Iniciación a Office Ministerio de Educación, Cultura y Deporte COLECCIÓN AULA MENTOR SERIE OFIMÁTICA. CamSo SGALV

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1 Iniciación a Office 2013 Ministerio de Educación, Cultura y Deporte COLECCIÓN AULA MENTOR SERIE OFIMÁTICA CamSo SGALV

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3 Iniciación a Office 2013 Ofimática

4 Catálogo de publicaciones del Ministerio: Catálogo general de publicaciones oficiales: Autor José Luis Moreno Sánchez Coordinación pedagógica Cristina Prada Díez Edición y maquetación de contenidos Cristina Prada Díez Rocío de la Bandera Berlanga Diseño gráfico y de portada Rocío de la Bandera Berlanga NIPO: ISBN:

5 ÍNDICE Módulo A. PROCESADOR DE TEXTOS. WORD...13 Unidad 0. Introducción Introducción Acceso a Word Entorno de trabajo de Word La cinta de opciones El menú Archivo Qué es SkyDrive? Cómo entrar en SkyDrive? Unidad 1. Crear documentos Abrir un documento nuevo Abrir un documento guardado Seleccionar texto Vista previa de impresión Insertar salto de página Cuadros de diálogo Fichas y pestañas Botones de orden Cuadros de texto Listas desplegables Botones de opción Casillas de verificación Los menús contextuales Guardar un documento Trabajar con varios documentos Nueva ventana Dividir Cerrar el documento Ayuda Word Imprimir...45 Pág.

6 Unidad 2. Formato de documentos Introducción Pestaña de inicio Pestaña de insertar Pestaña de diseño Pestaña de diseño de página Tipo y tamaño de letra Negrita, cursiva y subrayado Alineación Numeración y viñetas Bordes y sombreado Color de texto y fondo de caracteres Fondo de página Fondo de marca de agua Interlineado y espacio entre párrafos Cambiar a mayúsculas o minúsculas Creación de columnas periodísticas Los saltos de columna Mover un bloque de texto Desplazarse por el documento Teclas Barras de desplazamiento Panel de navegación Ir a Insertar un documento Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas Introducción Cortar, copiar y pegar Cortar Copiar Pegar Deshacer y rehacer Hipervínculos Hipervínculo a otra parte del documento. Marcadores Mostrar u ocultar caracteres no imprimibles Unidad 4. Mejorar el documento Estilos Crear un nuevo estilo a partir del formato Índices Añadir contraseña a un documento Sangrías. Utilización de la regla Corrector ortográfico Revisión ortográfica y gramatical automática...103

7 Revisión ortográfica y gramatical manual Sinónimos Buscar y reemplazar Configurar página Sobres y etiquetas Sobres Etiquetas Combinar correspondencia Modificar los registros Escribir una carta a varias personas sin utilizar el asistente Unidad 5. Inserción Introducción Insertar símbolos especiales Encabezado y pie de página Encabezado Pie de página Insertar numeración de página Insertar y sobrescribir Unidad 6. Tablas Insertar tablas Formato de tabla Seleccionar tablas: Seleccionar una tabla Seleccionar una columna Seleccionar una fila Seleccionar una celda Insertar celda Insertar filas o columnas Eliminar celdas Mover filas y columnas Autoajustar al contenido Ordenar alfabéticamente Ancho y alto de tabla Cambiar el ancho y alto de filas y columnas Unir y dividir celdas Bordes y sombreados en tablas Estilos de tablas Mover tablas Convertir texto en tabla y viceversa Convertir texto en tabla Convertir una tabla en texto Unidad 7. Gráficos Introducción Herramientas gráficas Formas

8 7.3. Insertar imágenes Insertar Imágenes Insertar imágenes desde medios de almacenamiento externos como cámaras fotográficas o escáner Insertar imagen desde Internet Captura de imágenes de la pantalla WordArt Modificar gráficos Líneas y flechas Cuadrados y círculos Efectos de relleno Tres dimensiones Trabajar con imágenes Módulo B. PRESENTACIONES. POWERPOINT Unidad 8. Creación de presentaciones y powerpoint Creación de presentaciones y diapositivas Entorno de trabajo de Powerpoint Vistas de una presentación Crear una presentación Añadir textos a las diapositivas Tipos de diseño de diapositivas Añadir diapositiva Eliminar diapositiva Mover diapositiva Añadir un cuadro de texto Cambiar el formato de texto Añadir fondos de color a las diapositivas Insertar imágenes Insertar una imagen desde el diseño de diapositiva Insertar una imagen desde Internet Insertar una imagen desde un archivo Plantillas Presentación en pantalla Duplicar diapositiva Unidad 9. Efectos de transición y animación Avance de diapositivas: efectos de transición Animación de objetos Animación avanzada e intervalos Configuración de la presentación Plantillas Proteger las presentaciones Presentaciones interactivas Presentaciones con gráficos y organigramas...241

9 Módulo C. HOJA DE CALCULO. EXCEL Introducción Unidad 10. Operaciones con archivos Abrir un libro de trabajo ya existente Guardar un libro de trabajo Cerrar un libro de trabajo Empezar un libro nuevo de trabajo Botones del cuadro de diálogo Guardar Crear automáticamente copias de seguridad Proteger libros de trabajo Cerrar todos los libros abiertos Unidad 11. Crear una hoja de cálculo Entorno de trabajo Hojas y celdas Inserción de texto y números Modificar, eliminar y mover los contenidos de las celdas Rangos Insertar filas y columnas Rellenar celdas automáticamente Dar nombre a las hojas Insertar celdas en una hoja Insertar hojas en un libro Eliminar filas y columnas de una hoja Eliminar hojas de un libro Mover una hoja de cálculo Copiar una hoja de cálculo Unidad 12. Formato Formato de texto Formatos numéricos Ancho de columna Altura de filas Alineación Fondos de las celdas Unir y separar varias celdas Líneas y bordes Formato automático Vista preliminar Unidad 13. Datos Ordenar datos Filtrar datos Subtotales Formato condicional...314

10 13.5. Validación de datos Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word Imprimir Unidad 14. Funciones Funciones Suma Máximo (MAX) Mínimo (MIN) Moda Promedio Potencia Producto Raíz Operador de textos (unir textos de celdas) Tanto por ciento Hoy Ahora Año Aleatorio SI Insertar función con el asistente de funciones Autosuma Autocopiado de fórmulas Referencias absolutas y relativas Unidad 15. Gráficos e imágenes Gráficos Modificar un gráfico Insertar imágenes. WordArt Insertar fondo a la hoja de cálculo Módulo D. BASES DE DATOS - ACCESS Introducción Unidad 16. Tablas Crear una tabla utilizando el asistente Cambiar el nombre de un campo Ancho de columna Agregar campos Eliminar campos y registros Clave principal Ordenar datos Alto de fila Filtrar datos Ocultar campo Buscar datos...411

11 Introducción a las bases de datos relacionales Unidad 17. Consultas Introducción a las consultas Crear una consulta utilizando el asistente Crear una consulta en una base de datos que contiene más de una tabla Establecer un criterio a la consulta Consultas de tipo resumen Guardar una consulta con otro nombre Consulta en vista de diseño Unidad 18. Formularios Introducción a los formularios Crear formularios utilizando el asistente Borrar formularios Propiedades de los documentos Unidad 19. Informes Introducción a los Informes Crear informes utilizando el asistente Crear etiquetas con el asistente Informe con valores de resumen Informe de una consulta Vista preliminar...456

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13 Módulo A. PROCESADOR DE TEXTOS. WORD Unidad 0. Introducción. Unidad 1. Crear un documento. Unidad 2. Formato de documentos. Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas. Unidad 4. Mejorar el documento. Unidad 5. Inserción. Unidad 6. Tablas. Unidad 7. Gráficos.

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15 Unidad 0. Introducción. 1. Introducción. WORD es un procesador de textos que sirve para crear, dar formato e imprimir documentos nuevos así como para modificar otros ya existentes. Las posibilidades de trabajo con este programa son enormes y con él se pueden realizar una gran variedad de tareas que van desde escribir correctamente una carta o un documento sencillo hasta crear Blogs y páginas Web, trabajar con gráficos, intercambiar información con otros programas de Office o guardar documentos en La Nube (SkyDrive) para trabajar con ellos en otros equipos sin necesidad de llevarlos consigo. No obstante, este es un curso de iniciación y por lo tanto tiene como objetivo el conocimiento y uso de las funcionalidades básicas del programa. Antes de comenzar a crear documentos vamos a ver algunos elementos que nos ayudarán a comprender el entorno de trabajo de Word. Estos elementos son los siguientes: 15 - Acceso a Word. - Cinta de Opciones. - Barra de formato rápido. - Vista Previa. - Zoom. - Ayuda. 2. Acceso a Word. Word se encuentra dentro de la carpeta Microsoft Office y se abre desde el botón Inicio que aparece en la parte inferior izquierda del escritorio. Al pinchar en el botón se despliega un menú como éste; si colocas el cursor sobre Todos los programas se abrirá otra lista con todos los que tienes instalados en tu equipo. Entre ellos verás Microsoft Office 2013.

16 Aula Mentor Haces clic sobre él y se abrirá una lista con todos los programas de Office que hayas instalado. 16 Pulsas en Word 2013 y aparecerá la ventana de Word. 3. Entorno de trabajo de Word. Al abrir Word nos encontramos con una ventana parecida a la siguiente ya que el usuario puede configurarla para que se vean unos elementos u otros. En la imagen señalamos los más importantes:

17 Módulo A. U0. Introducción Pestañas de la cinta de operaciones Menú archivo Barra de herramientas de acceso rápido Barra de título Barra de desplazamiento Área de trabajo o ventana del documento Barra de estado Vista de documento Zoom 4. La cinta de opciones. 17 El entorno gráfico y visual de Word al igual que el resto de programas de Office, se muestra esencialmente a través de la cinta de opciones. Está formado por diferentes secciones o grupos desde los cuales se pueden ejecutar todos los comandos de Word. Posicionando el cursor sobre los botones que forman cada sección tendremos acceso rápido a la tarea que queramos realizar. Cada fragmento es accesible a través de la ficha o pestaña que agrupa el conjunto de secciones relacionadas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. Posicionando la flecha del ratón sobre los botones nos mostrará la función que cumplen. Además, alguna de las secciones permite la ampliación de opciones desplegando una lista a la que tendremos acceso pinchando en el botón situado en la parte inferior derecha de la sección:. Secciones o grupos Fichas o pestañas La cinta de opciones puede ocultarse pulsando en el botón situado en el ángulo inferior derecho:.

18 Aula Mentor 5. El menú Archivo. El menú Archivo se encuentra en la parte izquierda de la cinta de opciones con un color diferente al resto de fichas. El menú Archivo de la versión que guía este manual, la 2013, contiene los comandos básicos Información, Nuevo, Abrir, Guardar y Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones de Word. - Información. Seleccionando esta opción se abre un cuadro de diálogo con la información del documento que tenemos abierto y 4 botones: Convertir el documento. Protegerlo. Comprobar si hay problemas de accesibilidad o compatibilidad. Administrar las diferentes versiones del mismo. 18 El botón Convertir nos permite crear un documento en Word compatible con las versiones 2010, 2007, 2003, Al hacerlo damos la posibilidad a otros usuarios con quien compartimos la información que puedan abrir nuestro documento aunque no tenga habilitadas todas las opciones que permite Word El botón Proteger nos permite restringir su utilización, cifrar con contraseña o agregar una firma digital.

19 Módulo A. U0. Introducción El botón Comprobar si hay problemas nos permite comprobar la información personal, las propiedades del documento o las características de compatibilidad con versiones anteriores 2010, 2007, 2003, Al hacerlo damos la posibilidad a otros usuarios con quien compartimos la información que puedan abrir nuestro documento aunque no tenga habilitadas todas las opciones que permite Word El botón Administrar versiones recupera documentos sin guardar. - Nuevo. Nos ofrece una serie de plantillas de varios tipos: Cartas, calendarios, currículums, etiquetas, etc.

20 Aula Mentor - Abrir. Utilizaremos esta opción para abrir documentos o imágenes que tenemos guardados en las unidades de nuestro equipo o depositados en SkyDrive La Nube. 20 Al seleccionar Abrir desde el menú Archivo se nos mostrarán varias posibilidades de apertura de documentos según el lugar donde los tengamos guardados: Últimos documentos guardados en cualquier ubicación (Documentos recientes). Documentos guardados en SkyDrive La Nube. Documentos guardados en otras unidades del equipo (Para acceder a documentos guardados en nuestro disco debemos pinchar en Abrir > Equipo > Examinar y seleccionamos la carpeta que contiene el documento). Al abrir un documento guardado, nos aparece un marcador automático que nos permite continuar en la página donde lo dejamos antes de guardarlo: También nos permite la opción de visualizarlo para una lectura más cómoda que la utilizada para escritura y que aparece como Diseño de impresión: