SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

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1 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE. PROCEDIMIENTO PARA: COMPRAS REVISIÓN 6.00 Página 1 de 1. Revisión: 6.00

2 INDICE HOJA PORTADA INDICE CONTENIDO OBJETIVO ALCANCE CAMPO DE APLICACIÓN DEFINICIONES REFERENCIAS RESPONSABILIDADES ACTIVIDADES FORMATOS REGISTROS DE CALIDAD DISTRIBUCIONES ANEXOS Página 2 de 2. Revisión: 6.00

3 1 Objetivo: Establecer los lineamientos para efectuar las compras de mobiliario, equipo de oficina, de cómputo, papelería y cualquier otro artículo necesario para el desempeño de las actividades del SGC. 2 Alcance: El procedimiento inicia desde que se detecta la necesidad de un bien o servicio hasta el archivo de la orden de requisición, copia de cotizacion y su pagocotización y su pag 3 Campo de Aplicación: Este procedimiento se aplica a todos los departamentos de la oficina matriz y sucursales. 4 Definiciones: No aplica. 5 Referencias: Manual de calidad elemento 7.4, Procedimiento de Emisión de Cheques de Gastos P-CON-002, Lista de proveedores F-CON Responsabilidades: Jefes de y Gerentes de Sucursal, son responsables de dar a conocer sus necesidades de algún bien o servicio y solicitar autorización, cuando aplique. Cajera, es responsable de solicitar la reposición de fondo de caja chica, de los gastos debidamente autorizados por el Jefe o el Director en su defecto. Auxiliar de Egresos, es responsable de realizar las compras de papelería, autorizadas con el formato F-CON-018, y activo fijo, autorizadas mediante el formato F-CON-013. Jefe del de Sistemas, tiene la responsabilidad recibir, revisar y determinar las necesidades de productos y servicios para dar soporte al equipo de computo y sistemas en general al personal de DEMIC, y sus sucursales. Jefe del es responsable de revisar las solicitudes de requisiciones de bien, servicios y equipo y siempre que estas sean menores a $2,500 (DOS MIL QUINIENTOS PESOS) Director General.- Es responsable de la autorización de compras superiores a $2,500 (dos mil quinientos pesos 00/100 m.n ) 7 Actividades: Página 3 de 3. Revisión: 6.00

4 7.1 Evaluación de Proveedores El auxiliar contable de egresos realiza trimestralmente la búsqueda de nuevos proveedores utilizando la internet, directorio comercial, periódico, etc. Realizando evaluación de los mismos mediante el formato F-CON El auxiliar contable de egresos realiza trimestralmente la evaluación de los proveedores ya existentes en nuestra lista, con el formato F-CON-019.en el que se determinan los parámetros de evaluación y se determina la calificación En el caso de que al ser evaluado el proveedor, obtenga la calificación mas baja en dos evaluaciones consecutivas este será eliminado de la lista de proveedores y se sustituye con otro proveedor 7.2 de papelería, consumibles y artículos de oficina menores: Auxiliar de Egresos: Recibe de los jefes de departamento los primeros 5 días de cada mes solicitudes de este rubro Requisición de Papelería y Art.de Oficina mediante el formato F-CON Entrega las Requisiciones de Papelería F-CON-018 elaboradas al Jefe del para su visto bueno y firma de autorización El llenado del formato F-CON-018 se deberá realizar conforme a lo siguiente: 1. Cantidad.- el solicitante deberá llenar la cantidad de artículos solicitados 2. Unidad.- es la forma de presentación del articulo por ( pieza, caja, ) 3. Articulo.- es la descripción breve de articulo solicitado 4. Pedido.- es el numero o cantidad de artículos solicitados 5. Entregado.- es el número de artículos efectivamente entregados al departamento solicitante. 6. Pendiente.- es la diferencia entre el numero de artículos solicitados y entregados 7. Pedido por.- nombre y firma del solicitante y la fecha de solicitado 8. Autorizado por.- nombre y firma del jefe administrativo y contable y fecha en que autorizo 9. Entregado.- nombre y firma de quien entrega la mercancía y fecha en que la recibe Página 4 de 4. Revisión: 6.00

5 10. Recibido por.- nombre y firma de quien recibe la mercancía y fecha de recepción de la misma. Nota: En caso de no autorizar la compra de todos los artículos informa las razones al correspondiente Elabora un concentrado de las Requisiciones de Papelería F-CON- 018 en el mismo formato Verifica la lista de proveedores F-CON-012 y solicita al menos 3 cotizaciones por escrito las cuales son anexadas al concentrado de las Requisiciones de Papelería F-CON-018. Cuando estas rebasan el importe de $2, Selecciona al proveedor de acuerdo a su última evaluación y a las cotizaciones recibidas. Nota: Puede seleccionar a más de un proveedor en caso de no encontrar todos los artículos solicitados con uno solo Recibe los artículos, coteja la factura contra el concentrado de Requisiciones de Papelería F-CON-018 y verifica la cantidad y descripción de los artículos. En caso de alguna discrepancia informa al proveedor para su corrección Entrega al proveedor el Contrarecibo F-CON-010 los días viernes en un horario de 16:00 a 19:00, en el que especifica fecha de pago Recibe la factura anexando copia del Contrarecibo F-CON-010 asegurandose de que cuente con la orden de compra F-CON-013 correspondiente (cuando aplique) Distribuye a los s los artículos requeridos y solicita firma de recepción en la Requisición de Papelería F-CON-018 correspondiente. Nota: En caso de no entregar todos los artículos solicitados y autorizados, especifica la cantidad entregada y revisa los faltantes para el próximo pedido Para el pago de proveedores se realiza lo indicado en el Procedimiento de Emisión de Cheques de Gastos P-CON de activo fijo, mobiliario y equipo de cómputo: Requisitor: Solicita al Auxiliar de Egresos la compra de mobiliario o artículos con un valor mayor de $501.00, dichas solicitudes se harán mediante el formato de requisición de compra F-CON-004. Nota: En el caso de compra de equipo, consumibles y periféricos de cómputo las solicitudes y deberán ser entregadas al Jefe del de Página 5 de 5. Revisión: 6.00

6 Sistemas, el cual una vez verificado que sea necesaria su compra ordenará su adquisición. Si la compra supera los $2,500.00, solicita autorización de Direccion General de DEMIC, anexando a la requisición de compra tres cotizaciones. En caso de requerir materiales para mantenimiento o equipo en general debera elabora requisición y turna al auxiliar contable de egresos. Si son compras mayores a $2, debera recabar la autorización de Direccion General de DEMIC y el jefe administrativo y contable, la cual turnara con tres cotizaciones Auxiliar de Egresos o Jefe del de Sistemas, según corresponda: Verifica la lista de proveedores solicita la cotización por escrito a por lo menos 3 proveedores (siempre que las compras sean superiores a 2,500 DOS MIL QUINIENTOS PESOS 00/100 M.N.) y selecciona al que considere mejor opción en base a precio, calidad, periodo de crédito y/o tiempo de entrega Elabora la orden de requisición F-CON-004 y solicita las firmas de autorización del Director General, Jefe del correspondiente y Jefe del En caso de no ser autorizado se cancela la requisición de mobiliario y equipo y/o servicios F-CON-004. Nota: Una vez autorizadas las compras al Jefe del de Sistemas, entrega el F-CON-004 al Auxiliar de Egresos El auxiliar contable de egresos solicita al proveedor el(los) artículo(s) requerido(s) mediante orden de compra formato F-CON El auxiliar contable de egresos anexa el formato F-CON-004. a la orden de compra En el caso del Jefe del de Sistemas éste le entrega la copia al Auxiliar de Egresos quien la archiva El auxiliar contable de Egresos recibe el(los) artículo(s) comprados, coteja la factura contra la orden de requisición F-CON-004 y verifica la cantidad y descripción de los artículos. Si requiere apoyo para verificar la calidad y caracteristicas de los productos o servicios solicitados, pide apoyo del experto en el area para su correcta recepcion En caso de alguna discrepancia informa al proveedor para su corrección. NOTA: El proveedor deberá presentar la orden de compra junto con la factura original para su revisión y programación de pago. Página 6 de 6. Revisión: 6.00

7 7.3.3 Auxiliar de Egresos: Realiza lo indicado en los puntos , por caja chica: Nota: Las compras por caja chica en matriz y las sucursales son autorizadas por Jefe y los Gerentes de éstas respetándose el monto de hasta $ Requisitor: Solicita al Jefe del autorización de compra de artículos con un valor no mayor a $ y que no sean de los casos mencionados en 7.2 y Jefe del : En caso de autorizar la compra entrega un Vale Provisional de Caja F-CON-037.Mismo que deberá comprobarse en un plazo máximo de 24 horas Requisitor: Solicita a la Cajera el efectivo mediante el Vale Provisional de Caja F-CON Realiza la compra y solicita comprobante al proveedor Entrega a la Cajera comprobante de compra previa autorización del Jefe del así como el sobrante de efectivo, cuando aplique Cajera: Destruye el Vale Provisional de Caja F-CON-037 al recibir los comprobantes de compra y el cambio (cuando aplique) Archiva los comprobantes de compra y solicita semanalmente al Jefe del el reembolso de caja chica mediante el registro de Reposición de Fondo F-CON-009 anexando los comprobantes de compra Jefe del : Revisa la Reposición de Fondo F-CON-009 y firma de visto bueno. Página 7 de 7. Revisión: 6.00

8 Entrega la Reposición de Fondo F-CON-009 y los comprobantes al Auxiliar de Egresos Auxiliar de Egresos: Realiza el reembolso mediante el Procedimiento de Emisión de Cheques de Gastos P-CON Solicitud de servicios: Jefe del y/o Gerente de Sucursal: Identifica la necesidad de reparación o mejora a las instalaciones y solicita su autorización al Jefe del por medio del formato F-CON-004. Nota: Los Gerentes de Sucursal tienen autorización para realizar los gastos referentes a reparación o mejora de instalaciones mediante caja chica, sin embargo si los gastos son mayores a $ deberá autorizarse según lo descrito en el punto anterior Jefe del : Verifica la requisición F-CON-004 y en caso de autorizar da instrucciones al Auxiliar de Egresos para que realice lo indicado en el punto Gastos de sucursales: Los Gerentes de Sucursal están autorizados a realizar las compras de papelería, mantenimiento a instalaciones, gastos por publicidad o viáticos y estos pueden ser cubiertos por medio de caja chica, la cual lleva un proceso similar al descrito en el punto 7.3. Para gastos mayores a $ se debe realizar lo descrito en los puntos 7.2 y Formatos Orden de Requisición F-CON-004 Requisiciones de Papelería F-CON-018. Contra recibo F-CON-010 Vale Provisional de Caja F-CON-037 Orden de Compra F-CON-013 Evaluación de Proveedores F-CON-019 Listado de Proveedores F-CON-012 Página 8 de 8. Revisión: 6.00

9 9. Registros de calidad. Orden de Requisición. Cotización del proveedor. Facturas y otros comprobantes de compra. 10. Distribución: Dirección General, Jefe del, Encargado de Caja, Auxiliar de Egresos, Jefe del de Sistemas, Jefes de s y Gerentes de sucursal Página 9 de 9. Revisión: 6.00