Carátula o formato de marcado de Expedientes

Transcripción

1 teinstituto FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACION Y PROTECCION DE DATOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN SUBDIRECCION DE ARCHIVOS Carátula o formato de marcado de Expedientes FONDO SECCIÓN Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos 330 Estudios e Investigación SUBSECCIÓN SERIE Estudios específicos sobre recursos de revisión NUMERO DE EXPEDIENTE (1) CLAVE DE LA SERIE Y EL CONSECUTIVO DEL NUMERO INTERNO DEL EXP /10 FECHA DE APERTURA: (DEL EXPEDIENTE, SEGÚN CRITERIOS DEL ÁREA GENERADORA Y RESPONSABLE) 02/08/10 FECHA DE CIERRE: (DEL EXPEDIENTE, SEGÚN CRITERIOS DEL ÁREA GENERADORA Y RESPONSABLE) 16/08/10 N Fojas DEL TOTAL DEL EXPEDIENTE 05 CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: PUBLICA X RESERVADA CONFIDENCIAL FECHA DE CLASIFICACIÓN FUNDAMENTO LEGAL PERIODO DE RESERVA FOJAS DEL EXPEDIENTE QUE ESTAN RESERVADAS (COMPLETO) FECHA DE DESCLASIFICACIÓN ASUNTO: Estudio 4851/10-Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Estudios e Investigación VALOR DOCUMENTAL (DE ACUERDO A LO SEÑALADO EN EL CDD) ADMINISTRATIVO LEGAL CONTABLE Y/O FISCAL HISTÓRICO X VIGENCIA O PLAZO DE CONSERVACION (DE ACUERDO A LO SEÑALADO EN EL CDD) EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE 2 EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN PERIODO ADICIONAL: POR SOLICITUD DE INFORMACIÓN POR DESCLASIFICACIÓN OBSERVACIONES

2 ESTUDIO-4851/10 INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL (IMSS) Antecedentes Con fecha 23 de junio de 2010 el ahora recurrente presentó ante la Unidad de Enlace del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), a través del Sistema INFOMEX Gobierno Federal, solicitud de acceso a datos personales con número de folio , por medio de la cual requirió lo siguiente: Copia de mis tarjetas de asistencia de enero de 2005 a enero de 2008, como trabajador del IMSS, mi matricula es [ ] Copia simple, ya que la Ley marca que se puede pedir copia simple por ambos lados [sic]. Dentro del rubro denominado Otros datos para facilitar su localización, el peticionario manifestó: Delegación del IMSS en Puebla. Departamento de Transparencia [sic]. El día 5 de julio de 2010 la Unidad de Enlace del IMSS, con fundamento en los artículos 46 y 24 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG), respondió a la solicitud de acceso a datos personales que la información solicitada por el peticionario no existía en los archivos/sistemas de datos personales de la entidad, respaldando su dicho en lo prescrito en un documento adjunto en el cual se indica lo siguiente: [ ] de conformidad con los artículos 28 y 41 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, nos permitimos notificarle que la Delegación Puebla informa: En cumplimiento al Instructivo de Operación para el Control de Reportes de Captura, de Comprobantes de Pago y Expedientes Históricos, no es posible acceder a su petición, toda vez que se resguardan las tarjetas de asistencia, puntualidad y sustitución de los trabajadores, por un año. En este sentido, nos permitimos notificarle que el Comité de Información del IMSS determinó declarar la inexistencia de la información antes señalada, con fundamento en los artículos 29 fracción III; 3, fracción II; 24 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 78 fracción III de su Reglamento [ ] [sic]. El 8 de julio de 2010 el entonces solicitante interpuso ante este Instituto recurso de revisión en contra de la respuesta otorgada por el IMSS a su solicitud de acceso a datos personales. Como acto recurrido y puntos petitorios manifestó: La inexistencia de la información. Ya que tengo conocimiento que de acuerdo al Manual mencionado las tarjetas de asistencia se resguardan 11 años [sic]. El día 13 de agosto de 2010 se recibieron en este Instituto los alegatos del IMSS, derivados de la notificación de admisión del presente recurso de revisión, mediante los cuales señala haber localizado los siguientes tarjetones de asistencia: KBTT/BHSA/IPI/DGEI/308/10 1

3 Mientras que declara la inexistencia de los tarjetones listados seguidamente, además de concluir que el particular dejó de prestar sus servicios por rescisión de contrato a partir del 9 de enero de 2007, motivo por el cual no se generaron tarjetones de asistencia para los años 2007 y 2008: Línea de investigación Sobre el particular, la Ponencia de la Comisionada Sigrid Arzt Colunga encomendó a la DGEI realizar una investigación conducente a la búsqueda del Instructivo de Operación para el Control de Reportes de Captura, de Comprobantes de Pago y Expedientes Históricos del IMSS. Estudio En el sitio electrónico de la Normateca Interna 1 del Instituto Mexicano del Seguro Social se localizó el Manual de Procedimiento para el Cálculo Masivo de Nómina en el Sistema Integral de Administración del Personal 2, ordenamiento que es aplicable a las operaciones internas del propio Instituto. El objetivo de este Manual es obtener en el Sistema Integral de Administración del Personal (SIAP) el monto de percepciones y deducciones de conformidad con la normatividad establecida a fin de generar y entregar las nóminas de trabajadores, jubilados y pensionados, así como de sus beneficiarios 3. El Manual hace una descripción de cada una de las etapas del proceso de captura de datos para el cálculo de las nóminas de los trabajadores internos del Instituto. Lo relevante del procedimiento de captura y guarda de los datos es que aquí se establece que se deberán resguardar las nóminas ordinarias de trabajadores, jubilados y pensionados, así como de sus respectivos beneficiarios, durante un año contado a partir de la quincena o mes de pago correspondiente. Al término de éste se enviarán al Archivo de Concentración, en donde permanecerán once años. Lo anterior se basa en lo dispuesto en el Instructivo de operación para el Control de Reportes de Captura, de Comprobantes de Pago y de Expedientes Históricos 4, el cual es uno de los documentos que intervienen en el procedimiento para el cálculo masivo y emisión de nómina en el SIAP, según lo prescrito en el texto del propio Manual de Procedimiento de referencia. Confirma lo anterior el hecho de que en uno de los anexos del Manual de Procedimiento se presente el texto integro del Instructivo de operación para el Control de Reportes de Captura, de Comprobantes de 1 Disponible en: 2 Manual de Procedimiento con la clave 1A Fecha de emisión: 1 de abril de Se encuentra vigente. Disponible en: 3 Esta información se basa en lo prescrito en el numeral 1 Objetivos del Manual de Procedimiento de referencia. 4 Instructivo de operación con la clave 1A Se encuentra vigente. Disponible en la página 172 del Manual de Procedimiento para el Cálculo Masivo de Nómina en el Sistema Integral de Administración del Personal, al cual se puede acceder a través del vínculo siguiente: KBTT/BHSA/IPI/DGEI/308/10 2

4 Pago y de Expedientes Históricos, que es el instrumento regulatorio interno del IMSS que fue solicitado por la Ponencia. A continuación se procederá a describir, grosso modo, el contenido y las secciones que se vinculan con la materia del actual recurso de revisión de este Instructivo de operación. Del Instructivo de operación para el Control de Reportes de Captura, de Comprobantes de Pago y de Expedientes Históricos La primera sección de este documento se encuentra dedicada a Instrucciones Generales y en ella se señala lo siguiente: La aplicación de este Instructivo para el Control de Reportes de Captura, Nóminas ordinarias y de Expedientes Históricos de trabajadores con contratación definitiva 01 Confianza y 02 Base, será responsabilidad del Departamento de Sistemas de Información y Transparencia a través de la Oficina de Control del Proceso quien atenderá lo siguiente: Vigilará que se implementen las medidas de seguridad necesarias para resguardar el Archivo Histórico de la Jefatura de Desarrollo de Personal. Resguardará los Reportes de Captura durante un año contado a partir de la quincena de inclusión en el SIAP, al término de éste los enviará al Archivo de Concentración en donde permanecerán cinco años. Resguardará las Nóminas ordinarias de Trabajadores, Jubilados y Pensionados, así como de sus respectivos beneficiarios de disposición judicial durante un año contado a partir de la quincena o mes de pago correspondiente, al término de éste las enviará al Archivo de Concentración en donde permanecerán once años. Efectuará las acciones necesarias para recabar las hojas de nómina originales cuando de acuerdo a la fecha establecida no hayan sido devueltos por las Unidades y Dependencias. Resguardará los Expedientes Históricos de los Trabajadores que causaron Baja Definitiva en el Instituto durante un año a partir de la quincena de baja en el Sistema, al término de éste los enviará al Archivo de Concentración donde permanecerán once años. Resguardará las Tarjetas de Asistencia, Puntualidad y Sustituciones durante seis meses una vez que cumplieron veinticuatro quincenas en las Unidades y Dependencias, posterior a este periodo las enviará al Archivo de Concentración donde permanecerán once años. De acuerdo con la cita anterior, el Departamento de Sistemas de Información y Transparencia es la unidad administrativa (perteneciente al nivel central) del IMSS encargada de la aplicación del presente Instructivo, cuyas disposiciones son aplicables a los expedientes laborales de los trabajadores internos del IMSS con contratación definitiva 01 Confianza y 02 Base. Asimismo, según la misma fuente, la oficina que designe dicho Departamento para controlar este proceso deberá atender, entre otros asuntos, el resguardo de las Tarjetas de Asistencia, Puntualidad y Sustituciones durante seis meses una vez que cumplieron veinticuatro quincenas en las Unidades y Dependencias 5, posterior a este periodo las enviará al Archivo de Concentración donde permanecerán once años. 5 Se supone que se refiera a unidades y dependencias locales del IMSS. Si bien el texto del Instructivo de operación de referencia no define estos términos ni tampoco lo hace el texto del Manual de Procedimiento para el Cálculo Masivo de Nómina en el Sistema Integral de Administración del Personal, dado el contexto donde se utilizan permite inferir que se refiera a unidades y dependencias locales del IMSS. La Ley del Seguro Social tampoco los define. Sin embargo, el Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social señala en su artículo 2 que entre los Órganos Operativos adscritos al Instituto se encuentran las Unidades de Servicios Médicos y no Médicos. Por lo anterior, se presupone que el término unidades se refiera a unidades de servicios médicos y no médicos del IMSS. Para el caso del término dependencias no se encontró ninguna referencia específica. KBTT/BHSA/IPI/DGEI/308/10 3

5 Lo anterior es lo único que refiere el instrumento regulatorio en cita acerca del plazo de resguardo de las tarjetas de asistencia de los trabajadores y extrabajadores del IMSS en los archivos de la propia entidad. El resto de las disposiciones del Instructivo sólo describe el procedimiento de entregarecepción de los comprobantes de pago de nómina y de los documentos que integran los reportes de captura y el expediente histórico, por parte de las unidades y dependencias locales del IMSS hacia el Departamento de Sistemas de Información y Transparencia, y de este Departamento hacia el Archivo de Concentración del Instituto, en apego a los plazos establecidos en las Instrucciones Generales. Cabe hacer notar que con la información brindada por el propio texto del Instructivo no es posible determinar si las tarjetas de asistencia forman parte de los documentos que integran los reportes de captura o el expediente histórico de los trabajadores y extrabajadores del IMSS. En relación con lo anterior, se comenta que uno de los anexos de este Instructivo indica cuál es la Relación de documentos que integran el Expediente Histórico 6, y entre esos documentos no se encuentran las tarjetas de asistencia de los trabajadores y extrabajadores. En cuanto al reporte de captura, este instrumento normativo no señala cuáles son los documentos que lo conforman. Lo anterior ha sido explicado para dar a conocer que el texto del Instructivo de operación no dedica ninguna disposición para describir el procedimiento de entrega-recepción de las tarjetas de asistencia, el cual se lleva a cabo entre las unidades administrativas del IMSS. Por último, y de manera adicional, se informa que de conformidad con lo previsto en el Manual de Organización de la Dirección de Administración y Evaluación de Delegaciones 7 del IMSS, corresponde a la Coordinación de Conservación y Servicios Generales la cual depende jerárquicamente de dicha Dirección coordinar el cumplimiento de las disposiciones jurídicas en materia de organización y conservación de los archivos de trámite, concentración e histórico del Instituto, entre otras funciones. Derivado de esta atribución, esta Coordinación podría conocer acerca de los expedientes que son depositados en el archivo de concentración del Instituto. Comentario Luego de haber localizado la versión que se halla vigente del Instructivo de operación para el Control de Reportes de Captura, de Comprobantes de Pago y de Expedientes Históricos, instrumento regulatorio que es aplicable a las operaciones internas del IMSS, se procedió a describir grosso modo aquellas secciones que se vinculan con la materia del actual recurso de revisión. En su sección de Instrucciones Generales se identificó que las disposiciones del presente Instructivo de operación son aplicables a los expedientes laborales de los trabajadores internos del IMSS con contratación definitiva 01 Confianza y 02 Base. Asimismo, se averiguó que a través de este 6 Véase el Anexo 6.6 Relación de documentos que integran el Expediente Histórico, que se encuentra disponible en la página 196 del Manual de Procedimiento para el Cálculo Masivo de Nómina en el Sistema Integral de Administración del Personal. 7 Manual de Organización con la clave: Fecha de emisión: 22 de junio de Se encuentra vigente. Disponible en: E5705C0B/0/MANUALDEORGANIZACIÓNDELADAYED pdf. Véase el numeral dedicado a las funciones de la Coordinación de Conservación y Servicios Generales (página 49 del documento). KBTT/BHSA/IPI/DGEI/308/10 4

6 ordenamiento se encarga al Departamento de Sistemas de Información y Transparencia perteneciente al nivel central del IMSS que resguarde las tarjetas de asistencia, puntualidad y sustituciones [de los trabajadores del IMSS] durante seis meses, una vez que cumplieron veinticuatro quincenas en las Unidades y Dependencias. Posterior a este periodo las enviará al Archivo de Concentración, donde permanecerán once años. Lo anterior es lo único que refiere el Instructivo de operación acerca del plazo de resguardo de las tarjetas de asistencia de los trabajadores y extrabajadores del IMSS en los archivos de la propia entidad. El resto de sus disposiciones sólo describe el procedimiento de entrega-recepción de los comprobantes de pago de nómina y de los documentos que integran los reportes de captura y el expediente histórico, que es llevado a cabo entre las unidades administrativas del IMSS. KBTT/BHSA/IPI/DGEI/308/10 5