FUSIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDENTES DE OTRAS APLICACIONES DEL PAQUETE OFIMÁTICO UTILIZANDO LA INSERCIÓN DE OBJETOS DEL MENÚ INSERTAR

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1 UNIDAD DIDÁCTICA FUSIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDENTES DE OTRAS APLICACIONES DEL PAQUETE OFIMÁTICO UTILIZANDO LA INSERCIÓN DE OBJETOS DEL MENÚ INSERTAR Los objetivos de este tema son: 1. Aprender a insertar hojas de cálculo en un documento de Word. 2. Traer tablas, consultas o formularios de una base de datos de Access a un documento de Word. 3. Crear e insertar gráficos en un documento de Word. 4. Trabajar con presentaciones de PowerPoint y objetos en Word. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático 14.1

2 14.1. INTRODUCCIÓN Una de las utilidades de Microsoft Office es la posibilidad de combinar utilidades de todos los programas incluidos. Por ejemplo se puede insertar en el documento una hoja de cálculo de Excel que permita crear una tabla con la que realizar cálculos, crear un presupuesto modelo dentro de una carta a un cliente. También desde el programa Access, se puede enviar una tabla de una base de datos, a un documento de Word. Otra posibilidad es añadir un gráfico en un informe a realizar desde Word, se puede tener un documento creado de forma que cambiando los datos, automáticamente el gráfico se modifique, imagina un informe con las ventas mensuales de varias tiendas, con cambiar los datos del gráfico sería suficiente. En un último apartado vamos a estudiar la posibilidad de insertar objetos, de forma que en el documento de Word se pueda ver una imagen o un icono que represente el objeto creado en otros programas de Microsoft Office CON HOJAS DE CÁLCULO Word permite añadir una tabla en un documento y permite realizar operaciones como si de una de hoja de cálculo se tratara. Por ejemplo imaginemos que dentro de una carta a los clientes se quiere añadir un pequeño presupuesto que además va a cambiar según el cliente. En primer lugar se podría trabajar con una plantilla como ya hemos visto y además añadir una tabla creada como hoja de cálculo de Excel. Excel es una hoja de cálculo que permite realizar operaciones y está formada por celdas numeradas por filas y por columnas. Dentro de una carta modelo que tenemos guardada como plantilla vamos a añadir una tabla de Excel con un pequeño presupuesto Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete

3 Abrimos la plantilla y desde la ficha Insertar hacemos clic en Tabla, si te fijas al final tienes la opción Hoja de cálculo de Excel, seleccionamos esa opción. Word inserta un hoja de Excel sobre la que puedes trabajar añadiendo datos, fórmulas formatos, etc. Añadimos un pequeño presupuesto con los productos, metros, precios y totales. La utilidad de esta tabla es que puedes trabajar con ella como si lo hicieras con Excel, en este ejemplo la utilidad es introducir las fórmulas de cálculo, para que los totales se calculen solos cada vez que cambiamos los datos, de esta forma si tienes que realizar múltiples presupuestos con cambiar los datos del cliente y de los productos sería suficiente. Añadimos formato a la tabla con las fichas y botones de Excel e insertamos las fórmulas necesarias para realizar los cálculos, para ello escribimos en la celda D2, =B2*C2 de forma que multiplica la celda que contiene los metros por el precio. En Excel para escribir una fórmula debes poner primero el símbolo (=) Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático 14.3

4 Para salir de la tabla de Excel haz clic en cualquier otra parte del documento, verás que la tabla ahora queda integrada en la hoja. Para modificarla haz doble clic sobre ella, vamos a cambiar ahora un dato para que veas como automáticamente realiza la operación CON BASES DE DATOS Se puede exportar datos desde una base de datos de Microsoft Office Access 2007 a un documento de Microsoft Office Word 2007 utilizando el Asistente para exportación de Access. Access es un programa de Microsoft Office que permite crear y trabajar con bases de datos, por ejemplo un hotel puede tener una base de datos con los nombres de los Clientes, los datos de las Visitas y las Habitaciones. Además Access permite hacer consultas a esa base de datos, por ejemplo conocer qué clientes han estado en la Suite en el mes de Enero. Puedes exportar tablas, consultas, formularios o informes a Office Word Al exportar un objeto mediante el Asistente para exportación, Office Access 2007 crea una copia de los datos del objeto en un archivo de formato de texto enriquecido (*.rtf) de Microsoft Word. Hay que exportar los datos de Access a Word y para ello se debe trabajar en Access ya que en Word no existe una funcionalidad para importar datos desde una base de datos de Access. Tampoco es posible guardar una base de datos o tabla de Access como documento de Word utilizando el comando Guardar como de Access. También se puede exportar sólo los registros seleccionados en una vista. No se puede exportar macros ni módulos. Al exportar un formulario o una hoja de datos que contiene subformularios u hojas secundarias de datos, sólo se exporta el formulario o la hoja de datos principal Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete

5 PROFUNDIZA Se debe repetir la operación de exportación para cada subformulario y hoja secundaria de datos que se desea ver en Word. A la inversa, al exportar un informe, se exportan los subformularios o subinformes que están incluidos en el informe junto con el informe principal. El Asistente para exportación siempre exporta datos con formato. Esto significa que sólo se exportan los campos y registros que son visibles en un objeto o una vista junto con la configuración de formato de presentación. No se exportan las columnas y los registros que están ocultos, debido a la configuración de los filtros. Al exportar un informe, se conserva su diseño. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático 14.5

6 Al exportar un documento de Access a Word, los datos siempre se exportan a un nuevo archivo de Word. Si lo que se necesita es insertar los datos en un documento de Word que ya existe, primero se debe exportar desde Access a un nuevo documento de Word y, a continuación, copiar los datos desde el nuevo documento de Word y pegarlos en el que existe. Como alternativa, se puede copiar filas directamente desde una tabla, consulta, formulario o informe de Access y pegarlas después en el documento existente. Para exportar datos a un documento de Word estos son los pasos generales: 1º. Preparar los datos de origen para la exportación. 2º. Ejecutar el Asistente para exportación. 3º. Guardar opcionalmente la configuración como especificación de exportación para su uso posterior. 4º. Opción crear tarea en Outlook 14.6 Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete

7 1. Prepararse para la exportación Como parte de este paso, hay que asegurarse de que los datos no contengan errores y decidir si se desea exportar parte o todos los datos de la tabla de origen. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Abrir la base de datos de origen. 2. En el panel de exploración, seleccionar el objeto que contiene los datos que se desea exportar. Pueden ser tablas, consultas, formularios o informes. 3. Revisar los datos de origen para garantizar que no contienen indicadores de error (triángulos verdes) ni valores de error como #Num. Hay que asegurarse de que han quedado resueltos todos los errores antes de exportar los datos a Word. De lo contrario, estos valores están reemplazados por valores nulos (Null.). 4. Si el documento de destino de Word existe y está abierto, debes cerrarlo antes de continuar. El Asistente le solicita su confirmación antes de sobrescribir el documento. No se puede anexar datos a un documento de Word existente. 5. En la base de datos, si se desea exportar sólo una parte de una tabla, una consulta o un formulario, debes abrir el objeto y seleccionar sólo los registros que se necesitan. 2. Exportar los datos 1. En el grupo Exportar de la ficha Datos externos, haz clic en el botón Word. Los comandos Exportar están disponibles sólo cuando la base de datos está abierta. 2. En el Asistente para exportación, hay que especificar el nombre del archivo de destino. 3. El Asistente siempre exporta datos con formato. Para ver el documento de Word tras completar la operación de exportación, debes activar la casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación. 4. Una vez seleccionados los registros a exportar antes de que se inicie la operación de exportación se puede activar la casilla de verificación Exportar sólo los registros seleccionados. No obstante, para exportar todos los registros de la vista, debes dejar la casilla de verificación desactivada. Esta casilla de verificación no está disponible (aparece atenuada) si no hay registros seleccionados. 5. Haz clic en Aceptar. 6. Si existe el documento de destino, deberás hacer clic en Sí para sobrescribir el archivo. Clic en No para cambiar el nombre del archivo de destino y volver a hacer clic en Aceptar. Access exporta los datos y abre el documento de destino en Word, en función de las opciones de exportación especificadas en el Asistente. Access también muestra el estado de la operación en la última página del Asistente. Si se desea guardar la configuración de importación para su uso posterior, realiza los siguientes pasos. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático 14.7

8 3. Guardar la configuración de exportación 1. En la última página del Asistente para exportación, debes activar la casilla de verificación Guardar los pasos de la exportación. Aparece un conjunto de controles adicionales. 2. En el cuadro Guardar como, debes escribe un nombre para las especificaciones de la exportación. Opcionalmente, se escribe una descripción en el cuadro Descripción. 3. Haz clic en Guardar exportación. O bien, para ejecutar la operación de exportación a intervalos fijos (como semanal o mensualmente), activa la casilla de verificación Crear tarea de Outlook y luego Guardar exportación. De este modo, se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 que le permitirá ejecutar la especificación en el futuro. Si no creas la tarea de Outlook, Access guarda la especificación. Si se elige crear la tarea de Outlook, Access muestra el cuadro de diálogo Exportar tarea. Para obtener información sobre el uso de este cuadro de diálogo, debes seguir los pasos del 4º punto. Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error cuando hace clic en Guardar exportación. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para configuración de Outlook. Puedes las instrucciones del Asistente para configurar Outlook. 4. Crear una tarea de Outlook 1. En el cuadro de diálogo Exportación tarea, revisa y modifica la configuración de tareas tales como Vencimiento y Aviso. Para que esta tarea se repita, debes hacer clic en Periodicidad. La figura siguiente muestra el programador de tareas con algunos valores típicos. 2. Una vez finalizada la configuración, haz clic en Guardar y cerrar Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete

9 14.4. CON GRÁFICOS Desde Word se puede crear un gráfico de forma que éste tome los datos de una tabla. Al igual que hacíamos con la inserción de una hoja de cálculo de Excel se puede crear un gráfico que se elabore desde unos datos de Excel y que además permita cambiar los datos de forma que se modifique el gráfico. Por ejemplo si cada mes en Word creas un informe que contiene un gráfico y los datos de éste varían cada mes, sólo tendrás que cambiar los datos de origen para que el gráfico cambie, manteniéndose el formato, tipo de gráfico, diseño, Vamos a ver cómo crear de forma rápida y sencilla un gráfico en Word. Desde la ficha Insertar grupo Ilustraciones, hacemos clic en el botón Gráfico, un cuadro de diálogo Gráfico se abre donde sólo tenemos que elegir el tipo de gráfico que deseemos, elegimos un gráfico de Columna 3d y hacemos clic en Aceptar. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático 14.9

10 Automáticamente Word abre una hoja de Excel donde se modifica y se añade los datos necesarios para crear el gráfico. Por ejemplo, vamos a crear un gráfico de ventas de dos tiendas para los dos primeros trimestres. Escribimos los datos en las celdas y un recuadro azul permite seleccionar los datos que contendrá el gráfico. Una vez cambiados los datos en Word se crea un nuevo gráfico con los datos modificados Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete

11 Word ha añadido un nueva barra de Herramientas de gráficos, con varias fichas y botones que permiten cambiar el Diseño, Presentación y Formato del gráfico creado. Si se quiere cambiar los datos del gráfico, porque por ejemplo, cada mes realizas un informe con datos nuevos, selecciona el gráfico y haz clic en el botón Editar datos, de esta forma se vuelve a abrir la hoja de Excel que contiene los datos. Para continuar escribiendo en el documento sólo tienes que hacer clic en éste. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático 14.11

12 PROFUNDIZA También se puede copiar un Gráfico creado en Excel y pegarlo en Word, en este caso se pega como objeto, de forma que no se puede modificar los datos ya que se trata de una imagen. Para pegar el gráfico se puede hacer con el botón derecho, Word 2010 añade las opciones de pegado especial, donde al pegarlo se debe seleccionar la opción de pegado especial Imagen. También se puede pegar desde el botón del mismo nombre, de la ficha Inicio grupo Portapapeles. Word añade en este caso la barra de Herramientas de imagen para trabajar con el objeto Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete

13 14.5. CON PRESENTACIONES En este apartado vamos estudiar la opción de insertar objetos, para ello utilizamos la posibilidad de crear una presentación con PowerPoint desde Word, e insertar las diapositivas de ésta como objetos dentro del documento. También se puede utilizar el resto de objetos como insertar una Hoja de cálculo de Excel, un documento de Microsoft Project, etc. PowerPoint es un programa de Microsoft Office que permite crear una presentación de diapositivas para posteriormente ser mostrada por ejemplo en un proyector. Para insertar un objeto de esta forma, se puede realizar desde la ficha Insertar, en el botón Insertar objeto del grupo Texto, eligiendo el Tipo de objeto y Aceptando. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático 14.13

14 La casilla Mostrar como icono mostrará en el documento de Word un icono que al hacer doble clic abrirá el programa. Por ejemplo puedes crear una hoja de Excel con datos y operaciones, pero en Word sólo aparecerá un icono. Se puede crear por ejemplo una imagen con PowerPoint de forma que al hacer doble clic sobre ella éste programa se abrirá para realizar las modificaciones necesarias. El icono de Excel en este caso no permite ver la tabla de datos en el documento, para poder verla se debe hacer doble clic en el icono, se abrirá el programa Excel donde se podrán realizar las modificaciones pertinentes Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete

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16 RESUMEN Una de las utilidades de Microsoft Office es la posibilidad de combinar utilidades de todos los programas incluidos. Se puede insertar una hoja de cálculo de Excel que permita crear una tabla con la que realizar cálculo. También desde el programa Access, se puede enviar una tabla de una base de datos, a un documento de Word. Otra posibilidad es añadir un gráfico en un informe a realizar desde Word, se puede tener un documento creado de forma que cambiando los datos, automáticamente el gráfico se modifique. Word cuenta también con la posibilidad de insertar objetos, de forma que en el documento de Word se pueda ver una imagen o un icono que represente el objeto creado en otros programas de Microsoft Office Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete