Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer el control de los registros de tal manera que permita la identificación, acceso, almacenamiento, protección y consulta de la información que se produce y recibe en las dependencias de la Administración municipal, y establecer los tiempos de retención en cada etapa del ciclo vital de los registros y su disposición final según lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental una vez aprobadas por el órgano asesor competente (Ley 594/2000 Ley General de Archivo) y adoptadas por la administración Municipal mediante acto administrativo. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificación del Registro hasta su disposición final y aplica para todos los registros independiente del soporte en que se encuentren (fílmicos, documentos, magnéticos etc.); que evidencien la gestión de los procesos de la Administración Municipal. Aplica a todos los procesos del SGI de la Administración Municipal y los registros que se producen en el ejercicio de las funciones de sus Secretarías. 3. RESPONSABLES El Representante de Calidad será el responsable de verificar la implementación del control y administración de los registros del Sistema de Gestión Integral, con el apoyo permanente del Equipo Técnico. La Sección de Administración Documental es responsable de verificar el cumplimiento de las normas aplicables a los archivos en sus tres fases: de gestión, central e histórico según el Programa de Gestión Documental del Municipio. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras Elaboró: Equipo Técnico Revisó: Representante de Calidad Firma: Firma: Firma: Aprobó: Comité de Calidad Fecha: 16/04/2007 Fecha: 17/04/2007 Fecha: 18/04/2007

2 Página 2 de 6 que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. CÓDIGO: Corresponde a la identificación única del documento. DISPOSICIÓN FINAL: acción a tomar con un registro una vez cumplido el tiempo de retención establecido en las Tablas de Retención FORMATO: guía para registrar la información detallada producto de las funciones desarrolladas en cada proceso. REGISTRO: documento que proporciona evidencia de actividades desempeñadas, resultados obtenidos y controles efectuados. Están constituidos por los formatos establecidos por el SGI debidamente diligenciados (comunicaciones oficiales internas y externas, resoluciones, actos administrativos, actas, etc.). TRD: Tabla de Retención TIEMPO DE RETENCIÓN: período de tiempo establecido para la conservación de los registros en los Archivos de Gestión y Archivo Central. 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN a. Todos los registros del Sistema de Gestión Integral se encuentran listados en el Capítulo-9 de cada documento manual, procedimiento e instructivo. Por tanto, cada responsable de proceso o programa, debe asegurarse de incluirlos en los documentos que están bajo su responsabilidad.

3 Página 3 de 6 b. Ningún registro físicos debe presentar enmendadura o tachones que atenten contra la legibilidad de la información en el registro, si esto sucede se debe anular y reemplazar con un nuevo registro. c. Los formatos deben ser diligenciados en todos sus espacios con letra legible y lapicero de tinta (no mojada), y donde no sea necesario, debe colocar la leyenda No Aplica. d. Todos los registros deben conservarse de acuerdo a los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental y las disposiciones del Programa de Gestión e. Los registros en medios magnéticos según los lineamientos de la Resolución 450 de Febrero 25 de 2005 expedida por el Municipio de Envigado. f. Los depósitos de los archivos deberán cumplir las especificaciones técnicas existentes sobre área de archivos del Acuerdo 049 del 2000, expedido por el Archivo General de la Nación. 6. CONTENIDO Nº ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO Identificar los Registros: Responsable del 1 día hábil 1 Definir cuáles son los registros que van a evidenciar la Archivo de realización de las actividades de cada dependencia en la ejecución de sus funciones. Gestión Gestor 2 Asignar Serie y Subserie: Diligenciar el formato de creación de un nuevo registro, asignar el código correspondiente y determinar Serie y Subserie documentales. Secretario De Despacho o Jefe de Oficina, Área de Calidad y coordinador Administración 1 día hábil

4 Página 4 de 6 Nº ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO Actualización de la T.R.D.: 3 Se actualiza la T.R.D. de la dependencia mediante la identificación del nuevo registro (código y nombre de Serie y Subserie), definición de tiempos de conservación en Archivo de Gestión y Central, determinación de la disposición final y el procedimiento a seguir una vez se defina dicha disposición. Secretario De Despacho o Jefe de Oficina, Coordinador Gestión Documental, Comité de Archivo. Máximo 30 días Conservación de Registro: Los registros se conservan en el Archivo de Gestión de las dependencias de acuerdo con lo establecido en la T.R.D. y en el Programa de Gestión Documental de tal manera que se protejan contra pérdida, daño o deterioro durante el tiempo de permanencia en estos. Definición de la disposición final del registro: Una vez cumplidos los tiempos de retención del registro en los Archivos de Gestión y Central de acuerdo con lo establecido en la T.R.D., se lleva a cabo su disposición final (conservación total, eliminación, selección y otro: microfilmación, digitalización). Organización de Archivos de Gestión: Para su organización deben tenerse en cuenta los principios de procedencia y orden natural de los documentos, T.R.D. y los criterios establecidos por el Programa de Gestión Responsable del Archivo de Gestión Gestor Secretario De Despacho o Jefe de Oficina Coordinador Gestión Documental Comité de Archivo. Responsable de Archivo de Gestión Gestor Documental Coordinador Gestión De acuerdo a la TRD De acuerdo a la TRD Máximo 30 días 7. PUNTOS DE CONTROL a. Verificación por parte del área que solicito la inclusión o modificación del documentos que este quede registrado en el Sistema de Gestión Integral. 8. DOCUMENTO DE REFERENCIA Ley 594 de Acuerdo 12 de 1995

5 Página 5 de 6 Acuerdo 42 de 2002 Acuerdo 39 de 2002 Acuerdo 49 de 2000 Acuerdo 60 de 2001 Decreto 102 de 2001 Decreto 381 de 2007 Decreto 323 de 2008 Resolución 2597 de 2008 Resolución 2015 de 2008 Resolución 1121 de 1996 NTCGP 1000:2009 requisito (4.2.4) Formato de TRD expedido por el Archivo General de la Nación Guía para la Elaboración de Documentos (GD-G-001) Procedimiento para el Control de los Documentos (GD-P-001). Acuerdo No.7 del Archivo General de la Nación Reglamento General de Archivos. Acuerdo No.9 del Archivo General de la Nación Reglamenta la presentación de las T.R.D. Acuerdo No.60 del Archivo General de la Nación Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Plan de Transferencias Documentales. Programa de Gestión 9. REGISTROS Acta de Grupo Primario aprobando modificación o Inclusión de Documentos. Oficio para Inclusión de Registro en la TRD Tabla de Retención Documental aprobada y adoptada. 10. NOTAS DE CAMBIO No. VERSIÓN INICIAL BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN FINAL FECHA 1

6 Página 6 de ANEXOS No aplica para este documento.