Protocolo Administración y Manejo de Espacios. Colegio San Francisco Javier

Transcripción

1 Protocolo Administración y Manejo de Espacios Objetivos: - Facilitar la administración y el control del uso de los espacios tanto deportivos como de eventos. - Generar un registro digital de acceso interno con la disponibilidad de espacios. Descripción: Con la finalidad de utilizar al máximo la infraestructura disponible es que se requiere ordenar las solicitudes, registrar y controlar el uso y disponibilidad de los espacios destinados a las distintas actividades en nuestro Colegio.

2 Clasificación de los Espacios: Tipo Espacio 1: o Gimnasios 1 y 2 o Piscina o Cancha de Fútbol o Comedor o Capilla San Ignacio o Sala de Exposiciones o Isla o Sala Nobeles o Sala Padre Combes Tipo Espacio 2: o Salas de Reuniones o Salas de Clases o Sala de Pesas Tipo de Espacio 3 o Canchas de Tenis o Canchas de Basketball o Patios Interiores

3 Procedimiento de Solicitud Espacios Tipo 1: Este procedimiento de Solicitud de Espacios será válido para las solicitudes de carácter interno de espacios, incluyendo en esto Direcciones de Ciclo, Dirección de Pastoral, Dirección Académica, Rectoría. Válido para eventos fuera de las actividades docentes regulares. Procedimiento para Direcciones de Ciclo, Dirección de Pastoral, Dirección Académica, Rectoría y Directiva del Centro de Padres: 1. El interesado o responsable de la actividad deberá contactarse con el Sub-Administrador para informar de la actividad y solicitar un espacio. 2. Se deberá llenar y enviar vía el Formulario de Solicitud de Espacios al Sub- Administrador. En este formulario se integrarán los datos fundamentales para la realización de la actividad (se incluye solicitud de espacios Tipo 1) 3. Una vez recepcionado el formulario y de acuerdo a la disponibilidad, se ingresará la petición al Sistema de Registro, de acuerdo a los datos básicos de fecha y espacio reservado. 4. El solicitante deberá esperar la confirmación de la solicitud por parte del Sub-Administrador, quien en caso de ser necesario, lo evaluará con sus superiores. Procedimiento para Directiva del Centro de Padres y Entidades Colaboradoras: El interesado o responsable de la actividad deberá contactarse con el Rector del Colegio para informar de la actividad y posteriomente solicitar el espacio según los puntos 1 al 4 anterior. Si la actividad ya fue autorizada por el Rector, se buscará el mejor momento para su realización. Procedimiento en espacios deportivos: 1. Si el evento a ser realizado se ha definido en el horario de clases, el el interesado o responsable deberá contactarse con el Jefe de Sector de Educación Física para conocer la

4 disponibilidad del espacio por mail (mail: Una vez acordado el uso se procederá informar de la actividad y solicitar el espacio según los puntos 1 al 4 anterior. 2. Si el evento es realizado fuera del horario correspondiente a clases, solicitará el espacio según puntos 1 al 4. Plazos: 1. Toda persona que solicite un espacio deberá realizar la solicitud formal con 1 semana de anticipación, como tiempo mínimo (5 días laborales). 2. Por parte del Sub-Administrador, la confirmación del espacio solicitado se entregará en un plazo máximo de 48 horas (de días laborales) después de la presentación formal de la solicitud. Procedimiento de Solicitud Espacios Tipo 2: Este procedimiento será válido para las solicitudes de carácter interno de espacios, incluyendo en esto Direcciones de Ciclo, Dirección de Pastoral y Dirección Académica. Las peticiones del Centro de Padres, Directiva Sindical se canalizan vía Rectoría. Otros colaboradores se encausan por medio de sus jefaturas. Válido para eventos fuera de las actividades docentes regulares. Procedimiento para Docentes y Funcionarios: 1. El interesado o responsable de la actividad deberá contactarse con el Encargado de Actividades (mail: hnorambuena@colsanjavier.cl) para informar de la actividad y solicitar un espacio (se incluye solicitud espacios Tipo 2). 2. Se deberá llenar y enviar vía en la cual se integren los datos fundamentales para la realización de la actividad. 3. Una vez recepcionado el formulario se ingresará la petición al Sistema de Registro, de acuerdo a la disponibilidad del Colegio (Fecha y/o Espacio).

5 4. El solicitante deberá esperar la confirmación de esta solicitud por parte del Encargado de Espacios y Actividades previa evaluación. Procedimiento para Directiva de Centro de Padres y Entidades Colaboradoras: El interesado o responsable de la actividad deberá contactarse con el Rector del Colegio para informar de la actividad y posteriormente solicitar el espacio según los puntos 1 al 4 anterior. Si la actividad ya fue autorizada por el Rector, se buscará el mejor momento para su realización. Procedimiento para Rectoría, Directores de Ciclo y Pastoral: 1. El interesado o responsable de la actividad deberá contactarse con el Encargado de Espacios y Actividades del Colegio para informar de la actividad y solicitar un espacio. 2. El solicitante deberá esperar la confirmación de esta solicitud por parte del Encargado de Actividades. Plazos: 1. Toda persona que solicite un espacio deberá realizar la solicitud con 2 días de anticipación como mínimo. 2. La confirmación del espacio solicitado por parte del Encargado de Actividades deberá ser entregado con un plazo máximo de 24 horas después de la presentación formal de la solicitud. Procedimiento de Solicitud Espacios Tipo 3: Son espacio de uso libre por parte de alumnos, docentes y funcionarios, en la medida que sean actividades de uso interno sin personal externo, autorizadas por la jefatura y dentro de los espacios que se han definido según calendario de uso. Procedimiento para Rectoría, Directores de Ciclo y Pastoral: 1. Los estamentos podrán disponer de dichos espacios siempre que no interfieran con otras actividades.

6 2. Deberá completar el registro de uso disponible en portería 3. Deberá comprometerse con el cuidado de los espacios, entregar el espacio de la misma manera en que fue recibido, limpiando, dejando puertas y ventanas cerradas y el mobiliario en orden. Plazos: 1. Toda persona que solicite un espacio podrá solicitarlo en el momento 2. La confirmación del espacio solicitado será dada en el momento. El siguiente plan de acción está sujeto a la consideración de la dirección del Colegio San Francisco Javier y sus detalles dependerán de la gestión de sus distintos estamentos. Como complemento el Departamento de Informática del Colegio ha desarrollado una aplicación la cual permitirá tener acceso interno a los calendarios de utilización para ser actualizados por el Encargado y visto por los funcionarios y docentes del Colegio.

7 Flujo gramas: Espacio Tipo 1: Contactarse con Sub Administrador Formulario de Solicitud Espacios Recepción de requerimiento No Existe disponibilidad? Modificar requerimientos Si Ingresar en Sistema de Registro Confirmación

8 Espacio Tipo 2: Contactarse con Encargado Act Correo Electrónico requerimientos Recepción de requerimiento No Existe disponibilida d? Modificar requerimientos Si Ingresar en Sistema de Registro Confirmación

9 Espacio Tipo 3: Verificar el espacio libre Registrarse Confirmación