AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS REPETITIVAS MEDIANTE GRABACIÓN DE MACROS

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1 UNIDAD DIDÁCTICA AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS REPETITIVAS MEDIANTE GRABACIÓN DE MACROS Los objetivos de este tema son: 1. Entender la utilidad de una macro en Word y aprender a grabarla. 2. Conocer la utilización de una macro INTRODUCCIÓN Una macro es una automatización de tareas repetitivas que simplifican el trabajo, ya que con una macro se puede activar la realización de una serie de acciones grabadas con el teclado, botones o ratón. Se puede crear una macro sencilla con el grabador de macros o complicarla con el editor de Visual Basic. 16.1

2 Se puede usar una macro para crear funciones personalizadas a través del Editor de Visual Basic, automatizar tareas rutinarias con la grabadora, crear aplicaciones personalizadas o ejecutar otras aplicaciones. Por ejemplo, se podría crear una macro para dar formato a las cabeceras de un documento, de esta forma no se tendría que repetir esta acción cada vez que se creara ese documento GRABADORA DE MACROS Para grabar una macro sólo se tiene que activar la grabación con los botones Grabar macro, a partir de aquí realizar las acciones en el documento que se necesite grabar para repetir posteriormente y Pausar o finalizar la grabación una vez finalizado. Para grabar una macro se puede hacer desde la ficha Vista, dentro de ésta hay un grupo llamado Macros. Como primer paso se abre el documento de Word sobre el que se quiera crear la macro, se hace clic en el desplegable del botón y se elige la opción Grabar macro Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos

3 Con los botones Botón y Teclado se puede asignar a la macro un botón con el nombre para que aparezca en la Barra de herramientas de acceso rápido, o una combinación de teclas de forma que al pulsar esta combinación Word ejecute la macro. Se puede en el cuadro Guardar macro en elegir la opción de guardarlo en Todos los documentos, de esta forma se podrá utilizar la macro en cualquier documento que se abra o sólo en el documento actual donde se esté grabando. En el cuadro Descripción se puede poner una breve descripción por ejemplo sobre la utilidad de la macro. Para comenzar a grabar la macro, tan solo se debe Aceptar. El cursor toma la forma de una cinta de casete, realiza las acciones a grabar, por ejemplo crear un título con el nombre de la empresa con un formato determinado. Cuando se graba una macro se tiene que usar el ratón para hacer clic en los comandos y opciones, si se quiere seleccionar texto se tiene que usar el teclado, por ejemplo pulsa la tecla F8 y después FIN para seleccionar texto hasta el final de la línea, recuerda que en el Tema 2 puedes ver las formas de seleccionar el texto con el teclado. Una vez finalizado se debe pulsar Detener grabación o Pausar grabación si se quiere continuar posteriormente con la macro. PROFUNDIZA Se puede configurar la posibilidad de añadir la ficha llamada Programador dentro de Word. Si se quiere hacer, en Word 2010 se debe hacer clic en la ficha Archivo, y dentro de Opciones de Word elegir Personalizar cinta, solamente se tiene que marcar la casilla de verificar Programador para activar la ficha con el mismo nombre. 16.3

4 Con office 2007 para activar la misma ficha Programador se debe hacer clic en el Botón de Office y dentro del botón Opciones de Word, clic en Mas frecuentes. Marcar la casilla Mostrar ficha de programador en la cinta de opciones Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos

5 16.3. UTILIZACIÓN DE MACROS Una vez grabada la macro ya está almacenada, de forma que se podrá ejecutar en el documento cuando se necesite. Al ejecutar una macro se repiten las acciones grabadas, en el ejemplo anterior se ha creado una macro con un título con el nombre de la empresa y con un formato determinado, por lo tanto al ejecutarla, Word creará ese título en el documento. Para ejecutarla se puede hacer desde la ficha Vista grupo Macros, en el desplegable cuentas con el botón Ver macros que abre el cuadro de diálogo Macros. Desde éste se puede ver las macros grabadas, seleccionar la que se quiera ejecutar y pulsar el botón Ejecutar. Word al ejecutar la macro repite las acciones grabadas, en este caso crear un título. También se puede ejecutar la macro desde el botón añadido a la barra de herramientas de acceso rápido, o bien con la combinación de teclas, si elegiste alguna de estas dos opciones al grabarla. 16.5

6 PROFUNDIZA Antes de ejecutar una macro se puede realizar un proceso de depuración de ésta lo que implica comprobar y corregir la macro para garantizar que su funcionamiento sea correcto. Para comprobar la macro haz clic en el botón Paso a paso, se abrirá la ventana del Editor de Visual Basic, donde se verá el código que se escribió. Dentro del menú Depuración, se pueden encontrar varias opciones: Paso a paso por instrucciones, por procedimientos o paso a paso para salir Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos

7 RESUMEN Una macro es una automatización de tareas repetitivas que simplifican el trabajo. Con una macro se puede activar la realización de una serie de acciones grabadas con el teclado, botones o ratón. Se puede crear una macro sencilla con el grabador de macros o complicarla con el editor de Visual Basic. Se puede usar una macro para crear funciones personalizadas a través del Editor de Visual Basic, automatizar tareas rutinarias con la grabadora, crear aplicaciones personalizadas o ejecutar otras aplicaciones. 16.7