GUÍA 6 PLAN DE OPERACIONES

Transcripción

1 GUÍA 6 PLAN DE OPERACIONES Camino de Nuevos Emprendimientos Contenido Introducción 1 1. Activ idades iniciales 1 1a. Creación de la misión de la empresa 1 2. Planeación de la producción 2 3. Estructura del equipo y organigrama 5 Página 0

2 Introducción Esta es la sexta de una serie de Guías diseñadas para apoyar a vuestra institución a través del Concurso Escuela Emprendedora. Con esto trabajarán en la sección Plan de Operación del Plan de Negocio. Reflexionarán acerca de los pasos que necesitan llevar a cabo para poner en operación el emprendimiento. También crearán la estructura organizacional del equipo. Cuando hayan terminado estas actividades podrán llenar la Sección F de la plantilla del Plan de negocio. Profe, a partir de esta guía, tu ayuda será esencial y fundamental, ya que entramos en la etapa de cálculos mas específicos. Tus alumnos necesitan de tus conocimientos y experiencia para poder llegar a buen término con este proyecto. Por eso que desde aquí, las instrucciones van dirigidas a ti y esperamos que ante cualquier duda te pongas en contacto con el equipo a eventos Comencemos! 1. Actividades iniciales Ahora que has descubierto quién es tu cliente, cuál es la oportunidad de mercado y quiénes son tus competidores, es momento de pensar acerca de cómo realmente vas a operar tu empresa. El Plan de Operación es donde describes los pasos que llevarás a cabo para poner en práctica tu plan de negocio. Dichos pasos deberían listarse en el orden en que se llevarán a cabo. Primero, piensa en las tareas de única vez que necesitas realizar para iniciar tu emprendimiento escolar. Estas podrían incluir: Diseñar tu producto o servicio. Buscar proveedores en la zona qué materias primas utilizarás? (si se requiere alguna) Equipo base qué herramientas y tecnología necesitas para iniciar la producción? Buscar una instalación para la producción / almacenamiento, p.ej. salón de clases vacío. Crear un sistema financiero. Crear la misión de la empresa (encontrarás más infor mación sobre esto más adelante). Formar tu equipo de negocio. Anunciar que has abierto tu empresa. Llevar a cabo un evento de inauguración. 1(a). Creación de la misión de la empresa En el concurso del año pasado, muchas escuelas incluyeron la misión de la empresa en su Plan de Operación. Por qué no consideras escribir la tuya? Podrías ganar puntos extra! Página 1

3 La misión de la empresa es un resumen breve de los valores y objetivos de tu empresa. Crear la misión de tu empresa puede ser una buena forma de incentivar a tu equipo y de asegurarse que están trabajando hacia un objetivo en común. A continuación se listan algunos aspectos que debes considerar al escribir la misión de tu empresa: Quiénes son tu mercado y cómo les prestas servicio? Qué es lo que produces y qué lo hace especial? Cuáles son los valores base de tu empresa? (Revisa el trabajo que realizaste sobre Comunidad, Ganancias, Planeta en la Guía 2). Revisa las siguientes misiones de empresas que otras escuelas escribieron. Escuela Secundaria Pragnya Bodhini, India Empresa de cultivo y venta de retoños Nuestra misión es comprometer a los estudiantes en actividades que los beneficiarán y que al mismo tiempo ayudarán al planeta a sobrevivir. Escuela Primaria KCM Konkola Trust, Zambia Empresa de Administración de Eventos de Fin de Semana Nuestra misión es proporcionar actividades de entretenimiento de fin de semana a los jóvenes de Chililabombwe en un ambiente seguro y saludable. Ahora ve a la Sección F: Plan de Operaciones de la Plantilla de Plan de Negocio. Deberías estar listo para responder a la Pregunta 6. Por favor, toma en cuenta que: si incluiste la Creación de la misión de la empresa como uno de tus pasos, debes agregar la Misión de tu Emprendimiento al Apéndice de tu Plan de Negocio para ganar Puntos Extra para tu escuela o colegio! En la Pregunta 6, puedes sumar hasta 5 puntos! Para anotar la mayor cantidad de puntos, asegúrate de describir a detalle cada paso y relacionarlo con tu empendimiento. P. ej.: Necesitamos encontrar un gran espacio interior para almacenar las sobras de material para las bolsas que fabriquemos. 2. Planeación de la Producción El siguiente paso es pensar de manera detallada acerca del proceso de producción completo. Aquí es donde muestras tu entendimiento de todas las tareas continuas que se necesitan para operar tu emprendimiento escolar. Necesitas pensar en las tareas diarias, semanales y mensuales que deben llevarse a cabo, para que seas capaz de llenar la plantilla de planeación de la producción. Página 2

4 Por ejemplo, la Escuela Concertada Solaris en Perú produjo un ciclo de actividades semanales para su empresa de mermelada. 1. Planeación de la 2. Obtención de las 3. Lavado y producción frutas limpieza de los 4. Preparación del producto 8. Beneficios y 6 Transferencia 5. Empaque y 7. Venta 6 transferencia al punto de etiquetado ventas bancaria Utiliza las preguntas y ejemplos que se detallan a continuación para ayudar a los estudiantes a pensar acerca de las operaciones diarias, semanales y mensuales de su empresa. Es posible que también identifiques otras preguntas importantes. Cómo conseguirás tus materias primas y de dónde? P.ej.: Necesitaremos recolectar restos de materiales cada semana de los habitantes locales. Cómo, dónde y cuándo venderás tu producto o servicio? P.ej.: Venderemos el producto en un mercado semanal. P.ej.: Cada semana necesitaremos colocar etiquetas de precios a nuestros productos y realizar un anuncio Cómo organizarás a tu equipo? P.ej.: Crearemos un programa de trabajo para cada miembro del equipo, cada semana. Cómo administrarás tus finanzas? P.ej.: Contaremos el dinero recibido por día y lo anotaremos en el libro de registros. P.ej.: Cada semana depositaremos los beneficios en el banco y nos darán un recibo. Cómo, dónde y cuándo obtendrás comentarios de los clientes? P.ej.: Llevaremos a cabo una encuesta mensual a los clientes. P.ej. Presentaremos los resultados en una reunión mensual de Directores y responderemos a las sugerencias de los clientes Actividad Escribe cada una de las preguntas (anteriores) en una hoja de papel grande, dejando espacio alrededor las preguntas para que tus alumnos escriban sus ideas. Coloca cada hoja de preguntas en una mesa por separado. Divide la clase en grupos pequeños, designando un moderador y un secretario para cada grupo. Solicita a cada grupo que se siente alrededor de una hoja de preguntas distinta y comience a aportar ideas que respondan a la pregunta. El moderador puede asegurarse de que cada persona comparte, a su turno, su opinión y que todos tienen oportunidad de contribuir. El secretario puede registrar las ideas del grupo directamente en la hoja de preguntas. Solicita a los grupos que intercambien las hojas de preguntas. El moderador puede leer en voz alta las respuestas que el otro grupo escribió en la hoja y dirigir un debate sobre cualquier punto que hayan omitido Página 3

5 Puedes utilizar las respuestas a las preguntas como base para completar la Plantilla de Plan de Producción que se encuentra a continuación. Si necesitas ayuda con la columna quién?, lee con antelación la siguiente Sección sobre la Estructura del Equipo de Negocio. Tarea Qué tareas necesitan realizarse de manera diaria, semanal o mensual para operar tu empresa PLANTILLA DEL PLAN DE PRODUCCIÓN Durante cuánto? Cuánto tiempo llevarán estas tareas? Cada cuánto? Con qué frecuencia necesitan ocurrir estas tareas? P.ej.: Diarias? Mensuales? Quién? Quién será Responsable de estas tareas? P.ej.:el equipo de comunicaciones T Ya estás listo para responder a la Pregunta 7 de la sección F de la Plantilla del Plan de Negocio. A medida que avances en la plantilla durante las siguientes semanas, podrías darte cuenta que tienes más para agregar en esta sección. Página 4

6 En la Pregunta 7, puedes sumar 5 puntos. Muéstranos que tienes un conocimiento detallado de lo que se necesita para operar tu empresa. Tu plan de operación debería estar completo y ser realista. 3.Estructura del Equipo de negocio Todo emprendimiento exitoso depende del talento y habilidades de sus miembros, y tu emprendimiento no es la excepción! Necesitarás ayudar a tus alumnos a decidir cómo estructurar tu emprendimiento y quién ocupará cada rol. En lo posible, tu emprendimiento debería estar formada por estudiantes que asisten a tu institucion. Esto puede resultar difícil cuando los niños son muy pequeños, por lo tanto, sería deseable que exista mayor participación de los padres, maestros y miembros de la comunidad. La mayoría de los emprendimientos, se div iden en muchas partes (esto es, ventas, mercadeo, producción) con un gerente para cada departamento. En esta etapa es importante pensar en: Cuánto planeas producir en tu primer año, así puedes decidir cuántas horas por semana necesitarán trabajar en el emprendimiento tus estudiantes. P.ej.: Para producir (x) cantidad de mermelada en el Año 1, el equipo de producción necesitará trabajar tres horas por semana. También deberías pensar en objetivos intermedios para tu emprendimiento en tu plan de operación, es decir, qué visualizas que tu emprendimiento logrará en momentos específicos en el fututo. P.ej.: Para alcanzar ventas de 1000 tarros de mermelada, necesitamos un equipo de mercadeo grande y altamente calificado. Cómo distribuirás los roles de manera justa, utilizando las Foto: Escuela Universal Ghatkopur, India. Foto de ingreso al Concurso, Concurso habilidades de tus estudiantes de la mejor forma. (Revisa la Evaluación de Recursos que completaste en la Etapa 1 para ver qué estudiantes identificaste con habilidades particulares que pueden ser útiles para el emprendimiento). Escuela Emprendedora Página 5

7 Una buena forma de mostrar cómo se organiza tu empresa es utilizando un Organigrama, un diagrama que muestra la estructura de la compañía. Mira el ejemplo que se muestra a continuación: Así es como la Escuela Concertada Solaris En Perú distribuyó sus roles para la empresa de mermeladas Qallarikuy. Crearon un organigrama simple, para que todos supieran cuáles son sus responsabilidades. Tus estudiantes pueden utilizar la plantilla de Organigrama provista a continuación o intentar crear uno propio. Plantilla de Organigrama Directores Ejecutivos (2 estudiantes y 1 maestro) Directores de Directores de Directores de Directores de Producción Mercadeo Contabilidad Ventas (2 estudiantes) (2 es tudiantes) (2 estudiantes) (2 estudiantes) Secretarios de la compañía (1 es tudiante y 1 maestro) Administrador de Redes Sociales y Blog Gerente de Publicidad Gerente de Contabilidad Equipo de Produc ción Equipo de Mercadeo Equipo de Ventas (5-10 estudiantes ) (5-10 estudiantes) (5-10 estudiantes) Página 6