, Instrucciones Técnicas, etc.) CODIFICACIÓN. La codificación de los documentos de elaboración interna es la siguiente: - Manual de Gestión de la Calidad: Manual de Gestión de la Calidad - Manual de Procedimientos: Cada procedimiento va a estar codificado de la siguiente manera: SL PROC XX NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Donde XX es el número correlativo de procedimiento. En cada procedimiento se encuentran una serie de formatos, que se cumplimentan para la realización de éste. Los formatos tienen la siguiente codificación: SL FORM NOMBRE DEL FORMATO - Instrucciones Técnicas: Las Instrucciones Técnicas se codificarán de la siguiente manera: SL DOC IT XX NOMBRE DE LA INSTRUCCIÓN TÉCNICA Donde XX es el número correlativo de la Instrucción Técnica. - Otros documentos: Otros documentos internos de SL ELEVADORES se codifican de la siguiente manera: SL DOC NOMBRE DEL DOCUMENTO Los diagramas de flujo de los procedimientos: DIAGRAMA DE FLUJO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 7

8 4.2.6 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN. La elaboración, revisión y aprobación de los documentos queda evidenciada en los documentos por la firma de cada responsable en el casillero de la portada del documento DISTRIBUCIÓN. El personal de SL ELEVADORES tiene acceso a la carpeta en soporte físico que contiene toda la documentación referente al Sistema de Gestión de Calidad. Los documentos internos en vigor se recogen en el formato SL FORM LISTA DE DOCUMENTOS EN VIGOR, especificando su fecha y revisión. Este formato incluye al personal implicado en cada proceso, por lo que el personal podrá identificar con facilidad los procesos que le afecta y consultarlos MODIFICACIONES. Las modificaciones en un documento pueden producirse como consecuencia de revisiones periódicas de los mismos o bien porque las circunstancias así lo requieran. Igualmente, cualquier persona de SL ELEVADORES puede sugerir modificaciones a un documento, para lo cual debe justificar las razones que aconsejan el cambio al Responsable de Calidad, cumplimentando el formato SL FORM NOTA INTERNA. Él mismo hará llegar la propuesta al Responsable de Elaboración del documento a modificar y decidirán sobre su conveniencia. En caso necesario, se acudirá a un Comité de Calidad. El documento modificado se somete al mismo proceso de revisión, aprobación y distribución que el documento original; aumentando el estado de revisión y asignando una nueva fecha de aprobación. Para la documentación interna, se incluye el formato SL FORM CONTROL DE MODIFICACIONES DOCUMENTACIÓN INTERNA, dónde se indican los cambios efectuados o comentarios de las causas y naturaleza de la modificación. La documentación obsoleta en papel se destruye y la documentación en soporte digital se envía a la carpeta digital DOCUMENTACIÓN OBSOLETA. En caso de conservar el documento físico se anota sobre la misma OBSOLETA 8

9 4.3 CONTROL DE LOS REGISTROS CONTROL. Todos los registros están codificados como se ha citado antes, en caso de que en éstos no venga la fecha, queda definida en el manual o procedimiento del que deriven, la relación de los registros que se generan se encuentran en el formato SL FORM LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD DISTRIBUCIÓN. Los registros se encuentran en soporte físico o digital. Los que se encuentran en soporte físico se archivan en las carpetas correspondientes a las áreas a las que pertenecen. Lo mismo ocurre con los que se encuentran en soporte digital. Los registros en papel se guardarán de manera que se evite su deterioro y se permita su recuperación en carpetas de archivos identificadas REGISTROS DE DATOS. Deben de ser legibles, identificables con la actividad a que se refieren y con la persona que realizo a través de la codificación adecuada TIEMPO DE ARCHIVO. Mínimo tres años, salvo que se indique lo contrario en el Manual de Gestión de la Calidad o procedimiento. 5 REFERENCIAS DOCUMENTALES. - Normativas aplicables. - Manuales Técnicos. - Otra documentación externa: catálogos proveedores, certificados, etc. - Manual de Gestión de la Calidad. - Manual de Procedimientos. - Instrucciones Técnicas (IT s) - Otra documentación interna: albaranes, lista de materiales y piezas, etc. 9

10 6 FORMATOS. - SL FORM CONTROL DOCUMENTACIÓN EXTERNA - SL FORM LISTA DE DOCUMENTOS EN VIGOR - SL FORM NOTA INTERNA - SL FORM CONTROL DE MODIFICACIONES DOCUMENTACIÓN INTERNA. - SL FORM LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD 7 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. Todos los documentos y registros usados en este procedimiento son controlados mediante el procedimiento SL PROC 01 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. 8 RECURSOS. - Hardware, software. - Material de oficina. - Mobiliario de oficina. 9 ANEXOS. 10

11 DIAGRAMA DE FLUJO. Inicio DOCUMENTACIÓN EXTERNA DOCUMENTACIÓN INTERNA REGISTROS DE CALIDAD RECEPCIÓN DOCUMENTOS ELABORACIÓNDOCUMENTOS CONTROL REGISTROS SL FORM LISTA REGISTROS DE CALIDAD APROBACIÓN DOCUMENTOS REVISIÓN DOCUMENTOS IDENTIFICACIÓN/CODIFICACIÓN APROBACIÓN DOCUMENTOS DISTRIBUCIÓN CONTROL DOCUMENTACIÓN EXT. SL FORM CONTROL DOC. EXT. IDENTIFICACIÓN REGISTROS DE DATOS UBICACIÓN DOC. SL FORM LISTA DE DOC. EN VIGOR CODIFICACIÓN DISTRIBUCIÓN TIEMPO DE ARCHIVOS ACTUALIZACIONES DOC. OBSOLETA? SL FORM NOTA INTERNA SL FORM CONTROL DE MODIFICACIONES MODIFICACIÓN DOC. OBSOLETA? DESTRUIR DOC. OBSOLETOS 11 FIN

12 SL FORM CONTROL DOCUMENTACIÓN EXTERNA SL FORM CONTROL DOCUMENTACIÓN EXTERNA Nombre Recepción Aprobación Fecha Ubicación Accesibilidad Identificación Observaciones 12

13 SL FORM LISTA DE DOCUMENTOS EN VIGOR LISTA DE DOCUMENTOS EN VIGOR Código Nombre Revisión Fecha Asignado a Aprobado por Motivo de Revisión Observaciones 13

14 SL FORM NOTA INTERNA SUGERENCIAS: NOTA INTERNA DE SL RECLAMACIONES: Elaborado por: Atendido por el Responsable de Calidad: SI 14

15 SL FORM CONTROL DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO CONTROL MODIFICACIONES DOCUMENTACIÓN INTERNA Nombre Elaboración Revisión Aprobación Fecha Identificación Codificación Modificación 15

16 SL FORM LISTA DE REGISTRO DE CALIDAD SL FORM LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD Documento o Norma que lo genera Nombre Clave de Archivo Plazo de conservación Responsable de archivo Descripción 16

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